基于城乡建设设计院的图档管理系统分析

PAGE内容摘要本文提出的城乡建设设计院的图档管理系统的分析，是根据我国国情和行业发展需要，吸取国内外成功经验，结合城乡建设设计院具体情况而分析得出。随着现代信息技术的广泛应用，电子文件大量产生，其重要性和利用的方便性日益凸现。档案管理对象的数字化要求其管理手段的相应变革。利用计算机技术有效处理电子文件，利用网络和数字通信技术快速传输电子文件，利用数据库技术存储大量电子文件，运用信息检索技术方便快捷地浏览、查询电子文件，运用信息系统实现对电子文件的归档和利用过程。本文主要分析档案管理在公司生产设计过程中的意义和实际运用，通过档案管理的手段、办公局域网的支持和信息管理的技术控制和监督设计图纸的形成，发展，销毁全过程。本文具体内容结合城乡建设设计院的CAD设计图纸的档案管理，分析档案管理的业务流程,需求分析,完成对图档管理系统的系统分析工作。关键词：电子文件、档案管理、图档管理系统、系统分析ABSTRACTThisarticleproposedtheurban&ruralDesignInstitute’spicture,archivemanagementsystem’sanalysis,isaccordingtoourcountrynationalconditionandtheprofessiondevelopmentdemand,absorbsthedomesticandforeignsuccessfulexperiences,combinedtheurban&ruralDesignInstitutespecialdetailstoanalyzeobtains.Alongwiththepresentinformationtechnology'swidespreadapplication,theelectronicdocumentproducesmassively,itsimportantuseconveniencesinreliefdaybyday.Archivemanagementobject'sdigitizationrequestsitsmanagementtoolthecorrespondingtransformation.Usingcomputertechnologyeffectiveprocessingelectronicdocument,usetheInternetandthedigitalcommunicationtechnologiesrapidtransmissionofelectronicdocument,savesthemassiveelectronicdocumentusingthedatabasetechnology,theapplicationofinformationretrievaltechnologyforelectronicdocumentisquicklyandeasily.Usingtheinformationsystemtorealizestheelectronicdocumentfiling-upandtheuseprocess.Thisarticlemainanalysisarchivemanagementinthecompanyproductiondesignprocess'ssignificanceandtheactualutilization,througharchivemanagement'smethod,theworklocalareanetwork'ssupportandinformationmanagement’stechnologycontrolandsurveillancedesignpaper'sformation,thedevelopment,destroystheentireprocess.Thisarticleactualcontentunifiestheurban&ruralDesignInstitute’sCADdesigndrawing’sarchivemanagement,analysisarchivemanagementofbusinessprocesses,thedemandanalysis,completescarriesonthesystemanalysisworktothepicture,archivemanagementsystemmanagementsystem.KEYWORDS：Electronicdocument,Archivemanagement,picture,archivemanagementsystem,systemsanalysis正文目录TOC\o"1-3"\p""\h\z\u第一章引言…………1第一节选题背景.………………1第二节选题意义………………2第三节研究方法………………3第二章档案管理综述………………4第一节档案的发展……………4第二节档案管理思想的概念…………………5第三节电子档案………………8第三章图纸管理需求分析………10第一节公司组织机构的调研…………………10第二节设计图纸的产生，发展，销毁………12第三节公司图纸管理业务流程的变化………13第四节图纸管理的信息需求…………………15第四章图档管理系统分析…………17第一节系统总体规划…………17第二节系统可行性研究………17第三节系统逻辑模块分析……………………18第五章系统详细设计………………33第六章系统评价与结论…………38第一节系统评价……………38第二节结论…………………38参考文献……………39PAGE第一章引言第一节选题背景随着计算机技术的快速发展，推动人们进入了数字化时代，中国作为一个发展中国家提出了国家信息化的目标：在国家统一规划和组织下，在农业、工业、科学技术、国防和社会生活的各个方面应用现代信息技术，深入开发、广泛利用信息资源，加速实现国家信息现代化的进程。十六大以来，我国信息化发展逐步加深，在经济，政务，社会，文化等领域取得一定的成果。经济领域，信息技术在农业生产和流通中的应用进一步加强；制造业信息化受到了广泛的重视；解决高能耗，高污染，安全生产等方面不断有新的成果涌现；金融，民航，电子商务等领域信息化成效显著。政务领域，一批重点电子政务工程项目，如金税，金关，金盾，金财，金水，金审等已经开始发挥重要作用。政府网站总数已经超过15000个，总体拥有率达到85.6%，网站内容不断丰富，功能逐步增强，整体绩效水平显著提高。社会领域，现代远程教育渐成体系，教育信息资源开发利用已成规模，劳动和社会保障信息化也在稳步推进之中，社区信息化已经引起广泛重视。文化领域，公共文化信息服务水平进一步提升，数字图书馆资源建设取得新的进展，市场化信息资源开发利用正在有序推进。总的来看信息化的认识和理解在不断深入，信息化应用开始向经济社会的各个领域渗透，信息化推进的队伍不断扩大，涌现了许多高水平的应用成果。周宏仁.我国信息化发展的新形式和新任务.中国信息界[J],2008,(1):44-45.“十五”期间提出了全国档案信息化建设的总体指导思想，即以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。