图书馆业务外包的现状与发展

图书馆业务外包的现状与发展

20世纪80年代，企业的外部管理方法受到了创新。进入20世纪90年代后,西方图书馆界吸收和采用了Outsourcing方法将一些非核心功能交给社会机构来完成,以便集中自身力量搞好核心功能的工作。1993年美国怀特州立大学图书馆决定把全部编目业务外包给OCLCTechPro后,引起了关于编目业务外包的价值、质量的热烈讨论。上世纪90年代后期,业务外包在我国图书馆界得到了一定的应用,但我国在这方面的尝试范围十分有限,项目明朗、内容规范地实现业务外包在近几年才出现。随着市场经济的发展和社会分工的不断细化,一些专业公司和书商已开始从事与图书馆业务相关的服务,逐步具备承包图书馆部分业务的能力,为图书馆业务外包奠定了基础。近几年,由于高校扩招,短期内猛增的馆藏使得很多高校图书馆实行了编目业务的外包。华南理工大学图书馆于2005年5月也开始采用编目业务外包形式。1实施图书分发业务的背景1.1节省成本,缩短时间图书编目业务外包是国外图书馆业务外包常用且最具成效的项业务。这主要是由于编目业务负担重、组织庞大且效率不显著,加上原始编目费用昂贵,而大多数图书馆往往都存在人力不足和经费短缺等问题。编目外包在不降低质量的前提下节省了开支,缩短了加工时间,解决了诸如待编图书积压过多,编目员工作负荷太重等问题。通过合约的形式将编目业务外包,既可解决人力不足的问题,加快图书上架的速度,使人力专注于核心业务发展,进而提高服务质量,又可使管理者减少过多的内部业务监督,而专心于核心业务的经营,从而获得更多的竞争优势。1.2cali-反应—图书编目的规范化是编目业务外包的基础随着我国图书馆事业的不断进步,馆际交流成为图书馆业务的一项重要内容,于是统一图书著录的标准成为图书馆发展的迫切需要。中国高等教育文献保障系统(ChinaAcademicLibrary&InformationSystem,简称CALIS),是由教育部立项,经国家计委批准的我国高等教育“211工程”两个公共服务体系的建设项目之一。CALIS的服务功能之一是联机合作编目。目前CALIS联机合作编目中心的成员馆已发展到470余家,每天都有大量的编目员在线工作,大家上传下载书目数据,都遵循《CALIS联合目录著录规则》与《CALIS联合目录中西文图书著录细则》。至此,在一定范围内图书著录有了行业规范,在图书的分类、标引、著录等方面有了相对稳定的统一标准,使得图书编目数据外包成为可能。1.3高校图书馆发展新趋势我国高等院校从1999年开始实行大规模的扩招,1998年全国高校招生108万人,1999年上升到195万人,到2006年增至260万人。教育部制定的《面向二十一世纪教育振兴行动计划》明确提出2010年“高等教育有较大扩展,入学率接近15%”。全国高校大幅度的扩大招生,给高校三大办学支柱之一的高校图书馆的发展带来了机遇,同时也带来了冲击和压力。扩招以后读者人数的剧增,导致文献总需求量激增,各高校图书馆都加大了书刊的入藏量,我馆提出了生均图书达80册的目标。急剧增加的藏书使各高校图书馆原有的编目人员不堪负荷,由于方方面面的原因,图书馆短时间内不可能找到专业的编目人员,这就加速了各高校图书馆采用图书编目业务外包的进程。2应注意打开图书馆外壳的问题和我们图书馆的解决方案2.1增加了图书馆中央库后异书异号取分类号是图书编目中最重要的一项工作,分类号是图书排架的依据。有些高校图书馆编目业务外包采取的方式是这样的:图书采购以后,直接交给外包公司进行编目处理,完成后在文献交回图书馆的同时,书目数据转入图书馆的中央库。这样的方式虽然节省了硬件设备,提高了工作效率,但忽略了编目中最重要的一项工作——查重。书目数据转入图书馆中央库后会出现同书异号的现象,而如果是几个外包公司同时进行工作时,待数据转入中央库之后甚至会出现同一种书,有数个不同的分类号。这样给图书馆后续的工作造成了很大的不便。为了避免这种情况的出现,我馆采取的方式是:将外包公司编目人员请进来,成立一个临时编目室,让3家外包公司的人员直接在我馆的Horizon系统中进行编目工作,在本馆中央库中查重,完全避免了同书异号现象的出现。外包公司进馆编目,虽然初期图书馆要投入一定的硬件设备,还要进行人员管理,但是通过一段时间磨合,工作效率也会渐渐提高,特别是服务质量可以满足读者的要求。2.2calis成员馆之间存在利益损害大多数高校图书馆都参加了CALIS联机合作编目,成为CALIS成员馆,能够以优惠的价格从CALIS中心库中下载书目记录,像我馆从CALIS中下载书目数据是按照0.6元/条的价格收费。但是有的外包公司不是CALIS的成员单位或级别较低,比如进我馆编目的一家外包公司是CALIS的九级成员馆,他们从CALIS中下载书目数据的价格是3元/条。