职位分析与职位管理体系设计 第5章 职位说明书的编制

第五章职位说明书的编制学习目标了解职位说明书的涵义熟练掌握职位说明书的内容理解职位说明书的编写原则及作用了解职位说明书样本搜索途经熟练掌握职位说明书的编制方法掌握如何依据职位种类和特性选择职位说明书的内容和形式引导案例“玛丽，我真不知道你到底需要怎样的机械操作工？”高尔夫机械制造有限公司人力资源部经理约翰•安德森说道：“我已经为你送去了四个人给你面试，并且这四个人看上去都大致符合所需职位说明书的要求，可是，你却将他们全部拒之于门外。”“符合职位说明书的要求？”玛丽颇为惊讶地回答道：“可我所要找的却是那种一录用，就能够直接上手做事的人；而你送给我的人，都不能够胜任实际操作工作，并不是我所要找的人。再者，我根本就没瞧见你所说的什么职位说明书。”闻听此言，约翰二话没说地为玛丽拿来职位说明书的复印件。当他们将职位说明书与现实所需岗位逐条加以对照时，才发现问题之所在：原来这些职位说明书已经严重地脱离实际，也就是说，职位说明书没有将实际工作中的变动写进去。引导案例例如，职位说明书要求从业人员具备旧式钻探机的工作经验，而实际工作却已经采用了数控机床的最新技术。因此，工人们为了更有效率地使用新机器，必须得具备更多的数学知识。在听完玛丽描述机械操作工作所需的技能与及从业人员需要履行的职责后，约翰喜形于色地说道：“我想我们现在能够写出一份准确描述该项工作的职位说明书，并且使用这份职位说明书作为指导，一定能够找到你所需要的合适人选。我坚信，只要我们的工作更加紧密地配合，上述那种不愉快的事情，决不会再发生了。”思考题：产生这种情况的原因是什么，如何避免？第一节职位说明书的概述第二节职位说明书的编写第三节职位说明书的范例目录一、职位说明书的概念二、职位说明书的内容三、职位说明书编写的原则四、职位说明书的应用一、职位说明书的概念职位说明书就是对有关工作职责、工作活动、工作权限和工作对人身安全危害程度等工作特性方面信息进行描述，以及规定工作对从业人员的品质、特点、技能和工作背景或经历等方面要求的书面文件。一份良好的职位说明书可以使职位的职责更加明确，使得衡量此职位的绩效标准更容易订出；也因此可以发展出一套人员任用的资格标准，以便在人员的任用选择上更能实现人岗匹配。二、职位说明书的内容职位说明书的内容包括两大部分，即职位描述（JobDescription）和任职规范，也称职位规范（JobSpecification）。（一）职位描述职位描述是对职位本身的内涵和外延加以规范的描述性文件。它是对工作职责、工作活动、工作条件以及工作对人身安全危害程度等工作特性方面的信息所进行的书面描述。主要包含如下几方面：工作标识、工作摘要、工作职责、工作权限、工作关系、工作环境。二、职位说明书的内容（二）任职规范任职规范，它界定了工作对任职者的教育程度、工作经验、培训、知识、技能、能力、心理特征等方面的要求。当它作为招聘甄选的依据时，也可以视为任职要求或者雇佣标准。一份完整的任职规范一般包含如下项目：教育程度（学历及专业要求）、所需资格证书、工作经验（一般/专业/管理）、培训要求、知识要求（基础知识/业务知识/组织知识/政策知识/行业知识）、工作技能要求、心理要求（包括气质、性格、兴趣、价值观、态度等）等。三、职位说明书编写的原则（一）准确清楚（二）具体完备（三）普遍性（四）结果文件的核对（五）简明逻辑（六）规范性（七）动态管理四、职位说明书的应用（一）人力资源规划人力资源规划是企业发展战略的重要组成部分，也是企业各项人力资源管理工作的依据，而职位分析是人力资源管理中一项重要的常规性技术，是整个人力资源管理工作的基础，两者密不可分。职位分析结果将直接运用于人力资源规划的整个过程。组织要保证人力资源的储备能够满足组织不断成长的要求，职位说明书说提供的信息中包括工作的任务有哪些，以及具备什么样条件的人才能完成这些任务，这实际上决定了需要招聘和雇用什么样的人来从事此种工作，从而也就确定了招聘甄选计划和甄选条件。