预算管理系统设计

预算管理系统设计摘要：预算管理系统作为企业财务会计管理信息系统的一部分,主要完成预算(计划)的编制、成本的实施控制和预算完成情况分析。系统设计主要分为5个功能模块:系统维护、预算编制、成本控制、预算分析和跨账套管理,从系统实际应用出发,在实现中采用了数据库、数据仓库、计算机网络等多项技术。本文以甲公司为例,对如何成功进行预算管理进行了思考和设计。关键词：预算管理；成本控制；数据仓库；管理系统；甲公司ThedesignofbudgetmanagementsystemAbstract:thebudgetmanagementsystemasapartofenterprisefinancialandaccountingmanagementinformationsystem,mainlytocompletethebudget(Planning)planning,implementationandcontrolofcostandbudgetanalysis.Thesystemdesignismainlydividedinto5functionmodules:systemmaintenance,budgeting,costcontrol,budgetanalysisandinteraccountmanagement,startingfromtheactualapplicationsystem,thedatabase,datawarehouse,thecomputernetworktechnologyintherealization.Inthispaper,theAgroupasanexample,carriesonthebudgetmanagementonhowtosuccessfullycarryonthinkinganddesign.Keywords:budgetmanagement;costcontrol;datawarehouse;managementsystem;Agroup引言在激烈的市场竞争中,企业想要赢得竞争力,长期地生存与发展,就必需具备科学有效的管理方法"随着世界经济一体化和知识经济的到来,任何一个企业要想保持持续的竞争优势,单靠一种管理模式进行管理,已不能满足企业日益变化的需要"现代企业的管理应该是系统化!战略化!个体化的管理"而预算管理作为一种配置资源的手段和管理机制,在现代企业管理中发挥着落实企业战略!培育各级人员工作能力!提供业绩评估标准!促进协调沟通等诸多作用"目前国内的财务软件大多只是为财务、会计人员提供了相应的业务功能,没有为管理人员在制定目标、控制成本、节约开支、增加利润方面提供较好的工具和方法。预算管理系统是在生产财务计划管理(事先控制)和会计核算(事后反映)之间搭起一座桥梁,达到成本支出的过程控制。1预算管理系统总体设计思路运用参数化的报表体系来完成对计划预算的分析、编制,用户把控制对象和控制模式设置好之后,就能形成简洁直观的报表界面。并且与各个单项核算系统采用统一接口,统一信息编码字典、编码规则、计算口径、计量单位。能够根据用户定义来完成其关心数据的自动抽取、清理并汇总成参数化的数据整理程序,以用户的兴趣度为根据,引导用户来获得庞大数据里蕴含的可以用来指导生产实践的知识。管理需求不确定性、多样化是系统设计的主要技术难点,决定了控制模式、预算编制、分析方式的不确定性和多样性。多种多样的管理子系统和单项核算,使全面反映需求和实时控制的难度增加,大量、繁琐的财务数据如何转化为有用的知识,完成对数据库中有用的数据知识的提炼。2预算管理系统业务流程设计预算管理系统必须要形成一个闭环操作,先根据公司以往的经营状况和当前公司状况来确定下个阶段的主要经营目标:根据已制定的利润目标,编制责任计划、公司预算;在系统业务进行的过程中,根据计划来进行控制;在这一阶段完成时,再对业绩进行考核;接着继续进入分析过去、决策未来的闭环操作(如图1)。3预算管理系统结构预算管理系统总共有五个模块,见图23.1预算管理系统的维护预算管理系统的维护即管理系统在正常运行的时候需要的用户权限、系统参数的管理。