薛四新,彭荣,陈永生等主编.档案信息化应用系统建设[M].北京:机械工业出版社.2006.36.薛四新,彭荣,陈永生等主编.档案信息化应用系统建设[M].北京:机械工业出版社.2006.36.2000年12月10日全国档案工作会议通过的《全国档案事业发展“十五”计划》，明确提出将档案信息化建设作为今后较长时间内档案事业发展的战略重点之一，档案信息化就是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。目前我国档案信息化建设的最主要任务是：在国家档案行政管理部门的统一规划下，在各级各类档案馆广泛推广应用现代信息技术和网络技术，深入开发档案信息资源，推进档案信息上网，提高档案管理工作的广度和效率，加速档案信息的利用。第二节选题意义现代化背景要求档案管理事业与时俱进，在社会信息化背景下，档案管理逐步从档案实体管理向档案信息管理转变。档案工作信息化并不是简单地用计算机等现代信息技术设施代替传统的手工劳动，也不是将传统的管理方式复制到计算机网络系统中，而是要借助现代信息技术，引进现代管理理念，对落后的管理方式、僵化的组织结构、低效的管理流程等进行符合信息原则所作的全面而又深刻的变革，以达到改进档案资源管理，促进档案资源社会共享的目的。20世纪90年代中后期，市场竞争迅速加剧，企业为了提高市场竞争能力，适应市场竞争，采用现代网络与信息技术，开发企业信息化。许多企业建立企业网站，发布企业信息，建立企业局域网，实施办公自动化系统（OA系统），使得企业内部工作产生大量的电子文件。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。据有关调查，在1998年，500家国有工业企业中已有88％的企业采用了计算机进行信息处理，50.2％企业的建成了与国家或省级信息中心联网的信息系统。显然，电子文件阶段将是21世纪现代企业文献信息管理的发展方向与必然趋势。在城乡建设设计院公司中，在办公自动化和公司局域网环境下，生产设计过程中生成大量的CAD电子文件，这些图纸文件是科学技术的重要资料，也是企业赖以生存的重要资料。做好保管CAD电子文件工作对于公司的发展具有重要意义。公司不仅要求保管和搜集CAD图纸数据文件，而且要求提供服务和利用。档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。我国档案管理的主导思想是重管轻用，对于科技档案是不适用的。公司需要用现代化档案管理思想指导科技档案的管理工作。科技文件的形成具有一定的生命周期，作为科技生产活动的依据要求注重科技档案的时效性、强调其现实使用性。企业档案管理不仅使保存有用的企业生产文献资料，对企业的成长发展起重要作用，而其企业的资源代表着一个行业的发展状况，而众多的行业发展状况就决定着国家的发展状况。管理好一个企业的档案管理，就等于管理好国家的众多档案的一个方面。所以企业的档案管理是必要和必须的。选择该题研究主要目是促进企业的档案管理系统的建设和应用。建立一套图档管理信息系统对于如何有效的把本单位生产资料及时、完整的收集、管理和利用，有着重要的意义。档案管理部门是企业正常运转的物资保障部门。从微观上，建立图档管理系统能提高档案管理部门的工作效率，降低工作失误的风险，减少信息在传递过程中发生错误的机会，正确及时的管理档案的信息和档案的实物。从宏观上，对于企业建立图档管理信息系统可以根据档案的信息，更好地管理整个企业的生产，设计过程，及时掌握信息，适应市场化竞争的要求，真正做到以市场为导向。第三节研究方法本文通过查阅关于现代档案管理的一些文章、书籍、报刊等进行文献的资料收集，整理，结合城乡建设设计院档案管理实际情况。最后，结合相关的的理论和方法对城乡建设设计院的图档管理系统进行了深入的分析研究。本文分成五大部分。第一部分，指出了有关档案管理的基本问题，从档案的定义与分类，档案管理工作,电子档案三个方面进行论述；第二部分，阐述了公司图纸管理需求分析，分别从公司的组织机构，图纸业务流程的变化，图纸运动周期，以及档案管理工作的调研三个方面进行论述；第三部分，分析了图纸管理系统，从可行性研究，总体规划，逻辑模块分析研究三个方面进行叙述；第四部分，完成系统的评价工作。第二章档案管理综述第一节档案的发展档案的定义、分类《中华人民共和国档案法》中是这样定义档案的，“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科技、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。从中可以看出，档案是人类在社会活动中直接形成的历史记录，档案是具有对国家和社会有保存价值的历史记录，档案通过不同的形式如各种文字、图表、声像保存的历史记录。档案具有原始性，内容价值性，形式多样性的特点。档案和文件二者之间存在密切联系，但又有显著区别。文件是档案的前身，是形成档案的基础。因为国家机构、社会组织以及个人完成各种社会活动形成的各种表达意图的文件，这些文件日复一日地积累起来构成了档案的基础。档案是文件有条件转化而来的。完成现实执行效用的对于当时和今后的社会实践活动具有参考利用价值的按照一定规律集中保存起来的文件才能转化为档案。在社会生活中，有一种普遍的档案分类方法，以内容为标准，分为文书档案、科技档案和专门档案（司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等）。文书档案也称党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。它具有涉及面广、内容丰富、形式规范、记录方式与制成材料多样等特点，内容涉及国家、政党、民族和社会的各个方面，是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。科技档案是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。姜之茂.档案人员岗位培训教程[M].北京:中国档案出版社.2002.5.姜之茂.档案人员岗位培训教程[M].北京:中国档案出版社.2002.5.科技文件是记录和反映科学技术活动，传递科技思想的文字，图表、声像等文件材料的总称。人们在从事科技、生产活动中产生和形成的科技文件，为指导现实科技，生产，建设活动的依据，具有现行效用。科技文件具有专业技术性，成套性，更改性，通用性和现实性。科技档案集中在工厂、矿山、设计院、研究院和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。本文中所提到的科技档案是基本建设档案（简称基建档案），它是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。基建档案的特点是建设项目成套，一个建设项目的档案是有机联系的整体。其中档案内容构成一般包括：可行性研究、任务书、设计基础材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，竣工文件，财务文件，财务管理，以及其他材料等。