档案的编研利用统计

档案的编研中国第一历史档案馆编研部主任李国荣

李国荣，现任中国第一历史档案馆编研部主任、研究馆员；中国档案学会档案文献编纂学术委员会主任。曾主持明清皇宫档案编纂出版项目《中国明朝档案总汇》、《明清宫藏台湾档案汇编》、《明清皇宫黄埔秘档图鉴》、《清代军机处电报档》、《雍正谕旨汇编》、《清宫内务府造办处档案总汇》等，担任过28集纪录片《清宫秘档》总撰稿、策划、历史顾问；12集纪录片《故宫》清宫档案总顾问以及纪录片《光绪之死》历史顾问等。什么是档案的编研工作档案编研工作，就是以馆（室）藏档案为主要对象，以满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写参考资料，参加编史修志，撰写专门著述。由本身的特点决定信息社会需要加强编研工作档案馆（室）工作本身的发展需要必要性意义是保护档案原件和长远流传档案史料的一种措施是提高档案馆（室）工作水平的一个重要途径

是档案馆（室）主动地、系统地、广泛地开展提供利用服务的一种方式

特点研究性档案编研工作中“编”与“研”不是两个各自独立的概念，而是互相统一的，即编中有研，研中有编。思想性档案编研不仅是对档案原件的简单照录，它必然反映编研人员的观点和认识，具有明显的思想性。档案编研成果通常要在一定范围内公开使用，从而涉及到许多政策和法律方面的问题。政策性内容编辑、编写资料研究工作编辑档案史料、现行文件汇编编写参考资料编史修志档案史料内容的研究本身业务工作的研究档案馆学理论的研究档案参考资料大事记组织沿革统计数字汇集专题概要大事记种类Ａ、机关工作大事记如:《中共北京市委大事记》《北京第一机床厂大事记》

Ｂ、国家和地区大事记

如：《中华人民共和国大事记》《解放后西藏大事记》

Ｃ、专题大事记

如：《大革命时期统一战线大事记》《中华人民共和国教育大事记》

Ｄ、个人生平大事记也称为年谱

如：《李大钊年谱》《张太雷年谱》大事记的名称较灵活，有的称：大事年表、大事纪要、大事辑要、纪年、月表、日志等。大事记1日上午

王福宏厅长主持召开全厅干部职工大会,传达学习中国共产党安徽省第八次代表大会主要精神，研究部署贯彻工作。在肥厅领导张箭、张光建、金海平、李庭信、王晓阳，机关全体干部职工参加会议。

1日上午

王福宏厅长主持召开厅长办公会，总结10月份主要工作，研究部署11月份重点任务。在肥厅领导张箭、张光建、金海平、李庭信、王晓阳，各处室负责同志参加会议。

1日下午

王福宏厅长与厅选派到濉溪县刘桥镇挂职干部叶全同志谈话，人教处、机关党委、办公室负责同志参加谈话。2006年十一月机关工作大事记

专题大事记1月初紫金县发生抗病毒类药抢购风，社会谣传深圳、东莞、河源等地发生“瘟疫”流行，唯抗病毒药为特效药，引起一些不明真相的市民抢购，3天后抢购药物风波自动平息。2月上旬县城再次发生抗病毒类药抢购风，医院、药店的相关药物瞬间销完。2月11日白醋成为新的抢购目标，价格暴涨近必倍；2月12日晚，县城市民开始纷纷出动购买食盐，延续至白天；2月13日米店门口部分市民争相排队购买大米，谣传大米告急，外省粮停供广东。

“非典”防治工作大事记个人生平大事记1937年4月28日——生于巴格达以北沙漠城镇提克里特附近的一个小村子里。1957年—加入处于地下状态的阿拉伯复兴社会党。1958年—由于杀害其姐夫而被逮捕，在狱中呆了六个月。1959年10月7日—参加阿拉伯复兴社会党对伊拉克强权人物卡塞姆实施的暗杀行动，打伤了卡塞姆。在行动中腿部受伤的萨达姆逃往叙利亚，后逃往埃及。萨达姆生平大事记编制

由两部分组成:

大事时间和大事记述

一般按时间顺序排列

大事突出、要事不漏，小事、琐事不取。

机关组织沿革

如：《辽宁省人民政府组织沿革》

地区组织沿革

如：《内江地区直属机关机构演变》专业系统组织沿革如：《中国人民解放军组织沿革和各级领导成员名录》组织沿革种类组织沿革内容A、机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况；

