图书馆编目业务外包质量控制研究

图书馆编目业务外包质量控制研究

20世纪90年代末，中国图书馆引入了一种企业外包管理方法。近几年来,随着高校图书馆事业的快速发展,购书经费骤然增多,为解决新购置图书的大量积压问题,许多高校图书馆纷纷实行编目业务外包。编目业务外包就是指图书馆把编目业务的部分或者全部工作交由专门制作公司完成,从而降低成本、节约时间,提高编目工作的整体效率和服务质量。图书编目业务外包主要有两种形式:外送加工模式和到馆加工模式。许多高校图书馆的实践证明,无论采取何种模式,由于外包人员专业技术水平较低,而且目前我国图书馆编目业务外包尚处于初级阶段,编目业务外包都极大地影响了图书馆的书目数据质量。为了有效地控制编目外包的质量,达到效率与质量的最佳平衡,临沂师范学院图书馆(以下简称我馆)自2008年起尝试采用技术干预模式实施编目业务外包,取得了较好的效果。1技术干预模式技术干预模式,就是图书馆通过对专业技术水平较低的外包人员采取明确、有效的措施,提升其专业技术水平,使其熟悉本馆的编目特色,以实现其编目工作基本与本馆的编目传统和业务水平保持一致的一种外包模式。技术干预模式的主要目标是降低外包质量风险,优化图书馆的文献资源建设,确保书目数据库的完整性、规范性和一致性。其优点是在不降低图书馆的信息组织水平的前提下提高工作效率,解决新书大量积压的问题,缩短新书上架周期,更有利于藏书组织的科学有序和读者文献检索需要的满足。2设计前入部强化分工、信息获取和编码技术到目前为止,我国图书馆编目业务外包仅限于与图书馆合作的书商,而不是社会上独立的专门为图书馆做编目业务的服务机构。虽然近年来一些大型的书商在人员配置上增加了图书馆专业人员,但绝大部分承包商雇佣的工作人员都不具备专业的编目知识和技能,只是经过蜻蜓点水式的简单培训便匆匆上岗。即便是图书馆专业毕业的工作人员,也不可能通晓各馆特色的编目细则和分类标准,如我馆规定中有关添加辅助区分号的条目有十几种,这就需要在不断的学习中深刻领会,才能准确有效地完成文献编目工作。在承包商专业技术水平欠佳的情况下,如果将业务外包出去而不对承包商进行技术干预,势必产生严重的后果,如数据质量达不到要求、编目数据库混乱,严重影响图书排架和读者的文献信息检索。国外图书馆在采访业务外包的实践中就有过惨痛的教训,例如,1996年夏威夷州立图书馆49个分馆的图书预算全包给Baker&Taylor图书公司,由于该图书公司的工作人员缺乏文献资源建设业务知识,导致藏书配置不合理,造成大量的复本购进,引起社会及法律界的关注,最终以采访外包业务的彻底失败而告终。3技术干预措施3.1我馆编码业务小组的业务培训自1999年起,临沂师范学院先后合并了3所学校,在校生陡增,加上迎评的需要,我馆购书量逐年增加。为了缓解采编部的压力,2008年我馆与某长期合作的书商达成编目外包协议:他们派7名固定员工到我馆采编部工作,服从我馆管理。我馆编目业务组长对他们进行两个阶段的业务培训。第1阶段,图书的物理加工(非核心业务)培训,如贴条码、粘磁条、画书标线、新书打捆等。此阶段工作对技术要求不高,主要是工作责任心的培训。此后,我馆把编目的非核心业务全部外包给他们。半年后,这些员工逐步熟悉了我馆采编部的工作流程,并在与我馆工作人员的合作交流中受到熏陶和感染,责任心得到很好的强化。这个时候对他们进行第2阶段编目核心业务的培训,内容包括:数据套录、原始编目、分类标引、主题标引、分配索书号等编目知识和技能;我馆的编目规则,如分类的原则、辅助区分号的添加规则等。3.2加强专业人员的专业能力,提高业务指导的质量第2阶段的培训结束后,我馆从7名外包人员中择优选出3名承担编目核心业务工作,并每人配备一名技术业务“导师”(技术业务“导师”由我馆编目部的业务骨干担任),进行一对一的业务指导。