代理采购业务流程范文（通用8篇）

代理采购业务流程范文（通用8篇）代理采购业务流程1一、入市1、资料提供：按照入市条件审核表要求提供相关资料及组织机构代码证复印件。2、注意事项：（1）入市时需将资料按入市条件审核表所列资料顺序排列；（2）需要加盖公章的部分不许漏章。二、发布招标文件、招标公告及变更公告等招标模式：1、流程：招标文件、招标公告及变更公告等发布前交由茶陵县招标投标综合监管股审核，审核无异议后方可发布。招标公告及变更公告等在湖南省政府采购网上发布后将网上公示打印件交由分管监管股领导签字后在茶陵县招标投标管理局网发布。2、注意事项：（1）发布前将招标文件、招标公告及变更公告等电子档发至茶陵县招标投标综合监管股邮箱备案。（2）发布前事先与监管股协商安排开标时间及开标场地并将安排发至监管股邮箱（格式：×××项目开标时间×年×月×日×时×分，保证金：×万）。非招模式：1、流程：招标公告及变更公告等在湖南省政府采购网上发布后将网上公示打印件交由分管监管股领导签字后在茶陵县招标投标管理局网发布。2、注意事项：发布前将招标文件、招标公告及变更公告等电子档发至茶陵县招标投标综合监管股邮箱备案。三、投标报名1、流程：严格按照招标文件要求接受投标报名。2、注意事项（招标模式）：报名时间截止后严禁接受潜在投标人报名并第一时间将报名数量发至监管股邮箱（格式：×××项目报名数量×××家）。四、组织开标、评标1、流程（招标模式）：抽取评委、开标及评标须由茶陵县招标投标综合监管股全程参与监管。2、注意事项：（1）抽取评委前需将评委抽取申请表交由监管股分管领导签字；（2）评标区实行封闭管理，只有参加当日评标的评标委员会成员和有关工作人员及监督人员（限监管人员1名，清标工作人员2名，业主单位纪检人员1名）方可进入评标区，其他无关人员不得进入；（3）相关人员进入评标区后应自觉办理通讯工具保管手续，如特殊情况需与外界联系，必须通过评标区的`专用设备进行；（4）采购人委派代表参加本单位项目评审的，应当向采购代理机构出具授权函；采购人委派代表不得担任评审小组组长，不得先于其他评审成员发表评审意见，不得对其他评审成员进行倾向性、误导性的解释或者说明，不得干涉其他评审成员的独立评审。五、发布中标候选人公示1、流程：中标候选人公示前在茶陵县招标投标综合监管股备案。2、注意事项：中标候选人公示在湖南省政府采购网上发布后携带网上公示打印件及评标结论表交由分管监管股领导签字后在茶陵县招标投标管理局网发布。六、提交相关资料定标后3天内将招标台账及投标单位报名时所需证件照片发送至茶陵县招标投标综合监管股备案。七、提交招标项目备案资料1、流程：采购合同签订后将招标项目备案资料交由茶陵县招标投标管理局备案。2、注意事项：将备案资料交由监管股登记后再交由档案管理员移交档案室。代理采购业务流程21、依法接受委托接受采购任务：通过《天津市政府采购信息管理平台项目管理采购任务》列表，查看本单位次月的政府采购任务，随时查看本月追加的采购任务。签订委托代理协议：依据政府采购办公室下达的采购任务，主动联系采购人，与采购人签订纸质委托代理协议。确认网上委托：协助采购人完成网上委托，及时确认采购委托函。2、制定采购方案根据采购项目复杂情况、选择的采购方式、是否采购进口产品等信息，制定科学合理的采购方案，明确各工作环节，确定各环节工作职责、质量标准、时间节点和责任人，明确项目总负责人和协调人，制定突发事件的应急预案。3、编制招标采购文件根据采购人提交的采购需求、评标标准和评标办法，依据政府采购的.法律法规和制度规定，结合项目情况，编制招标采购文件。招标采购文件要符合国家和我市政府采购的相关政策规定，要科学合理地设定供应商准入条件，不得有歧视性和排他性。对采购人提交的采购需求、评标标准和评标办法及供应商准入条件，采购代理机构可在《天津市政府采购网征求意见采购文件》中公告，公开征求意见，以求最大公开、公平、公正。也可组织专家论证，以求采购需求更加科学合理。督促采购人及时确认招标采购文件。并通过《天津市政府采购信息管理平台项目管理采购文件》上传至政府采购办公室备案。4、发布采购信息根据采购人的预算级次，编辑采购信息文本，在《天津市政府采购网采购信息》中的相应栏目进行发布。5、审核供应商注册情况并发售标书辅导供应商及时在《天津市政府采购网供应商注册》完成注册并及时进行审核。按照采购信息规定的时间和要求发售标书，但标书发售要以供应商在《天津市政府采购网供应商注册》完成注册并通过审核为前提。6、组织标前答疑会和踏勘现场，协调解答供应商疑问按照采购信息规定的时间和要求及项目情况，组织标前答疑会和踏勘现场，耐心解答供应商疑问，必要时协调采购人进行解答，或组织专家及相关当事人进行标前论证。7、发布变更信息如遇采购项目发生变更事项，应及时在《天津市政府采购网采购公告变更公告》中进行公告8、提出专家抽取申请开标前一个工作日上午12:00前，在《天津市政府采购信息管理平台专家管理系统抽取申请》中提交抽取申请。开标前1小时打印专家名单。9、开标审核签到：组织供应商签到并与标书发售情况核对，与供应商注册信息核对，审核投标保证金缴纳情况，审核并接受供应商递交的密封投标文件（含电子开标解密）；组织专家、监督员签到并核验身份；组织采购人代表签到，提交授权委托书并核验身份。开标仪式：公开投标供应商名单，当众验明投标文件密封情况并开启投标文件，按要求唱标，供应商确认相关信息。对招标供应商不足法定数量的，依法办理废标事宜，在《天津市政府采购网采购公告废标公告》发布废标公告。依采购人申请，可在《天津市政府采购信息管理平台采购方式管理现场变更》中协助采购人办理采购方式变更事宜。填写相关信息和变更理由说明，上传专家意见和采购人意见。经政府采购办公室批准后方可实施采购。10、评标采购代理机构项目人工作职责：介绍项目单位、项目名称、采购人代表、专家组成员、监督员和项目人自己；宣读评标纪律；组织采购人代表介绍项目情况；介绍供应商投标的基本情况；组织专家研读招标采购文件；协助评标委员会处理相关事务；协调处理政府采购各方当事人的相关诉求；做好评标记录；做好相关服务。督促采购人、供应商、评审专家、监督员在相关文件上签字。对评审专家、监督员、采购人、投标供应商参与项目情况做出评价。协助评标委员会出具评审报告。11、督促采购人确认评审报告并上传备案在提交评审报告5个工作日内，要督促采购人及时确认，并将确认后的评审报告通过在《天津市政府采购信息管理平台项目管理评审报告》上传政府采购办公室备案。