水利普查中的公文函件整理与管理

水利普查中的公文函件整理与管理

水利调查是一项重要的国情和国家机密调查的重要组成部分。这是国家基本信息的基本调查。这是建国60多年以来我国首次开展全国性水利普查,是我国水利发展史上的伟大举措。此次普查集河湖基本情况、水利工程、经济社会用水、河湖开发治理保护、水土保持、水利行业能力、灌区专项、地下水取水井专项等8项普查内容于一体。在水利普查工作期间,各级人民政府设立由水利部门和有关部门组成的水利普查机构。水利普查工作任务重、范围广、时间紧,技术要求高、参与部门多,而且各项普查内容在工作进度安排、工作组织等方面存在着一定的相互关系,在普查组织实施上需要相互协调和衔接。但是由于地域的限制,各级水利普查机构、各专项普查人员较少面对面地交流。因此,更好地做好各级水利普查机构之间的日常联络工作,是关系到水利普查工作是否能够顺利开展的关键措施。1日常联系总结在水利普查日常联络工作中,各级水利普查机构需要传接大量的公文函件,并对其附带的数据资料进行整理分析。1.1正式文件必须立即提交并发送给官员水利普查是一项技术性普查,其公文函件通常分为两大类,即事务性公文函件及技术性公文函件。1对比文函件事务性公文函件通常指各级水利普查机构印发的工作方案、政策制度、工作计划,或下达的会议通知、培训通知、工作任务,或工作进度调查等公文函件。2公文函件众多,形成了呈增长态势的内部格局技术性公文函件通常指各级水利普查机构印发的数据复核、数据整改、质量抽查、普查成果提交等公文函件。水利普查工作期间,各类公文函件繁多,而下级水利普查机构填报、返回的文件更是成倍地增长。如广东省,包含了21个地级水利普查机构,121个县级水利普查机构,当各级水利普查机构填报的文件汇总至省级时,其量可见一斑。及时做好各类公文函件的整理、分类、记录、归档工作相当重要。1.2整理、分析,调整原因为了更好地掌握下级水利普查机构的工作进度,上级水利普查机构常常需要对下级水利普查机构的工作进度进行整理、分析,相互对照找差距,分析原因订措施。为了更好地鼓励先进,鞭策后进,还可以将下级水利普查机构的工作进度进行排位、公布,以期调动广大水普人员的积极性,形成后进赶先进,先进更争先的工作局面。2提高查机构的业务性正常的公文函件传达需要一定程序和时间,而本次水利普查对工作开展的时效性要求很高。各级普查人员往往身兼数职,在固定的时间节点需要完成多项工作任务。为了及时、准确、快速地传达上级普查机构任务要求,反馈下级普查机构工作情况和工作建议,应理顺思路,做好以下四方面:1)与各级普查人员建立全方位的沟通桥梁,如通过网络(QQ群、飞信群)、电话、短信等方式,确保各项普查任务及时传达、准确落实;2)紧密联系下级普查机构工作动态,及时反馈存在的问题,确保上级普查机构及时掌握其工作落实及进展情况,采取针对性措施,确保各项普查任务的顺利实施、高效推进;3)根据不同形式的公文函件,建立一系列的记录表格,确保公文函件的传达类别清晰、不重不漏;4)记录水利普查日常联络工作日志,使得各项普查工作有迹可循。3公文函件的登记水利普查期间,各类水利普查公文函件往来频繁,上传下达公文函件应做好登记工作。建立如表1所示的“水利普查公文函件往来登记明细表”,清楚记录发件人、接件人及传送途径等,避免因普查人员临时出差或更换,而出现公文函件传达不到位的现象。示例参见图1。3.2水利普查公文函件及任务清单的建立为了更好地跟踪、督促下级水利普查机构按时保质地完成各项工作任务,结合公文函件的发文日期、名称、内容等特性,建立如表2所示的“水利普查公文函件及任务清单”列表。示例参见图2。此表也可共享给下级水利普查机构,使其对本级工作做到心中有数,有的放矢,更合理及时地安排好各项工作。3.3建立水利普查文件为了与水利普查档案管理工作良好地接轨,结合水利普查档案管理要求,建立如表3所示的“水利普查公文函件及报告归档记录”列表。