《Office》课件-第三章 使用Word

第3章

使用Word2010编排文档

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3.1WORD2010的基本知识★

3.2WORD文档的基本操作★

3.3文本的录入与编辑★

3.4文档的格式设置与编排★

3.5文档的页面设置与打印输出★

3.6文档内容的图文混排★

3.7文档表格的创建与设置3.1Word2010的基本知识3.1.1Word2010的启动和退出3.1.2熟悉Word2010工作界面3.1.3使用视图浏览文档3.1.1Word2010的启动和退出当安装好Office2010软件后，就可以启动Word2010应用程序了。最常用的启动方法如下：1)单击【开始】按钮，依次选择“所有程序”｜“MicrosoftOffice”｜“MicrosoftOfficeWord2010”菜单。2)双击桌面上的Word2010快捷方式图标。要退出Word2010，方法如下：1）单击标题栏右侧的“关闭”按钮2）选择【文件】｜“退出”菜单。3）按【Alt+F4】组合键或双击标题栏左侧的控制菜单图标3.1.2熟悉Word2010工作界面启动Word2010后即可进入工作界面，Word2010提供了全新的工作界面。工作界面主要由快速访问工具栏、标题栏、功能选项卡、文档编辑区、滚动条、视图栏以及状态栏等组成。3.1.3使用视图浏览文档针对用户在编辑或查阅文档时的不同需要，Word2010提供了页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图和草稿5种视图模式。打开【视图】选项卡，在弹出的“文档视图”组中选择相应的选项，或者在状态栏中的“视图栏”中选择相应的视图按钮，便可在不同的视图模式之间切换。3.2Word文档的基本操作3.2.1新建与保存文档3.2.2关闭与打开文档3.2.3PDF文件3.2.1新建与保存文档启动Word2010后，软件会自动新建一个名为“文档1”的空白文档，以后新建立的Word文档默认名称依次为文档2、文档3……。方法1：在“快速访问工具栏”中单击“新建”按钮，或按【Ctrl+N】组合键，即可新建一个空白文档:。方法2：单击功能区的【文件】选项卡，在打开的下拉菜单中执行“新建”命令，然后双击右侧界面中的“空白文档”按钮即可。1.新建文档2.保存文档在编辑文档的过程中，应及时保存对文档内容所做的更改，以避免遇到断电、死机、系统自动关闭等特殊情况造成的文档内容丢失。保存文档分为保存新建文档、保存已命名过的文档、将现有文档另存为其他名字的文档等。3.2.2关闭与打开文档1.关闭文档2.打开文档对文档完成所有的编辑操作并保存后，就需要将该文档关闭，以保证文档的安全。常用的操作方法如下：单击【文件】选项卡，在弹出的菜单中执行“关闭”命令。单击标题栏右侧的“关闭”按钮。直接按【Ctrl+W】组合键或【Alt+F4】组合键。关闭文档后可以重新将其打开，打开方法如下：打开文档所在的文件夹，双击文档的图标即可将其打开。单击【文件】选项卡，在弹出的下拉菜单中执行“打开”命令，在弹出的“打开”对话框中选择目标文件，单击“打开”按钮即可。在“快速访问工具栏”中单击“打开”按钮，或按【Ctrl+O】组合键都可弹出“打开”对话框，进行目标文件的选择即可。3.2.3PDF文件1.将文档转换为PDF文档2.AdobeReader阅读器的使用从Word2010开始就可以将Office文档转换为PDF格式而无须安装其他第三方插件。单击【文件】选项卡下的“保存并发送”命令，然后双击右侧的“创建PDF/XPS文档”按钮。AdobeReader是美国Adobe公司开发的一款优秀的PDF文档阅读软件，可以用来查看、阅读和打印PDF文档，因其功能强大，受到众多用户的青睐。3.3文本的录入与编辑3.3.1录入文本3.3.2编辑文本3.3.1录入文本启动Word2010应用程序后，系统默认是英文输入状态，要想输入文字，需要先选择一种合适的中文输入法，然后在文档中输入文字。录入文本的方法很简单，只需将光标定位在要录入文本的位置，然后在光标闪烁处录入需要的内容即可。输入的文字会出现在插入点前面，当输入满一行时，Word会自动换行。