工会财务电算化会计档案管理与应用

目录引言 5一、电算化会计档案概述 6（一）电算化会计档案的概念 6（二）电算化会计档案的特点 61.电算化会计档案存储的范围比传统的会计档案更广 62.电算化会计档案需要一定的软硬件环境支持 73.电算化条件下的会计档案管理的科学性要求更高 74.电算化会计档案的安全性完整性具有更高的要求 8二、电算化会计档案管理中存在的问题 9（一）领导没有给予足够的重视 9（二）信息安全性得不到保证 9（三）专业的计算机维护和网络安全管理人才不足 9四、针对存在的问题所采用的对策 10（一）加强组织领导，重视电算化会计档案 10（二）加强数据管理 10（三）提高综合素质，完善人员配置结构 10结语 11参考文献 11

电算化会计中档案管理可能出现的问题及对策摘要电算化会计档案利用不仅仅属于档案的关键构成内容，而且属于公司发展的核心信息资源，其除了可以全面地反映公司组织发展的历史情况以外，同时管理当局的会计预测、决策以及控制也能够从中得到依据。电算化会计档案利用工作的关键作用是大家有目共睹的，然而却没有享受与之相匹配的关注度，究其根本，是由于电算化会计档案信息资源的开发利用工作包括了各种不同因素的影响。关键词：电算化会计档案；档案管理；对策引言由于目前的会计领域越来越普遍地采取信息化建设以及计算机，会计工作未来的发展前景便在于会计电算化会计工作，这将变成推动会计工作规范以及现代化的关键方式。电算化会计档不仅仅涵盖了传统概念层面的会计档案，而且也涵盖了会计电算化过程期间产生的纸质文件、电子文件和系统软件，因而就使得它的经济价值相对于纸质会计档案要来得高得多，而且更加可以符合单位生产经营活动的发展，可以给企事业单位的生产经营活动创造更大的经济利益。首先，数字化的会计信息采取简单的加工整理之后，能够借助像信息网络传输以及电子磁盘的介质传递这样的渠道，达到会计信息的异地查询、检索、计算和汇总统计等等，有效增加生产经营效率，减小信息传递运输成本，推动生产经营的发展;其次，利用对以往多年会计数据进行对比研究，能够给决策者提供更为高效的决策依据。另外，基于对历史的总结，能够估计今后的发展状况以及趋势，就可以让决策者基于不违背市场经济规律的基础之上，得到满足本身发展情况的中长期经营战略，推动生产经营发展。所以，电算化会计档案属于关键的经济资源，同时也成为管理者开展决策的关键参考资料，全面利用电算化会计档案能够给单位的经营发展创造显著的效益。然而，大部分单位对于会计档案的整理过程而言，尚未清楚发现电算化会计档案所具备的特殊经济价值，相反的是，把电算化会计档案当成纸质会计档案的补充部分进行保管，那么就更加不用提对电算化会计档案进行全面开发利用了。并且，因为管理过程里面存在着对查阅以及调用档案的约束，造成了某些希望使用会计档案的用户无法被满足。电算化会计档案的作用无法被有效显现，经济价值无法得到开发利用。另一方面，电算化情景中的电子会计档案一定要处于具体的计算机硬件以及软件系统环境里面才可以有效开展，同时电算化会计档案的使用离不开会计软件的版本，电算化会计档案一定要得到有关的软件环境支持才能够顺利运行。现代科学技术存在着突飞猛进的发展，计算机逐渐存在着新的发展动态，电脑操作系统更新频率较快，财务管理与会计电算化应用软件同时一直更新，上述种种使得电算化会计档案利用具有着更为严格的条件。会计电算化得到的会计档案的开发利用不仅仅属于会计事业发展最近兴起的研究项目之一，同时属于档案事业发展的一个新兴的研究项目。然而，电算化会计档案的开发利用，可以说是一项具有非常严格的技术性要求、高难度并且非常富有挑战性的工作，大部分方面均停留在起步发展的时期，需要大家的研究摸索以逐渐完善发展。该方面的研究应当借助各种方面的研究，来寻找得到合理开发利用电算化会计档案的新对策与手段，促进电算化会计档案信息可以全面发挥其效果，最大限度发挥它的经济效益，加强财务管理水平，推动单位的生产经营发展。