文件控制和管理程序

文件控制和管理程序1目的文件是一切管理和技术活动的依据。为保证与本中心管理体系有关的所有文件（内部制订的或来自外部的）均现行有效，特制定本程序。2适用范围适用于本中心管理体系的所有文件（内部制定的和来自外部的）和技术资料的控制，疑1饱括领量手册》、小骄文件》、《作贴旨导书》、《记赫格》等，以及有关规章、标准、规范、规程、检测/校准方法、图纸、软件等。3职责最高管理者负责《质量手册》和《程序文件》的批准发布。质量负责人负责管理体系文件审核，技术负责人负责相关作业指导书、仪器设备校准方法和技术文件的审批。质量负责人负责主持管理体系文件等的编制。综合办公室负责组织管理体系文件的编制标识、更改和归档管理。5各技术室主任负责技术标准现行有效性的识别和管理。4工作程序文件资料的分类.1内部文件:本中心内部编制的文件包括：《质量手册》、《程序文件》、《作业指导书》及《记录表格》等。.2外部文件:与检测有关的法律、法规及正式出版的技术标准，国家标准、行业标准、地方标准等下发的技术规范、检测方法以及图纸软件等。1.3文件控制流程图文件控制流程图如下图所示。文件控制流程流程图文件的编制、审批和发布2.1《质量手册》和《程序文件》由质量负责人组织安排人员编制，质量负责人审核，最高管理者批准发布。2.2作业指导书及仪器设备校准方法等技术文件由各检测室主任组织编制，各检测室主任审核，技术负责人批准发布。2.3其他管理文件及外来文件由相关单位编制或识别，并控制分发。文件的标识⑴《质量手册》为第一层次管理体系文件，其标识格式如下：HNJY/在~~X.xx 年号(四位阿拉伯数字) 质量手册 本公司代号(2)《程序文件》为第二层次管理体系文件，其标识格式如下：*xx-xxxx一匚年号(四位阿拉伯数字) 文件顺序号 程序文件 本公司代号如：*17-2022,表示“*有限公司”第17个程序文件、2020年发布。(3)《作业指导书》的标识格式如下：HNJY/ZYXX-XXXX—年号(四位阿拉伯数字)n--r 顺序号 作业指导书 本公司代号如：HNJY/ZY-1-2022,■示“*有限公司”第1个作业指导书、2020年发布。(4)文件版本代码用阿拉伯数字“1、2、3”表示。(5)修改状态代码用阿拉伯数字“0,1,2,3……”表示修改次数；“0”表示没有修改。(6)记录表格标识文件类别代码-记录表格序号如：CMXJL-L表示程序文件、第1个表格；ZYJL-5,表示作业指导书、第5份记录表格；YJS-CX-02,表示本公司质量管理体系文件中的程序文件、第2个表格。(7)受控文件编号文件标识-员工编号如*-2022-001,表示“*有限公司”程序文件、2020年发布、001号员工。文件的控制4.1管理体系文件分为受控本和非受控本。受控文件、资料加盖受控章和分发编号，非受控文件无此要求。本单位管理体系文件和技术文件是受控文件，必要时可编制非蝇版本。外来技术文件和法规性文件是否受控，由质量负责人确认。受控本应标明受控状态，并编号登记发放至相关人员。4.2综合办公室组织各检测室对适用的法律法规、技术标准类文件进行收集、识别其有效性；其他技术性文件由各检测室负责识别、登记和控制。4.3上述受控文件一览表由综合办公室负责组织填写。文件的发放4.5.1受控文件必须加盖“受控”印章和注明发放号，以便于修改、更换、收回及追溯。5.2《质量手册》、《程序文件》、技术性文件及相关检测依据标准的发放范围由综合办公室确定并负责组织发放。3文件领用人按照工作需要领用文件，在《文件发放回收登记表》上签字后领取O4.5.4当需使用文件的人员不属于已定发放范围时，不得随意借用其他人的文件复印，应向综合办公室提出申请，经批准后到综合办公室或各检测室领取。4.5.5受控文件使用人员应合理使用文件，保持文件的完好性。当确因文件使用频繁或非人为原因造成文件破损，严重影响正常使用时，可以到该文件的原发放部门办理更换手续，交回破损文件，换发新文件，新文件的发放号仍采用原文件发放号，并由文件管理部门将破损文件销毁。4.5.6当受控文件使用人的文件发生丢失，经原发放单位批准，根据工作需要应重新办理文件领用手续，但必须在文件领用申请单中说明丢失原因。补发的新文件采用新的发放号，并注明丢失文件的发放号作废。必要时将作废文件的发放号通知有关部门，以防止误用。4.6文件的修改换版4.6.1文件需修改时，应由文件修改提出人或由文件修改提出部门负责人提出书面

文件修改的理由或依据，并填写“文件更改申请/通知单”，由综合办公室汇总，并报最高管理者审定，经同意后由质量负责人组织进行修改。.6.2修改文件的审核、批准应由原审批人进行。当机构发生变化，接替单位(人)应取得相应的背景资料。.6.3更改后的文件应标识修改状态，并以“文件更改申请/通知单”形式通知内部各相关部门，由相关部门或人员进行更改。综合办公室应保存更改的审批记录。 4.6.4在更换文件生效的前一天，综合办公室应按“文件发放回收登记表”的名单通知原文件持有人交回作废的原文件，同时发放新文件，并进行原文件交回和新文件发放登记。对文件的部分条款进行局部修改，修改人应填写相应的修订表，由综合办公室验证。文件的归档受控文件由综合办公室负责在文件发布后进行归档。文件的保存与作废4.8.1各类与管理体系有关的文件由综合办公室和各检测室负责分类保存。不得在受控文件上进行随意涂改，以确保文件清晰、易于识别和检索。4.8.3所有失效和作废文件由综合办公室和各检测室主任负责从使用场所撤除，并加以标识，隔离存放和处置。4.8.4因某种原因需保留的作废文件，应加以标识并单独存放。5相关文件(1)《记录控制程序》(*23-2022)表CMXJL-34表表CMXJL-34表CMXJL-35表CMXJL-36表YJS-CX-09表CMXJL-37表CMXJL-38表CMXJL-39表Y