示例参见图3。水利普查联络工作繁琐,应定期做好相关纸质文件的整理、归档工作,做到不重、不漏、不乱。4利用表t的专业函数水利普查期间,约有10%的公函包含了要求下级普查机构提交工作进度表的内容。面对下级普查机构提交的大批工作进度表,可以运用Excel函数进行快速整理分析,有效提高工作效率。表4为日常联络工作中常用到的2种Excel函数。其中排位函数RANK除了可以直接在需排位的数值列侧直接输出排位数值以外,还与Excel的排序功能有以下不同:1)排位后,需排位的数值列在工作表中的位置不变;2)重复数值的排位相同,后续数值的排位受前面数值的个数的影响。例如,有3个第一名的情况下,第4位将自动作为第四名,其排位数值为4。以下结合Excel函数在水利普查日常联络工作中的应用实例作相应介绍。4.1d4至s11的单元格个数水利普查期间,上级水利普查机构需要时刻掌握下级水利普查机构的工作进展情况。运用计数函数COUNTIF能够快速统计工作进度相关表格。例如,在如图4所示的工作表中统计A市各区的工作进展情况,即统计各列中“是”及“否”的个数。方法如下:在单元格D12中填上公式“=COUNTIF(D4∶D11,C12)”,按“Enter”确定输入,即在单元格D12中得到在D4至D11的单元格区域中,符合单元格C12条件的单元格个数(即“是”的个数)。同样方法可以得到各列中“是”及“否”的个数。为了更快捷地得到统计结果,可以对Excel的绝对引用及自动填充功能加以运用。第1步,在单元格D12中填上公式“=COUNTIF(D$4∶D$11,$C12)”,按“Enter”确认输入,即在单元格D12中得到在D4至D11的单元格区域中,符合单元格C12条件的单元格个数(即“是”的个数)。“$”的添加表示在公式中绝对引用目的单元格区域为“4至11行”,绝对引用条件单元格为“C列”。如图5所示。第2步,将鼠标移至单元格D12右下角,成细十字线状时(通常称之为“填充柄”),按住左键向右拖拉,即运用Excel的自动填充功能,往右复制公式至数据所在末列,可得到各列中“是”的个数。第3步,选中单元格D12至M12,将鼠标移至单元格M12右下角,成细十字线状时,按住左键向下拖拉,即完成向下复制公式至第13行,可在第13行单元格中得到各列符合单元格C13条件的单元格个数(即“否”的个数)。最终结果如图6所示。当需要统计满足多个区域中给定条件的单元格的个数时,还可以使用COUNTIFS函数进行多区域选择统计。4.2利用函数功能进行综合得分的排序水利普查期间,上级水利普查机构时常需要比较各下级水利普查机构之间的工作进度,励先策后。巧用Excel的排位函数“RANK”,可以对各类进度数据进行排位分析。通常Excel里所有数据项单元格的格式均被自动设置为“常规”,为了能正确使用Excel的函数功能,应先设置数字列为“数值”格式。例如,在如图7所示的工作表中对A市各区的综合得分进行排位,即在工作表中的I列“排名”对H列的“综合得分”进行排位。第1步,在单元格I2中填上公式“=RANK(H2,H2∶H9)”(“9”是数据末行的行号)。第2步,为了绝对引用条件区域“H2∶H9”,添加绝对引用符号“$”,即“=RANK(H2,H$2∶H$9)”,按“Enter”确认输入,即在单元格I2中得到H2在H2至H9的单元格区域中的排位。第3步,运用Excel的自动填充功能,往下填充至数据所在末行。得到A市各县区综合得分的排名。操作过程如图7~9所示。如有需要,还可以运用Excel的自动排序功能,对排名进行排序。最终结果如图10所示。6“五心”是水利普查工作的前提水利部门肩负着防汛抗旱、水利工程建设等重要职能,很多水利普查工作人员都是兼职而非专职,工作非常繁忙,在普查工作中,还经常出现本职工作与普查工作发生冲突的现象,需要理顺工作思路,合理地安排时间,同时借助各类辅助工具(例如Excel)提高工作效率。面对纷繁