商务英语写作：商务邮件写作指南

商务英语写作：商务邮件写作指南想要成为一名商务精英，怎么能不懂电子信函的写作，如果你对邮件写作还是毫无头绪，那就来看看这份实用的写作指南吧！商务写作指南中，句型固然重要。然而，在这份商务写作指南中，我们试图探讨一些句型之外的写作技巧、一些小心思和思路。掌握了这些，你的邮件也能让人看得赏心悦目，突显你的高情商。一般来说，邮件开头比较重要。春风化雨的开头能够快速拉近彼此的距离，承前启后，扫清沟通障碍。下面给大家介绍一些既简单又经典的开头句式。1.Ihopeyouaredoingwell.希望你一切安好。2.Ihopethisfindsyouwell.希望你一切都好。3.Justcheckingin.这是美国人常用的句型，就跟咱们的“没事，打个电话随便问问，只是联系看看你过得好不好”差不多一个意思，让对方放松心情。4.Justwantedtosendyouaquicknoteto…只是给你发个信来……5.Howiseverything?一切还好吗？6.Justcheckingintomakesurethat…只是过来确认下……7.Iwantedtoreachouttoyoubecause…我只是联系你来……上面只是开胃小菜，下面小编将介绍一些小技巧，教大家在一些棘手情况下，如何回复邮件，让你邮件看起来diplomaticandpolite.1显示客气的大杀器：情态动词和修饰词比如，有时候要给老板汇报一个不太好的消息，如果你邮件写成下面这样，可能老板看了心情会立刻down掉。Therewillbeadelayinthecompletionoftheproject.那么，怎样能够缓和语气，让老板消化坏消息做好心理建设呢？下面这个句子可以给你点参考：Theremightbeaslightdelayinthecompletionoftheproject.这里就是用了一些小技巧，比如情态动词mightbe，修饰词slight让整个句子变得柔和起来，负面感情低了很多。曾经就有老外说过，在写商务邮件时，用好修饰词是多么关键：Ifweusequalifierstodecreasethequalityofaword,theymakegreat‘softeners’.Wordsusedtosoftenthetoneofourcontentorconveypolitenesswhenwespeak.在商务写作中，如果能用一些“软化词”（softener），用这样一种语言工具可以让整体内容语调变得更得柔和。一般来说，传达不好的消息的时候，可以用这类词，给收件人做心理建设。这类词有：I’mafraid,sosorry,tobehonest,unfortunately,withallrespectTobehonest,Ithinkweneedtorethinkourmarketingstrategy.老实说，我觉得我们应该重新思考下市场策略。Withallrespect,Idon’tagreewithwhatyoujustsaid.恕我直言，我不同意你说的话。6活用情态动词，凸显情商Modalverbssuchaswould,could,mayormightaregreatforsofteningarequestorgivingacommand:Iwantmoretimetofinishthispresentation.Icouldusemoretimetofinishthispresentation.Itwouldbenicetohavemoretimetofinishthispresentation.如果能多一些时间做这个报告就好了。Handmethetelephone,please.Wouldyouhandmethetelephone,please?Couldyouhandmethetelephone,please?能把电话递给我吗？7否定句也要变着花儿说不明白这是什么意思？请看下面的例子。I’mafraidIhaven’tfinishedthereport.I’mafraidIhaven’tbeenabletofinishthereportyet.我恐怕是没法完成这份报告了。第一个句子是不是很生硬呢？第二个句子中加上beableto，可是一个妥妥的心机表达，用来暗示“你还在认真做这个任务，但可能一些不可控力让你没法做好，比如很大的工作量啦等等”。而“yet”呢？则是用来强调你还在认真做，快要完成了，让收件人觉得你一直在努力，消除负面感。还要一个方式，就是改变论述方式，用多元句型表达，让否定内容变得不那么消极。Ican’tgiveyouabetterdealthanthat.Iamnotabletogiveyouabetterdealthanthat.Iamunabletogiveyouabetterdealthanthat.Iamnotinapositiontogiveyouabetterdealthanthat.8恰当使用副词，提升你的人缘商务邮件中，用一些副词“entirely,totallyorcompletely”可以削减或强化语气程度，比如：Iamunhappywiththisagreement.Iamnotentirelyhappywiththisagreement.Iamnottotallyhappywiththisagreement.外国专家就曾经说过这样一句话，表达商务写作中语法，句型结构的重要性，小编觉得，这段话值得大家看看，在下一次提笔写邮件时，可以用来提醒自己，一封有范儿的邮件到底该如何写：Choosingtherightwordsandtherightgrammarcangoalongwaytoremovingsomeoftheunpleasantnessofthemessagewehavetodeliver.Itcanalsohelpustomaintainalevelofdeferencethatwewishtoshowtosuperiorsorclientsinthenormalcourseofbusiness.说了这么多商务邮件写作小技巧，下面来看看一些具体场景下，邮件如何能写出花儿！别人总习惯在事情最后关头请你帮助，你不想帮忙，怎么委拒？Iwouldlovetohelpyouout,butIalreadymadecommitmentstoother(coworkers,clients,etc.)tocompletetheirprojectstoday.Itwouldn’tbefairtothemtonotfollowthroughonwhatIsaidIwoulddo.Iwillbesuretofitthisinassoonaspossible.Thanksforyourunderstanding.别人总是不直接找相关联系人，而是找你做中间人，如何回答？That’snotmyareaofexpertise.Iwouldbehappytoconnectyouwithsomeonewhocouldbesthelpyousolvethisproblem.如果别人总是让你在短期内赶任务，怎么回答？Iknowthisprojectisahighpriorityforyou,andifit’sabsolutelynecessaryformetoturnsomethinginbythatdate,Icanmakeithappen.ButifIcouldhaveafewmore(days,weeks,etc.),Icouldreallydeliversomethingofhigherquality.Woulditbepossibleformetohaveabitmoretime?别人让你做一些你目前没时间、没精力做的事情，怎么回答？Iappreciateyouthinkingofme,andI’mhonoredbytherequest.Butunfortunately,Idon’thavethetimetogivethismybestrightnow.Ithinkyouwouldbenefitfromfindingsomeonewhocandevotemoretimeandenergytothisproject.6个小办法，如何设定界限，在邮件中给人做心理建设？TheDeferral:“I’mswampedrightnow,butfeelfreetofollowup.”当你很忙的时候，可以回答：我现在忙不过来，但之后会跟进的。TheReferral:“I’mnotqualifiedtodowhatyou’reasking,buthere’ssomethingelse.”你推荐他人做事情：你要求的事情我现在没有权利办到，但我可以给你推荐个人。TheIntroduction:“Thisisn’tinmywheelhouse,butIknowsomeonewhomightbehelpful.”介绍别人时：这事不是我掌管，我知道XXX可以帮到你。TheBridge:“Youtwoareworkingtowardcommongoals.”做中介的时候：你们两个目标倒挺一致的。（言下之意：你两可以合作，别找我了。）TheBatch:“Othershaveposedthesamequestion,solet’schattogether.”面对一群人，如何回答：别人也提了这个问题，我们大家一起来商讨看看吧。TheRelationalAccount:“IfIhelpedyou,I’dbelettingothersdown.”面对关系户，怎么婉拒：如果我帮了你的话，肯定要让别人失望了。此外，商务英语中，哪些词能用，哪些词不能用？最后，咱们来谈谈邮件结尾怎么收场。平常我们写邮件，结尾的时候，是不是都是千篇一律，从下面三个句子中选用一个呢？“Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestions.”“Ifyouhaveanyotherprobl