在文本输入过程中，Word2010将遵循以下原则：按下【Enter】键，将在插入点的下一行重新创建一个新的段落，并在上一个段落的结束处显示段落标记符。按下空格键，将在插入点的左侧插入一个空格符号，它的大小将根据当前输入法的字体大小和全半角状态而定。按下【BackSpace】键，将删除插入点左侧的一个字符；按下【Delete】键，将删除插入点右侧的一个字符。按下【CapsLock】键，可输入英文大写字母，再按下该键输入英文小写字母。3.3.2编辑文本在文档中输入文本内容后，经常会发现有需要修改的地方，此时就可以编辑文本，使文档内容准确无误。编辑文本包括选取、复制、移动、删除所选内容，查找和替换指定内容等。1.选取文本要选中的文本操作方法选择一个词组在单词中的任何位置双击。选择一行文本形状时，双击左键。选择一个句子按住【Ctrl】键，然后在要选择的句子中的任意位置单击。选择整段文本在段落中的任意位置连击三下。选择不连续的文本按住【Ctrl】键不放，用鼠标依次选择需要选中的文本。选择整篇文档形状后连击三下。选择矩形文本块按住【Alt】键，同时在文本上拖动鼠标。2.复制文本3.移动文本4.删除文本所谓文本的复制，是指将要复制的文本移动到其他位置，而原文本仍然保留在原来的位置。移动文本是指将当前位置的文本移到另一位置，在移动的同时，会删除原来位置上的原版文本。移动文本后，原来位置的文本消失。在编辑文档过程中，需要对多余或错误的文本进行删除操作。要删除文档中不再需要的内容，可将光标定位在需要删除字符的位置处，按【Backspace】，将删除光标左侧的一个字符；如果按【Delete】键，将删除光标右侧的一个字符。选择需要删除的所有内容，按【Backspace】或【Delete】键均可删除所选文本。5.查找和替换文本6.撤销与恢复文本在篇幅比较长的文档中，有时需要将某些内容替换为其他的内容，若对其进行逐一的查找和修改，会浪费大量的时间，费时费力而且容易出错。Word2010提供的文本查找和替换功能，可能轻松快捷地完成文本的查找与替换操作，大大提高了工作效率。在编辑文档的过程中，难免会出现错误的操作，比如不小心删除、替换或移动了某些文本内容。Word提供了“撤销”和“恢复”操作功能，可以帮助用户迅速纠正错误操作。3.4文档的格式设置与编排3.4.1字体格式的设置3.4.2段落格式的设置3.4.3边框和底纹的设置3.4.1字体格式的设置在Word2010中，输入的文本格式默认为五号宋体，为了使文档更加美观，条理更加清晰，通常需要对文本格式进行设置：如设置字体、字号、字体颜色、文本效果和字符间距等。1.使用功能区工具设置2.使用浮动工具栏设置3.使用“字体”对话框设置3.4.2段落格式的设置段落是构成整个文档的骨架，它由正文、图表和图形等组成，为了使文档达到层次分明、段落清晰的效果，Word2010提供了更多的段落格式设置功能，包括段落的对齐方式、缩进方式、段落间距和行距、段落边框与底纹、项目符号与编号等。要设置段落格式，在【开始】选项卡下的“段落”组或“段落”对话框中可完成需要的设置。1.设置段落对齐方式段落对齐是指文档边缘的对齐方式，包括左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐。设置段落对齐方式先要选中设置的多个段落，如果只设置一个段落，则只需将鼠标光标放在此段落的任意位置即可。2.设置段落缩进段落缩进是指段落中的文本与页面边缘之间的距离。主要包括左缩进、右缩进、悬挂缩进和首行缩进。设置段落缩进先要选中设置的多个段落，如果只设置一个段落，则只需将鼠标光标放在此段落的任意位置即可。3.设置段落间距段落间距主要包括行间距和段间距，行间距是指段落中行与行之间的距离，段间距是指前后相邻的段落之间的距离。4.设置项目符号和编号如果输入的内容具有并列关系，可以为这些内容设置项目符号，以加强这种并列关系，使具有并列关系的内容看上去更统一、更醒目。1）添加项目符号和编号2）自定义项目符号和编号5.首字下沉首字下沉就是文档中段首的一个字或前几个字被放大，放大的程度可以自行设定，并以下沉或悬挂的方式显示，其它字符围绕在它的右下方。3.4.3边框和底纹的设置在使用Word2010进行文字处理时，为了使文档更加引人注目，可根据需要为文字、段落和整个页面设置各种各样的边框和底纹，以增加文档的生动性和实用性。