论秘书协调工作的重要性

论秘书协调工作的重要性

秘书活动是围绕指导活动的需要和目标开展的一项额外工作。在新时期我国秘书工作的指导思想在围绕党的基本路线,搞好“三个服务”的同时,工作方式出现了“四个转变”:即从偏重办文办事转变为既办文办事,又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单纯凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。协调关系是秘书的重要职能之一。特别在当前新的历史时期,随着社会主义市场经济的迅猛发展,秘书工作的内涵和外延必将不断得到加深和拓宽,并直接影响机关工作的质量和效率。秘书协调职能的强化,在当前已成为秘书工作的一项重要任务。任何管理工作,特别是现代管理工作,都需要有效的协调。协调是指在其职责范围内,或在领导的授权下,调整和改善组织之间、工作之间、人际关系之间的关系,促使各项活动趋向同步化与和谐化,以实现共同目标的过程。协调活动是一种复杂的管理过程,它由诸多相互联系,相互作用的要素构成,包括协调者、协调对象、协调意图、协调目标和协调环境。协调工作是一个内涵很宽泛的概念。由于其工作所涉及的主、客体都是公共关系机构,所以它又具有处理和调解公共关系机构之间的工作的某些功能。从协调要素看,协调工作应包含以下三层意思:1.协调必须是双方或多方的,一方无所谓协调。如一个人对某项活动作为事前事后产生不同的或者是相反的看法,这只是人的头脑思维过程,是人脑的自我调节。2.协调必须通过主客体之间的内力作用。必须是双方或多方发生关联。3.协调的目的是使双方或多方意见尽量达成统一。由于秘书协调的政务事务工作又属于领导管理科学的范畴,因此,它又包含有管理科学的方法和艺术。可以说协调是公共关系和领导艺术相结合的具有独立特点的综合职能。秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要地位,具有重要的意义。首先,从领导工作来看。领导亲自协调具有很强的权威性和有效笥,但领导者不可能事无巨细,事必躬亲,即使重大事项的协调,也不必包揽其中的事务性工作。这就需要秘书人员发挥参谋助手作用,参与或由领导授权承办协调任务。从这个意义上讲,秘书协调就是领导活动的延伸与补充,有利于领导工作的正常运行。其次,从机关工作上看。由于专业分工需要,组织机构一般由领导机关和职能部门组成统一工作整体。而任何一项机关工作又都涉及到许多部门和个人,这就需要相互支持与合作。在实际工作中,因目标上的不一样,认识不一致和行动上的不统一,往往会发生各种各样的矛盾。秘书部门处在机关的枢纽位置,承担协调任务,辅助领导化解矛盾,理顺关系,可以提高机关工作质量和效率。第三,从秘书工作看。随着形势的发展,秘书工作的转变,协调工作日益突出,已成为秘书工作的重要职能之一。它既拓宽了秘书工作的领域,又提高了秘书工作的水平,从而强化了秘书部门的参谋助手作用,推动秘书工作向深度和广度发展。一般说来,秘书协调的范围有以下三个方面:1.内向协调,亦称内部协调。它是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调,如协调同一政府内各部门之间的各种关系。内向协调是秘书协调的重点。由于这类协调属于平行协调,秘书人员应在相互沟通,有利于工作的前提下,通过协商解决矛盾。2.纵向协调。又称上下级协调,就是同一组织系统中不同层次之间各种关系的协调。其中以下行协调较多,而且难度较大。由于纵向协调是上下级关系的协调,秘书人员应按组织之间的隶属关系,正确对待上下级,谨慎处理各种矛盾。