档案管理的意义档案是科学研究的物质基础和条件，档案部门收藏的各种档案原始、系统地记录了人类同社会、同大自然抗争的知识经验，能最大限度地满足科学工作者的需要。档案不仅是国家珍贵的历史文化财富，也是人类文明进步的阶梯。档案管理是国家档案工作的组成部分，档案管理是为了更科学，更有效的管理档案，发挥档案文件中包含的信息，经验，知识等资源，同时是为更好的社会发展和经济发展提供利用的保障。档案管理的目标在于，将人类在生产生活过程中凝集形成的各种资料中包含大量的经验知识，不再停留在档案文件中，而是能为更多的人提供利用服务。档案业务工作基本内容，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用这些方面。档案收集工作是要将企业内重要文书资料，档案资料进行集中保存的过程，收集起来的档案来源广泛，数量巨大，内容复杂，需要档案管理人员进行整理和鉴定的工作，鉴定后的档案编写目录，进行合理保存，并采取保护措施。当档案数量大，内容复杂时，为了科学地进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，档案管理部门要掌握档案和档案管理工作的基本情况，需要对有关情况进行数据的登记、统计、分析工作。档案的最终目的是提供相关资料给需要使用的人，实现档案管理的一个重要目的，即提供服务。第二节档案管理思想的概念文件生命周期理论的提出与内容（一）文件生命周期理论的发展由美国档案专家菲力浦·C·布鲁克斯向档案协会提交的《我们应当保存什么文件》的报告中首次提出“文件生命周期”的概念，以区分文件与档案界限，控制文件进档案馆的范围。1950年英国档案学者罗吉尔·艾利斯在巴黎召开的第一届国际档案学会上对文件生命周期作了“三阶段论”的划分。他认为在文件向档案的转化过程中，文件一般要经历现行文件阶段、暂时保存阶段到永久保存阶段这样一个完整的运动周期。“三阶段论”的提出奠定了文件生命周期理论的研究起点。前国家档案局长詹姆斯·B·罗兹为代表的一批欧美学者，对文件运动的形式、过程、特点进行了全面系统的探讨。詹姆斯·B·罗兹在《档案管理和文件管理在国家信息系统中的作用》中认为文件生命周期是指“从文件的产生、经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作阶段，一直到实现效用的消失，或者当其全部使用目的已经达到时，对其进行销毁，或者因它们具有值得永久保存的价值，而把它们作为档案，赋予新的使命”。黄存勋.文件生命周期理论三流派及在中国的“适用”之争[J].北京档案,2002(6):10.由于各个国家档案学者不断深入研究，使得文件生命周期理论逐渐成熟。文件生命周期理论是指导从文件到档案全过程管理的基本理论，是现代档案学重要理论之一。（二）“文件生命周期理论”的主要内容1．文件是一个广义的概念，无论其载体形式和记录方式如何，都是人类社会实践活动中直接产生和使用的信息记录。现行文件和历史档案都是广义文件运动过程中的某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分。(2)文件运动现象如同生命现象一样。从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程。文件最初产生、保管和频繁利用，然后是由于其偶尔的作用和潜在的价值被送往档案室，最后当文件的现行业务价值完全丧失后，除具有档案价值的文件移交到档案馆永久保存外，其他一概销毁。这一发展过程是连续的。2．文件价值状态的变化过程可以划分为若干阶段(1)文件的整体运动过程具有阶段性特征。从文件运动形态可分为现行、半现行、非现行三个阶段；从文件保存场所可分为承办单位留存、中间档案馆留存、总档案馆永久保存三个阶段；从文件运转流程可分为产生办理、现行利用、过渡保存、历史保存四个阶段；从文件管理程序可分为文件形成、使用和维护、鉴定和选择、档案管理四个阶段。划分方法尽管不同，却共同反映出文件的运动过程具有阶段性的这一事实。(2)文件的各个阶段各有不同的特点。如文件的运动形态的各个阶段的特点：现行文件，现行作用突出，频繁使用，在部门频繁使用；半现行文件，现行作用减弱，利用率降低，部门使用为主，检验历史价值，存在本部门或档案中心；非现行文件，现行作用消失，无历史价值的淘汰，服务对象扩展到社会，档案馆保存。(3)文件价值形态。第一价值，对形成机关的原始价值；第二价值，对其他机关和个人利用者的从属价值。阴宏光.浅析“文件生命周期理论”在档案管理中的应用[J],云南档案,2007,(5):16.文件连续体理论的提出与内容1996年澳大利亚国家档案标准中对“文件连续体”定义“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式。”它揭示了文件形成、保存与长久利用应一体化管理的理念。文件连续体理论内容丰富，它构建了一个多维坐标体系来描述文件的运动过程，这一体系主要构建于四个轴之上：文件保存轴、凭证轴、业务活动轴、形成者轴。每一个轴又代表了四个相关联的维：第一维是单份文件，对应的价值形式为具体的形为轨迹。第二维是案卷即文件的组合，对应的形成者为机构的部门。反映的业务活动为若干行为的一个活动，表现出的价值形成为凭证。第三维是全宗对应的形成者是一个机构，反映的业务活动为某一机构的活动，表现出的价值形式为机构、个人的记忆。第四维是全宗的集合，反映的业务活动为整个社会，表现的价值形式为集体记忆。叶显智.叶显智.文件生命周期与文期件理连论续体理[J].科技档案,2006,(3):22-23.文件连续体理论的基本内容非常丰富，它的内容主要表现在构建一个多维坐标体系来描述文件的运动过程。澳大利亚档案学者阿普奥德和苏·麦克米希构建了这一保管模式，并进行了阐述。文件运动过程的多维坐标体系包括四个坐标轴，文件保存形式轴，价值表现轴，业务活动轴，形成者轴。文件连续体理论通过描述文件保管形式上四个坐标的变化，引发形成者轴，价值表现轴，业务活动轴上特定坐标的相应变化，揭示出文件的四维运动过程。第一，文件保管轴储存了记录人类活动信息的过程，它的四个组成部分包括形成中的文件、档案、全宗、档案组合，表明了文件形式“数”的变化；第二，证据轴是由行为的过程、文件提供的证据和它们在机构和社会记忆中的角色组成，表明文件凭证作用的扩展方向——最后具有构成社会凭证与记忆的属性；第三，业务活动轴代表了文件形成者的行为、活动以及文件体现的功能和目的。强调业务活动轴的目的在于把文件管理纳入到业务活动中，使其成为业务活动的一个组成部分，表示了文件的工具性倾向。第四，来源轴用来揭示文件权威性的来源，体现了形成者，与形成者相联系的单位，与单位相联系的组织以及整个社会的联系，认为与文件形成有关的机构和个人的业务活动形成了文件，并赋予了文件凭证和记忆的价值，同时也说明与文件来源相关的因素之间是统一的,是密切联系在一起的。傅荣校,王相华.理论核心问题:原则与内容——文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之二[J].档案学通讯,2004,(4):18.文件生命周期理论与文件连续体理论的关系连续体理论是文件生命周期理论的补充和发展，连续体理论更具有优势。