四、职位说明书的应用（二）招聘与录用企业招聘的最终目的是要寻找和获取合格的工作候选人，任职规范是成功招聘的基础，如果企业人力资源部门对所要招聘的岗位工作职责不清、任职规范要求模糊，招聘工作将难以获得成功。职位说明书界定了不同工作的任职规范，规定了符合工作要求的人员录用标准，可以客观、公正地评价求职人员，从而使甄选录用工作科学化、正规化，从源头上对工作绩效的影响因素进行控制。四、职位说明书的应用（三）绩效管理绩效管理的过程就是将员工的实际工作绩效同要求其达到的工作绩效标准进行对比的过程。而员工应当达到何种绩效标准，以及需要完成哪些特定活动都需要通过职位分析来确定。根据职位说明书提供的关于某一项工作的具体内容，制定出符合组织要求的绩效标准，再根据这些标准对员工工作的有效性进行客观评价和考核。四、职位说明书的应用（四）薪酬管理职位评价是企业薪酬政策的基本依据，为整个薪酬体系提供支撑性资料，是建立健全企业薪酬体系的关键所在。因为职位评价是根据职位分析的结果，按照一定的标准，对工作的性质、强度、责任、复杂性以及所需要的任职规范等因素的差异程度进行综合评估的活动。它的内容主要包括工作的任务和职责、完成工作任务所需要的技能、工作对企业整体目标实现的相对贡献大小、工作的环境和风险等，这些内容恰恰是职位分析所提供的信息。四、职位说明书的应用（五）职位优化职位优化就是为了有效地实践企业目标，提高工作绩效，对工作内容、工作职责、工作关系等有关方面进行变革和设计。通过职位分析，可以对工作内容、工作职责、工作关系、工作流程、工作环境和条件等各方面进行系统的审视，通过改进不合理之处来提高员工的工作满意度和工作效率。而且利用职位分析提供的信息，可以对工作所要完成的具体任务及采用的方法进行重新确认，有助于组织通过工作的丰富化和工作的扩大化来对工作进行再设计，使得人与工作能够更好地匹配。四、职位说明书的应用（六）员工晋升与开发人力资源管理中一项非常重要的工作是人力资源开发，就是通过一些有效的措施使员工的素质和积极性得到提高，最大限度地发挥员工的潜能，为企业做出更大贡献。通过职位分析，有助于我们根据组织与个人情况判断一个人是否适合一项工作，在不需要培训的情况下，可以为员工提供不同的工作机会，提高人与工作的适应性，使每一个员工在既能胜任又符合自己特点的工作中发挥作用。另外，企业应该根据职位说明书为员工制定晋升、异动的路径图，最为规范化管理的一个基础文件，让每一位员工都清楚只要具备什么样的条件就能升到什么职位或几年才能达到什么职位的条件。四、职位说明书的应用（七）员工培训对员工进行培训是为了满足岗位职务的需要。根据职位说明书的具体要求，可以有针对性地对具有一定文化素质的员工进行岗位专业知识和实际技能的培训，完备上岗任职规范，提高员工胜任本岗本职工作的能力；也可以对一些任职条件不足，但其他方面优秀、符合公司紧急要求的员工进行教育和培训，提升其本身的素质，最后使其达到职位说明书的任职要求；也可以作为新员工的入职培训的教材。四、职位说明书的应用（八）职业安全与健康通过职位分析，可以全面了解不同工作的职业危害程度，从而采取有效的安全保护措施。同时，一旦发生事故，也可以根据职位分析的信息，科学地分析和判断事故的原因，为事故的处理提供有效的依据。一、职位描述的编写二、任职规范的编写一、职位描述的编写职位描述是对职位本身的内涵和外延加以规范的描述性文件。其主要内容包括工作的目的、职责、任务、权限、业绩标准、职位关系、工作的环境条件和工作的负荷等。工作描述的内容分为两种：核心内容：是任何一份工作描述都必须包含的部分，这些内容的缺失，会导致我们无法对本职位与其他职位加以区分。选择性内容，这些项目并非是任何一份工作描述所必需的，而可由职位分析专家根据预先确定的职位分析的具体目标或者职位类别，有选择性的进行安排，具体参见表5-1与表5-2。表5-1根据职位分析目的选择职位描述的内容