一、电算化会计档案概述（一）电算化会计档案的概念我们这里说的电算化会计档案，也就是在计算机里面存储的或者通过书面形式打印出来的会计数据，同时会计数据进一步涵盖了包括记账凭证、会计报表以及会计账簿在内的处于会计软件系统开发运行期间编制产生的所有文档和别的部分会计资料。比较于过去的手工制作、记录于纸面的会计档案，电算化会计档案管理的存储方式相对具有个性，其一定要借助计算机硬件以及软件系统才可以浏览，同时它的管理手段以及形式均相对要更为复杂，离不开反复的研究。（二）电算化会计档案的特点“传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算的专用材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”。上述资料的特征便是包涵高度的数据平衡性、时序性以及严肃性，严禁任意篡改。另外，电算化会计档案存在着广义与狭义的区别。首先，广义上面来说，定义是存贮会计数据的所有凭证、账簿、报表与程序的软盘，和别的存贮介质，系统开发运行里面编制的大梁文档和别的会计资料，并且打印输出的不同纸质账簿、报表以及凭证之类的作为辅助材料。其次，狭义方面来说，电算化会计档案仅仅指的是前者，也就是保存于磁盘、可读写光盘以及磁带之类的存贮介质里面的会计档案。不同企、事业单位采取会计电算化之后，因为出现了大量存储在计算机磁性介质里面的记录以及文件，财务人员的全部日常工作和以往各年的会计档案的查找利用，都能够通过计算机便可以进行，那么就使得会计档案具备了大量新的特征。本人在最近六个月对合肥数个单位开展了实地调察，同时于安徽省政府政策咨询中心、安徽省政府研究室网络中心、合肥华宏科技咨询有限公司和合肥华宏置业有限公司之类的各单位开展了电算化会计工作，基于以上实践，分析得到了电算化会计档案所包含的以下四点主要的特征:1.电算化会计档案存储的范围比传统的会计档案更广电算化会计档案相对于传统会计档案而言，包括了更为广泛的定义。“电算化会计档案除了保留了传统意义方面的会计信息内容，同时也涵盖了会计电算化过程里面产生的纸质文件、电子文件和系统软件”。在这里面系统软件档案同时包括了文字材料和计算机软件程序这两个方面。基本包括了下述五个方面:首先，计算机硬件型号与存贮空间大小、外部设备类型;其次，计算机操作系统(或网络操作系统)型号;再次，会计电算化软件系统的编程语言以及数据库系统类型;接着，软件系统名称和版本号;最后，和会计电算化软件系统彼此匹配的所有说明书以及使用手册。能够发现，基于会计电算化基础之上，因为计算机技术的应用与会计信息的数据化以及程序化，会计档案的载体自身出现了显著的改变，其不仅仅涵盖打印输出的记账凭证、会计账簿以及会计报表，而且也囊括了电算化会计系统里面的全部系统软件、会计软件程序和它的所有文档资料。电算化会计档案存储的会计信息的范围以及领域一定程度上有所增加，同时开发了会计档案工作的新领域。2.电算化会计档案需要一定的软硬件环境支持传统的会计档案因为大部分选择的是模拟形式来记录并且存储会计信息以及数据，所以其特点便是直观可视性;然而采取了会计电算化之后，全部的会计核算业务均借助计算机进行，因为计算机作为一种特殊的操作工具，财务人员第一步应当学习可以输入且输出到计算机的程序文件、数据结构文件和不同的代码，在这基础之上才可以利用计算机开展会计核算与处理。因为上述程序文件、数据结构文件和不同的代码不仅仅属于让电算化会计信息系统可以正常工作的必要性与基础，而且作为能够确保电算化会计信息系统顺利运行的故障维护查询资料，所以上述资料尽管并非会计核算活动的产物，不存在任何的数据或者表格，然而因为倘若缺少了这些资料的支持，那么全部的会计核算过程将难以开展，因此一定要以电算化会计档案的特殊部分来进行保存。因此，相较于传统会计档案，电算化会计档案一定要处于具体的计算机硬件以及软件系统环境里面才可以开展，同时电算化会计档案的使用无法脱离于会计软件的版本，电算化会计档案一定要处于有关的软件环境支持的前提之下才能够运行。所以该新型会计档案应当得到重视的特征之一便是电算化会计档案的系统依据性。