外贸部策划书

PAGEPAGE7成立外贸部策划书目录外部的组建工作要求业务流程外贸部单证要求外贸业务的开展方法客户分布群的简要概述及特点业务经理的岗位职责个人工作进度计划总结出口业务的前提条件是公司有自营进出口权，所需手续公司都已具备。在此基础上，成立一个专门的外贸部，个人认为有以下几点。一，外贸部的组建1，外贸部成员。外贸部门作为一个团队，根据分工不同，一般由业务员，单证员，跟单员，业务经理等组成。A，业务员，要认真做好客户开发和维护工作，完成工作目标。B，单证员，与业务员常沟通，做到及时配合。相关文件要由业务员和业务主管签字，及时准备好各种文件。收集货代资料，找到合适的合作公司C，跟单员，及时跟进生产，协调与生产部门的工作，以便货物准时顺利出运。D，业务主管，不仅要做好业务，为下属排忧解难，更要管理好本部门的工作。个人认为有以下几点：公平合理的分发询盘给业务员。对于新成员给予成长的时间、空间及独立处理各项事情的机会。定期汇总出货情况，定单合同，成交额等上交上级主管。定期召开例会（也可依据情况而定），总结近期的工作；集体探讨解决工作中遇到的问题及如何做好业务完成公司目标；集体分享和交流开发客户的技巧，经验，大家互惠互利，共同进步。生产协调。出货高峰期公司生产进度安排难免紧张。将本部门出货定单汇总，根据业务员提供的信息，对客户做一个系统的分析，合理安排生产，制定出货计划。同时也可根据不同的客户需求及未来合作的潜力做相应的调整，让业务员和客户沟通争取缓冲时间，总之，努力做到既不失去客户也兼顾到客户的利益，并且生产和交货期有保证，公司的利益也达到最大化。在部门成立初期，可一人多职（如业务员可以负责单证的处理及船务等）。随着公司的发展，业务的增多，逐步完善。另外，业绩是业务部的整体目标而非业务员或业务主管的单打独斗，需要整个部门的合作来完成。2，硬件设施。业务部成员有自己的直拨电话及办公电脑，以便工作有序，权责分明，对树立公司良好形象也起到很大的作用。3，部门之间的合作。首先与生产部的合作，在和客人谈判交货期时应和上级领导及生产部负责人确认，以便生产安排，也做到交货有保证。生产过程中如出现无法按客人要求完货，或交期有变动，生产部应随时和业务员沟通，以便业务员和客户做好协调工作，以免造成不必要的费用产生。核销、退税，开票由财务部负责，但是外贸出口需要财务与业务的相互配合。外贸部定期向财务部提供出货明细及其它所需资料，财务部也为外贸部做好准备工作，如提前备好核销单，及时通知定金及余款到帐情况，以便业务员与客户沟通及时收款。4，货运代理，快递公司CIF或CFR情况下：最好有固定的合作货代。如果年出口量多，可以和货代签定合作协议，取得最好的价格，以节约公司的费用；其次，由于长期合作，在预防风险及风险处理上有一定的优势。快递公司，依据当地情况，择优而取。二，工作要求1，分工明确，权责分明，有团队精神。2，部门资料要分类归档，清晰明了。客户也要明确归类。3，信息要及时处理，尤其是询价。4，确保按照合同上及生产单要求，按质，按量，按时交货。为了公司的利益，望其它部门给予配合。5，业务部成员定期对工作汇总。6，在同客户沟通每一环节中，做好服务，明确记录客户的要求。

三，业务流程询盘与报价在报价之前了解询盘的虚实。报价时QUOTATION要详细，列明货物品名，型号，生产厂家及联系方式（中英），单价，数量，交货期，出货港口，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最后注明报价日期及报价有效期。订单及生产。报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式发票或合同给客户。得到客人的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产单，交负责人签字确认后，下到生间车间。3，所需单据。如果做信用证，上面有明确规定。如果是FOB，就要和客人沟通确定此事。