文件连续体理论被国际档案界广泛认可，认为可适用于档案学背景下的一切文件管理，包括电子和非电子的档案和文件管理。第三节电子档案电子文件概念档案的载体变革，经历了古代的甲骨，青铜器物，石料，竹木和丝绸锦缎，纸张，近现代的胶片、磁带、磁片和光盘等。进入21世纪，档案载体将从纸张逐渐转变成由计算机生成和处理，以二进制数字代码形式记录和表示，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传递的文件，即电子文件。在计算机系统中生成的社会活动记录，以数码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件，称为电子文件。电子文件的格式多种多样,如文本文件、图形图像文件、视频文件、音频文件等,不同格式的电子文件管理的方法也各不相同。电子文件具有如下特性，电子文件是数字化的信息形态，电子文件对设备的依赖性，电子文件载体的非直接读取性，电子文件的信息与载体相分离性，电子文件物理结构与逻辑结构关系的复杂性，电子文件对元数据的依赖性，电子文件信息的共享性及不安全性，电子文件的高保真性，电子文件的易修改性，以及对标准的依赖性、非实体归档的可能性。电子文件的特性给保管和开发利用带来方便，电子文件的记录密度极大，存储空间则极小，电子文件易增删，将给电子文件管理、开发利用带来方便，同时也带来不安全因素。电子文件可共享性，利用计算机网络系统，方便快捷地同时提供给众多用户利用，电子文件的非实体性归档，可利用计算机网络技术，完成电子文件的收集积累、整理归档等任务。电子文件（图纸）的归档电子文件的归档，就是通过计算机系统或计算机网络系统，将整理好的电子文件及其相关数据进行归档。电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据的统称。电子文件归档要在电子文件整个生命周期内展开。电子文件生命周期包括三个阶段：设计，形成，使用维护。在设计电子文件生成系统时，档案管理部门要强调系统所生成的电子文件应能有效的保存并能成为责任者活动的可靠证明，还要使具有档案价值的电子文件得到确认并有效地归档和维护。电子档案要求保障电子文件的真实性。电子文件归档时必须注意鉴别并收集与该电子文件的原始性、真实性相关的各种材料。对于物理归档的电子文件，要通过有无登记、记录等管理制度来确认它的原始性、真实性、对于逻辑归档的电子文件，可以用档案管理信息系统记载的形成、修改、批准时间等来进行对照，并依据电子计算机网络的功能来鉴别它的原始性、真实性。同时要严格审定归档文件的版本。对于文本，应以最后定稿归档，对于图形文件，应将与产品的技术状况一致的版本归档，对于技术手段较为完善的部门，采用过程安全控制和电子签名等技术，以保证电子文件的真实性。保障电子文件的完整性，要求包括电子文件和其他相关文件数量齐全，内容完整。在电子文件收集过程中，对收集的资料进行登记，并且明确电子文件的收集和积累制度。保障电子文件的可读性，电子文件的可读性是电子档案管理的基本要求，指文件经过加密，压缩，传输，迁移，转换等处理能够读取，展示其内容的真实和完整。保障电子文件的安全性，计算机系统，网络系统中都存在不安全因素，要保证电子文件不受外界因素干扰。在开放的系统背景下，做到这一点需要对计算机系统和网络系统存在的黑客攻击，网络病毒，信息窃取，制度不完善等客观因素防范和治理。薛四新，杨艳，黄存勋等主编.现代档案管理基础[M].北京:机械工业出版社,2006.196-198.薛四新，杨艳，黄存勋等主编.现代档案管理基础[M].北京:机械工业出版社,2006.196-198.电子档案作为新型的档案载体，电子档案的保存时间受到载体寿命因素的影响。电子档案的载体材料主要是磁性物质和光盘。磁性物质的特性决定，它容易产生静电，引起灰尘堆积，导致磁性材料的不可恢复的物理变化。其中磁性氧化物颗粒具有剩磁感应，当受外界磁场影响产生退磁后，严重影响信息再现。光盘的材料也存在不稳定性。与纸质档案载体相比，电子档案载体材料的寿命短，一般仅为5-15年。电子档案的保存过程中，还要受到环境条件因素的影响，如温度、湿度，灰尘、外来磁场、机械震动、光线、有害气体等。电子档案还受到技术革新的影响。电子档案是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。而软硬件发展使得电子档案的读取的过程产生不确定因素，保存电子档案的同时还要保存相应的阅读电子档案的设备和软件。正因为电子档案的保存寿命和技术革新的影响，公司档案管理以电子档案为主要管理对象，一时还不能实现。现在采用“双轨制”，电子文件与纸质文件的同时存档的方法可以在现阶段解决问题。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。第三章图纸管理需求分析第一节公司组织机构的调研杭州市城乡建设设计院有限公司是由杭州市市政市容管理局所属七家大、中型国有企事业单位的设计院、所，根据深化改革步伐，实现强强联合，合并组建成立。具有技术力量雄厚、经验丰富、专业齐全的优势，在社会上有较高的知名度和信誉。该公司设置了燃气热力部，市政部，建筑环境部，行政部，院部五大部门。公司又可划分为生产部门和职能部门,生产部门包括燃气热力部，市政部，建筑环境部的各设计室，职能部门包括总师室，人力资源部，财务室，行政办公处，生产统计室，党工团。设计院现有在编员工132人，其中专业技术人员125人，具有高级工程师以上职称46人，拥有先进的各种技术装备和良好的工作场所。主要从事燃气热力工程、给排水工程、市政道桥工程、环境卫生工程、建筑工程及公共交通工程的设计和规划、可研、咨询等工作。同时还从事技术开发、新技术、新设备、新材料、新工艺的技术研究与应用。城乡建设设计院的组织结构如下图3-1所示：杭州市城乡建设设计院有限公司杭州市城乡建设设计院有限公司燃气热力事业部党，工，团市政事业部财务室行政办公处建筑环境事业部总师室各地办事处人力资源部生产统计室发展研究室设计二室设计一室设计三室发展研究室设计二室设计一室设计三室发展研究室设计二室设计一室设计三室宁波办事处台州办事处图3-1企业组织结构其中，各个部门都具有各自的领导小组，各个部门的专业设计人员通力合作，为我们城市基础设施的建设做出了很大的贡献。燃气专业主要进行燃气场站，燃气管线，燃气规划，热力站，热力管线的规划与设计，该专业具有较高的权威性，资历深，实践经验丰富，直接承担浙江省内90%的设计任务。市政专业主要进行道路，桥梁，给排水厂站，给排水管网，管网规划方面的规划与设计。建筑专业可进行工业与民用建筑，公共建筑，建筑规划等方面的规划设计。环卫专业进行固废物处理，环卫中转站，公共厕所，环卫规划等方面的规划设计工作。专业设计人员对于生产统计室的需求是完成设计图纸的交晒，归档和档案利用过程。他们需要公司提供设计出图后的图纸的各项管理工作。职能部门也执行各自的职责，完成各自任务。如总师室是全院技术工作的管理部门，对全院生产部门的技术安全工作负责，监督和检查工程技术资料（规划、方案、施工图等）生产成品的生产，解决设计工程中遇到的技术难题，处理和协调技术质量抽查中存在的问题，并制定技术培训计划（包括技术规范、技术规程等），不断提高设计人员的技能水平和专业水平。