现代科学技术正在突飞猛进的发展之中，计算机始终在升级和改进，电脑操作系统也始终在更新，财务管理与会计电算化应用软件同样始终在升级，这反映出了会计档案同时处于技术化、知识化以及信息化的发展之中。3.电算化条件下的会计档案管理的科学性要求更高不管机关或者企事业单位，只要采取的是独立经济核算，均可以产生会计档案。产生的专业材料基本一致，无外乎会计凭证、会计账簿以及会计报表。各种单位日常面对会计不同业务事项的处理之时，均难以避免地出现会计材料，差别无非是在数量之上，从小单位日均数件，至大单位日均数十件乃至数百件，一年之中则可以产生大量的会计凭证，其广泛性可见一斑。另外，电算化会计档案相对具备存贮价值，电算化会计档案借助计算机系统的运营开展起来具有更高的方便度、快捷度以及直观性，同时借助计算机数据处理系统的处理也比较方便得到部分存在决策参考价值的分析结果，能够给管理以及决策提供有效的支持。处于电算化基础之上，应当有效管理会计档案信息，那么一定要配备专兼职档案管理人员，妥善控制会计档案信息源头质量。同时当要使用会计档案的时候，应当认真办理利用方式。随着采取电算化的时间推进，会计档案和财务软件的版本数便会增加。应当科学地分类、存储以及调用这些相异版本的软件以及有关的档案。档案需要有特别的岗位和人员来加以管理;需要推出完善的会计电算化档案管理制度，像硬盘数据保管期限、软盘备份保管以及账表打印输出后装订、保管之类各种的管理制度。所以，要想更加合理顺利地开展电算化会计档案工作，一定要按照电算化会计档案的特征，相应开展会计档案的收集、管理以及保存、调阅、移交和销毁之类各个部分的工作。基于电算化会计档案的收集工作而言，电算化会计档案的收集的定义为对于某些阶段，将计算机财务软件系统里面的全部会计数据备份至磁性介质或光盘上，进一步得到与已有的原计算机系统相独立的会计档案。财务部门需要将财务数据的备份文件进行妥善储存，从而避免计算机硬件系统损坏之后可以尽可能短的时间里面，将损失维持在最低限度便能过恢复以往的会计电算化系统。除了备份之外，还应收集有关计算机操作系统、计算机硬件系统的型号、财务软件的编程语言、存储空间的大小、外部设备的配套类型、网络操作系统以及汉字操作系统、财务软件的系统名称、版本号、数据库系统类型、财务软件的销售以及维护公司的名称、地址、电话和联系人之类的各项信息还有和会计电算化软件系统彼此匹配的不同说明书和使用手册。4.电算化会计档案的安全性完整性具有更高的要求准确、真实以及安全可以说为会计档案的核心，属于对会计工作所做的最为实质的要求。因为会计档案基本对财务收支开展价值量的记录以及描述，表现出经济活动的质的改变，需要非常精准的资料。“会计档案属于处于会计核算过程里面借助设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、和编制会计报表之类的各种特别的措施，加以连续、系统且完整的记录、计算、反映并且监督而产生的，要求高度的严密性以及准确性。”但是，处于会计电算化的前提之上，因为会计数据被存储于如磁盘以及光盘之类的磁性介质里面，从技术方面对电子数据非法修改能够满足不留痕迹的要求，一旦遭到了篡改，则无法恢复成经济业务的“原貌”，会计信息的真实性则无法得到确保;另外，电算化情景之中，会计数据通常均处于磁盘以及光盘这样的磁性介质上面，没有得到授权的人员在受到私利或者不正当的目标时也许会借助计算机以及网络来阅读所有的数据文件，复制、伪造甚至销毁部分关键的会计数据，会计信息的完整性与安全性从而会遭受威胁。因为上述借助计算机技术方式来进行的信息篡改、修改复制、伪造以及销毁等等之类的违法行为存在着高度的隐蔽性以及社会危害性，和手工会计系统进行比较来看，更加难以意识到借助计算机舞弊以及违法的行为，同时其所导致的危害以及损失也更为严重。另外，电算化会计档案还会由于载体的质量、存放环境以及存储信息的有效期之类各项因素的改变而有不同程度的影响。所以，对于保密性以及安全性之类各方面对电算化会计档案的要求均相对于传统的会计档案的要求来得高。