公司电子文档管理制度范文

公司电子文档管理制度范文公司电子文档管理制度

第一章：总则

第一条为规范公司电子文档的管理及使用，提高办公效率，保护公司信息资产安全，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有员工在工作中创建、存储、传输、使用和销毁的各类电子文档。

第三条本制度的执行人为公司信息管理部，负责电子文档管理平台的建设和维护。

第二章：电子文档的定义及分类

第四条电子文档是指以电子形式记录、存储、传递和处理信息的文件，包括文字、图形、音频、视频等各种格式。

第五条电子文档可分为以下几类：

1.办公文档：包括工作报告、会议纪要、合同协议、规章制度等与日常工作相关的文档。

2.业务文档：包括销售合同、项目进度报告、客户资料等与公司业务活动相关的文档。

3.行政文档：包括人事档案、财务报表、行政账册等与公司行政管理相关的文档。

4.法律文档：包括法律文件、法规规章、法律意见书等与公司法律事务相关的文档。

5.邮件文档：包括收发的电子邮件及其附件。

第三章：电子文档的创建和存储

第六条电子文档的创建应使用公司指定的办公软件或工具，不得使用未经授权的软件或工具。

第七条电子文档的存储应在公司统一的电子文档管理平台上，不得将重要文档存储在个人电脑或移动设备上。

第八条公司电子文档管理平台应具备以下功能：

1.文档上传：员工可将创建的电子文档通过平台上传存储；

2.文档搜索：员工可通过平台进行文档全文搜索，并查找所需文档；

3.版本控制：平台应提供文档版本控制功能，确保文档的更新和修订可追溯；

4.权限管理：平台应设置文档访问权限，确保敏感信息仅限于特定人员访问；

5.存档备份：平台应具备自动存档备份功能，确保文档安全可靠。

第四章：电子文档的使用和传输

第九条员工在使用电子文档时应遵守以下规定：

1.保密原则：员工不得将机密、敏感信息以及侵犯他人隐私的文档传播或复制；

2.正版软件：员工不得使用盗版软件创建和处理电子文档；

3.格式规范：员工应按照公司规定的文档格式创建和保存电子文档；

4.文件命名：员工应使用有意义的文件名命名电子文档，便于查找和管理；

5.备份重要文档：员工应定期备份重要电子文档，以保证信息安全性。

第十条电子文档的传输应符合以下要求：

1.加密传输：对于重要文档的传输，应采用加密传输方式，确保信息的机密性；

2.防病毒扫描：在传输文档前，应对文档进行病毒扫描，确保文档不含有恶意代码；

3.传输记录：对于重要文档的传输，应记录传输的时间、双方的身份和文档的名称等关键信息。

第五章：电子文档的销毁

第十一条根据公司规定，对于不再使用的电子文档，员工应及时进行销毁，确保信息不被泄露。

第十二条电子文档的销毁方式可以采用以下方法之一：

1.物理销毁：对于存储在硬盘、U盘等物理媒体上的文档，应通过安全擦除或物理销毁确保无法恢复；

2.逻辑销毁：对于存储在电子文档管理平台上的文档，应通过软件工具进行逻辑销毁；

3.外包销毁：对于特定类型的文档，公司可委托专业的信息销毁公司进行销毁。

第六章：制度的宣传与培训

第十三条公司应定期组织员工关于电子文档管理制度的宣传与培训，确保员工能够正确、规范地使用电子文档。

第十四条宣传与培训的内容包括但不限于：

1.电子文档管理制度的基本原则和要求；

2.电子文档管理平台的使用方法和注意事项；

3.电子文档的分类和命名规范；

4.电子文档的存储和传输安全措施；

5.电子文档的销毁方式和流程。

第七章：违规处理

第十五条对于违反本制度的员工，公司将依据公司管理制度进行相应的违规处理，包括但不限于批评教育、警告、罚款、停职等。

第八章：附则