在一个专业性的设计院中，一般会设立科技档案室。在该公司下，设有存放科学技术档案的档案室以及实现档案管理的生产统计部门。其中，生产统计室的档案管理人员负责管理科技文档。档案室的主要职责：履行收集、整理、编目、分类、归档、鉴定、保管、统计等档案管理的职能，确保公司归档文件材料的真实性、完整性和有效性。档案查询工具可以提供公司的管理，生产和科研的资料。积累档案资源，完成共享技术文档，最终形成公司的核心竞争力。薛四新，彭荣，陈永生等主编.档案信息化应用系统建设[M].北京:机械工业出版社,2006.58.薛四新，彭荣，陈永生等主编.档案信息化应用系统建设[M].北京:机械工业出版社,2006.58.按档案分类，公司档案包括科技档案，文书档案，专门档案。其中科技档案包括蓝图、底图、文本、电子档案、技术资料、生产经营管理等。文书档案包括党群工作类、行政管理类。专门档案包括会计档案，人事档案，声像、实物类档案。档案管理实行统一领导，分级分类管理。所以，科技档案由生产统计室负责管理，文书档案由行政办公处管理，会计和人事分别由财务处和人力资源处管理。随着公司办公自动化的建立和应用，计算机辅助设计的推广，电子图纸会日益增多，电子图纸将成为档案管理的重要对象。根据《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的规定，企业在基建工程中形成了大量的CAD文件（包括图形文件、图像文件、数据文件、文本文件、计算机程序等），对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，保证电子档案质量。第二节设计图纸的产生，发展，销毁公司的设计图纸从产生到销毁或最终转化为科技档案是一个完整的运动过程。符合“生成—处理—收集整理—移交归档—档案管理—检索利用”全过程管理。设计图纸的生成，处理，收集整理阶段在文件生命周期理论中属于文件前端运动，设计图纸的档案管理、检索利用在文件生命周期理论中属于文件的后端运动。但是依据文件连续体理论，科技档案仍处于文件的现行期或半现行期，对它们的更改和补充，其实是针对现行文件和半现行文件的。由于科技活动不断发展、静态的科技档案内容难以反映科技活动的动态变化，科技档案的产生、积累、形成是一个动态的、不断完善的过程。所以科技档案与文书档案比较，它具有很强的现实性、动态性和记录对象的实存性。设计图纸的产生，发展和销毁由以下的设计过程说明：1．当公司签定设计合同（设计委托）后，事业部下达《设计项目任务书》，在事业部下属的设计室中确定项目负责人和设计人员，不同专业的设计人员首先收集基础资料，然后熟悉和掌握相应资料，最后编写《开工报告》，开工报告只有通过主管院长的审核，设计人员才能真正开始设计。2．设计开始的阶段，设计人员做好设计进度控制，记录工作时间，设计图纸中，项目负责人进行中期审查，填写《中期审查卡片》。当设计图纸完成后，主管院长确定评审方式并由事业部负责组织进行成品评审，要求填写《设计评审纪要》，成品不符合要求时需重新设计，直到设计的成品通过成品评审。审核、审定图纸合格后成为设计成品。3．图纸设计完成后出图，进行图纸的交晒和归档工作以及成品发放工作。4．当情况不符时，施工单位要求变更图纸的设计时，可以开出《工程设计联系单》，经过施工单位，设计单位和建设单位三方的核实同意后，设计单位在原来设计的图纸的基础上，设计生成修改图。设计步骤如步骤2，3。5．存放入资料库的图纸要求保存20年以上，当库存很大，超过保存期限时，可以进行过期图纸的销毁工作。设计图纸的生命周期中，图纸文件（科技文件）的归档保存管理是十分重要的。档案人员如果不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用，参照国家有关文件制定出本企业的《档案管理制度》，企业档案工作要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。设计图纸可能根据需要进行修改，所以图纸版本需要明确标明，才能给档案管理人员和档案利用者带来方便。第三节公司图纸管理业务流程的变化图纸管理三阶段第一阶段，手工绘图阶段（1992年~1999年），计算机这种新型科技产物刚刚被引入时，公司只在关键部门使用计算机。设计人员用笔和纸绘制设计图纸。图纸绘制完成后，描图员将图纸描画在硫酸纸上并且保存图样作为图纸档案。硫酸纸是一种防水防腐蚀的特殊纸质材料，具有纸质纯净、强度高、透明好、不变形、耐晒、耐高温、抗老化等特点。绘制在硫酸纸上的文字，图像可以保存较长时间。这样就能将设计人员的设计成果保留下来。该阶段的特点：该阶段没有系统的图纸管理的思想，只停留在图纸绘制和交晒的工作层面上。描画过程是手工描绘，描画过程出错可能性高，工作效率低。而且图纸的保存利用都不能很好地实现。第二阶段，图纸管理初级阶段（2000~2006年），随着计算机的技术快速发展，计算机网络的普及，企业使用制图的软硬件设备，包括AUTOCAD制图软件，打印机、绘图仪等。采用这些设备大大加快公司业务流程的运转，提高了公司生产能力。但是随着公司实力不断壮大，公司工作业务数量增加，图纸的数量大量增加，图纸管理的需求不断增强，所以生产统计室聘用图纸管理人员，配备专门的科技档案室，使用各种档案器具用于图纸的实物管理，建立案卷目录用于档案条目的信息管理。该阶段的图纸管理业务流程如图3-2：图纸图纸设计，形成图纸打印输出晒图底图蓝图存档编写科技目录设计成品发放档案查询利用设计人员图纸管理人员图3-2图纸管理业务流程该流程中存在以下几个问题：1．档案管理人员对设计出图情况不能及时掌握。一般，档案管理人员只是图纸来了归档，不会主动收集掌握资料。2．当设计图纸数量很大，图纸在晒图过程中容易发生错误，导致图纸多晒或少晒。而且晒图过程很难实现自动统计晒图成本，不能提供晒图成本给公司财务管理的有效依据。3．图纸存档管理不规范导致档案借阅利用过程需要花费时间和人力查找。4．各专业部门的图纸数据和信息资料不能共享，造成设计过程互相脱节、资料，重复记载等问题，给经营决策带来困难。从以上存在的这些问题中不难看出图纸管理流程的不足。因此，搞好档案管理，不仅可以大大减少出错机会，不断提高工作效率，而且保障生产合理有序地运行。第三阶段，图纸信息管理阶段，如今图纸信息可以存储于各种介质，可以是纸张，各种光盘和磁性介质等。当公司自动化办公的时候，设计图纸以电子图纸的形式在网络上传递加工，对于这些大量的以数字形式存在的电子图纸，图纸档案管理的工作方式、工作理念都将改变。新环境新形式下，对于档案管理提出了更高的要求：档案管理不能坐等资料，应该主动收集掌握资料，收集及时有用的资料，提高档案室的作用。该阶段，档案管理人员要加强公司电子图纸的积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证公司产生的有保存价值的电子图纸完整和有效，实现电子图纸加工和利用的过程。图纸管理业务流程和现有组织机构的关系表3-1流程/组织矩阵表流程组织设计部门总师室生产统计室财务室文印室图纸设计形成★☆