用户在系统业务中对涉及的财务要素、财务主体、流程等称为基础数据字典。系统涉及的主要字典有:部门(责任中心)、科目(会计科)、项目(科目、部门管理者所关心财务业务以外的其他业务要素，例如车辆、车次、单位往来等等)。3.2预算编制预算编制的定义是完成模型定义、资料采集、预算形成三步,按照管理要求对编制好的预算计划进行分解,从而形成预算计划的执行版本。其中全面预算包括了成本预算、生产预算、资金支出预算、生产能力预算、预算财务报表等。在编制预算的过程中,根据用户定义的报表体系来提供自动计算的功能,从而能根据工作量、历史等情况进行计算并生成不同版本的预算报表,为预算管理人员提供决策上的支持。3.3成本控制成本控制顾名思义即对预算、计划的执行进行全方位(全部科目)、全过程(各生产环节)成本的控制,控制、指导、监督各项生产经营活动的进行,及时发现与计划成本之间的差异并尽快提出改正举措,保证实现原计划目标的成本。通过提供单项核算子系统的统一交互式接口,当业务发生时,先访问预算管理系统,来判断这项业务是否会发生,如果不可发生,提示用户,否则就记录业务发生的内容。3.4预算分析对预算(计划)分阶段完成情况进行对比分析、标准分析、结构分析。采用数据仓库技术,系统分析和评价企业过去及现在的经营成果、财务状况及其变动,目的是了解过去、评价现在、预测未来,辅助管理者做出合理的决策。提供比较分析法、因素分析法等统计分析方法,根据需求产生各种对比图形,从而使分析者能够直观地了解数据之间的内在关系。用浏览器方式发布信息,可与其他系统交换数据,并能满足远程管理的需求。3.5跨账套管理为了适应不同的核算模式,系统采用多种通讯方式,实现账套间的数据共享。完成计划、支出、参数等的数据传输。4甲公司预算管理的设计和实现4.1为预算管理营造良好氛围取得公司领导的支持，特别是总经理和财务总监的支持是预算管理实现的重要前提，因为预算管理会对传统观念、权责分派体系、组织结构、部门和个人利益产生根本性的冲击,并且需要公司投入很多资源;其次,预算管理的实现需要全体经理和员工的积极参与,没有员工的支持、理解和参与,预算管理想取得良好效果是不可能的。预算的编制过程、执行过程和监督过程,都要有一套严密的规程,对员工的职业素养、专业能力和团队精神提出了很高的要求。4.2建立系统的预算管理组织机构开展全面的预算管理,必须要建立、健全预算组织机构,并且必须明确各组织机构在预算管理中的职责。(1)预算决策机构。公司董事会要被确定为预算决策机构,在董事会下设立预算管理委员会,来作为实现预算决策的执行机构。在预算管理委员会中,独立董事、具有预算管理经验的财务以及控制专家要各自占有一定比重以体现独立性。(2)预算管理机构。预算管理机构包括了常设管理机构和组织领导机构。组织领导机构负责预算调控和管理的职能,由公司总经理、总监以及各部门经理构成。设财务部为预算的常设机构,协助预算组织领导机构执行预算管理的职能。(3)预算编制机构。预算编制机构主要由全面预算编制机构和业务预算编制机构两部分组成。甲公司预算的责任主体是各个业务板块,所以预算编制机构就由各业务板块下属各部门构成,负责其自身业务的内容和预算的编制工作。财务部是全面的预算编制机构,负责预算协调、平衡、汇总和审查、汇报。(4)预算执行机构。公司预算经董事会批准后,各预算责任机构的子公司、下属部门就成为了预算执行机构。(5)预算反馈机构。财务部同时也是预算反馈机构,要定期对执行情况进行分析、反馈,为管理层决策提供所需的预算执行信息。4.3提升预算编制质量水平必须要保障以下几方面的工作做好才能提升预算编制质量水平:(1)确定预算编制的流程：上下结合、动态平衡；(2)以部门及岗位的工作规划作为预算编制方法的依据,采取零基预算编制的方法,部分项目采取固定预算法；(3)设置预算指标还要重点突出关键控制指标。在预算编制过程中,要针对业务管理中存在的薄弱环节以及从公司战略发展的需要出发,不同的业务要设置不同控制点。比如工程类业务要突出现金流控制、成本控制以及工程进度控制;市场类业务要将招商进度突出出来;商业业务要重点突出单位租金、出租率、资金收缴率。