绩效管理实务 课件 5绩效沟通与绩效信息收集

绩效管理实务01绩效沟通02绩效信息收集、整理与分析Contents项目5Part01绩效沟通目标：掌握绩效沟通的过程内容：绩效考评与沟通、如何进行持续不断的沟通、沟通过程中易出现的问题绩效实施两大任务绩效信息的收集与整理！持续不断的绩效沟通！绩效沟通及其原因与内容一什么是绩效沟通？绩效沟通是绩效管理的核心，是指考核者与被考核者就绩效考评反映出的问题以及考核机制本身存在的问题展开实质性的沟通，并着力于寻求应对之策，服务于后一阶段企业与员工绩效改善和提高的一种管理方法。绩效实施过程中为什么要进行绩效沟通？(一)1、通过绩效沟通可以及时对绩效计划进行调整。哪些变化可能会影响绩效计划？危机事件－－2003年“非典”对企业的影响、“禽流感”对相关食品企业的影响、反倾销反补贴诉讼对出口企业的影响等。政策调整－－

杭州市2016年9月19日实施的《实施住房限购有关事项操作细则》暂停在市区限购范围内向拥有1套及以上住房的非本市户籍居民家庭出售住房。其他：新增项目、删除项目（投标结果）等。绩效实施过程中为什么要进行绩效沟通？2、通过绩效沟通可以为员工提供及时的帮助。①通过绩效沟通了解员工在完成工作过程中遇到的困难和障碍、新情况和新问题并提供必要的帮助。②员工渴望及时得到工作结果的反馈信息—肯定、不足。绩效实施过程中为什么要进行绩效沟通？3、经理人员也需要得到有关信息。经理人员需要得到哪些信息？工作进展/员工表现/困难……绩效实施过程中为什么要进行绩效沟通？4、绩效管理过程中的绩效沟通是一种重要的激励手段。霍桑实验－－人是社会人绩效沟通的激励是如何体现的？绩效沟通的主要内容(二)1、工作的进展情况怎么样？2、员工和团队是否在达到目标和绩效标准的正确的轨道上运行？如果有偏离的趋势，应该采取什么样的行动扭转这种局面？3、哪些方面的工作进行得较好？哪些方面的工作碰到了困难或障碍？4、面对目前的情景，要对工作目标和达成目标的行动作出哪些调整？5、管理人员可以采取哪些行动支持员工？如何进行持续的绩效沟通二非正式沟通正式沟通正式沟通(一)80%70%60%40%书面报告会议沟通谈话沟通书面报告书面报告是指员工以书面文字或图表的形式向上级主管人员报告工作进展情况，反映工作中存在的问题及向领导提出请求和建议。定期书面报告：如年报、季报、月报等不定期书面报告1举例书面报告的优缺点优点缺点弥补的方法1、在较短时间内可以收集大量关于员工工作进展情况的信息，尤其是网络办公的应用，使其交流速度和效率提高1、大量的文字工作较为浪费时间，使员工有厌烦情绪1、简化书面报告中的文字工作，只保留必要的报告内容，避免繁琐；使用简单明了的记事方式或结构化的表格形式2、培养员工理性、系统地思考问题，养成收集信息、做工作记录的习惯2、书面报告如果不能得到重视，那么将流于形式2、管理者重视，让员工参与进来决定记录什么和怎样记录，赢得他们的支持书面报告的优缺点优点缺点弥补的方法3、突破时空的限制，不需要面对面会谈，员工和主管不在同一地点时很合适3、信息从员工到主管是单项沟通，缺乏双向信息沟通3、当书面报告中出现危险信号或问题时，主管和员工进行面谈、会议沟通、电话磋商等方式来补充，团队共享4、书面报告内容可以作为记录4、由于仅仅是员工和主管间单项的信息交流，不适应以团队组织，不能实现信息共享1.根据需要设计结构化表格比如关键事件记录表、工作完成进度记录表2.指导如何记录可根据设计的表格指导员工如何记录学习要求会议沟通以会议的形式进行沟通，正式沟通的另一种形式。2会议沟通的优缺点优点缺点1、会议沟通提供了面对面的直接沟通方式，弥补了书面沟通的缺陷；2、通过会议沟通，管理人员可以向员工传递有关公司战略和组织文化的信息；3、通过会议沟通，团队成员可以相互了解彼此工作进展情况的信息，实现更好的协调和配合。1、要求员工离开工作岗位参加讨论，安排不好的话会影响正常工作；2、会议沟通对管理者的管理和沟通技能要求较高；3、有些问题不便在会议上讨论；4、通过会议沟通容易产生少数人控制和从众行为；5、如果没有良好的企业文化，会议沟通可能变得形式主义。会议沟通的原则提前做好准备合理安排时间少开或开得短参加人员慎选形成民主气氛要对事不对人会议沟通应注意的问题一是在会议之前必须进行充分的准备。有哪些准备？主题程序时间场地所需材料与会者可能出现的问题会议沟通应注意的问题二是在会议过程中的组织需要注意以下几点：会议开始时介绍安排尽量让员工多发言控制会议讨论的主题不要急于在会议上作决策制定会议后行动计划回顾会议、重申决策、布置工作会议沟通应注意的问题三是做好会议记录。