1.为文字或段落设置边框3.突出显示文本2.为文字或段落设置底纹要给选中的文字或段落设置底纹效果，在打开的“边框和底纹”对话框中单击“底纹”选项，即可根据选项设置底纹的填充颜色和图案颜色Word2010还提供了突出显示文本的功能，可以快速将指定的内容以需要的颜色突出显示出来，常应用于审阅文档。3.5文档的页面设置与打印输出3.5.1文档的页面设置3.5.2页面背景的设置3.5.3设置页眉、页脚与页码3.5.4插入封面与分页3.5.5文档的保护和打印3.5.1文档的页面设置对文档进行版面设置，主要包括设置纸张大小、页边距、页眉和页脚等。1.设置纸张方向和大小在默认情况下，Word编辑区域纸张的方向总是纵向排列的，为了适应不同的打印纸张，可以通过设置纸张的方向和大小操作来改变页面方向和大小。2.设置页边距页边距是页面边缘的空白区域。一般情况下，在页边距可打印区域内可插入文本和图形，当更改文档的页边距时，也就更改了文本和图形显示在每页上的位置。3.5.2页面背景的设置在Word2010中，可以为页面添加背景、水印、边框等，使页面更加美观，使阅读更具有趣味。无论是设置页面的背景、水印还是边框和底纹，都可以通过【页面布局】选项卡下的“页面背景”组中的相关按钮进行设置。3.5.3设置页眉、页脚与页码页眉和页脚都是文档的重要组成部分，是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距中的区域。可以在页眉和页脚中插入或更改文本和图形，也可以添加页码、时间和日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者姓名等。这样就可以在阅读时从页眉页脚中知道相应的信息，如当前页数、当前阅读的小节、文档名字、编写的信息等。1.插入页眉和页脚2．更改页眉与页脚的显示内容3．插入和设置页码格式3.5.4插入封面与分页1.插入封面2.设置分页通常情况下，在文档的首页可以插入封面，用于说明文档的主要内容和特点。在文档中，系统默认以页为单位对文档进行分页，只有当内容填满一整页时Word才会自动分页。当然，用户也可以通过插入分页符，在指定位置强制分页。为了便于设置同一个文档中不同部分的文本格式，用户还可以将文档分隔成多个节。将光标定位在需要分页的位置，单击【插入】选项卡下“页”组中的“分页”按钮，即可在光标处为文档分页。将光标定位在需要分页的位置，单击【页面布局】选项卡下“页面设置”组中的“分隔符”按钮，即可在光标处为文档分页。3.5.5文档的保护和打印文档安全的威胁来自不当的操作、外部病毒、个人疏忽等多方面因素。可以通过设置只读文档、设置文档密码和启动强制保护3种方法对文档进行保护，以防止他人随意打开或修改文档。1.设置文档密码2.设置只读文档为了保护文档免受未经授权的查看或更改，则可以为文档设置密码。在设置了文档密码后，如果不能输入正确的密码，将无法打开或访问受密码保护的文档。设置文档密码包括设置文档的打开密码和修改密码。将文档设置为只读文档可以强制用户以只读的方式打开，这样可以有效地保护文档中的内容不被修改。3.设置文档权限还可以通过设置文档的编辑权限、启动文档的强制保护功能等方法保护文档的指定内容不被修改。4.打印文档文档编辑好以后，可以随时将其通过打印机打印到纸张上使用。3.6文档内容的图文混排3.6.1在文档中插入图片3.6.2在文档中插入艺术字3.6.3使用文本框3.6.1在文档中插入图片为了使文档更加美观、生动，可以在其中插入图片对象。在Word2010中不仅可以插入系统提供的图片，还可以从其他程序和位置导入图片，或者从扫描仪和数码相机中直接获取图片。插入剪贴画2.插入文件中的图片3.编辑图片1）调整图片大小2）调整图片位置3）旋转图片4）设置图片格式5）应用图片样式在文档中插入图片后，为使其达到更加美观的效果，还可以为其设置格式，比如调整图片大小和位置，设置图片的文字环绕方式、旋转图片、裁剪图片、为图片重新设置颜色、应用图片样式等。3.6.2在文档中插入艺术字艺术字是一个文字样式库，不仅可以将艺术字添加到文档中以制作出装饰性效果，而且还可以将艺术字扭曲成各种各样的形状，以及将艺术字设置为阴影与三维效果的样式。1.插入艺术字2.设置艺术字格式1）更改艺术字样式2）自定义艺术字样式。3.6.3使用文本框