如协调下级正确理解上级决策意图,反复与下级部门协商修改报告、请示,再重新上报上级机关等。3.横向协调,亦称外部协调。就是不同组织或不相隶属组织之间各种关系的协调。这种协调工作主要有二类,一是秘书部门将本机关与相关机关的事项进行协调。这类情况常见的是联合机关的上行文或联合机关的下行文。二是同级机关为实现目标采取行动前与秘书部门先行协商、制定预案,比如同级机关联合召开会议的会前协商准备。随着社会主义市场经济的发展,横向协调在秘书协调中日益增多,特别是在党政职能分开的今天显得更加重要。由于这类协调具有较强的开放性和动态性,秘书人员应通过良好的信息交流和公关艺术,去处理矛盾,建立合作关系。秘书协调范围的广泛性决定了秘书协调内容的多样性。纵观各类秘书部门的协调活动,其主要内容有:1.决策协调。科学决策,特别是宏观决策往往涉及到许多机构和人员,可以说是一项系统工程,在管理体制上它需要各机关的统一行动;在管理职能上,它需要各组织的密切配合;在管理主体上,它需要员工们的共同努力。实践证明,通过秘书部门的决策协调,将各种机构、各种力量和各种活动和谐有序地统一起来,才能取得满意的决策效益。2.政策协调。由于政策的形成、生效和终止,关系到许多组织、集团和个人利益,因此某项政策的制定和执行,常常会产生各种矛盾乃至冲突,这就需要秘书人员做好政策要素、政策系统、政策沿革和政策环境的协调活动,才能维护和增强政策的权威性、完整性、可行性和实效性。3.计划协调,也就是协调编制和执行工作计划过程中的各种关系,如年度计划、中心工作计划和决策实施计划的协调。4.事务协调。就是协调所做或要做事情的各种关系,它主要包括(1)办文方面的协调,如联合行文、联合承办、联合催办的协调;(2)办会方面,如会议议题、文件、会议活动的协调;(3)办事方面的协调,如大型调查的协调,规模督查的协调及来访接待的协调等等,此外,还有临时交办事项和突发性事项的协调。5.人际协调。即协调公务活动中人与人之间的各种关系。它包括秘书与公务人员或其他社会成员之间所形成的关系;协调同事关系;协调同级关系和协调领导者关系。协调人际关系,可以建立良好的人际环境,能够消除人们之间的矛盾,融洽人们之间的关系,从而为领导工作和秘书工作创造和谐的人际环境。通过协调人际关系,可以消除领导与被领导之间,同级和同事之间的分歧或冲突,进一步调动各方面的积极性,发挥机关工作的整体功能。同时,协调人际关系还能和谐人际关系,激发人的创造性,最大限度地发挥人的潜能。由此看来,协调好人际关系,对于建立改善良好的人际环境,提高领导效能,维护领导形象,推动秘书工作和促进秘书成长等都有着重要的实践意义,也是秘书协调的重要内容。协调工作是有一定严格程序的,这个程序主要包括以下内容:1.受托。即秘书部门接受他人委托的协调任务。其内容包括受托者、受托日期、受托内容、受托要求、受托处理。它是协调工作的起点,也是秘书协调的依据。2.审理。就是对受托项目进行审议,以决定是否受理和如何受理。审理是协调工作的“关口”,其目的在于限制协调范围,控制协调数量,为此,秘书部门应制定协调的职责和受理的标准,从制度上规定秘书协调的范围和任务。3.核查。对已受理的协调事项进行调查、核实和研究,以便统一认识和行动。秘书人员在该阶段的主要任务是收集协调对象的背景材料,查阅有关政策规定,进行必要的实地调查,听取主管部门意见和要求。核查是协调工作的前提和基础。4.协商。将受理问题的方案同协调各方见面,并通过共同商量以取得一致意见。协商是协调工作的关系环节,也是秘书协调的原则。秘书人员应以平等、兼和的态度,善于同协调各方商量问题,形成共识,解决矛盾。5.