图纸打印输出★

☆晒图☆

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设计成品发放☆

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晒图成本计算

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归档资料存档☆

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归档资料收集☆

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档案查询利用☆☆★

档案借阅☆☆★

档案归还☆☆★

★：主要负责与决策者☆：主要涉及者

：相关者第四节图纸管理的信息需求在档案库房内存放着2000年以来公司所有的设计图纸，分设计底图和案卷文档。公司每年要承担大量的工程项目，平均一年出图总共达10000张，这么多图纸仅靠几个目录管理是远远不够，电子文件的出现迫使现代档案管理方法和手段发生变化。发展图档管理信息系统就成为公司档案工作的急切要求。1．部门领导的信息需求：部门领导需要掌握其部门设计人员的实际工作情况（包括设计项目数量，设计图纸数量），了解设计人员的设计内容。2．档案管理人员的信息需求：图纸的信息包括设计人，工程名称，工程号，项目名称，图号，图纸大小等，档案管理方面的信息（分类原则），档案借阅信息（包括借阅人，工程名称，工程号，档案号，借阅时间，借阅数量，领导签字）3．设计人员的信息需求：利用科技档案的内容，完成资料查询。所以，需要建设一个系统，可以对电子文件的生成、运转、处理，到转化为电子档案的过程进行管理，完成电子档案信息的管理与提供利用过程。该系统能自动记录电子文件的元数据和各种背景信息，能对电子文件和电子档案进行管理和提供利用，能保证电子文件和电子档案的有效性，系统也能录入纸质档案等的信息并对其进行管理。第四章图档管理系统分析第一节系统总体规划根据图纸管理的需求分析，公司概况分析，规划一个系统实现CAD电子图纸管理和利用。在打印出图阶段，系统自动采集图纸信息、尺寸等信息，将提取图纸信息输入数据库，帮助档案管理人员快速归档，通过条形码将解决了纸质图纸与电子图纸不一致的问题，同时可以实时对打印费用按项目、部门、个人、绘图仪、时间等进行统计分析。在档案管理阶段，档案管理人员能够对每一张图纸按照工程名称、工程号归档，形成一份档案管理清单。实时管理实体档案和电子信息档案。在档案利用中，该系统能查询，浏览电子文件，通过操作进行档案的借阅和电子文件的下载利用。真正做到对每一张图纸的产生，变化，归档，利用的使用过程的管理。第二节系统可行性研究技术的可行性进行分析图档管理系统的工作主要是在档案管理人员能及时收集信息和处理信息。这一特点非常适合计算机的特性，通过网络连接，发挥计算机的信息传输速度快、准确度高的优势。档案数据库建设主要指对各种图纸信息进行综合分析处理，提取主要信息要素，按一定的规范格式存贮到计算机中，从而将拥有的图纸信息转化为计算机信息的过程。实现档案现代化管理。本系统可拟采用服务器2台、计算机5台、网卡5块、8口集线器、针式打印机1台、激光绘图仪3台、扫描仪1台，条码扫描器2台、UPS电源5台等硬件配备。本系统客户端拟采用Window2000操作系统，服务器采用Windows2000sever操作系统，使用SQLsever2000数据库管理系统等软件平台。计算机硬件和软件技术满足系统开发的需要。从技术角度考虑,此系统开发可行。经济的可行性进行分析主要是支出的费用：其中包括设备购置费、软件开发费用、管理和维护费、人员工资，办公用品费用等。由于档案管理人员数量少，只有3名，所以人员工资，维护费用相对较少，前期的资金投入主要集中于购置设备上。而且使用该系统后，工作效率将大大提高，建立电子信息中心，可将来自各方面的信息集中管理，提高图档管理的实时性和有效性。从经济角度考虑,此系统开发可行。营运的可行性进行分析旧的图档管理模式完全是手工操作，从图纸的整理、编码、入库，到借阅、续借、归还、查询，无一不是人工处理，需要大量的劳动力，常因为人为的原因造成一些错误,而且旧的图纸管理模式效率低，不利于档案管理的发展需要。新的图档管理系统充分发挥了计算机技术、网络技术的强大功能，从整体上改善了档案的管理工作，提高了档案服务利用的功能、质量和工作效率，节约了人力、财力上的浪费，实现了档案的信息化、网络化、自动化。设计人员的需求是查询系统所存的图纸信息、个人借阅情况，图档管理系统可以满足设计人员的需求，因此该图档管理系统的营运的是可行的。通过对经济、技术、管理可行性的充分研究，确定了图档管理系统的开发是必要的、可行的。第三节系统逻辑模块分析系统功能模块分析该系统分为系统，视图，操作，窗口，帮助五大模块，系统模块包括修改口令，锁定，注销，退出等功能，视图包括显示状态栏，窗口包括各种显示状态，层叠，水平平铺，垂直平铺，最小化所有窗口，排列所有窗口，操作又可分为晒图管理，图档管理，入库归档，借阅下载，统计分析，管理维护子系统。图档管理图档管理管理维护嗮图管理图档管理入库归档借阅下载统计分析图4-1系统结构图晒图管理模块晒图管理模块包括条行码扫描，晒图管理，晒图成本三部分。晒图管理模块，档案管理人员通过刷入条行码将图纸信息录入图档管理系统中，档案管理人员通过编辑，修改图纸信息和尺寸等，确保图纸信息的正确性和完整性。晒图管理中，系统提供了添加、修改、删除、查找、导出列表等操作来管理晒图信息。录入工作完成，系统生成相应的晒图单，管理人员按实际需要填写加晒图纸的套数，保存晒图单后用针式打印机打印出晒图单。晒图单的内容包括部门，编号，工程号，工程名称，不同大小的图纸数量，要加晒的套数，交晒人，以及要求完成时间。设计图纸（底图）连同加晒单一起拿到图文公司加晒。完成加晒后，设计图纸（底图）和蓝图拿回来，将蓝图发给建设单位，完成发图过程。在晒图成本中可以统计图文公司晒图的费用，为财务部门核算提供依据。电子文件信息数据库电子文件信息数据库晒图管理晒图成本检验核对核算刷入条形码生成晒图单图4-2晒图管理模块流程图（二）档案管理模块档案管理模块实现了未归档图纸的管理、存储和分类组卷，并为档案管理人员提供未归档图纸的检索、查询和利用。设计过程中产生的设计图纸，由档案人员先录入到电子文件信息数据库中，到一定阶段由档案管理人员进行整理编目，编目后提供检索利用。设计图纸在打印出图前获得条形码，这个条形码就能唯一标识这张图纸。当在晒图管理的时候，条形码将图纸信息录入图档管理系统中。档案管理人员可以利用系统提供的已整理的案卷和待编目的案卷功能中的添加、修改、删除、销毁，查找，案卷归并，条目归并等操作，对归档图纸进行归档和存储。同时档案管理人员可以对未归档的图纸信息进行审核，审核合格的条目和案卷通过编目操作进行归档，归档后的图纸底图存入档案室中。未归档条目未归档条目案卷归档审核正确审核错误电子文件信息数据库修改返回电子文件原件数据库链接底图保存修改信息图4-3档案管理模块流程图（三）入库归档模块入库归档模块可实现图纸、文件等档案的信息入库。管理人员先选择分类，即确定数据库，然后通过添加、修改、删除等功能录入信息和设置附件等关联信息。录入工作完成，还可以实现归档管理。由于公司的图档管理系统的档案管理内容以图纸为主，该模块的功能可以由晒图和档案管理模块实现。但是入库归档模块，可以将会计档案，人事档案，文书档案，其他各类档案信息录入并统一管理。而这一目标的实现，需要企业进一步发展信息管理集成。档案附件分类档案附件分类数据库归档管理各类档案信息图4-4入库归档模块流程图借阅下载模块借阅下载模块分预约管理，借阅管理，下载反馈，下载审核四部分。借阅档案之前，可先进行档案查询工作。档案管理中按案卷号、工程名称、工程号、项目名称等项进行条件检索，还可以进行关键字检索。当检索到满足条件的档案，系统可显示出档案案卷的详细信息和可以详细浏览电子文件（图纸）。借阅下载模块可实现档案的借阅，图纸的下载的功能，首先，借阅人提出借阅预约或下载申请。预约内容分为预约人，预约时间，预约内容，有效时间，备注，状态等项，档案管理人员通过修改、提交、取消等功能管理预约内容。接着，提交成功的预约信息进入预约单中，档案管理人员通过审核预约内容，查看档案是否可以档案利用者是否有权借阅预约内容，审核过后形成借阅单，借阅单包括部门、借阅人、借阅时间、归还时间、借阅说明、借阅内容、审核人、审核时间、状态等项。