前台接待管理制度

前台接待治理制度第一章总则第一条为标准公司前台及办公区域安保治理，树立良好的公司形象制定本制度。其次条适用范围，行政中心前台及保安员。公布，各职能中心、直属分公司、办事处行政部门执行实施。其次章 行政主管岗位职责第四条制定前台接待工作年度打算，报行政中心复核董事局审批；第五条帮助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监视执行；第六条对前台接待专员进展有效的培训和指导，提高其业务素养和效劳水平；第七条帮助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实状况；第八条主持前台班次全面工作，制造和谐的工作气氛，削减工作环境中的磨擦；第九条参与行政例会，准时了解员工的思想动态及困难，准时实行解决措施；第十条受理直接下级上报的合理化建议，并依据公司相关规定程序处理；第十一条与公司各职能部门的协调及联系，帮助组织公司的文化活动等；第十三条负责向行政中心提请对前台接待专员绩效考核的建议并帮助实施考核；第十四条负责检查、监视前台办公区域内的安全、清洁和消防工作；第十五条正确传达上级指示，准时对下级工作中的争议做出裁决；第十六条帮助行政中心主管处理办公区域秩序治理及日常性大事处置；第十七条负责公司内部安保全面工作及特别大事的处置；第十八条负责前台接待突发大事及公司领导临时交办大事的处理；第十九条完成领导交办的其他工作任务。第三章 接待员岗位职责其次十条听从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人供给一流的接待服１务；其次十一条负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或帮助保安处理；其次十二条娴熟把握公司概况，能够答复客人提出的一般性问题，供给常规的非保密信息；其次十三条负责、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档；其次十四条负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存；其次十五条协作接待主管完成局部文件的打印、复印、文字工作；其次十六条负责治理前台办公用品及办公设备的清洁保养；其次十七条维护前台区域内的干净，进展该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养；其次十九条对工作中消灭的各种问题准时汇报，提出工作改进意见；第三十条完成领导交办的其他或临时工作。第四章 保安员岗位职责第三十一条听从命令，听从指挥，严格自身要求，尽职尽责完成安全防范工作；第三十二条严格遵守交接班制度，认真做好办公区域的巡逻工作。每班当值人员必需可离开；第三十三条对办公区域全部设备及材料负有保管责任，觉察隐患要准时处理并上报领导；第三十四条帮助前台做好全部外来人员登记，来访人员必需持有效证件〔身份证、居住证〕严格登记来访单位、来意、时间，经请示批准前方可进入公司区域；２第三十五条在值班时使用文明用语，礼貌周到细致的效劳于每位公司员工及来宾，树立良好的公司形象；第三十六条值班人员在无特别状况下不准离开监控位置，对到访人员及区域内状况予第三十七条值班时任何公司人员将办公物品调离、物品带出本区域必需持有部门负责不予放行；第三十八条着装整齐、统一，衣物平坦，目测衣物无污、无油、无破损；第三十九条仪容、仪表干净、端庄，不留胡须，发不过耳、不过领，目视无不舒适感；第四十条不连续巡逻不得超过半小时每次；第四十一条认真作好巡逻记录，对各种担忧全隐患、工程设施、设备及清洁卫生状况应准时处置并具体记录后上报；第四十二条对重点区域和部位〔如监测死角、设备房、财务室〕做重点监测跟踪和记录工作；第四十三条夜班巡逻过程中，遇到可疑人员，可进展跟踪、盘查直至报警交公安部门审讯；第四十四条与行政中心负责人及行政主管保持亲热联系，准时汇报相关状况；第四十五条熟知各种器械使用方法，娴熟把握使用技巧；第四十六条娴熟使用各种消防器械，把握使用要领；第四十七条遇紧急状况发生时，按紧急大事处理程序请示处理；第四十八条按规定责任路线、防范轻重程度的区分进展巡察检查；第四十九条对上级领导及来访者笑容可掬、亲切、急躁；第五十条不得与各工作人员在当班期间谈天〔正常工作需要除外、说笑、打闹；３第五十一条完成上级领导交办的其他工作任务。