B、机关的性质、任务、职权范围、隶属关系；

C、机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况；

D、机关领导人的任免情况；

E、机关名称的变更、印信的启用与作废、机关办公地点的迁移等。

A.编年法

即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织机构。

B.系列法

即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。

C.阶段法

即根据机关（地区、专业系统）发展变化的特点划分为若干个历史阶段。体例组织沿革84.06由廣嘉實業轉投資成立「金網資料股份有限公司」85.05加入台中市電腦商業同業工會85.06架設金網全球資訊網站(GoNetWebServer)

85.07成立金網學府，規劃並執行對用戶的教育訓練及各項研討會86.06成立系統開發組，投入Intranet/Extranet(web+mail+database)的技術研發與設計86.12派員參加美西CableShow(吳輔乾、羅文龍)

87.01正式實施隔週休假制度金网资料股份有限公司

统计数字汇集又叫基础数字汇编。基础数字汇编按其内容可分为综合性和专题性两种。综合性的基础数字汇编是记载和反映一个机关、企业、地区、系统全面情况的数字汇集，其包容性强，篇幅较大。如《××县基础数字汇编》应包括该县土地面积、资源分布、人口、工农业产量、产值、利润、文化教育设施等多方面的数字情况。专题性的基础数字汇编则是记载一个机关、企业、地区或系统某方面基本情况的是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。专题概要《广西壮族自治区历届党代会简介》

《＊＊大学获奖科研成果简介》

《嫩江县中小学教育概要》

《吉林省克山病概况》思考虚拟一个公司，为这个公司编写一份大事记和一份组织沿革。档案的利用邯郸市城市建设档案馆档案利用者可持单位或居委会的介绍信到城建档案馆借阅。近几年到城建档案馆查阅档案者不断增加，利用效益明显提高。2005～2006年利用档案馆档案497人次、763卷次，复制摘抄4747页。2006年，全市城建档案利用产生经济效益达到9800万元和明显的社会效益。导入新课实例一：1991年，邯郸市规划设计院接受沁河带状公园（复兴区前进大街至铁路桥段）的规划任务，由于缺乏资料无从下手，市城建档案馆及时提供了沿河的桥梁标高、河底标高、沁河东段的植物配置、园林绿地建设及经济参数等资料，为编制规划奠定了基础，测算节约资金3.85万元。实例二：邯郸市博物馆建于1968年，是城市文明建设及对外开放的窗口。1994年2月，邯郸市投资500多万元进行博物馆改造。从方案出台、设计到施工在三个月内完成，“五一”期间对外开放。市城建档案馆及时提供了保存的1969年竣工的原博物馆建筑、结构、水、电等施工图纸50多张，为工程节省了勘测时间，为设计提供了依据，解决了燃眉之急，并节省勘测、设计、施工费用26.5万元。实例三

2005年，邯郸市对“回车巷”景点进行改造。邯郸市是文化名城和成语之乡，有许多历史典故，其中“负荆请罪”就与回车巷有关。城建档案馆为该项目提供了历年来回车巷进行维修和建石碑的规划许可证、施工及竣工图纸资料和建国前的一些珍贵档案资料，对石碑篆文起到了借鉴作用。产生了不可估算的社会效益和经济效益。实例四：

2005年7月，城建档案馆为“邯郸市第四期城市总体规划”提供了大量的馆藏历史档案。为主城区道路绿地规划、滏阳河全流域概念性规划等多项城市景观专项规划及高开区新区规划、马头生态工业城总体规划、户村工业区规划、纺织城规划的工程地质勘探及用地评估工作提供了大量的地质勘查数据和征地资料。为“邯郸市第四期城市总体规划”做出了贡献北京燕山石化总公司的档案部门北京燕山石化总公司的档案部门多年来十分重视围绕企业生产建设的中心工作开展利用服务。该公司66万吨乙烯改扩建工程是一项跨世纪的工程，共需改造6套装置，新建1套装置。公司档案部门积极配合工程建设部门开展技术服务，将保存的原乙烯装置及高压乙烯装置的地质勘探档案及其他科技档案及时提供给工程技术人员参考。据估算，仅地质勘探费用一项就节约了185万元，缩短了工程的设计时间，直接创造了经济效益。

