电子文件、电子档案管理

电子文件、电子档案

管理讲座昆明市档案局王波2023年3月目录一、为什么要实行电子文件、电子档案管理二、电子文件、电子档案管理相关概念三、电子文件的管理原那么和程序四、电子文件、电子档案管理中的要点五、做好电子文件和电子档案管理的途径一、为什么要实行电子文件、电子档案管理1、文件的产生方式发生了改变2、组成文件、档案真实性、完整性的要素发生了改变3、日常的工作业务流程也发生了改变4、文件和档案管理应当适应形势开展的要求5、可以极大的提高管理能力和管理效率二、电子文件、电子档案管理相关概念1、电子文件和电子档案的定义

电子文件是指机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，以及实体档案经数字化处理后形成的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。2、特点〔1〕非直读性〔2〕对系统、设备、标准的依赖性〔3〕易更改性〔4〕信息存储的高密度性〔5〕信息的共享性〔6〕信息和载体的可别离性〔7〕多媒体的集成性〔8〕对元数据的依赖性

元数据：是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。三、电子文件的管理原那么和程序1、管理原那么。电子文件管理与归档应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持“分级管理、标准标准、便于利用、平安保密〞的原那么。〔1〕全程管理原那么〔2〕前端控制原那么〔3〕真实性保障原那么〔4〕完整性保障原那么〔5〕可读性保障原那么2、电子文件的收集〔1〕范围反映本机关主要职能活动和根本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的；本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料，下级机关的重要报送件；本单位工作活动中形成的正式电子文件及电子文件的形成过程稿；其他对本机关工作具有查考价值的；电子文件在收集时，应当同时收集相应的背景信息和元数据。〔2〕在政务网或OA办公系统中的收集政务网上流转的文件：来文、发文非网上流转的文件：外来纸质、内部文件〔全文扫描〕其他门类：多媒体、CAD图纸等〔3〕收集的电子文件类型包括：〔一〕文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件；〔二〕图像文件：用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件;〔三〕图形文件：用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；〔四〕影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件；〔五〕音频文件：用音频设备获得并经计算机处理的声音文件；〔六〕多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字〔表格〕、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式；〔七〕数据文件〔数据库文件〕：用计算机软、硬件系统进行信息处理过程中形成的各种管理数据、参数等〔4〕要求保证不被改动存储格式和软硬环境能衔接、转换涉及运行和处理的元数据要归档未归档前应先行脱“机〞备份应完善电子文件的登记3、电子文件的归档〔1〕归档范围和保管期限：参照纸质文件〔2〕严格保证文件的“三性〞真实性、完整性、有效性〔由文件形成部门负责检查〕〔3〕归档要求①时间：要实时归档②应进行文件级著录③标志：a分清归档与不归档；b分清不同价值文件；c标注档号；d排好顺序；e实现目录数据和相关电子文本的有效链接。④保存：要求归档档案保存在只读光盘，一式三套，归档前的电子文件也应保存一年，并贴上标签。⑤交接〔载体、内容、配套环境〕：严格检查，填交接表。⑥模式：实行双轨制或主次管理制4、电子文件的保管〔一〕要有具备相应技术保护条件的库房和装具；〔二〕对归档载体要作防改写处理。不得擦、划、触摸记录涂层；〔三〕环境温度选定范围：17℃--20℃，相对湿度选定范围：35%--45%；〔四〕存放地远离强磁场，并与有害气体隔离；〔五〕对磁性载体每满2年、光盘每满4年转存一次，原载体同时保存时间不少于4年。5、电子文件的利用〔1〕封存载体不外借，使用拷贝件〔2〕应设置权限〔利用〕〔3〕一般不允许复制〔4〕最好用只读查询系统的方式进行利用四、电子文件、电子档案管理中的要点〔一〕如何保证“三性〞真实性建立可靠的身份识别和权限控制设立操作日记建立防错漏、防调换、防更改标记建立电子签章防范措施完整性〔全程控制〕对处理过程中每一责任者、操作者、不同凭证信息进行登记。采集背景信息、元数据有效性应标注好文件格式、软硬件环境、相关数据参数。应严格控制操作权限。加密应解密或存解密程序。定期抽查，升级应转换、迁移。〔二〕技术要求硬件：电脑、扫描仪、光盘刻录机软件：操作系统、管理系统。格式：文、图、音、多媒体扫描要求〔三〕逻辑归档和物理归档逻辑归档是在网络上进行，不改变存储方式和位置。物理归档是指把文件传输到独立或可脱机保存载体上。五、做好电子文件、电子档案管理的途径