如：CI，PL几正几副，是否需要CO，FORMA或其它的特殊的证明。4，验货。如果客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在验货未完成时，及时跟踪验货情况，以免耽误了交货期造成可以避免的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货，质检人员要做好质检工作，创质优口碑以争取更多的客户。5，出货。FOB情况下提前与客人沟通确认货代事宜。我方付运费的情况下，提前与货代联系，制好报关单据，做好出货准备。四，外贸部单证要求。业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作，需要有统一的制表格式。单据主要有1，报价单2，形式发票/合同3，生产单4，财务跟踪单，5出货明细6，箱单7，订舱单，8，出货通知（客人要求时做）等。表格见附件，仅供参考，如果公司已经有完善的表格，以公司的为主。五，外贸业务的开展方法1，展会。参加有权威，口碑好的一些本行业的国内外展会。虽然费用高，但是客户的来源最直接也最有效的方式。国内的展会推荐：上海的FPD，广州交易会（每年两届），深圳的DSE（11月）国外的展会推荐：DigitalSignageExpo（全球）,拉斯维加斯的CES，柏林的IFA,荷兰的ISE2，网络推广通过关键词搜索、B2B注册会员等，可以联系到大量采购商，但由于网络存在虚拟性，需要对大量的采购信息进行筛选，确定真实的采购商。依靠免费网络平台找来的客户，直正成交的很少，更多的是探价，或者同行之间的摸底。付费平台相对较好，如果产品独特，价格有竞争力，技术含量高，成交的潜力还是很大的。以下是对网络一些简单的不成熟的看法。阿里：名气大，但是竞争激烈，费用不便宜。比较适合比较特别，竞争少的产品。基本费用：19800元/年（10个橱窗产品）*购买固定排名适用企业：1.无操作人员2.没有时间管理阿里巴巴3.产品关键词少优势：无需每天更新橱窗产品，排名始终固定，获取询盘几率最大劣势：只有一个关键词，费用高费用情况：固定排名价格（元）19.6万/年2-104.32万/年11-202.4万/年B，中国制造：有名气，费用也不高。买家主要集中在欧美国家。C，搜索引擎：GOOGLE按点击收费，一般带来的是有购买意向的买家，可以有针对性的投放一些国家和地区进行宣传。百度主要针对国内，购买百度的排名对内销会起到很大的作用。如果准备投资网络，最好从产品的市场，客人的分布考虑，同时咨询网络公司，有个清楚的了解之后再做投资。3，客户的介绍有些客户，曾经发过信息，但是并没有生意上的往来，却有可能成为我们与某些合作伙伴的媒介。如果在价格，服务，质量，出货上都有保证，老客户也会介绍新客户。另外，在和客户关系很好的情况下，可以请客户介绍。在经济全球化的时代，贸易无处不在。综合以上几点，展会与付费的网络平台是开展业务的有效方式。外贸业务存在一定的机遇性，免费的网络平台也能找到有潜力的客户，但是大多情况下要花费很大的时间与精力。做业务是要靠积累而非一日之功，多积累才有收获。六，客户分布群的简要概述及特点1）欧洲区2）美洲区3）中东区4）亚洲区5）非洲区6）大洋洲区7）其它地区客户分布其基带上可以分为7个大区域。在对外业务的接触过程中，要对每个区的客人有所了解，以助于业务的开展。（下列情况只是作为外贸部门的参考，主要以实际情况而订）1）欧洲区客户群：主要包括欧洲经济共同体在内及其它的一些国家和地区。其中有，英国，法国，意大利，德国，瑞士，西班牙等国。这些国家及地区经济较发达，人们生活生平较高，对物品质量要求也高。客人较守信誉。付款及时，但对贸易条件要求较严。同此区的客人做生意一定要注意产品质量及交货时间。一定要以确认的样办或所签合同为准。2）美洲区客户：分为南北两大客户群：主要指包括美国，加拿大，阿根廷，巴西，哥伦比亚在内的国家。北美地区经济较发达，人们生活生平较高，对物品质量要求也高。客人较守信誉。付款及时，但对贸易条件要求较严。