印信管理实施细则

PAGEPagePAGEPage0Page0Page6Page6印信管理实施细则

目录1目的………………………12适用范围…………………13引用标准及关联子系统…………………14专用术语定义……………15执行程序…………………16职责………………………37检查与评价………………38反馈……………………3附录………………………311目的为加强公司印信管理，维护企业形象和合法权益，实现印信管理的制度化和规范化，特制定本细则。2适用范围本标准适用XX徐州发电有限公司总经理工作部及各二级机构印信管理岗位。3引用标准及关联子系统3.1XX电力管控体系《印章管理办法》（GHZZ-03-08）3.2XX电力管控体系《介绍信管理办法》（GHZZ-03-09）4专用术语定义4.1印章：印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。4.2介绍信：是单位或企业对外开展业务或联系工作的一种方式。5执行程序5.1印章的刻制、启用、更换及销毁5.1.1印章统一由总经理工作部归口审查和管理。公章类印章(公司章、部门章、合同用章、党委章、工会章、团委章）和财务专项印章的刻制,应填写《印章刻制申请表》(见附录1)。5.1.2公司公章的刻制，由总经理工作部审定，报公司总经理批准后向公安机关申请刻章。5.1.3公司新增设部门或机构需刻制印章时,必须事先提交书面申请,由总经理工作部审查，报公司主管领导批准后向公安机关申请刻章。5.1.4公司各部门需更换印章时,必须事先提交书面申请,写明更换印章的理由,并附原印章印样,由总经理工作部审查,经公司主管领导批准后后向公安机关申请刻章。5.1.5公司合同专用章,财务专用章的刻制,由总经理工作部审定,报公司总经理批准后向当地公安机关申请刻制。5.1.6印章刻制完成后,应到总经理工作部留存印模,并由总经理工作部印发印章启用通知。5.1.7新印章自印章启用通知发文之日启用，旧印章同时作废，并交总经理工作部销毁。5.1.8任何部门和个人不得自行刻制、更换、销毁印章。5.2印章使用和程序使用公司印章，应坚持“先审批，后用印”的原则,并遵循印章使用控制流程（见附录2）。5.2.1使用XX徐州发电有限公司印章5.2.1.1发文用印，依据公司领导签发的文稿盖印。5.2.1.2各种报表、公函用印时，由公司领导根据管理权限批准签字后，加盖XX徐州发电有限公司公章。如不能在文本上签字，应填写“XX徐州发电有限公司印鉴使用审批单”(见附录3)，由公司领导在申请单上签字以示批准后方可用印。5.2.1.3各类合同、协议等需用公司印章时，应按公司合同会签制度履行批准程序后方可用印，用印后将签字的一份文本交由合同管理部门存档。5.2.1.4各种荣誉证书、证明材料确需用印时，需经公司级领导批准，并且对相关材料核实后用印。5.2.1.5开具公司介绍信由总经理工作部经理或其他主管领导签字后方可用印。5.2.2使用“中国共产党XX徐州发电有限公司委员会印章”，须经公司党委书记签字后方可用印。5.2.3使用“中国共产党XX徐州发电有限公司纪律检查委员会印章”，须经公司纪委书记签字后方可用印。5.2.4使用“XX徐州发电有限公司工会委员会印章”，须经公司工会主席签字后方可用印。5.2.5使用“中国共产主义青年团XX徐州发电有限公司委员会印章”，须经公司党委书记或团委书记签字后方可用印。5.2.6使用公司合同专用章。签订合同,必须使用“XX徐州发电有限公司合同专用章”,并按合同管理的有关规定,由内控部出具意见,公司主管领导签字后方可用印。5.2.7财务专项印章的使用5.2.7.1财务专项印鉴须严格按使用和审批程序管理。以下用于日常银行拨付的款项可直接使用：A．现金支票、转帐支票、电汇凭证、信汇凭证、汇票委托书、空白凭证领用单、结算业务收费凭证等票据；B．纳税申报有关资料、税收缴款书；C．银行对账单与其他收、付款业务票据（如委托收款）。5.2.7.2超出以上范围若使用“企业负责人名章”、“财务专用章”的，依照“先审批、后用印”的原则填制《财务印鉴使用审批单》（见附录4），经审批后，方可使用。5.2.7.3凡填制《财务印鉴使用审批单》后使用印章的，应建立印章使用登记簿，并注明用印日期、函件内容、份数、批准人、用印人等内容，以备存查。