记录与主题相关事宜会议后及时发给与会者对会议决定的行动计划注明相关责任人和完成时间1.会议的准备与组织大会、团队会议等2.结果备案涉及到行动计划、目标变更的，责任人确定的等等3.告知会议沟通应注意的问题学习要求谈话沟通谈话沟通是管理人员与员工之间进行的一对一的口头沟通形式。3面谈沟通的优缺点优点缺点1、通过面谈可以使主管与员工较深入地探讨一些较敏感的问题及某些不宜公开的观点。2、通过面谈员工有一种被尊重和重视的感觉，容易拉近上下级之间的心理距离，有利于在上下级之间建立融洽的人际关系。3、通过面谈主管可以针对每个员工的具体情况提供个性化的辅导和帮助，做到因材施教。1、一对一谈话容易使员工产生较大的心理压力，尤其是当其工作中出现差错时。2、面谈沟通也容易带有个人的感情色彩。面谈沟通的技巧掌握面谈的时机；注意面谈内容；保持双向沟通；及时引导纠正错误想法；鼓励员工发言说出自己的顾虑、不满和抱怨；注意非语言沟通技巧的使用。非正式沟通(二)走动式管理在员工工作期间，管理者不时地到员工的工作场所去看一看，了解员工工作过程进展情况、存在的问题与困难，为员工出谋划策，提供帮助，或者向紧张工作中的员工表示问候和关心。非正式沟通开放式办公主管人员的办公室向员工开放，只要办公室没有客人或没在开会，员工可以随时进入办公室与主管讨论问题。非正式沟通工作间歇时的沟通在工作之余进行绩效沟通，如在午餐等时间进行，轻松自然。非正式沟通非正式会议如茶话会、联欢会、生日会等形式进行绩效沟通。在持续的绩效沟通中应该做的和不该做的事三绩效沟通的方式影响绩效沟通的效果。案例阅读案例：换一种说法效果就是不一样总经理的秘书要回家休四个月的产假，她的工作没人干了，这时人事部经理就把自己的秘书和其他部门的一位女同志找来，对她们说：“从今天开始，你们俩平时抽出一点时间去帮忙照顾一下那个秘书的工作，时间大概是四个月，但不能耽误自己的工作。”这两个女同志听到这样一个建议，马上想：给我加班费我也不干，我还忙着呢，让我们去干这个苦活累活。通常人们都会有这样的怨言。经理最好换个方式说：“今天找你们过来，是想让你们顶替总经理秘书这个职位，因为我发现你们接受新知识的能力特别强，你们俩用自己业余时间接手熟悉一下这个职位，时间大概是四个月。”如果你是这两位秘书，你会怎么想呢？在持续的绩效沟通中应该做的和不该做的事应该做的不应该做的全年提供指导直到每年的绩效评估时才对绩效进行反馈注意发现每个人的正确表现，对做得好的工作者给予认可只讨论错的地方建立积极的谈话口气和交流气氛，传达积极的期望，即每个人都是有价值的，都是可以进一步改善绩效的让员工感觉自己是个失败者，是没有希望的，是你身边的障碍鼓励开放的对话，使每个人都参与进来跟人谈话时或给建议时，过多使用“如果我是你，如何……如何……”的话在持续的绩效沟通中应该做的和不该做的事应该做的不应该做的除了讨论个体改善的必要外，还要与之讨论其优势太挑剔别人或只注意到消极方面不用冲动的判断方式说明绩效差距(直接拿要求的和期望的相比)攻击个人乐意去帮助别人，但记住每个人对改善负责把自己放在防御的位置要有耐心，指导要有建设性在你生气时召开沟通会议，拿别人来发泄你的挫折和失望记住指导是以发展为目的的，要以解决问题为核心把指导看作对人的治疗和惩罚当绩效有改进时要给予认可，并继续鼓励提高把改进当作是想当然的事Part02绩效信息收集、整理与分析目标：能够采用合适的绩效信息收集方法，收集信息并进行合理分析和反馈内容：绩效信息收集方法、分析及反馈绩效信息收集的目的一绩效信息的记录和收集是绩效管理的一项基础工作。那么，为什么要进行绩效信息的记录和收集呢？1）提供绩效评估的事实依据，同时为相关决策打基础。2）提供绩效改进的事实依据，及时发现问题，提供解决方案。3）发现绩效问题和优秀绩效的原因，掌握员工的行为、态度，发现长处和短处，以便有针对性地进行面谈和帮助，提供培训与再教育。4）作为劳动争议中的重要证据，在法律纠纷时为组织的决策辩护。绩效信息收集的内容二绩效信息的内容应该是与绩效指标密切相关的信息，包括绩效结果信息和绩效过程信息，例如业绩、缺勤迟到等。实际收集的内容也要根据考核目的确定。例如，管理者正考虑让某位员工升职加薪，可能需要收集其近几年或者是从入职以来的绩效信息；如果管理者仅仅是为了解该员工近期内的履职表现，收集的信息则侧重于其近期的工作行为和态度。具体内容（1）工作目标或任务完成情况的信息，例如生产岗位的员工完成的生产产品数量；

