校长办公室中学档案管理制度

2023-10-27《校长办公室中学档案管理制度》CATALOGUE目录引言档案管理规定档案收集和整理档案保管和存储档案利用和查询档案销毁和处理其他事项01引言本制度旨在规范中学校长办公室的档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案的完整性和安全性，以满足学校教学、科研和管理工作的需求。在当前信息化和数字化管理的趋势下，建立完善的档案管理制度对于中学校长办公室的工作至关重要。目的和背景VS本制度所称的档案是指中学校长办公室在各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体记录的历史记录。本制度适用于中学校长办公室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。定义和范围02档案管理规定档案分类与定义教师档案记录教师个人信息、教学成果、科研成果、奖励与惩罚等。学校档案包括学校组织机构、规章制度、工作计划与总结、人事任免、财务审计、设备设施等学校管理及运营相关的各类资料。学生档案记录学生个人信息、学籍变动、成绩单、奖惩记录等。03学校档案：根据档案的重要性和相关性确定保管期限，可分为永久保存、长期保存和短期保存。档案保管期限01学生档案：永久保存。02教师档案：永久保存，但涉及个人隐私的内容可设定一定期限后销毁。1档案使用和查阅权限23需经学校有关部门同意，并遵循相关规定使用和查阅。学生档案需经学校有关部门同意，并遵循相关规定使用和查阅。教师档案需经学校有关部门同意，根据档案的机密程度和使用权限进行合理分配，同时应建立完善的档案使用和查阅登记管理制度。学校档案03档案收集和整理各部门负责人负责收集和整理本部门的档案，确保档案的完整性和准确性。专职档案员负责监督和指导各部门负责人的档案收集和整理工作，确保档案的质量和规范。档案收集责任人档案整理流程存储将装订好的档案存放在指定的存储地点，并做好防潮、防虫、防火等安全措施。装订将档案装订成册，确保档案的完整性和不易散失。编目为每个档案编制目录，包括档号、标题、日期、页数等信息，方便查找。分类按照档案的性质和类型进行分类，如教学档案、学生档案、行政档案等。排序按照档案的日期、重要性、相关性等因素进行排序，便于查找和使用。档案归档时间各部门应将本年度形成的档案进行整理和归档，确保档案的连续性和完整性。每年6月底前学校组织对各部门归档的档案进行审核和验收，确保档案的质量和规范。每年7月初至8月底04档案保管和存储负责监督和协调档案管理工作，确保档案的安全、完整和有序管理。校长办公室负责人档案管理人员各部门负责人负责档案的日常管理、维护和存储工作，确保档案的完整性和安全性。负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时归档和有序管理。03档案保管责任人0201档案存储设施和管理要求档案存储设施应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全防护措施，确保档案的安全存储。档案管理要求建立完善的档案管理制度，确保档案的分类、标识、整理和存储规范有序，方便查询和使用。档案分类和标识根据档案的性质、类型、年度等特征进行分类，并使用统一的标识和编码进行标识，方便查询和使用。VS为防止档案丢失或损坏，应定期对重要档案进行备份，可采用电子或纸质形式进行存储。档案安全保障加强档案安全管理，防止档案被盗、丢失或损坏，确保档案的完整性和安全性。档案存储备份档案存储备份和安全保障05档案利用和查询档案利用方式原件利用允许档案利用者查看档案原件，适用于需要详细了解档案内容的查阅者。复印件利用由档案管理人员提供档案复印件，适用于需要获取档案部分内容的情况。电子版利用提供档案的电子版，适用于远程查阅或需要在异地获取档案内容的情况。010302档案查询申请流程审核申请校长办公室对申请进行审核，判断是否满足查阅条件，并通知申请人审核结果。查阅档案审核通过的查阅者需在指定时间到校长办公室指定的地点进行查阅，并按照档案管理人员的指导进行查阅。提交申请查阅者需向校长办公室提交档案查询申请，注明查阅目的、所需查阅的档案内容等信息。对于原件或复印件的查阅，档案管理员会当场提供给查阅者。当场提供对于电子版的查阅，档案管理员会通过邮件将档案内容发送给查阅者。邮件发送对于需要拷贝或打印的查阅者，档案管理员会提供相应的服务，并按照规定收取一定的费用。拷贝或打印档案查询结果提供方式06档案销毁和处理销毁程序对于需要销毁的档案，由档案室负责人填写《档案销毁审批表》，经学校校长审批同意后，方可进行销毁。销毁时要派专人监督，并在指定的地点进行，以防档案流失。销毁方式档案销毁可采用焚烧、加盖印章、浸泡等适宜方法进行，并做好相关记录。销毁责任档案销毁工作由档案室负责人和相关学校领导共同完成，并承担相应的责任。档案销毁规定和程序处理方式档案处理可采用转送、转让、移交、复制、摘录等方式进行，并做好相关记录。处理要求处理档案时要保证档案的完整性和安全性，不得随意损坏、丢失或泄露。同时，要按照相关规定和程序进行，并做好相关记录。档案处理方式和要求档案室负责人负责档案销毁和处理工作的组织和实施，并对档案的安全性和完整性负直接责任。学校校长负责审批档案销毁和处理工作，并对档案管理工作负总责。其他相关人员协助档案室负责人和学校校长完成档案销毁和处理工作，并承担相应的责任。档案销毁和处理的责任人07其他事项档案管理中的问题处理档案损坏、遗失对于因管理不善或不可抗力因素造成的档案损坏或遗失，应立即报告并采取补救措施，如重新收集、整理、归档，必要时可进行复制或修复。档案安全保密问题严格遵守国家有关档案管理的法律法规和学校的相关规定，采取必要的措施确保档案的安全和保密性，防止档案信息泄露、篡改或损毁。电子档案管理建立电子档案管理系统，提高档案管理效率，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性和可用性。同时，应采取措施防范网络攻击、病毒传播等安全风险。010203专项检查学校应定期组织专项检查，对档案管理工作的各个环节进行检查评估，发现问题及时提出整改意见并督促整改落