第五章前台接待礼仪要求第五十二条 前台人员个人形象要求1、服装：前台人员上班时必需保持仪表干净，服饰整齐端庄，搭配协调，每天上午九点前必需穿着好公司统一制服。2、头发：要常常清洗，保持梳理整齐不零乱。3、化装：需化淡妆，给人清爽的印象，忌浓妆。4、香水：不宜用气味浓烈的香水。5、口腔：要保持清洁，上班前，不能喝酒或吃有异味的食品。6、指甲：干净整齐并留意常常修剪，不能太长。7、站姿：两脚脚跟着地、腰背挺直、两臂自然，不耸肩或两臂穿插背后站立。移动位置时，应先把椅子就位，然后再落坐。身体不能在座位上来回晃动。刀剪等利器，应把刀尖朝向自己。、行路：在走廊里要放轻脚步，不能边走边大声谈或唱歌或吹口哨等。第五十三条前台工作态度前台人员对待员工或其他客人要礼貌大方、热忱周到，遵守员工文明礼仪标准，维护避请示后婉言拒绝来访。第五十四条前台人员工作要求：1、凡与公司业务无关人员应拒绝入内。淡室并倒水。3、上班时间制止在前台聚众喧哗、谈天或吃零食。4、上班时间不准打私人或谈天。5、上班时间不准看书籍和报纸。6、上班时间制止做其他与本职工作无关的事情，以免影响工作质量。78、负责总台转接，接礼仪要求：４接时：不允许消灭“喂，喂”或者“你找谁？”或查问对方“你是谁、你有什么事”等。C：假设找公司领导，不能随便报出领导在哪，不能随便报出领导的。告知对方会准时转告。9、接标准用语B：请问有什么可以帮到您C：请问您找哪位D：请稍等E：不好意思，他/她临时不在座位上，假设需要转告请留言或留下您的G：请您再查证一下。H：好的，再见！第五十五条前台工作程序1、08:502、09:00司树立良好形象。其入座，招待茶水，递送公司简介、宣传资料或报纸以消遣时间，或者轻松的与之交谈，使之感到不被冷淡。假照实在无法接待客人，应马上向对方说明状况，应主动请对方留言并尽快将留言传达给被访人。5、客人离开时，应礼貌送客。对于重要的客人，应送至门外并目送客人离去。的客人，看到对方应准时喊出姓氏。５〔包括午餐时间〕办公室内都应保证有人接待。第六章 附 件第五十六条前台接待治理流程第五十七条收发文件治理流程第五十八条发文工作流程第五十九条前台接待流程６第五十六条前台接待治理流程1、预约客人来访接待工作流程行政主管 前台接待专员客人各职能部门开头①整理当天预约记录告知来访者状况②确认与提示 协作访问事宜③来访登记 来访④通知被访者 ⑤确认来访告知相关事宜⑥引领悟见 预备接待来访客人客人⑦来访信息录入，审核 记录汇总 送走客户⑧存档完毕７2、来电转接流程前台接待专员 外部单位人员 或员工开头①听到铃响 拨通②拿起话筒接听③倾听来电事由范围外 ④处理

范围内⑤转接在单位明确被访人在否 接电不在⑥告知状况⑦留言记录完毕８第五十七条收发文件治理流程1、信函收发工作流程行政部经理 前台接待专员 部门开头①接收信函审核 ②登记③分信有是否有明确收信人 接收无④拆信审核 ⑤回信⑥寄信⑦登记信息完毕９2、接收信函、快件工作流程前台接待主管 前台接待专员 各职能部门 外部单位开头①签收 发来信函、文件②登记③筛选④分送 接收⑤记录存档完毕１０3、寄送信函、快件工作流程前台接待主管 前台接待专员 各职能部门 外部单位开头②签收 送信事宜③登记④联络相应单位 ⑤接到效劳要求处理发送完毕１１第五十八条收发工作流程1、发文工作流程行政部经理 前台接待专员 开头审批 填写申请表 ①提出申请②登记③发④原件存档完毕１２2、收文工