12、发布采购结果公告经采购人确认后的采购结果，及时在《天津市政府采购网采购公告中标结果公告》中公告。13、发中标（成交）通知书采购结果公告的同时，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并提示供应商在中标（成交）通知书发出30日内与采购人签订政府采购合同。同时，将中标（成交）通知书在《天津市政府采购信息管理平台项目管理中标成交通知书》中上传备案。14、督促采购人和供应商及时签订政府采购合同中标（成交）通知书发出30日内，采购人与供应商要按照招标文件和中标（成交）供应商的投标文件签订政府采购合同，监督双方不得擅自变更。15、政府采购合同备案督促采购人在政府采购合同签订后7个工作日内向政府采购办公室备案电子合同，向采购代理机构备案纸质合同。16、协调采购人与供应商的履约事宜在合同执行期间，采购代理机构有义务协调采购人与供应商的履约事宜，对有过错的一方进行提醒和纠正，情节严重的，要及时向政府采购办公室汇报。17、组织验收按照政府采购办公室的要求，对300万元及以上采购项目，要组织专家和相关当事人参与验收。起草验收报告并履行各方签字手续。18、协助办理国库集中支付项目相关手续。19、立卷归档按相关要求，将全部的采购文件和往来书函按采购项目整理归档，妥善保存，至少15年，提倡实行政府采购电子档案。20、接受质疑，答疑解惑在政府采购过程中，要及时、耐心解答采购人、供应商、评审专家、监督员对政府采购活动的各种疑惑，宣传政策，说明情况，争取理解和认同。同时，按照相关的法律规定，协调好各方的利益诉求。依法接受供应商质疑，对供应商质疑，必须在7个工作日内予以书面答复，答复内容要客观准确，尽量详实。代理采购业务流程3为进一步提高项目部的管理水平，在保证施工安全、进度、质量和降低成本的前提下，提高项目部盈利水平，加强对物资采购、使用过程的监督管理，根据国家有关的法律法规的相关规定结合公司对物资工作的管理要求，特制定本制度。材料采购员（以下简称采购员）是工程材料设备采购管理的第一责任人，具体工作由采购员、项目部主管副经理会同项目财务人员共同完成材料采购管理及流程相关程序如下：一、采购计划1.项目部在施工前填写项目材料采购计划表。2.由项目部依据建设施工图和施工进度以及材料消耗定额提出材料需用计划及采购要求。3.材料需用计划必须说明材料的名称、规格、型号、需用数量、需用时间等。必要时，应提出使用要求及验收标准和质量保证要求。4.急件优先办理。二、市场询价1.详细说明采购材料的品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。2.同规格产品应询价与不少于三个供应商，应提供同规格，不同品牌做比较。3.是否有其他较有利的代用品。4.是否有办理售后服务和保固年限的必要。5.新供应商产品需经检验试用。6.合格材料设备供应商制度6.1项目部对材料、设备采购实行统一管理，以保证质优价廉。建立材料供应商考察、评审制度，建立项目部合格供应商名册。6.2对首次接触的新供应商应进行资格预审，采购员应合同主管项目副经理应对供应商进行考察，形成供应商评估报告，经项目部主要管理人员认可后纳入合格供应商目录。6.3涉及技术、质量等方面有特殊要求的材料、设备，需有相关专业技术人员参加评审。对供应商实行分级制度，年度审核优胜劣汰，一般情况下优先采购优质供应商的材料。三、比价、议价1.合格材料生产厂家的条件：能提供采购物资质量方面的合格文件；具有良好的市场信誉，价格合理；提供合格的物资，并保证物资质量的.持续稳定性；满足进度和服务要求。2.合格供应商名册中有同类材料供应经历的供应商，优先询价及相关服务咨询。3.价格上涨下跌有何因素。4.单价一万元以上、总价5万元以上大宗材料、大型设备的购进按照招标采购流程进行。4.1招标在入围的合格供应商中进行，参加投标的供应商数量不少于3家。4.2按规定时间开标，由项目部、采购部、财务部、商务部、法律部、技术部共同评标，按合理低价的原则，确定中标单位。经领导审批后，对中标单位发出中标通知书。代理采购业务流程4（一）从内部控制五要素入手，全面梳理采购全流程，分析采购业务相关管理制度，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，掌握采购全流程内控管理中的薄弱环节。（二）审查企业是否建立采购申请授权制度，是否依据购买物资或接受劳务的类型确定归口管理部门并授予相应的请购权，相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序是否明确。（三）审查采购预算、采购计划编制执行情况。审计从采购预算上报、批复、追加各个环节展开，重点审查预算编制是否遵循规定程序、批复是否及时、调整手续是否合规、预算执行是否超支等；采购计划安排是否合理，有无造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费。（四）审查采购方式能否实现物美价的供给保障。采购方式按照市场化和公开化程度排序依次是公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源等。审查企业是否采取集中采购模式、限额标准以上采购项目是否按规定采取公开招标或邀请招标的采购方式，采购执行过程中有无随意改变采购方式的情况。（五）审查采购不相容岗位是否有效分离。采购全流程管理，不仅要求采购部门不相容岗位分离，对采购需求部门、采购需求管理部门等采购主体同样要求执行不相容岗位分离原则。审计重点关注候选供应商推荐、评审标准设定、供应商评审等岗位是否有效分离；审查有无同一部门或采购当事人参与“采购全流程”，导致“供应商管理—采购谈判—合同执行管理”各个环节监督制约作用受限，为人为操纵采购结果留下了空间，滋生“商业贿赂”的问题。（六）审查候选供应商管理是否公开透明，供应商选择是否得当。企业有无建立科学的供应商评估和准入制度，建立供应商管理信息系统并完善潜在供应商备案制度、用户反馈制度、日常监督检查制度等机制对供应商进行动态管理。审计重点关注候选供应商是否从供应商库中选取，是否存在需求部门和采购需求管理部门自主决定供应商的'行为。（七）审查采购谈判评委信息库有无外部专家，采购项目评委是否从评委信息库中随机选取产生，核实评委是否独立于采购需求部门和需求管理部门；审查招投标或定价机制是否科学，授权审批是否规范，有无导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈的问题。