再比如，费用要被划分为变动费用和固定费用两部分,变动费用是提出预算控制的重点。在指标的设置上,不仅要有绝对数指标,还要有相对数指标,必须从多方面、多角度反映公司的经营情况。(4)预算编制精细化。过去预算编制的时候,仅仅简单计算出总成本费用和业务总收入,但是对于其构成并没有做出进一步的细化计算。比如综合业务类编制,并不清楚租赁收入、物业管理收入与其相应的成本费,也不清楚人均利润是多少,毛利润是多少,收入利润率是多少等等,但全面预算管理就是要体现出这些数据。再比如,对于工程项目的预算编制,要排出一个详细的开发时间计划，包括了项目的前期开发研究、报批报建、设计、施工、竣工备案再到销售,只有这样才可以推动项目的开发进度。编制预算的时候,要注意到无任款项是否已经支付,以及属于甲公司的成本费用,都应该考虑进来。4.4监督预算执行情况把预算目标下达到各预算责任中心之后,需要引起重视的就是加强预算执行期间的管理和反馈相应的信息了。(1)在预算执行的过程中,各项收支的依据要以预算指标为准,各项资本性支出、成本费用等的预算执行要严格审批手续。对于预算内的资本支出,要实行责任人限额审批制度以提高工作效率,加快审批速度,对于限额以上的资金支出则实行总经理和财务总监双签的制度;预算外支出就必须交由预算管理委员会审议核查。(2)建立健全责任报告体系。每逢月末、中期及年末,将预算实际完成数与初期设定的预算目标进行比对,及早发现并揭示实际脱离预算的差距并分析出原因,向各预算责任中心反馈预算执行情况以及改进建议,并及时采取必要的举措来加强薄弱环节,使公司的经营活动切合经营目标的要求,顺利完成预算目标,实现预算对经营活动的中期控制。(3)协调预算的严肃性与灵活性。预算具有灵活性与严肃性。首先要保障预算的严肃性,预算指标一旦确定,就不能轻易再调整。预算要严格约束公司发生的每一项业务。然而当外部环境发生巨大变化或者公司战略决策和业务经营类型发生了重大调整的时候,就要体现出预算的灵活性，应由预算责任中心向公司提出申请,经过公司领导审批,可以追加或追减预算。4.5健全预算绩效考核体系要想保障预算执行的预期效果,就要对预算绩效进行考核评价,而且要以考评结果为依据来实施奖罚措施,所以,预算考评工作相当重要。(1)年初要确定收入分配激励方案,在方案中根据不同的考核重点和行业特点,在定性指标和定量指标中设置分配不相同的权重。一般来说定量指标就是经济指标,侧重于结果评估，根据预算执行情况进行奖罚;而定性指标一般来说就是非经济指标,侧重于行为评估，奖励工作中表现优异的员工。根据公司战略发展需要和管理中存在的薄弱环节,在定量指标中设置敏感系数和不同权重。对于不同预算完成情况可以进行模拟测算,以提前了解方案最终可能的奖罚程度,以便保证考核方案科学、合理,避免由于估算不足而引起的风险,同时也有助于保障激励方案的公正性。为保证考评的严肃性，考核责任书必须经由总经理和各预算责任人签字确认。(2)预算执行过程中，在每季度末和预算年度过去之后,以每月预算执行进度分析报表和已审计的年度预算执行进度分析表作为依据,依据考评责任书的规定来进行季度奖罚和年终奖罚的最终结算工作。公司要把预算执行的奖罚方案和公司的薪酬、绩效系统联系起来,设置专项奖励措施,以期提升预算执行的效果。5结束语 预算管理系统作为企业管理软件,具有以下特点:(1)适应性。适应于不同的生产组织管理形式,能够满足铁路局、分局和站段的不同管理模式。(2)稳定性。独立于系统以外的其他软件,不因相关软件的变动而变动。较好地解决了同铁道部推广的会计核算软件的衔接问题。(3)实用性。符合生产管理实际,易使用和维护。(4)共享性。数据一次输入,与各单项核算系统之间数据共享。参考文献[1]黄健鹏.YD公司预算资源分配优化研究[D].华南理工大学2013[2]陈雯.ABC企业全面预算管理信息化实施案例分析[D].财政部财政科学研究所2013[3]黄璐.超越预算管理在A企业中的应用[D].江西财经大学2012[4]马欣.基于J2EE的企业全面预算管理系统研究与实现[D].江西理工大学2012[5]何文肇.预算审批管理系统的设计与实现[D].华南理工大学