5.2.8各部门印章的使用5.2.8.1各部门印章只能作为行政管理及往来中使用,不得用于对外发生经济业务往来。5.2.8.2各部门印章用于往来中使用时要建立登记管理程序,并经部门经理签字后方可使用。5.2.9印章的使用除遵循以上规定之外,还可以根据公司授权书的规定,经有效受托人签字后使用。5.2.10印章加盖应清晰、端正，公章位置上不压文,下骑年盖月，严防错盖、漏盖。5.2.11禁止在空白凭证、表格、纸张上加盖印章。5.2.12经领导签字后的用印申请单,由印章管理部门留存,并按年度归档。5.3印章的保管5.3.1公司印章应按照“专人保管，分别存放、各负其责”的原则，由有关岗位专人依职权领取并妥善保管。印章要牢固加锁，及时锁闭，防止印章被盗及被盗用。5.3.2公司级的各类印章由总经理工作部设专人统一保管，部门章由各职能部门自行保管。5.3.3禁止携带印章外出，特殊情况须报主管领导批准，并保证两人以上同行。5.3.4财务印章应存放在保险柜中，防止丢失。“企业负责人名章”与“财务专用章”必须指定不同保管人员专人负责，分别保管和存放。5.3.5未经总经理工作部（财务部）经理批准，公司印章保管人员不得擅自委托他人代保管印章；财务印鉴保管人如较长时间外出或不能到岗，事前应向财务部负责人报告，并经财务部负责人安排，做好印鉴的暂时移交管理。5.3.6由于岗位调整、人员变动使印章管理责任变动时，应有印章移交登记，移交双方要履行签字手续。5.4介绍信的保管与使用5.4.1公司介绍信由总经理工作部统一下发各部门使用，由各部门指定专人保管。启用新本公司介绍信时，总经理工作部要进行领取登记编号，由各单位指定人员签字后领取。5.4.2介绍信存根与正文内容应书写一致，逐项填清，有效期最长不能超过一个月。介绍信用完后以旧换新，并在介绍信领用登记上注明归还存根的日期。5.4.3使用公司介绍信必须经过中层以上领导批准，批准人要在介绍信存根上签字或将批条粘存在介绍信存根上。5.4.4开出未用的介绍信应交回保管人员,并粘贴在相应存根上；介绍信丢失应及时报告,涉及重要事项时应及时通知前往办事的单位。6职责6.1总经理工作部经理负责监督、检查印信使用的执行情况,协调解决本细则执行中出现的各种问题。6.2总经理工作部文书具体负表公司级印信保管与使用。6.3各部门经理对本部门印信安全使用负责；各部门印信保管人要认真履行审批程序,并建立登记管理程序，用于对外经济往来造成损失或不良影响要追究使用人和主管人员的责任。7检查与评价7.1公司总经理工作部负责对本细则执行情况进行每年一次的检查。7.2通过对各部门执行程序合规性检查，评价本细则执行的有效性。7.3检查评价结果由总经理工作部填写检查评价表(见附录5),经公司领导审批后发至各部门。8反馈程序各相应部门在接到检查评价表后，必须在规定时间内完成存在问题的整改计划，填写反馈表（见附录6），并反馈至总经理工作部。附录附录1：XX徐州发电有限公司印章刻制申请表附录2：XX徐州发电有限公司印章使用控制流程附录3：XX徐州发电有限公司印鉴使用审批单附录4：XX徐州发电有限公司财务印鉴使用审批单附录5：XX徐州发电有限公司印信管理实施细则执行情况检查评价表附录6：XX徐州发电有限公司印信管理实施细则执行情况检查评价情况反馈表

附录1XX徐州发电有限公司印章刻制申请表日期部门经办人申请印章种类名称年月日申请理由：部门负责人：年月日总经理工作部负责人：年月日公司主管领导：年月日备注：附录2XX徐州发电有限公司印章使用控制流程经办人部门负责人公司领导印信管理人员填写印章申请填写印章申请单审核审核批准批准用印用印控制点控制目标控制措施填写印信申请单确保内容清楚1、根据需要填写印信申请单2、印章内容填写完整审核确保内容真实、正确核实内容是否符合印信标准批准确保符合印信管理标准签字同意印信管理人员确保手续的有效、完备1、对用印内容进行核对2、符合印信管理标准3、用印清晰附录3XX徐州发电有限公司印鉴使用审批单年月日申请部门经办人部门负责人用印事由或文件、材料标题用印种类公司公章用印数领导批示（签字）授权法人章党委公章其它附录4XX徐州发电有限公司财务印鉴使用审批单年月日申请部门经办人部门主管用印事由用印文件用印种类企业负责人名章枚财务部审批意见财务专用章枚财务部公章枚领导签字其他枚附录5XX徐州发电有限公司印信管理实施细则执行情况检查评价表年月日序号检查项目检查内容检查评价负责单位/负