内容项目组织优化招聘甄选培训与开发绩效考核薪酬管理核心内容工作标识

工作概要

工作职责

工作关系

选择性内容工作权限

履行程序（职责细分或工作任务）

工作范围

职责的量化信息

业绩标准

工作条件

工作负荷

工作特点与领域

表5-2不同职位类别对职位描述内容的要求项目管理职位专业/技术职位操作工人工作标识

工作概要

工作职责

工作关系

工作权限

履行程序

工作范围

职责的量化信息

工作条件

工作负荷

工作特点与领域

一、职位描述的编写（一）工作标识工作标识（JobIdentification），又称为工作识别，是关于职位的最基本信息，其作用就是将本职位与其他职位区分开。工作标识包含的主要内容有：1、工作名称 2、职位代码 3、所属部门4、直接上级/下级的职位名称5、所辖人数 6、定员人数

7、工作等级 8、薪点范围 9、工作地点还常有关于职位分析的基本信息包括：职位分析的时间、职位说明书的有效期、批准人、职位分析员人名或者职位代码。一、职位描述的编写编写工作标识，要符合如下几点要求：工作名称概括准确、美观（艺术性）、简练、与市场和国际标准接轨。职位名称人力资源部经理职位代码HRM-001所属部门人力资源部目前任职者xxx直接上级人事行政总监直接下级招聘专员、薪酬专业等职级2级薪资标准3级工作地点公司总部所辖人数20定员人数1填写日期x年x月x日表5-3职位说明书中的工作标识部分一、职位描述的编写（三）工作职责工作职责（ResponsibilitiesAndDuties）是指该职位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成果。工作职责包括如下内容：（1）日常工作，包括那些经常性的、周期稳定的或常常发生的工作；（2）上级分配任务的质量和数量；（3）与组织内外人员的关系，包括建议、培训等等；（4）对于经营记录、利润等的责任；（5）与上级和下级的权责关系；（6）所要使用的设备与机器。一、职位描述的编写完成职责分析，主要遵从以下步骤：（1）根据组织战略上的部门职能职责定位，确定该职位需要达到的目的；（2）通过对职位目的的分解得到该职位的若干职责板块；（3）确定关键职责板块必须达成的目标，例如：人力资源经理的“部门预算”这一职责板块所要达成的目标是“确保部门预算与组织的战略及整体预算保持一致”；（4）确定达成职责目标的行动；（5）形成初步的职责描述。一、职位描述的编写3.职责板块的描述方式职责板块是根据业务流程或工作的性质、内容对各项职责的概括表述。对职责板块的描述要遵循“穷举、互斥”的原则，要达到“既涵盖了所有的工作内容，相互之间又不重叠”的目的。在描述职责板块时，应该按照一定的逻辑顺序进行编写。如果职责涉及到一个具体的流程，则可按照业务流程的顺序进行编写。如果职责板块之间缺乏必要的流程关系时，可以根据职能板块之间的相对重要性进行排序。原则上，对每个岗位的职能划分一般不超过7项。一、职位描述的编写4.工作职责的描述方式职责是对每项职能执行过程的具体描述，需体现职能中重要的、常规的职责，同时要对每项职责进行权限界定，对于一些具体的、零散的工作活动，应以概括性的语言进行总结式的描述。描述职责时可按照业务流程的顺序进行描述，对于业务流程关系不强的职能项也可以按照关键和重要程度来进行具体职责的描述，而且也要遵循“穷举、互斥”的原则。（1）描述格式：“动词+名词宾语（动词实施的对象）+结果”。（2）动词选择:：表5-6根据作用对象分类的职责常用动词一、职位描述的编写（四）工作权限工作权限（AuthorityOfIncumbent）是指根据该职位的工作目标与工作职责，组织赋予该职位的决策范围、层级与控制力度。它主要用于界定履行职责的方式，对职责的履行进行清楚地界定，有利于明确职责边界，防止在工作中产生相互推诿的现象。在进行工作权限界定时可从如下两个角度进行考虑：1.对象职责的承担程度2.工作权限所指向的对象一、职位描述的编写（五）绩效标准绩效标准（StandardsOfPerformance）又称为业绩标准或业绩变量，是在明确界定工作职责的基础上，对如何衡量每项职责完成情况的规定。它包括衡量要素和衡量标准两个方面：衡量要素是指对于每项职责应该从哪些方面来衡量它的完成状况；衡量标准是指这些要素必须达到的最低要求，这一标准可以是具体的数字，也可以是百分比。常见的指标包括：销售额、市场占有率、工作完成的及时性、事故率、设备利用率、客户投诉率等等。一、职位描述的编写（六）工作关系工作关系（Relationships）包含两部分内容：第一部分是该职位在组织中的位置，用组织结构图来反映；第二部分是该职位任职者在工作过程中，与组织内部和外部各单位之间的工作联系，包括联系的对象、联系的内容、联系的方式和联系的频次，这反映了工作的流向范围、沟通技巧及频率以及该职位对公司内外的影响。