采购部业务流程

供应部业务流程

一、

业务目标

1、

战略目标及时了解原材料的价格行情，采取集中采购优势和期货采购模式,在保证采购物资质量的基础上，节约物资采购成本，提高物资采购效率,为公司经营、发展提供有力的物资保障。

2、经营目标

2.1、

优化采购方案、优选供应商、优质保量地满足车间生产物资需求。

2.2、

合理确定采购价格，降低采购成本。

2.3、

及时安排采购资金，保证货款在计划内准确支付。

3、财务目标

准确保送报表，保证K3系统真实、准确的输入。

4、合规目标

4.1、

物资采购行为规范、过程公开、竞争公平公正，符合国家法律法规。

4.2、

物资采购合同符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制

度。

二、

风险评估

1

战略风险

1.1

由于物资采购业务流程设计不合理或控制不当，可能导致采购物资及价格偏离目标要求，或上当受骗，出现舞弊和差错，影响物资采购质量和成本。

1.2

对于原材料质量的标准不统一，造成采购通道狭窄、难以形成供应商竞争机制，出现采购价格控制漏洞。

1.3

不能及时采购到所需物资或采购物资不能按时到货,影响正常生产建设进度，造成企业违约风险。

2

经营风险

2.1

采购的物资产品质量不符合技术质量标准需求，甚至采购了伪劣产品以及运输时发生丢失和毁损,出现质量问题或质量事故

影响生产建设使用。

2.2

供应商垄断产品价格、串通报价，或设计、生产、技术等部门和使用单位指定供应商，致使采购价格严重高于市场价格。

2.3

对供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析，导致采购价格不合理。

2.4

分公司层层设库、重复储备,致使库存资源不能共享、储备资金占用大、仓储费用高。

2.5

资金分散使用、付款时间、付款方式、付款金额不恰当造成资金效益的流失。

2.6

合同对购销双方的权利、义务和违约责任表述不清楚，导致经济纠纷和经济损失。

2.7

未经审核，擅自变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。

3

财务风险

3.1

多记、错记、漏记物资入库或应付账款，导致财务报告失真、不准确、不完整。

4

合规风险

4.1

制度不健全或有漏洞，制度执行不到位和监督考核不力,导致采购管理过程发生违规问题。

4.2

物资采购合同不符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度的要求，造成损失。

三、

业务流程步骤与控制点

1

明确物资采购供应职责

1.1

原材料采购管理工作由采购部门负责。

1.2

所有物资的采购必须在公司审批后的《合格供方目录》中选取供

货方。

1.2.1

发生临时采购且《合格供方目录》中没有相应供货方的情况时，采购部门可列出供货方名单，提交审计部、财务部、质检部审核通过后方可进行采购事宜。

1.3

物资采购全过程中应注意各环节相互配合、相互监督分段管理

模式，计划与采购、质检与采购、价格审核与采购、合同审核

与采购、货款支付与采购等职责分离。

2

物资需求计划编制与审批

2.1

物资使用部门应根据需求编制物资需求计划，经部门负责人审

核签字后，报分管领导审核批准。

3

物资采购计划编制与审批

3.1

采购部门对审批合格的物资需求计划会同仓储部门进行库房

清查核实库存。

3.2

对现存的物资，须在计划中注明，从仓库调配领用，不进入下

一步采购程序。

3.3

经查库确系不存在或库存不足的，采购部门应编写物资采购计划，附上物资需求计划交财务部门核实，经分管领导审核后,

安排采购组执行采购程序。

3.4

急需物资经分管领导、财务负责人、财务总监签字认可后，采

购部门可先询价采购，物资采购计划报批相关手续必须在三个

工作日补齐。

4

供应商选择与考核

4.1

合格供方的考核、评定及控制

采购部门组织公司质管部、生产部、财务部等职能部门对供应商进行考核、评估、优选,建立公司供应商网络，供应商网络

实行动态考核和优胜劣汰机制，构成保证生产建设所需物资的供应商网络体系。损、丢失的相关责任，并根据不同

的交货方式确定保险责任。对运输和保险中发生的异常情况，要分清责任，分析提出处理办法，并追究责任。

7.2

采购部门按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。

8

质检入库

8.1

物资的入库验收可参考存货管理业务流程

9

发票的审批

9.1

采购组收到发票后，采购员持票到仓库和仓储人员核对后在发

票上经办人处签字，经采购部门负责人签字审核后，附入库单

附交采购部门制定人员处汇总，建立备查账目。

9.2

采购部门人员将审核汇总后的发票送财务部门、财务总监审

核、签字，由财务部门入帐。

10

货款支付、核算记账

10.1

每月末采购部门根据采购合同约定,清理汇总供货方提交的付款申请单,提出月付款计划（明细到供货商）报部门负责人审

批。

10.2

采购部门将审批后的付款计划交财务部审核，经财务总监审核

签字后执行付款计划，并根据付款的实际情况进行账务处理。

10.3

财务部应将付款计划执行情况及时反馈采购部门。

10.4

财务部门应严格执行国家、公司内部会计制度和规定。财务核

算人员应正确核算物资采购成本、库存成本，经财务部门负责人审核签章后记入账簿并编制财务报表。财务人员每月末与仓储人员进行账务稽核，定期进行实物盘点，做到账、卡、物相符。

11

经营活动分析

11.1

采购部门应定期汇总分析采购物资的数量、价格、质量状况、采购费用、供应商选择、需求计划的准确性、节约采购资金和

供应市场供需情况、价格走势等，提出采购建议和下一阶段的控制目标。

12

监督检查

12.1

公司应当对物资采购内部控制定期或不定期地进行检查。

12.2

物资采购供应内部控制监督检查的内容主要包括：

12.2.1

采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存

在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

12.2.2

合格供方的评定、考核、控制及招标谈判工作是否按规定严格

执行。

12.2.3

采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查物资采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

12.2.4

应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

12.2.5

有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度

是否存在漏洞。

12.3

审计部开展物资采购专项审计。

12.4

内控制度检评领导小组对采购部门的内部控制执行情况进行检查评价和绩效考核，并提出改进意见。

12.5

对监督检查过程中发现的物资采购供应内部控制中的薄弱环节，公司应当采取措施，及时加以纠正和完善。

四、

相关制度目录

1

公司章程

2

安徽山河药用辅料股份有限公司《合同管理办法》

五、

主要控制点相关资料

1

物资需求计划

2

物资采购计划

3

合格供方目录

4

供方评定记录

5

新供应商审批表

6

采购合同

7

物资采购合同审批表

8

物