受理。就是在充分协商的基础上,对协调各方一致接受的受理意见作出决定并付诸实施。受理是秘书工作的终结环节,从协调到受理这一环节,协调过程基本结束,任务也基本完成。事物都有一定的规律。在机关事务工作中,任何事情都要遵循一定的原则,否则就干不好工作。行政机关特别是党政机关的协调工作具有很强的政治性、政策性,协调人员要顺利完成协调工作必须遵循下列原则:(一)信息沟通原则。信息是协调的基础,协调的过程就是信息沟通的过程。秘书人员在协调中,一要收集与协调内容有关的信息,熟悉协调对象的历史与现状,并及时向领导者报告有关情况;二是要收集协调对象的现实态度、情绪和要求,及时在被协调者之间传递;在结束阶段,还要收集协调对象对受理决定的贯彻执行情况,并向领导反馈。(二)整体优化原则。任何社会组织都是一个特定的系统,有它的整体性。秘书协调的根本目的,就是通过正确受理局部与全局的关系,充分发挥组织系统的整体功能,努力实现组织的总体目标。这就要求秘书人员在协调时,要以全局为重,引导协调各方自觉地服从全局利益。(三)平等协商原则。秘书协调的性质和特点要求秘书人员必须坚持平等协商的原则。即把自己与协调对象摆在平等的位置上,待人以诚,商量共事,公平合理地受理各种矛盾。切不可摆出“二首长”架式,做强加于人的事情,同时也要防止协调中不讲原则,避免“各打五十大板”的现象发生。(四)利益均衡原则。在社会生活中,特别是在当今改革开放时期,矛盾主要表现为:国家、集体、个人三者利益之间的矛盾,矛盾的焦点又多是经济利益。这就要求秘书人员在协商受理问题时,既要说服协调各方顾全大局,并以局部利益服从全局利益,同时也要引导协调各方坚持合法利益,并以法维护和满足他们的正当要求。正确的结论应该是:统筹兼顾,利益均衡。(五)分级负责原则。要求秘书人员在协调中按照科学管理的等级原理,哪一级的协调,就由哪一级负责。凡是部门之间能够自行协商解决的问题,或由综合职能部门出面能够协商解决的问题,就不要上推;凡是能够协调而没有协调的问题,或者是未能先行协调的问题,上级组织特别是秘书部门,也不应予以受理,以防止推诿、扯皮等不良作风发生,从而提高机关工作质量和效率。秘书协调的方法分为基本的协调方法和具体的协调方法。基本的协调方法按其内容有以下四种方法:(一)行政方法。是指秘书人员依靠行政组织通过行政渠道,运用行政手段进行协调的一类方法。这类方法凭借组织之间的隶属关系,常采取下达命令、指示和指令,或运用行政法规规章和行政措施等形式,以保障协调工作的正常运行。行政方法具有较强的权威性,强制性效果也很显著,但秘书人员必须要把握住自己的职业角色,不可以领导者身份发号施令。秘书的任务只是传达命令,并协助和监督行政命令的贯彻执行。(二)经济方法。它是秘书人员依靠经济规律运用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。如利用价格、工资、利润、税收、利息、资金和罚款等手段,以及经济合同、经济责任制等等管理形式,使被协调者的行为与经济利益相联系,从而促进协调工作的成功。采用经济方法进行协调,要求秘书人员必须懂得经济理论、经济规律和现行政策。(三)法律方法。它是秘书人员依靠现行的法律、法令和法规,运用经济司法和行政司法手段进行协调的一类方法。如利用国家权力机关和国家行政机关制定并颁布的计划法、统计法、经济合同法、企业法、水法、税法、土地法等来规范被协调者行为,如土地纠纷,在协调中必须以土地法规为准则,依法办事,才能保证协调结果的正确性。对此,要求秘书人员必须懂法知法,熟悉司法程序,具备良好的依法办事的能力。(四)疏导方法。是指秘书人员依靠思想教育,运用各种疏导性措施,进行协调的一类方法。