借阅管理不仅管理借阅情况，还管理归还和续借情况。还有下载反馈模块进行下载申请的信息管理，通过申请、修改、提交、取消等管理下载申请单。因为图纸的下载需要严格的控制，在下载审核中，管理人员需要将下载条目进行审核，审核通过后，设计人员就可以在一定的时间内下载保存在数据库中的图纸的原件。审核不通过或过期、取消，系统管理员不设置设计人员文件下载权限，则设计人员不能下载图纸。检索档案检索档案借阅预约下载申请预约单提交成功审核成功借阅单审核失败借阅管理下载审核审核成功归还管理续借管理下载利用图4-5借阅下载模块流程图（五）系统计分析模块在该模块中管理人员可以进行图档统计、借阅统计、下载统计。按照统计条件，选择部门，设计人，工程号，工程名称，时间范围进行统计，形成统计列表和统计图。通过系统导出功能，将统计列表和统计图导出供主管领导查阅。图档统计图档统计借阅统计下载统计导出统计列表统计图图4-6统计分析模块流程图系统维护模块系统维护模块主要由分类管理、档案权限管理和图档权限管理三部分组成。分类模块所属分类为技术档案，分类名称硫酸纸，分类编号1，分类标记为条形码。档案权限管理和图档权限管理可保证有权限的用户对档案的有效利用和管理操作。限制用户对档案的使用权限，保障了档案的安全性。档案管理人员可通过档案和图档权限管理模块对公司的每一个用户的权限进行灵活设置，并细化到某一案卷和图纸的权限（如：该文件是否可浏览、下载、借阅等）。档案权限管理和图档权限管理中，按照部门分，用户分为系统管理组，公司各部门，如院部，燃气，市政，台州，宁波。按照角色分，分为系统角色和职务类角色，具体分为系统管理员，院领导，设计人员，档案管理员。其中系统管理员是赋予权限的人，其他人的权限需要系统管理员的权限设置，权限包括查看基本信息，查看详细信息，查看缩略图，详细浏览，文件下载。系统维护系统维护分类管理档案权限管理图档权限管理图4-7系统维护模块流程图系统体系结构分析建立一个图档管理系统，实现系统各项功能，必须对图档管理系统系统结构，网络操作系统，数据库管理系统，网络结构等进行分析。根据企业图档管理系统业务流程和功能分析，系统采用客户端/服务器C/S的体系结构。此结构把数据库内容放在远程的服务器上，客户机上安装相应软件。软件的使用界面接受用户的请求，向数据库服务器提出请求，远程服务器将数据提交给客户端，客户端将数据进行计算后结果反馈给用户。该体系结构满足多用户同时访问同一个数据库。C/S结构（Client/Server结构）可以充分利用两端硬件环境的优势，将任务合理分配到Client端和Server端来实现，降低了系统的通讯开销。采用C/S结构时，客户端和服务器端都能够处理任务。象该系统中，客户端采用SQLserver2000数据库，服务器收集图纸信息，录入电子文件信息数据库，并且分配条形码，客户端主要进行晒图管理，档案管理，借阅，分析统计等工作。采用C/S结构体系，可以实现档案工作的集中管理的原则，档案工作实现信息化离不开各种网络结构，数据库技术，各种软硬件的支持，C/S结构体系又是比较成熟的体系结构，在该体系结构上开发的软件，更具有实际意义和使用价值。数据库服务器档案人员客户端档案人员客户端图4-数据库服务器档案人员客户端档案人员客户端系统网络硬件组成，拟采用服务器2台、计算机5台、网卡5块、8口集线器、针式打印机1台、激光绘图仪3台、扫描仪1台，条码扫描器2台、UPS电源5台等硬件配备。本系统客户端拟采用Window2000操作系统，服务器采用Windows2000sever操作系统，使用SQLsever2000数据库管理系统等软件平台。图4-9系统网络硬件图系统业务流程规划加入图档管理系统的图纸管理，实现了图纸从设计形成，到图纸信息采集，到图纸档案数据管理，档案实体保存，档案开发利用的整个管理过程。图纸管理分为生成阶段，采集阶段，晒图阶段，档案管理阶段，档案利用阶段。电子电子图纸设计，形成收集，整理电子图纸积累鉴定、编目电子图纸信息数据库建立索引保存，备份归档管理图档管理系统信息传递设计人员电子图纸原件数据库图纸打印出图拷贝直接利用图纸档案开发利用档案管理应用平台C/S结构晒图管理实体档案保存电子档案保存拷贝迁移销毁销毁图纸信息采集图纸档案数据管理图4-10系统流程图系统数据流程分析（一）数据流图在深入调查、详细占有材料的基础上，集中分析组织活动中信息运动的规律和存在的问题，研究如何改善信息流的运动、满足用户管理决策活动中的信息需求。因此，要对调查材料进行加工、提炼，抽取其中只反映企业中信息运动规律的部分，把用户的需求“翻译”成对信息处理功能的需求。数据流图是组织中信息运动的抽象，是信息系统逻辑模型的主要形式。这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，它与对系统的物理描述无关，用一种图形及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能。首先，对该图档系统的总体情况进行分析，绘制出如下的数据流图的关联图。其中，外部（外部实体）用表示，加工（处理逻辑）用表示，数据流用表示，数据存储用表示。图档管理系统图档管理系统设计部门主管领导财务部门F3各类明细表F2晒图单F1图纸信息图4-11关联图1．图档管理系统的顶层图：11晒图管理2图档管理5入库归档4借阅下载3统计分析6管理维护D1晒图条目信息D2档案条目信息D3档案入库条目信息F5其他档案信息设计部门D4借阅信息F6权限分配F4借阅利用设计部门财务部门F2晒图单主管领导F1图纸信息F3各类明细表图4-12顶层图2．图档管理系统的第一层数据流程图：1.11.1刷入条码1.2晒图管理2.1档案信息管理D5生成晒图单D1晒图条目信息1.4晒图成本统计D2案卷，条目信息2.2实物管理D6卡片条目信息D7科技条目信息1.3打印晒图单F2晒图单F1图纸信息2.3电子档案管理4.1预约管理4.2借阅管理4.3下载审核D6预约单信息D4借阅单信息F4借阅3统计分析D7下载审核信息主管领导F3各类明细表5入库归档D3档案入库条目信息F5设计部门财务部门设计部门设计部门图4-13第一层数据流程图（二）数据流的描述在系统分析中产生了大量的数据字典，这里仅就数据流，数据存储，数据元素和加工举例说明：表4-1数据流数据流系统名：图档管理系统编号：F1条目名：图纸信息别名：来源：“设计部门“外部实体去处：“刷入条码”加工数据流结构：图纸信息=n{分类＋图号＋图名＋文件名称＋文件扩展名＋条形码＋（版本＋保密等级＋工程号＋部门＋类型＋工程名称＋项目＋设计阶段＋项目类别）＋（页面大小＋长＋宽＋比例＋页次＋日期）＋（工程负责＋专业负责＋设计人＋审核人＋校对人＋审定人）}有效条行码简要说明：说明图纸信息。修改记录：编写马冬琼日期200审核马冬琼日期200表4-2数据流数据流系统名：图档管理系统编号：F2条目名：晒图单别名：来源：“打印晒图单“加工去处：财务部门数据流结构：晒图单={晒图编号＋部门＋工程号＋工程名称＋项目＋设计阶段＋项目类型＋套数＋（工程负责＋专业负责＋设计人＋审核人＋校对人＋审定人）＋要求完成时间＋交晒人＋n{页面大小}刷入条形码}简要说明：晒图管理中，打印出的晒图单是晒图和发图的依据。修改记录：编写马冬琼日期200审核马冬琼日期200表4-3数据流数据流系统名：图档管理系统编号：F3条目名：图档统计表别名：来源：“统计分析“加工去处：“主管领导“外部实体数据流结构：图档统计表={部门+设计人+工程号+工程名称}简要说明：统计分析各个工程项目的出图情况。修改记录：编写马冬琼日期200审核马冬琼日期200表4-4数据流数据流系统名：图档管理系统编号：F4条目名：借阅别名：来源：“设计部门“外部实体去处：“预约管理“加工数据流结构：借阅={预约人+预约时间+有效时间+内容+状态+备注}简要说明：说明借阅信息修改记录：编写马冬琼日期200审核马冬琼日期200表4-5数据流数据流系统名：图档管理系统编号：F5条目名：其他档案信息别名：来源：“设计部门“外部实体去处：“入库管理“加工数据流结构：其他档案信息={序号+分类名称+申请人+申请时间+申请描述}简要说明：其他档案信息录入入库管理模块所需信息。修改记录：编写马冬琼日期200审核马冬琼日期200表4-6数据元素数据元素系统名：图档管理系统编号：条目名：工程号别名：属于数据流：F1–F3存储处：D1、D2、D4、D7数据元素值：代码类型：字符型长度：11例如：××××××××－××意义：第一段——管理类别