同欧洲区客户类似。注意事项同欧洲区客户。南美洲经济一般，对物品要求一般。对贸易条件限制不是很严。一般根据合同要求做货即可，但有些地区政治不稳。一定要注意货款问题。及在出口前了解一些当地政府对贸易的一些要求及限制。3）中东区客户：中东迪拜作为中东地区最大的贸易市场，覆盖了非洲以及海湾国家，贸易覆盖人口达到13亿，类似一个中国的总人口，在这里云集了全世界120国家的客商，迪拜市场的特点为批发为主要的经营方式，产品以中低价为为主，质量为中等要求，，求购数量巨大，主要为转口贸易，现货交易和订货贸易形式同时进行。这些地区主要是一个货物中转地。货物到此后辐射到的地区有非洲及欧洲的一部分地区。有好多客人从非洲及欧洲到此采购货物。此地客户的订单较大，要求不高，做货以所提供样品或样品标准为准。但一定要注意出货时间，一定要在客人规定的时间出货。或如可能尽量提前出货，也要注意货款回收，要求在货款到后再发货。阿拉伯人从商精明，他们对于任何客户都表现出他们的友好热情，待人热忱，不会流露出蔑视，但是通常他们言语夸夸其谈，涉及到价格等关键因数，如果你拿不出来信服的理由说服他，价格上一点一滴都不会退让。阿拉伯人与朋友的交往看的比较重，良好的关系可以对生意的成功有至关重要的影响，所有日常友好的礼尚往来必不可少。4）亚洲区主要包括日本，韩国，新加坡，马来西亚，泰国，印度，印尼，中国等国家及地区。这些地区有一部分国家经济发达，对产品要求高，也有一些国家对产品要求不是很严。其中东南亚市场需开发。但南亚及其它市场视情况而定。在对外贸易中要视具体情况而定。5)非洲区非洲地区政局不稳，语言障碍，及其它一系列因素。故公司不主张自主开发非洲市场。如要开展也要注意下列问题：特别要注意尼日利亚，BENIN等地的客户。公司同非洲客户不做D/P（托收）的条款，因为尼日利亚有的银行可能和客户勾结，在客户没付货款的情况下放提单而使我们的企业蒙受损失。客户委托尼日利亚任何银行开出的L/C，我们一定要求必须要经过第三国银行保兑（并要求如伦敦银行、花旗银行、渣打银行等对L/C保兑），没有经过保兑的L/C坚决不收。对来公司的非洲客户不要过分的热情，在华的一切费用一般要他们自己承担，同时要婉言拒绝他们提出的索要高挡物品和借钱的要求。不要担心生意做不成，只要公司卖给他的商品他觉得有利可图，你们的生意是可以做成的。有的客户以尼日利亚银行不能T/T大额外汇，千方百计的要求和你做D/P的条款，你不要答应，在尼日利亚汇往境外的大额外汇是不受限制的。当客户只T/T了部分货款要求你发货后在给你T/T全部余款以赎取正本提单时你一定要注意，发货后给客户传真副本提单时要将提单号、集装箱号涂黑，因为在尼日利亚，海关和客户勾结只凭提单传真件上的号码就可以将集装箱提走的事情时有发生故公司不主张开发非洲业务。在实际工作中请谨慎对待。大洋洲区：主要指澳大利亚及其周围的地区。澳大利亚客人信誉很好，但数量少。周期长。主要是同其地理环境有关。同澳大利亚客户做生意请参照欧美等。其它地区：除上述之外的市场，在商务活动中视情况处理。总之。公司要求外贸部门在同客户接触时特别注意言词用语，以免引起客人不必要的误会。七，业务经理的岗位职责概述负责国外市场开拓，客户维护;国外代理商的管理;出口产品的报关，核销。把握市场动态，及时向上级反映国外市场的经营状况。（二）工作职责在总经理的指导下，负责制定年度，季度销售计划，并根据客户及市场情况，制定销售策略。负责国外客户联系信息的记录，把握客户的需求。3，负责组织有关人员进行对国外顾客要求的确认及销售合同的评审，以确保满足客户要求，并做好评审记录。4，做好与各部门的沟通和协调工作，并及时与顾客协调。如：供样周期，样品技术要求等以满足顾客要求，最大限度地满足顾客所提出的要求。定期保持与国外新客户样品的跟踪，及时处理客户所提出的要求。及时收集国外客户的投诉和不合格产品的信息、整理、分析、汇总、分类转交技术部处理，并把处理结果及时反馈给客户，搞好与客户的沟通，做好售前，售后服务。负责国外代理商的管理，国外代