最初的一个月为见习期,3名外包人员跟随各自的“导师”学习,在具体的实践中领悟编目业务的知识和技能,熟悉并深刻领会我馆的各种编目规则。在这个过程中,外包人员每做一种图书的编目,都由各自的“导师”仔细审核,发现问题及时进行有效的技术干预。此外,还要求部门的全体工作人员注意加强与外包人员的交流和沟通,外包人员遇到问题要及时帮助处理。通过这种空间上具有全方位性、时间上具有连续性的技术干预,我馆构建了一个全覆盖、全方位的“导师”队伍与部门相结合的“两位一体”的技术干预系统,有效预防了编目业务外包质量上的失控。3.3专业人员的问题跟踪有效的技术干预不能局限于对外包人员一时的技术指导,需要长期跟踪观察并及时进行信息反馈。因为编目工作是一项比较繁琐复杂的业务,短时间内不可能完全掌握,即使已熟练掌握此项技能,也极容易因为粗心大意、工作责任心不强等原因出现各种问题。所以,我馆在外包人员独立承担编目工作后,对他们进行长期的技术跟踪。具体做法为:由负责典藏审校的工作人员对外包人员所做的数据进行重点审核,发现问题及时反馈,并制定行之有效的审核制度、奖惩制度、流通部投诉制度,以降低差错率,保证数据质量。4技术干预的效果4.1藏书信息著录错误据外包人员的业务“导师”和典藏审校人员统计,外包人员在最初做编目工作时出现了各种各样的技术问题,具体表现为:(1)著录信息不正确、不全面,如对图书题名、责任者、版本、载体形态、丛编等信息进行描述时存在与图书实际不符、丢项、漏项等现象;(2)MARC字段指示符不正确,如不能正确区分101字段原著、译著的指示符,不能正确设置检索点等;(3)文献信息著录不规范,如括号和空格没按要求在半角状态下使用、多名责任者之间没用半角状态下的逗号分隔等;(4)分类标引不准确,如忽略查重,导致同类书没有放在同一类目下、不同类的多卷书错误地集中在了同一类目下;(5)忽视辅助区分号的添加,如片面追求速度而忽略查重,同一种书的不同版本没加版本号,多卷书的不同卷次没加卷次号,同一文献的不同译本、不同出版形式的同种图书等没加次序号;(6)书刊状态错误,如回溯建库添加复本时没有点击“送交流通”,分配到各书库的图书误设为“非可借”状态,导致图书无法正常借阅;(7)附件(随书光盘)加工不细致,如对附带有随书光盘的图书忘记在相应字段著录,光盘缺失未在310字段注明等;(8)馆藏信息中价格著录错误,如价格录入与图书实际不相符、多卷书金额未分配、误将总价当作分册价格等;(9)其他非核心业务问题,如磁条粘贴不隐蔽、书标与图书不相符等。由于我馆技术干预措施得当,以上出现的种种技术问题得到了及时解决,保证了书目数据库的完整性、规范性和一致性,有效避免了编目业务外包的质量风险。4.2外包人员业务水平得到了明显的提升在对外包人员实施技术干预的过程中,我馆对外包人员出现的错误类型和出错率进行了记录并作了统计(统计结果见下页表1)。从统计结果可以看出,在我馆对外包人员有效实施技术干预后,外包人员的业务水平得到了大幅度的提升,编目差错率明显下降,迅速提高了编目业务外包的质量。自2008年实施编目业务外包以来,3名承担核心业务的外包人员共完成新书编目28000多种,140000多册,另4名外包人员共完成图书物理加工95000多种,480000多册,综合出错率控制在2%以下,取得了目前流通部零投诉的好成绩。5编目质量控制扩招和教学评估为高校图书馆的发展带来了前所未有的机遇和挑战,而实行业务外包成为多数高校图书馆缓解工作压力的一致选择,体现了知识经济时代图书馆职能社会化的必然发展趋势。但编目业务毕竟是图书馆技术要求较高的核心业务,编目业务外包必然具有较大的风险性和不确定性。如果外包质量控制不当,将导致图书馆信息资源组织质量下降,甚至产生书目数据库混乱无序的现象,