第二段——年份

第三段——主体专业代号第四段——当年某主体专业项目序号第五段——子项序号简要说明：每一个项目都有唯一工程号修改记录：编写马冬琼日期200审核马冬琼日期200表4-7数据元素数据元素系统名：图档管理系统编号：条目名：图号别名：属于数据流：F1–F3存储处：D1、D2、D4、D7数据元素值：代码类型：字符型长度：9例如：××××-××意义：第一段——专业代号

第二段——设计阶段代号

第三段——当年某主体专业项目序号第四段——子项序号简要说明：每一个项目中图纸都有唯一图号修改记录：编写马冬琼日期200审核马冬琼日期200表4-8数据存储数据存储系统名：图档管理系统编号：Ｄ1条目名：晒图条目信息别名：存储组织：每个晒图记录一条记录记录数：约1000条主关键字：工程号记录组成：项名：晒图编号，项目编号，项目，部门，设计阶段，设计任务，设计类型，套数，近似长度81240410882（字节）项名：创建时间，已完成，发图标记，发图时间，相关人员，尺寸信息近似长度8118158（字节）简要说明：当图纸信息录入时，生成晒图单，同时记录晒图条目信息。修改记录：编写马冬琼日期200审核马冬琼日期200表4-9数据存储数据存储系统名：图档管理系统编号：Ｄ2条目名：案卷条目信息别名：存储组织：每个案卷记录一条记录记录数：约1000条主关键字：工程号记录组成：项名：卷编号工程号工程名称项目部门类型拖尾工程号近似长度61140404812（字节）简要说明：当图纸归档时显示的晒图条目信息。修改记录：编写马冬琼日期200审核马冬琼日期200表4-10加工加工系统名：图档管理系统编号：1条目名：晒图管理别名：输入数据流：图纸信息输出数据流：晒图单加工逻辑：将“图纸信息”存储在“晒图条目信息”中。简要说明：本处理要提供系统图纸基本信息的输入、存储。修改记录：编写马冬琼日期200审核马冬琼日期200表4-11加工外部项系统名：图书馆信息系统编号：条目名：设计部门别名：输入数据流：各类图纸信息输出数据流：报表信息反馈单主要特征：设计部门：即本系统中三个设计部门，其主要特征是：部门名称、专业类别、工程负责、专业负责、设计人、审核人、校对人、审定人、创建用户简要说明：本系统图纸信息的生成者和利用者。修改记录：编写马冬琼日期200审核马冬琼日期200第五章系统详细设计系统详细设计（一）数据库设计在系统的数据库设计中，对系统分析得到的数据词典中的数据存储进行分析，分析个数据存储之间的关系，采用E-R图的方法进行数据结构分析。这里以“晒图管理”为例，说明数据库基本结构的设计。晒图管理中涉及到实体的属性如下；1.图纸信息{分类，图号，图名，文件名称，文件扩展名，条形码，版本，保密等级，工程号，部门，类型，工程名称，项目，设计阶段，项目类别，页面大小，长，宽，比例，页次，日期，工程负责，专业负责，设计人，审核人，校对人，审定人}2.晒图单{晒图编号，部门，工程号，工程名称，项目，设计阶段，项目类型，套数，相关人员，要求完成时间，交晒人，尺寸信息}3.晒图条目信息{晒图编号，项目编号，项目，部门，设计阶段，设计任务，设计类型，套数，创建时间，已完成，发图标记，发图时间，相关人员，尺寸信息}4.工作人员{职工号，姓名，职务，性别，年龄}它们之间的联系用E-R图方式表示如图4-14设计人员设计人员生产统计室图纸信息生成成晒图单管理成生成成晒图条目信