山东建立特色档案馆的思考

山东建立特色档案馆的思考

本手册中描述的特征是地方特色（客观特征），即该地方独特的代表性特征，包括地域特色、历史特征、文化特征、经济特征、民族特色等。建立特色档案馆是以国家档案馆网布局下的地方国家档案馆为依托，广泛征集具有某一地方特色的档案资料，在形成一定规模和效益后，由省级档案行政管理部门审批，经当地党委、政府同意，地方国家档案馆同时挂特色档案馆的牌子。近几年，山东省在建立地方特色档案馆方面进行了积极探索。一、是发挥地方特色和实力的特色档案馆山东省对于建立地方特色的档案工作一直非常重视。1992年全国部分城市地方特色档案工作研讨会在济南召开，对建立地方特色档案工作提出了初步设想。1996年经省人大通过颁布的《山东省档案条例》中有针对性地作了专门规定。1998年在全省档案工作会议上，省档案局要求各地发挥地方优势，共同建设一批具有地方特点的档案馆和富有山东特色的档案馆网体系。这在全国尚属首举，并且把“特色”界定在地方特色，即客观特色上，突出一个“特”字。这不同于以往观念上的著名人物、名优产品、名胜古迹、谱牒、重大事件等地方特色档案，这些所谓“特色档案”，各地都有，不是严格意义上的特色档案。在山东建设具有地方特点的档案馆和富有山东特色的档案馆网体系，有其良好的基础和客观条件。山东既有名山大川，又有悠久灿烂的齐鲁文化；既有历史名城，又有典型的富有改革开放气息的新农村。山东省档案局在做了大量调查研究的基础上，尝试筹建“泰山档案资料馆”、“齐文化档案资料馆”、“黄河三角洲档案资料馆”、“山东方志家谱档案资料馆”、“水浒研究档案资料馆”等，争取用10年左右的时间，建设一批有一定规模和效益的特色档案馆，从而形成具有地方特色和实力的档案馆网体系。目前，山东各级综合档案馆发展都很快，基础业务建设扎实有效，现代化管理水平不断提高，管理人员素质增强，各地都在积极探索档案馆事业发展的新路子，以期档案事业更加全面、健康地发展。二、建设特色档案馆近几年，滨州、泰安、菏泽等地档案馆根据各自的实际，分别筹建“黄河三角洲档案资料馆”、“泰山档案资料馆”、“曹州牡丹档案资料馆”等特色档案馆。（一）积累了丰富的档案资料黄河是中华民族引以为自豪的母亲河，黄河三角洲地大物博、矿富海阔，自然资料十分丰富，居世界各大著名三角洲之首。黄河三角洲开发曾作为我省两大跨世纪工程之一和联合国开发计划署着重支持的项目，引起国内外各界人士的高度重视。在开发建设的过程中，形成和积累了大量的档案资料，这些档案资料记载了黄河三角洲地区开发建设的光辉历程和珍贵数据，是科技成果的积累和丰富经验的总结，是今后黄河三角洲开发可资借鉴的宝贵财富。滨州市是黄河三角洲的腹地，滨州市档案局自1998年全省档案工作会议后，就积极开展了黄河三角洲档案资料馆的筹建工作，主要采取了以下措施：1领导重视，领导重视滨州市委、市政府领导对建馆工作高度重视，成立了市委副书记挂帅的筹建工作领导小组，召开专题会议，对积极争取建馆挂牌及档案资料收集工作进行了全面研究部署。2收集和整理市档案局起草了《黄河三角洲档案资料收集工作实施方案》，以市委、市政府两办名义印发。《实施方案》首先确定了收集范围。由于黄河三角洲档案资料馆属于区域性特色档案馆，所以收集的范围十分广泛，即凡是反映黄河三角洲区域内的气候变化、河道河口变迁、地上地下资源、滩涂浅海开发、名优特产、风土人情、政治、经济、文化、革命历史等方面的各种门类、各种载体的有保存价值的档案资料；其次是确定了收集的步骤与方法。整个收集工作统一部署、分期实施；第三是明确时限和要求。确保收集的档案资料保质保量的按时向档案馆移交；最后是组织领导。由筹建工作领导小组全面负责建馆的组织领导和协调工作，市档案局成立档案资料征集工作办公室，具体负责档案资料的收集、指导、移交及建馆中的具体事宜。3广泛传播意见，积极动员在抓好试点单位的基础上，召开各有关单位参加的动员大会，宣传建立黄河三角洲档案资料馆的重要意义，并以系统为单位在全市范围内全面铺开。4.注重人力资源，指导业务抽调业务骨干力量，深入各单位搞好调查和指导，保证档案资料的质量。5.制定促进政策为配合征集工作的进行，鼓励个人捐赠档案资料，制定了《关于向市档案馆移交、捐赠、寄存档案资料的规定》，出台了一些优惠和鼓励政策。