如利用引导,即带领被协调者向协调目标行动。劝说,即用启发、忠告、说理来说服被协调者而激励其通过肯定、批评来满足被协调者的某种需求。疏导方法在协调上下级人员关系时较为普遍。在运用该法时应做到既要实事求是,又要注意针对性,富有感染力,做到合情合理。在一定意义上说,秘书协调就是一个连续疏导过程。协调工作是有一定的艺术的。艺术是一个文学概念。艺术被借用到协调工作中,是指富有创造性的协调工作的方式和方法。各种艺术现象普遍存在于我们的工作之间,比如,同样是用召开会议方法协调事件,有的协调人员主持会议,与会者发言踊跃,紧围中心,很快达成协议。有的协调会议则话说一堆,但不明含意,发言不着边际,与会者不满,协调者丧气。上下对比,就可以看出这方面个人的协调艺术是有差别的。那么协调艺术主要包括哪些内容呢?首先是沟通艺术。从管理学角度看,沟通是前提,协调是结果。因此,学会运用沟通艺术,可以促进有效的协调。沟通艺术包含以下几方面要素:(一)善于观察。秘书人员通过观察、倾听,了解被协调者所表露出的各种语言和非语言信息,并加以判断、分析,来确定协调各方的态度和倾向,如谁赞成什么和为何赞成,以及协调各方必保的目标、争取的目标和让步的目标等都可以通过观察找到根据。(二)巧用幽默。当协调气氛呈现紧张状态时,秘书人员可使用双关语、轶事、故事、格言、警句、反语等幽默形式,从而给协调对象带来欢乐和喜悦,以冲淡或消除彼此间的对立、僵持、争执等消极情绪。可以说,幽默是调节人际关系的特殊良方,会产生一种积极的力量。(三)私下交往。私下交往的形式有拜访、游玩、娱乐、宴请、探病等。私下交往的主体可以是协调者本人,也可以委托他人,通过私下交往,可以增进友情、互通信息、消除隔阂,起到正式沟通所起不到的作用。其二是应变艺术。针对事物发展变化的动态过程,协调者必须根据变化了的情况,随时对协调的内容、程序、目的和协调方式等作出相应的调整。应变艺术主要有:(一)一鼓作气。某些协调活动,由于协调内容单一,或被协调者有诚意或协调者经验丰富常出现顺利局面,无须按原计划进行,这时,秘书人员应见机行事,一鼓作气,尽快结束协调活动。(二)迂回前进。当协调遇到难题而出现僵局时,协调者应避重就轻,迂回前进,如当协调受阻时,可先就被协调者乐于接受的方案进行协调,待条件成熟时,再回过头来攻关,这在协调中应灵活掌握。(四)变通执行。在行政事务中,经常会出现按现行政策行事,出现矛盾而难以解决,协调无法进行的情况。这就需要秘书人员从实际出发,作出非原则性的变动,以促进协调的成功。变通的方法有:沿用惯例、比照办理、折衷行事,特殊情况下,也不妨破例行事。第三,驾驭艺术。所谓驾驭艺术,就是协调中的控制之术。控制是协调不可分割的组成部分。协调者掌握了驾驭之术,就等于掌握了协调的主动权。(一)捕捉时机。常言道,机不可失,时不再来。任何事物的发展变化都存在着时机,协调是一种动态的管理过程,也同样存在时机。由于时机因人、因地、因事而异,秘书人员要能及时发现问题,把握战机,认准形势,当机立断,在捕捉时机时要看准“火候”,学会“察颜观色”。当领导人正为某事不高兴时,你去协调他与其他人的关系,非砸锅不可。同时还应具备随机应变、等待时机等应变本领。(三)把握环境。协调环境是协调活动赖以存在和发展的空间条件,大凡成功的协调,都与协调者把握环境有关。把握环境,首先要熟悉组织概况、社会动向和协调中可能发生变化等背景因素。其次要合理利用视觉空间,正确安排听觉空间和掌握情感空间。第三还要因地制宜,采取不同的办法。只有这样,才能创造一个良好的协调环境。(三)留有余地。为减少非常规性协调的盲目性,应付协调环境的意外