（2）证明工作绩效优秀或不良的事实证据，如工作态度问题；

（3）来自内、外部客户的积极和消极反馈信息，例如客户表扬的情况；

（4）与员工进行绩效沟通的记录；

（5）其他关键行为等。绩效信息收集的渠道三渠道企业中的全体员工员工自身－汇报和总结同事－共事与观察上级－检查和记录下级－反映与评价外部客户！绩效信息收集的方法方法观察法主管人员直接观察员工在工作中的表现，并对员工的行为进行记录的方法。参与观察法、非参与观察法四参与观察法举例25岁的安徽大学社会学硕士生陈勇，为写出一篇有关乞丐群体的论文，将自己打扮成乞丐，在合肥街头行乞三个月。期间他和乞丐们深入接触，最终写出了4万多字的《乞讨日记》。观察法事先要列观察提纲假定你是食堂管理人员，现在要对餐厅的分菜员进行绩效评估，采用观察法获取资料，你的观察提纲会包含哪些内容？请列出观察提纲。观察法观察提纲举例被观察者姓名：日期：观察者姓名：观察时间：工作类型：工作部门：观察内容：1、打菜速度（一分钟打菜数量）？

。2、是否有打卡出错情况？

。3、是否使用礼貌用语？

。4、是否与顾客有冲突？

。如有，结果如何？

。5、操作台面卫生状况？

。6、打菜分量是否均衡？

。7、其他突出行为

。……绩效信息收集的方法方法观察法工作日志法员工在工作过程中把每天从事的主要工作详细记录下来，由直接主管审核后签字认可。工作日志法举例绩效信息收集的方法方法观察法工作日志法工作记录法如财务报表中可以获得销售收入等数据，从生产记录中可以获得产品数量和合格率。工作记录法举例绩效信息收集的方法方法观察法工作日志法工作记录法他人反馈法一般来说，当员工的工作是为他人提供报务或工作过程中与他人发生关系时，就可以从员工提供服务的对象或发生关系对象那里得到有关的信息。运用他人反馈法时，可以采用访谈法或者问卷调查法。访谈法事先要列访谈提纲假定你是超市经理，现在要对超市的导购进行绩效评估，采用访谈法从顾客那里获取资料，你的访谈提纲会包含哪些内容？请列出访谈提纲。访谈法访谈提纲举例访谈对象：所属部门：访谈人员：日期：访谈内容：1、您是否能从导购那里获得清晰的产品信息？2、导购能否使用礼貌用语？3、导购能否明确地知悉您的需求？4、您觉得导购在哪些方面应加以改进？5、……问卷调查法如针对食堂的评估，采用问卷调查绩效信息收集的注意事项五1、管理者必须参与到信息收集的工作中收集员工的绩效表现数据和信息，并对其进行科学客观地考核也是管理者重要的职能之一。管理者只有合理分配自己的精力，履行自身的管理职能才能更好地协调员工之间的工作。绩效信息收集的注意事项2、让员工参与收集信息的过程主管收集信息可能不完全或带有偶然性，因此让员工与主管共同承担信息收集的责任，如教会员工进行工作记录。但员工工作记录容易进行选择性记录