6.从上面读对这次收集到的档案资料，将目录直接录入微机，逐步建立起黄河三角洲档案资料数据库，为今后系统开发利用打下基础。（二）社会文化建设泰山为五岳之尊，上至天子，下到平民，无一不对它顶礼膜拜。从秦朝以来就有对泰山的记载，至今已形成了大量的研究资料，代表了一定的历史文化。改革开放以来，泰山旅游业的发展，带动了泰安市经济的腾飞，有着广阔的发展前景。泰安市档案局为建馆采取的措施基本上与滨州地区相同，成立征集工作领导小组，召开专题会议，制定工作方案，发征集通告，用广播电视进行宣传等。后来，他们又到中国第一历史档案馆和第二历史档案馆进行了查阅，现已征集到档案资料1000多卷册。（三）建设牡丹花档案资料馆曹州牡丹，享誉海内外，历届国际牡丹花会的举办成为菏泽市对外进行经济、文化交流的媒介。在牡丹的培育、管理、繁殖过程中，会形成许多技术资料，但是由于这些档案资料没有实行集中统一管理，致使大量珍贵的牡丹档案资料散失在社会上，更有图一己之利者，将技术资料向外扩散，给本地牡丹经济造成损失。鉴于此，菏泽市档案馆与牡丹花卉有关单位建立了联系，积极筹建曹州牡丹档案资料馆。经过努力，现已收集到200多个品种，计1000余件。征集的途径主要有：1．参与牡丹花会有关活动，收集历届国际牡丹花会的有关材料；2．到有关单位接受、拍摄或购买有关牡丹品种、牡丹文化、牡丹栽培技术等方面的书籍、照片、录像等；3．查阅有关书刊资料，对牡丹品种照片进行说明；4．留意有关牡丹方面的新闻报道，对有关材料进行剪贴、翻录；5．到牡丹研究所调查，收集有关资料；6．专访牡丹专家等。三、加强档案资料收集和补充，提高建馆资金和资金经过两年多的探索，各地在特色档案馆的建设过程中，从计划安排、组织发动到档案资料征集都做了大量工作，也取得了一定成绩，遗憾的是至今仍然没有一个建馆挂牌。分析其原因是多方面的，主要有：许多有保存价值的珍贵档案资料因保管不善而散失或残缺，造成无法挽回的损失。如滨州市水产局水产研究所，在1987年全国搞海岸带滩涂资源调查时形成了大量的原始资料，当时所用的绘图纸、绘图工具质量是一流的，付出的劳动是艰辛的，具有重要的保存价值。但现在成堆成捆存放，残缺不全，许多档案资料久借不还，有的连借条都没有，下落不明，无从查找。说起来道理都懂，也认识到建特色档案馆惠及后世，意义重大，但向他们要资料时就推三阻四，困难重重。档案部门是全额拨款事业单位，建特色档案馆需要专项经费，征集档案资料有时需复制，有时需外出搞调研，这都需要资金，资金严重缺乏制约了建馆工作的顺利进行。如泰安市档案局在二史馆查到有关记载泰山的档案7000多卷，再加上一史馆有关泰山的记载，匡算了一下需复制费100多万元，因实在无处筹集，所以建馆工作暂告一段落。当地政府虽然重视，档案部门也广泛发动，但力度还不够。笔者认为，要使一批有地方特色的档案馆顺利建成和具有山东特色的馆网体系成为现实，还应在以下几方面做更多的努力：宣传工作不是一句空话，一定要落到实处，要切实提高建立特色档案馆重要性和必要性的认识，不仅使有关领导解决认识问题，还特别要向有关单位宣传建立特色档案馆的重要意义，使注重收集、妥善保管、积极捐赠档案资料成为自觉的有意识的行为，自觉自愿地将工作中形成的属于收集范围的档案资料及时移交。确定建立特色档案馆后，就要围绕这一特色搞调研，全面了解有可能形成所需档案资料的地区、部门和人员，做到心中有数，确保具体收集有的放矢，少走或不走弯路。主管部门要根据各地实际，对有条件建馆的要列入工作计划，狠抓落实。此外，省、市档案部门还要出台一些规章制度、奖励政策，制定完善的、操作性强的管理办法，使这项工作有章可循。建立特色档案馆的最基本的条件就是必须有丰富的馆藏，一要广泛收集，凡是反映这一特色的档案资料都要列入收集范围，特别是散藏在民间的文献资料，要千方百计地进行征集，有价值的东西，即使花一些代价也要征集进馆；二要贴近社会，要特别注意征集那些与当地经济发展和历史研究关系密切的档案资料，能确实发挥作用；三要注重积累，一哄而上搞起来的东西是没有生命力的，只有档案资料源源不断地及时补充进来，档案馆才有生机和活力，才能蓬勃发展。对于建馆条件比较成熟的地市，既要争取专项经费，也要积极争取地方财政的支持