二、电算化会计档案管理中存在的问题（一）领导没有给予足够的重视不可否认的是，一个高质量的会计档案，能够为管理当局的会计预测、日常现金活动以及决策之类提供关键的信息以及资料，但是对于现实工作而言，不同单位领导对电算化会计档案工作尚未有充分的了解，同时档案意识极度淡薄，缺少专门建设有关的财务管理机构以及专职人员，造成了电算化会计档案管理产生欠缺规范的情况，更加无法确保电算会计档案的安全性。（二）信息安全性得不到保证在会计工作方面来看，最为本质的要求无非是准确、真实以及安全。会计档案基本借助记录和描述财务收支，把经济活动出现的质的改变真实全面地表现出来，所以，会计管理一定应当具备会计档案的准确性。但是当开展电算化会计档案管理的时候，因为像磁盘以及光盘这样的磁性介质充当的是会计数据的“记录者”的身份，所以，倘若略微被修改，那么想要发现经济业务原有的最初面貌就非常困难，那么就无法确保会计信息的真实。除了这些，存在着部分没有得到授权的人员也许受到自己的私利诱惑或者是因为别的不正当理由，把某些关键的会计数据加以销毁，很大程度上破坏了会计信息的完整性以及安全性。从而能够发现，因为磁性材料存在着容易被复制、污染以及销毁之类的特征，当开展电算化会计档案管理的情况下，一定要基于防潮、防尘、防火以及防失密之类各角度出发来完成安全工作。（三）专业的计算机维护和网络安全管理人才不足电算化会计档案一定得包涵到像计算机维护以及网络安全这样的部分相对专业的内容，但是，国内现如今的会计人员通常局限于业务领域具有相对充分的经验，然而计算机专业知识却是高度不足，那么不难想象，这部分会计人员无法从容解决会计业务过程中出现的不同计算机问题。尽管，部分公司单位发现了这方面的问题，面向一些会计人员开展了相应的培训内容，然而培训的知识相当初级，会计人员仅仅掌握的是简单的运用，但是仍然不懂计算机的软硬件知识以及管理和维护。如此的情况相当阻碍了档案管理的开展，造成了无可预料的后果以及损失。对于会计档案管理过程里面，倘若计算机发生了不常碰见或者是第一次出现的故障的话，会计人员就对此一无所知，同时，存在不少的会计人员当其上机的时候始终会进行不同的错误操作，如果这些错误无法及时补救，势必造成系统数据的丢失，更严重的还将导致系统崩溃。四、针对存在的问题所采用的对策（一）加强组织领导，重视电算化会计档案大家一定要清楚的是，电算化会计档案管理工作是否具有显著的效果，很大程度上取决于领导是否给予该项工作高度的关注度，当且仅当领导能够高度意识到电算化会计档案管理工作的关键所在，才可以建立电算化会计档案管理工作责任制同时使得这项制度可以有效执行，进一步界定职责，改进并且补充需要的不同硬件设施。除此之外，通过领导的引导，下属各级能够更加努力地开发电算化会计档案信息资源，并且为经济建设服务。（二）加强数据管理安排专业的工作人员，按照财政部相应规定的内容来对电算化会计档案进行管理;基于包括防磁、防潮、防火以及防潮之类的所有方面，完成对像磁盘和光盘之类的磁性介质的保护工作;不仅仅需要对相应设备开展定期的保养，而且应当保证机房以及设备的卫生，最大限度防治意外事故的出现;对会计数据以及会计软件的安全做好保密工作，杜绝肆意修改以及删除行为;对于储存于磁性介质里面的系统数据应当加以备份、定期检查以及复制，避免当磁性介质被损坏的情况下，电算化会计档案数据丢失;在相应工作人员的监督下，修改使用过程里面的会计核算软件，同时把通用的会计软件加以升级，倘若需要更换计算机硬件设备，一定先获取相应的审批手续，一定保证会计数据始终是连续并且安全的状态;实施某些具体的防治计算机病毒手段。（三）提高综合素质，完善人员配置结构大家都知道，人作为会计电算化系统的主要操作者，所以，系统是否安全除了由系统本身所决定意外，同样与会计人员的素质存在着千丝万缕的联系。倘若一个会计人员，不仅仅缺少专业的业务训练背景，同时缺少优秀的职业道德，则系统的安全就难免遭受威胁。所以，一定要面向会计人员开展具有针对性的培训，此外，需要通过发展的眼光，朝着国际水准发展，培养现有的会计人员或者聘用部分具备高级技术的专业人才，从而完成电算化事业自“核算型”朝着“管理型”以及“智