工程项目档案管理制度_第1页
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文档简介

第页共页工程项目档案管理制度一、总则为规范工程项目档案的管理工作，提高档案工作的质量和效率，便于项目的后期跟踪和审查，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于所有公司承担的工程项目档案管理。三、档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责工程项目档案的建立、整理、存档、借阅以及销毁工作。四、档案管理流程（一）工程项目档案的建立1.项目组成员在项目启动之初，由档案管理部门指派专人负责档案建立工作。2.档案建立工作包括但不限于项目立项申请、项目合同、工程设计文件、工程施工记录、工程质量检测报告等相关文件的收集、整理和编号。3.建立的档案应清晰地记录项目的基本信息，包括项目名称、项目编号、项目负责人、项目委托单位等。4.档案建立完毕后，需要由项目负责人进行审核，并由档案管理部门进行电子备份。（二）工程项目档案的整理1.项目组成员在项目结束后，由档案管理部门指派专人负责档案整理工作。2.档案整理工作包括但不限于对建设过程中的各类文件进行整理、归类和装订。3.整理后的档案应按照一定的规则排列，并做好档案编号和索引工作。4.档案整理完毕后，需要由项目负责人进行审核，并由档案管理部门进行电子备份。（三）工程项目档案的存档1.档案存档采用电子存储方式和实体存储方式相结合。2.电子存储方式要求档案管理部门建立完善的电子档案管理系统，对档案进行数字化存储和管理。3.实体存储方式要求档案管理部门为档案准备足够的存储空间，并根据文件的保管期限进行合理的分区存放。4.所有档案都应编制档案清单，并按照清单进行整理、存档。（四）工程项目档案的借阅1.档案馆设立档案借阅室，由档案管理部门负责借阅服务。2.借阅档案需要填写借阅申请表，并提供借阅的合法证件。3.借阅申请需经过档案管理部门审核，并在档案借阅登记册上记录相关信息。4.借阅档案的人员应妥善保管并按照规定时间归还，如需延期借阅，需提前向档案管理部门申请。（五）工程项目档案的销毁1.档案管理部门应按照有关规定对档案进行定期检查和评估，发现有无效的档案应及时予以销毁。2.档案销毁需经过档案管理部门审核，并按照规定程序进行销毁。3.销毁过程中应记录销毁的档案名称、数量等信息，并保存相应的销毁证明文件。四、制度执行1.公司各部门应严格遵守本制度，配合档案管理部门做好档案管理工作。2.档案管理部门应对本制度进行宣传和培训，提高员工对档案管理工作的重视程度和执行力度。3.对于违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行处理。五、总结本制度的出台，为公司工程项目档案管理工作提供了明确的操作规范，有利于加强对工程项目档案的管理和保护

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