简析

档案利用服务工作在某种意义上是为利用者排忧解难的工作。上述案例中，北京燕山石化总公司档案部门围绕本单位的生产建设的中心工作开展利用服务，应该说是抓住了本单位对档案需求的关键和主体，因此，他们才能准确、及时地根据本单位的需要提供档案，在本单位的生产活动中作出贡献。这个案例告诉我们，档案利用服务能够为单位生产、经营活动提供非常有价值的知识和技术信息，从而创造良好的经济效益和社会效益。档案部门要想做好这项工作就必须掌握服务对象的需求，并积极地、有针对性地提供档案利用服务。辨析“档案利用工作”和“利用档案”两个概念的不同。含义档案工作的总目的，是提供档案为社会主义事业服务。为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为"档案的利用服务工作"，或简称"档案利用工作"，又称"提供利用"。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。利用工作的地位

档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。

它是档案工作联系社会的一个窗口，是衡量档案工作好坏的主要标志。

它在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。

总之，它是档案工作中最富有活力的一个环节。

注意问题1、服务思想

A、全面地为档案用户服务

B、及时地为档案用户服务

C、准确地为档案用户服务

D、有效地为档案用户服务

2、正确处理提供利用与保密之间的关系

提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。

澄清“利用危险，保密保险”以及“历史档案无密可保”的错误思想。

要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。基本途径档案原件复制品档案信息加工品手抄打字印刷摄影复印档案提供利用的方式开设阅览室档案外借制发复制本举办展览制发档案证明档案咨询开放档案

开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除"禁闭“，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。

《中华人民共和国档案法》规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类的档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益经及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。含义

1.开放档案是有利于社会进步的新方针，是加快我国政治民主化的一个新步骤。公民享有利用档案信息资源的权利。

2.开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。由封闭型、半封闭型向开放型的方向转变。

3.开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。开放的意义种类开放档案条件

1.物质条件

2.检索条件

3.制度条件

4.社会档案意识条件

凡涉及下属内容的档案，均应控制使用，不可开放：

——凡对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展，危害国家安全、社会安定，损害国家利益的档案。

——凡对社会开放有损于个人形象、尊严、声誉、人身安全的档案。

——凡对社会开放会影响两党、两国政党关系及其他对外关系的档案。

——凡对社会开放会削弱我国经济实力、科技实力的档案。

——机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案。

——其他会影响党和国家利益的，不宜对社会开放使用的档案。不可开放公布档案的方式

<<中华人民共和国档案法实施办法>>：

通过报纸、刊物、图书等出版物发表；

通过电台、电视台播放；

陈列、展览档案或其复制件；

出版发行档案史料；

公开出售复制件；

散发或者张贴档案复制件；

在公开场合宣读、播放档案原文等。

思考辩论开放和保密实训.举办一次档案展览：能够根据主题分成单元板块，并收集有用资料、照片；能够撰写前言、结束语和单元简介、撰写图片的文字说明，能根据具体场景现场条件进行档案的布展；能够进行档案的解说。查档证明：为档案实训室撰写查档借阅制度等文件。档案的统计环节一、导入新课**服装公司的档案室保存有公司的文书档案、设计档案、经营档案、设备档案、音像档案等。我们来看看他们的管理：一、一次，总经理检查档案室工作，询问到相关情况时，档案室主任拿不出确切的数字汇报，而只能凭借记忆和经验说出大概的情况。总经理对此非常不满。===档案收进、入库、销毁等变化情况心中无数

二、一次公司营销部主任向档案室调阅关于前两年销售工作的文件，在案卷目录中查到了相关文件的条目，但是在库房中却找不到案卷。后几经查找，才发现有关的案卷已被设计部的某某设计师借阅。===档案借阅、利用等情况不明。三、档案室对库房种档案的保存位置进行调整、对损坏的档案进行修复、对库房设备进行维护等，之后，这些活动档案室都没有进行记录，造成事后出现问题是无法查考核实工作质量及追究责任。===档案管理业务状况无从查考。上述案例告诉我们：档案登记和统计工作贯穿于档案管理活动的各个环节，可以直接、准确地反映管理进度、问题、责任人员等方面的情况，是一项连续性强且细致的工作。做好这项工作可以促使档案工作人员把好程序关、手续关，这样就能达到对管理质量的监控。环节二、档案统计工作概述什么是档案统计工作呢？就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况

综合统计基本登记统计工作内容

档案的收进、移出、整理和鉴定、保管数量和状况的登记、档案利用服务情况登记，以及档案构成、档案利用、档案机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。全国档案工作基本情况专业系统地方目前，我国档案工作的基本情况统计档案馆（室）档案馆（室）地方档案部门专业主管部门国家档案