文本框是一种存放文本或者图形的对象，可置于页面的任何位置，并可随意地调整其大小。在Word2010中，可以直接插入文本框，在绘制的形状中添加文字后，也将自动视其为文本框。还可以根据不同的需要对其进行一些特殊的处理，如设置其大小、形状、样式、填充、轮廓、对齐、组合、文字环绕方式等。1.插入文本框2.编辑文本框3.7文档表格的创建与设置3.7.1创建表格3.7.2编辑表格3.7.3表格的格式设置3.7.4文档表格的高级操作3.7.1创建表格表格是工作和生活中表示信息的工具，它不仅具有严谨的结构，而且还具有简洁、清晰的逻辑效果。利用Word的表格功能，不仅可以帮助用户创建形状各异的表格，而且还可以对表格中的数据进行简单的计算与排序，并能够在文本信息与表格格式之间互相转换。在Word2010中创建表格的方法有多种，最常用的方法是插入表格和绘制表格。

1.通过“插入表格”对话框快速插入表格2.手动绘制表格手动绘制表格是指用铅笔工具绘制表格的连线，相当于我们日常生活中用笔在纸张上绘制表格，一般用于绘制不规则的表格，也可绘制一些带有斜线的表格。3.7.2编辑表格表格创建完成后，还需要对其进行编辑操作，如在表格中添加文本、插入与删除单元格、插入与删除行或列、合并与拆分单元格、调整行高与列宽等，以满足用户的不同需要。1．输入文本2.插入与删除行或列在创建好表格后，就可以根据需要在表格中输入文字或插入图片了。在表格中输入文本非常简单，只需要在输入文本的单元格中定位光标，然后输入文字即可。对表格进行编辑之前，首先要选中表格编辑对象，然后才能对表格进行操作。选择对象操作方法选中整个表格单击表格左上角的符号选中一整行将鼠标指针移动至需要选择的行的左侧边框线附近，当鼠标指针变为形状时，单击即可选中该行选中一整列将鼠标指针移动至需要选择的列的上侧边框线附近，当鼠标指针变为形状时，单击即可选中该列选中一个单元格移动鼠标指针到所要选中单元格左边的选择区域，当鼠标指针变为形状时，单击即可选中该单元格。双击则选中该单元格所在的一整行选中多个连续的单元格在需要选中的第一个单元格内单击，然后按住鼠标不放，拖拽至最后一个单元格处，则鼠标经过的单元格均被选中选中多个不连续的单元格选中第一个单元格后，按住【Ctrl】键不放，再继续选中其他单元格3.调整表格的行高和列宽4.合并单元格选中需要调整宽高的行或列，在【表格工具-布局】选项卡的“单元格大小”组中的“高度”或“宽度”中输入相应的数据进行设置。拖拉选中需要进行合并的连续单元格，右键单击在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”命令即可。3.7.3表格的格式