（八）审查采购部门轮岗制度是否有效执行。审查企业是否对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，重要和技术性较强的采购业务是否组织相关专家进行论证，是否实行集体决策和审批。代理采购业务流程5为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。一、请购及其规定1、请购的定义请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。2、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：⑴请购的部门；⑵请购物品所属项目；⑶请购的用途；⑷请购的物品名；⑸请购的物品数量；⑹请购的物品规格；⑺请购物品的样品、图纸或技术资料等；⑻请购的物品的要求时间；⑼请购如有特殊需要请备注；⑽请购单填写人；⑾请购部门主管；⑿请购单审核人；⒀采购副总审核；⒁财务审核人；⒂公司总经理。3、请购单及其提报规定⑴请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；⑵固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；⑶其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表）的格式填写提报；⑷日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；⑸请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；⑹涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交；⑺遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。⑻如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。4、公司物资请购单的提报部门⑴公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；⑵公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；⑶公司各部门专用的物资由各部门自行提报。二、请购单的接收及分发规定1、请购的接收要点⑴采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；⑵接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；⑶通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；⑷对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2、请购单的分发规定⑴对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；⑵对于紧急请购项目应优先处理；⑶无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；⑷重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。3、采购周期的规定⑴单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；⑵单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天；⑶请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任时应向领导说明原因；⑷遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。三、询价及其规定1、询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3、对于紧急请购项目应优先处理；4、所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价；5、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；6、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；7、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。四、比价、议价1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；3、收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；5、参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。五、比价、议价结果汇总1、比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；2、比价、议价结果汇总应按照附表六（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；3、如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。六、合同的签订及其规定1、合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的`协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。（一）合同正文应包含的要素（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；（2）采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分；（3）包装要求；（4）合同总额应含税，特殊情况应注明；（5）付款方式；（6）工期；（7）质量保证期；（8）质量要求及规范；（9）违约责任和解决纠纷的办法；（10）双方的公司信息；（11）其他约定。