文件和记录的管理制度

文件和记录的管理制度为保证我矿安全标准化文件与资料在安全标准化系统运行中，根据安全生产管理的变化，及时给予修订或废除，依据安全生产管理的需求及时建立、更新标准化文件与资料，以防止使用失效或作废文件。特制定本制度。1、矿山各部门科室职责1）安全科是安全标准化系统文件和资料的主控部门，负责组织安全标准以及程序文件的编制、修改、发放、回收和管理。各有关部门科室均需予以配合。2）外部文件包括法律、法规、规章、标准及规范性文件，由相关部门科室识别、控制，安全科备案。3）各使用部门科室应加强对标准化文件的识别和保管。2、标准化系统文件的编制程序1）本矿的安全标准化系统文件分类为：（1）安全标准。（2）程序文件。（3）外部文件，包括：法律、法规、法令、标准、规范、规程、设备(材料)技术资料、上级主管部门及地方政府下发的文件。（4）安全记录。2）标准化系统文件的标识各部门科室应及时对国家、行业、主管部门及地方政府下发的文件加以识别，以保证制定标准化文件的适用性、有效性。3）标准化系统文件的索引安全科根据文件的顺序编号，建立索引表。4）标准化系统文件的制定（1）安全标准由安全科组织编制。（2）程序文件由安全科组织主管该项工作的部门科室编制，并且要有员工参与。5）文件的评审安全科负责组织对已编制的安全文件进行评审，评审应有矿职工代表参与。评审频率每年一次。6）文件的修订（1）安全标准化系统文件根据安全生产的变化，在运行中需要修订时，全面收集部门及科室的意见，有职工参与文件的修订过程，并在规定的审批权限内进行审批。每年的管理评审应对安全标准和程序文件的有效性、适宜性进行评审。（2）为使文件更改得到控制，保证文件有效性，应对其版本、更改状态标识予以控制。①版本标识采用中文第一版，第二版……；②修改状态标识用阿拉伯字符0、1、2，3……表示，0表示未更改，1表示第一次更改，2表示第二次更改……。（3）文件的换版通过修订或更新文件通过审核批准后，及时做好文件更改记录，主管部门按文件发放登记表发放给原文件持有部门及科室。（4）文件的作废作废的安全标准化系统文件经向主管领导请示批准后，方可进行销毁。需作资料保留的，应统一放置专用文件柜内。7）文件的审核、批准和发布（1）安全标准由安全生产委员会审核，矿长批准发布。（2）程序文件由安全科组织相关部门主管会签，安全生产委员会审核，矿长批准发布。（3）安全生产记录由各主管部门、科室根据实际生产情况编写。（4）所有文件需经矿安全生产委员会审查其充分性后，矿长批准发布，且在文件批准时确定实施日期、发放范围。8）文件的发放（1）有效文件的发放按分级管理原则，办公室将文件分发至各相关科室、车间（采区）等部门，各部门、科室分发至各有关岗位，员工。（2）各级文件发放部门在文件发放过程中，认真填写《文件发放登记表》，记录文件的发放对象及数量，领用部门及个人做好签收记录。（3）不在文件发放范围者，确因工作需要，经向主管部门领导请示批准，办理借阅文件登记手续后，方可借阅。任何人不得擅自复印，特别是向本矿外部人员提供有效文件。（4）如文件丢失，应向主管领导提出书面申请，经批准后由矿有关部门补发。9）文件的归档与管理所有存入软盘的有效文件应进行适当标识、编目，由编制、修改部门指定专人管理保存。更改或换版时做到及时更新。安全文件按矿档案管理制度进行保存。10）外部文件的确认与管理（1）外部的技术文件，由各主管职能部门进行确认、登记，并控制管理。（2）对现行有效的规程、规范、标准，由主管职能部门发放，并及时发布文件版本更新的通知。（3）外部的行政文件，由矿办公室填写收文登记并提请矿领导确认，以决定传阅、复制分发。（4）外部的设备(材料)技术资料、图纸、设计变更等由专人进行确认登记，以决定传阅、复制分发。3、安全记录1）记录的标识（1）记录应有唯一性的准确标识，以保持可追溯性，编号清晰明了。（2）记录的名称应准确概括其活动内容，不得重名，各部门和科室应予以注意。2）记录的填写和使用规定（1）各部门实施记录的人员根据表中的要求认真规范填写记录，保证所记录的活动真实、数据准确、记录完整，记录的传递应做到及时。（2）技术资料、图纸不允许涂改。生产操作记录、检查记录等原始记录不能随意涂改。确需进行更改，应按规定做好标注。（3）记录不得污损、失落，若发现失落和污损须及时修、补，在交接时均得进行自检与互检，以防漏填，对不完善的记录承接人有权拒收。3）记录的格式规定记录的格式应规范、简洁明了，便于操作。4）记录的日常管理规定（1）记录的最终保存者收到记录后，做到专柜存放。（2）各部门应设专人负责各项记录管理，做到妥善保管记录，确保不丢失、损坏。（3）完成记录使用要求后，应及时整理存档，对超过保存期限或已作废的记录进行