物资供应管理规定

物资供应管理规定供应工作是使生产活动能得以按计划完成的重要保证，是企业降低生产成本和提高经济效益的重要环节。加强供应工作管理，是生产管理的重要任务。一、材料供应计划1、物资部计划员须根据单项工程材料采购计划清单，在三天内编制较详细的供应计划，提供材料供应厂家、时间、运输及付款方式等情况，供公司选择。数量大、质量要求高及公司新开模的材料须索取样品供公司参考，并签订供应合同。2、重大、优质目标工程的材料供应计划应呈报总经理批准后执行。3、计划员编制的材料供应计划须与材料分期采购计划协调一致。二、采购1、物资部采购员根据材料供应计划及材料分批采购计划组织采购。2、采购时应按采购计划核实单项材料的规格、型号、材质及数量。对方送货的材料应要求对方先发传真确定好，再发货，确保无误。3、采购时要按运输规定装载和运输，确保产品不在运输过程损坏或丢失。如因采购人员主观原因造成的材料采购损坏或丢失，要追究其相应的经济责任。4、所采购材料须提供质保书、说明书、合格证等有效证明资料。5、本地采购的材料应当天到位，外地采购的材料须定出具体到位时间，报物资部经理核准。三、付款办法1、所有采购材料必须进行严格的质量检验，仓管员按采购计划单清点入库，材料会计根据供应、质检、仓库签认的《材料验收报告》建立帐目，并审核、办理财务报销手续。2、采购员应根据材料供应计划每10天编制一次用款计划，以便财务部编制月度用款计划，对采购工作对行控制、核审和监督。3、材料采购付款均采用转帐付款。本地零星采购用款不超过一千元的可用现金支付。4、材料采购用款须由采购员按计划填写用款申请表，用现金支付的填写借款单，经材料会计按材料采购计划核实鉴认，物资部主管及工程副总同意后，方可报财务部按程序办理用款手续。四、手续1、采购员必须按《财务会计制度》规定办理各种财务手续。2、各项采购材料应提供质量合格证、发票。如属甲方代购的材料，不能取得原始发票的，必须取得发票复印件，并加盖代购单位公章，作为财务凭证。3、材料及设备，应取得合格证书（或质保书）、详细说明书及其它介绍性资料，有中文说明书的必须取得中文说明书。4、材料采购验收报告必须有供应、质检、仓管及材料会计四方签字，方能有效。所有采购发票须经仓管签字方视为有效。5、采购人员凭材料检验报告到材料会计处接受核实，并由材料会计完善报销手续。6、价格低、数量特少（10元以下）的材料如不能取得发票，应有相关的收据，并有材料会计及物资部经理签字，方视为有效。五、对供方的评价1、评价时机公司每年第一季度对供方进行集中评价；建立新的供方时，在采购前对供方进行评价；同一供方多次出现不合格物资时，对供方进行重新评价，并按5.2.4.4条规定进行处理。2、评价内容对供方的评价应包括以下几个方面：供方的经营范围是否满足采购需要，营业执照是否有效；供方提供的产品的品牌及其质量状况，是否符合地方政府主管部门的规定，有无必要的产品生产许可证、使用许可证等；以往合作的情况，包括以往供货的质量、及时性、服务态度等情况；当顾客有特殊要求时，应评价供方满足顾客特殊要求的能力；其他需评价的事项。3、评价方法根据物资的重要程度，对供方的评价可采用以下一种或几种方法：验证其营业执照、产品生产许可证、使用许可证等方面的证明资料；顾客有质量管理体系认证要求时，查验认证证书；到供方现场查看其质量管理状况；必要时，由管理者代表领导组织审核组，按公司《内部审核程序》对其进行质量管理体系审核；事先对拟采购的物资进行抽样检查，验证产品质量；通过市场信息和以往供货情况来评价其供货价格和服务质量；针对具体工程对物资供应的特殊要求，通过问卷进行考察评价；其他适宜的评价方法。4、评价要求a）供方的评价由物资部组织，必要时由工程部、技术部、质控部参加。b）现场使用的零星物资可以由采购人员直接比较采购。c）物资部做好评价记录，并根据评价结果建立合格供方名录。d）物资连续三次以上出现不合格或者不合格批量较大时，责任部门应对其供方进行重新评价。评价结论可能是合格、保留观察、不合格。对评价结论为保留观察的供方，应在合格供方名录备注栏中注明，下次评价时加大力度；评价不合格的供方应及时从合格名录中删除，并通知各合格供方名录持有者在合格供方名录中作删除标记。被除名的供方一年内不准使用。e）当业主对供方提出质量管理体系认证要求时，应选择已被证实通过质量管理体系认证的供方