（二）合同签订及其规定（1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；（2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；（3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；（4）遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；（5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期；（6）详细约定发票的提供时间及要求；（7）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；（8）违约责任一定要详细、具体；（9）比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；（10）合同签订应按照附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签审查；（11）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；（12）签订的所有合同应及时报送财务部门。七、付款及合同执行1、付款规定⑴按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；⑵按照贵公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八（资金支出审批单），该审批单巡签我那比后提交财务部付款；⑶财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况狂延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。2、合同执行⑴已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；⑵已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；⑶合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。八、报验与入库1、报验⑴供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收；⑵对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行；⑶达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；⑷质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；⑸用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。2、入库⑴公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；⑵合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；⑶质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；⑷质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；⑸质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定入库。代理采购业务流程6一、请购极其规定1、请购的定义请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。2、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：请购的部门；请购物品所属项目请购的用途请购的物品名称、规格、数量请购物品的样品、图纸和技术资料请购物品的需求时间请购如有特殊请备注请购单填写人请购部门主管请购单审核人采购副总审核财务审核人公司总经理3、请购单及其提报规定请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核审核批准后报采购部门；请购部门在提报申请单时应要求采购部接收人签字并备份；涉及的请购数量过多时可附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况下可以电话请示，征得同意后提报采购部门，签字确认后手续后补如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。二、请购单的接收及分发规定1、请购的接收要点采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整不清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储值积压的物资不采购的原则；通知仓库管理人员核查该物资是否有库存；对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2、请购单的分发规定对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；对于紧急请购项目应优先处理；无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门。重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。三、询价及其规定1、询价前应认真查看请购单的'品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时与请购部门沟通；2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购；3、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；4、比价采购的单位均应具备一定的资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资的能力；四、比价、议价1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2.