而外包公司通过本馆系统直接从CALIS中心库下载书目数据时存在一个这样的问题:如果不作权限设置,失去控制,外包公司可以通过馆内端口从CALIS中心库以优惠价格下载大量数据为他们所用,这样就极大地损害了CALIS的利益,也损害了加入CALIS合作编目的各成员馆的利益。针对这一潜在问题,我馆采取了以下方法:在Horizon系统中给外包公司分配用户名和密码,通过这些用户名下载的数据只能在本馆的Horizon系统中使用,而不能形成一个文件转出系统,这样就有效地防止了上述问题的发生。2.3图书馆内编目员角色转换编目业务外包如果处理不好极有可能会使馆内编目专业技术水平下降和编目部作用退化,也有可能破坏合作编目,使编目工作失去灵活性以及对用户的要求反应迟钝。C.B.DunKle认为编目业务全部外包的馆要冒失去具有在知识组织中很有技术价值的职员的风险,而这些技术在将来可能还是需要的,同时,在将来要想恢复编目部或改换外包商时也会遇到很大的困难,因此图书馆内编目员的角色转换问题至关重要。我馆实行部分编目业务外包而不是将全部编目工作外包出去,另外馆内编目员还要承担起校对外包公司书目数据的工作。馆内编目员角色的转换是关键,编目员不仅是编目员,还是外包公司的辅导员、工作的协调员和质量检测员,使得本馆编目员与外包公司人员协同工作,共同把编目工作推向新水平。3我图书馆包装业务的一些经验3.1外包公司的考察在做编目外包计划时需要考虑很多方面的问题,例如需要向外包公司提供哪些信息;编目标准;如何坚持标准;输出格式与加工要求;外包公司的选择;经费以及还有哪些编目工作留待本馆编目员来做等。其中选择好的合作伙伴是关键。虽说现在的图书编目标准相对统一,但各图书馆的具体情况却各不相同,而且外包公司的水平也良莠不齐。因此,在业务外包前,结合本馆的实际情况对合作伙伴进行相关考察是非常必要的。我馆在编目业务外包前认真考察了与我们有合作意向的外包公司,制订了明确的任务和要求给外包公司,通过招标形式来选择外包公司。竞标过程中有一项重要的环节就是上机实操考试。每个外包公司派两个编目员在我馆Horizon系统上进行实际的原始编目考试。我馆制定了详细的《华南理工大学图书馆外包公司编目员考核中文图书评分细则》,此评分细则为百分制,是为考核外包公司编目员编目能力所设。由我馆有经验的编目员对他们做出的原始编目数据进行评分、评议。评分结果对评标起着较重要的作用,除此之外,我馆在评标过程中还充分考虑编目实际成本、业务工作流程,以及与本馆Horizon系统的关系等因素。通过以上一系列工作,在充分了解和考察了外包公司人力、物力、信誉、管理水平和服务质量的基础上,选择具有专业能力和专业精神的外包公司作为合作伙伴。3.2加强沟通和培训,及时掌握,是保证项目编码质量的基确定好合作伙伴之后,图书馆应该仔细进行计划,详细签订合同条款,使外包公司明白全部成效目的和指标,以便外包公司能提供更好的服务。每个图书馆的分类和标引细则不尽相同,文献典藏规定也大不一样,而外包公司往往同时承担了多个客户的编目外包任务,在具体运行中有时会出现错误。因此,加强沟通和培训,将本馆的工作方式融入到外包公司的工作程序中是保证编目数据质量的最好方式。我馆现有3家外包公司同时工作,我们结合本馆的实际情况,分别给他们制订了工作流程图,提供了《华南理工大学各类型阅览室及分馆文献典藏暂行规定》、《华南理工大学中文图书分类标引细则》和《华南理工大学图书馆中文图书著录细则》等文档,让他们充分了解我馆的编目规则和工作方式,并由有经验的编目员对来我馆工作的外包公司人员进行岗前培训,让他们尽快熟悉Horizon系统编目模块的使用,使他们能对我们的具体要求有一个感性认识,这样我们的要求会给他们留下深刻的印象,对以后的顺利合作起到积极作用。合作中的沟通也非常重要,他们的疑问我们随时解答,我们的细节要求可以随时提出,协商解决,尽量满足,使整个工作达到和谐顺利。3.3突出了业务外包和质量管理,提高了在编目过程中进行质量控制是保证编目外包实现目标最重要的环节。没有严格管理的编目外包是具有很高风险的。可能会出现外包公司服务差,不能兑现所承诺的服务,如有的不会做医学类图书分类和医学主题标目、编目质量不能保证等等问题。在编目外包中坚持监管,实行全程的质量控制,使外包的工作取得最大效益。我馆派专门的编目员对外包公司的书目数据进行校对,这项工作的初期是非常困难的。外包公司初期有的不熟悉编目业务,有的不熟悉我馆规则,有的是由于初到一个新环境的紧张,造成书目数据质量非常差,校对人员的工作量非常大,不仅要检查质量,还要指明出错原因、改正理由,再让他们改正错误,然后再检查。有时同一种书更正了三、四次还有错误出现。我馆编目员甚至发出了“还不如我们自己做数据效率高!”的感