工作关系不仅仅表示了组织中的权力关系，而且也是员工职业发展的重要指针，包括员工可能的晋升路线。一、职位描述的编写工作关系的编写方法：1.组织结构图组织结构图反映了该职位在组织里上下左右的关系，它是职位说明书中不应缺少的一部分。2.工作联系：分为纵向联系和横向联系。纵向联系是指该职位所在的部门内部发生的工作联系，包括与直接上级发生的联系和与直接下级发生的联系。横向联系包括与组织内、所在部门外的工作联和与组织外的工作联系。一、职位描述的编写（七）工作环境工作环境（WorkingConditions）界定的是经常性工作场所的自然环境、安全环境（工作危险性）和社会环境。具体见下页表5-9。此外，工作环境还关注由于工作本身或工作环境的特点给任职者带来的工作压力，包括三个维度：工作时间的波动性、出差时间的百分比和工作负荷。在界定工作压力时，可以分等级描述工作压力，具体可以参看表5-10工作压力具体界定：工作环境工作的自然环境环境中的温度、湿度、照明度、噪音、震动、异味、粉尘、辐射等；任职者与上述环境因素接触的时间。工作的安全环境工作的危险性；可能发生的事故、事故发生率及发生原因；对身体的哪些部分易造成危害以及危害程度；易患的职业病、患病率以及危害程度等。社会环境工作地点的生活方便程度；环境变化程度；环境孤独程度；与他人交往的程度等。表5-9工作环境条件二、任职规范的编写任职规范的编写原则：1.职位原则：即职位分析关注工作或者职位本身而非任职者本身。2.合法原则：任职规范要符合法律条文，严禁种族、宗教、性别、年龄、身体残疾方面的歧视；3.任职者原则：任职规范是对任职者的要求，而非对现有岗位人员的要求；4.最低标准原则：一般所列出的任职规范是履行工作职责的最低要求，即必备资格（JuniorRequirements），它是雇佣的最低标准。二、任职规范的编写任职规范的编写方法：1.逻辑推导法基于逻辑推导建立任职规范的方法又分为两类，即以工作为导向的推导方法和以人为导向的推导方法。这两种方法都依赖主题专家。以工作为导向的任职规范推导方法，是从工作本身的职责和任务出发，分析为了完成这些工作职责和任务，需要任职者具备什么资格条件。以人为导向的任职规范推导方法，是以导致任职者获得成功的关键行为或高频率、花费大量时间的工作行为为出发点，分析任职者要从事这样的行为，需要具备什么资格条件。二、任职规范的编写2.统计分析法统计分析法主要说明下列两者之间的关系：其一，显示人员特点的一些预测指标，如身高、智力或手指灵活度等；其二，表示工作绩效的一些表现指标或标准。这种方法对企业来说更加具有辩护力，因为如果不能确定某些人员特点与工作绩效的高低是有关系的，那么法律将会禁止企业在招聘员工时将这些人员特点作为筛选依据。如果存在以性别、种族、宗教、年龄、原居住国等为依据的歧视，那么必须有证据说明它们确实能够反映出绩效方面的差别，而这通常需要统计上的效度分析。二、任职规范的编写认知规范的编写内容：（一）教育程度要求教育程度要求包含两部分内容——学历和专业。学历要求是指胜任该岗位所需要的最低学历要求。专业要求是指任职者需要具备什么样的专业才能承担该岗位工作。（二）资格证书要求资格证书要求是指国家或行业规定的任职者必须持有的执业资格证书。二、任职规范的编写（三）工作经验要求工作经验指该工作的任职者需要具备什么样的经验。描述工作经验可以从社会工作经验、专业工作经验和管理工作经验三方面描述（四）培训要求培训要求一般包括：每年需要的工作培训时间、培训的内容以及培训方式。培训主要分为在岗培训、脱岗培训或者自我培训三类，它们都需要以整个企业的培训开发政策、制度和体系为基础。这种培训的时间度量往往以周为单位。二、任职规范的编写（五）知识要求工作对任职者的知识要求可以分四个层级来描述：与工作相关的基础理论知识；专业知识；组织知识；相关的政策法律知识及其他。对于工作所要求的知识掌握程度可以采用分级描述的方式来表现知识掌握程度的要求。例如，可以采用“精通、通晓、掌握、具有、懂得、了解”这六级动词。（六）工作技能要求工作技能是指对与工作相关的工具、技术和方法的运用。如计算机使用技能、公文写作技能、外语运用技能。二、任职规范的编写（七）心理品质要求心理品质要求分析是根据岗位的性质和特点，对员工心理素质及其发展程度的要求所进行的综合分析。心理品质包括能力和个性特质：个性特质主要指个人的性格、气质、兴趣、价值观以及态度。一、简单的职位说明书二、较复杂的职位说明书三、叙述形式的职位说明书四、表格形式的职位说明书四种职位说明书范例一、简单的职位说明书二、较复杂的职位说明书三、叙述形式的职位说明书四、表格形式的职位说明书【本章小结】本章介绍的是职位分析的成