对于合格供货商的价格水平进行市场分析，是否价格最低，所报价格的综合条件更加突出；五、合同的签订及其规定1、合同正文应包含的要素（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；（2）采购物品的规格、名称、数量、单价、总价及合同金额，清单、技术文件与确认图纸是合同部可分割的部分；（3）付款方式（4）工期（5）质量保证期（6）其他约定2、合同签订及其规定（1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；（2）拟定合同条款时一定将各种风险降至最低；3、合同执行（1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及相关领导；（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保证质量，按时履约；（3）合同在履行期间应按照双方约订严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；六：报验与入库1、供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时通知质检部门进行验收；2、标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运。代理采购业务流程7一、总则为了规范公司采购行为，降低公司经营成本，特制定本办法。二、管理体制公司可设立专门的采购部门，具体负责公司采购业务。公司所有原轼材料、物资、零部件、办公用品、机器设备的采购，均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。公司采购实行集中与分散相结合体制。三、重要的、大宗的、贵重的或限额以上的采购，由采购部门统一办理；低值、小额或限额以下的采购，由使用的部门各自办理。公司实行成批和零星采购相结合体制。四、根据年度经营计划，测算和制定年度原辅材料、物资需求计划，每年进行1~2次的成批采购；五、年度物资计划难以概括，或市场供求变化导致物资需求计划改变的，可在年度中进行多交的零星采购。六、贯彻“五适”方针，即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点，购进适当品质及适当数量的物料。七、采购计划与申请根据公司年度经营计划、材料消耗定额、各部门物资需求以及现有库存情况，可以制定年度采购计划预案。根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化，相应制定半年、季度或月度的具体采购计划，该计划按期滚动修订。公司年度采购计划须经总经理办公会议批准实施，半年、季度采购计划须经总经理审批，月度采购计划变化不大的经总经理划主管副总核准。根据采购计划制作的.采购预算表，以一式多联方式提交，分别经采购部经理、主管副总、总经理按权限签批核准。公司物料库存降低到安全库存量或控制标准时，可即进提出采购申请，并分为定量订购和定时订购两种方法实施采购。八、采购实施采购部收到请购单或采购计划被批复后，立刻开展多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购主管选择。对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。尽量提高每次采购批量，获得批量折扣，降低采购成本。采购询价获准后，采购员即与供应商洽谈买卖合同及合同条款。买卖合同采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。合同文本须经采购主管和主管副总经理批准。重大采购合同须经公司律师审核和工商部门鉴证。采购合同经双方签章生效后，采购员按合同付款进度，向财务部申请借款，及时向供应方支付定金和各期货物。采购员按合同交货进度，及时催促供应方按时发货。收到托运单据或提货凭单后，即前往提货点，按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收。如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，采购购员可拒绝接收或将货物退回供应方。对货物品种、质量、数量与合同不符的，采购员及进告知供应方，并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。验收合格的货物及时运抵仓库，办理移交入库手续，并持有关发票和提货凭证到财务部销帐。采购员负责对在签字货物和在签字货款明示于图表，分类监控、跟催。采购员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报主管处置，寻找替代品或变更生产计划。九、其他1、采购部应采取有效措施，完成公司下达的降低采购成本的指标，或达到采购目标成本。2、采购员密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况，趋势预测，提出最有利的采购时机。3、采购部分分析主要物料的采购成本及构成，掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本的比重，对有关费用重监控。4、采购部选择运输方式，应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性等，多方案比较后选定方式。5、会同财务部确定贷款分期付款和结算方式，协商使用赊购、商业票据，减少公司采购和库存资金的占用。十、采购部对采购员的如下工作行为进行考查、评价：采购目标成本的完成情况；采购合同履约率和违约程度；采购成本节约额或损失额；采购物料质量合格率；价格波动情况；供应商稳定性和开拓供应商新情况；廉法或执着收回扣、受贿情况。以上工作情况记入采购员业绩档案，作为考绩依据，并作出相应的奖励和处罚。十一、附则本办法由采购部解释执行，经公司总经理办公会议批准生效