记录控制程序全套

[全]记录控制程序目的统一规范记录的标识、收集、编目、归档、贮存、查阅、保管及处理，保证记录的准确性与完整性，保证本公司管理体系文件有效的持续运行。2范围适用于证明产品、过程、体系、环境符合要求和质量/环境/职业健康安全管理体系有效运行的记录。3职责3.1办公室负责记录的统一管理，负责组织记录的标识、收集、编目、归档、贮存、查阅、保管和处理。3.2各部门负责本部门管理体系文件运行记录的标识、收集和保管并按规定的时间归档。3.3所有记录的记录人应按规定的表格和要求，清楚、真实的进行记录并对其记录的准确性和完整性负责。4程序4.1办公室应组织各部门收集来自各方面的记录，建立《记录清单》规定记录的名称、编号、保存期限、责任部门等，实施对记录的有效统一管理。4.2记录的建立、修改和废止4.2.1各有关部门应根据管理体系文件运行和/或产品变动的需要，及时提出建立某种记录的要求，设计表样报文件归口部门审批.后由办公室统一标识、编目，然后投入使用。4.2.2对记录的表格需修订或废止时，提出修订或废止的部门应报告其理由并报办公室及时修订记录清单。实施时，按《文件控制程序》执行。4.3记录的填写要求4.3.1填写记录时，要做到字迹清晰、情况真实、准确无误、栏目完整且不得随意涂改，记录人应签署姓名和日期。4.3.2更改、勘误记录时，应由记录者本人在原始记录的被更改内容上画两条细横线，然后在其上面的空白处填写新的更改内容。4.4记录的收集、整理和归档4.4.1记录包括各种与产品质量和环境有关的记录，如各种采购产品、外协件采购的检验试验、过程检验、出厂检验、运行控制记录、环境/职业健康安全监测记录、不合格及其处置记录，用户投诉记录等，也包括管理体系文件运行记录，如内部审核报告、管理评审记录和纠正措施记录、监视和测量装置的校准记录、人员资格和培训记录以及来自供方的记录等。4.4.2各部门应收集、整理本部门的所有记录并指定专人保管，在每年的一月份将上年度应归档的记录移交办公室归档保存。执行《档案管理制度》。4.5记录的标识和编目4.5.1各有关部门应负责本部门责任范围内记录的标识与编目。4.5.2归档管理的记录，由办公室统一进行标识、编目。4.6记录的贮存和保管4.6.1无论采取何种方式保管的记录，应便于存取和检索，有安全的贮存环境并应防止损坏、丢失及变质。4.6.2办公室在提供有保密要求的记录时，须经总经理批准。使用人，须按规定进行借阅登记，填写《文件借阅（复制）登记表》，并应及时归还。4.6.3记录清单应规定记录的保存期限，记录分为永久、中期、短期三种保存期限。凡具有长远利用价值、法律法规有要求的记录进行永久保存；对在一定时期内有利用价值、公司性活动的记录进行归档作为中期保存，保存期为3年；对在短期内有利用价值的记录，保管期为2年，由各部门自己保管。4.6.4当归档记录超过保管期且失去利用价值时，由办公室登记《文件销毁清单》经管理者代表审批后，由办公室负责统一销毁处理。4.7提供查阅当管理体系文件认证机构、顾客或其代表有要求时，除有保密要求的需经总经理批准外，各部门应按其要求提供相关的记录，供认证审核人员、顾客或其代表查阅。记录控制程序2目的为及时、准确的收集、传递和反馈有关信息，对内促进公司各部门、各单位之间的信息交流和业务沟通，对外促进与相关之间的信息交流和协调互动，做好信息的沟通管理。2、使用范围适用于公司所有产品的生产过程和公司质量、环境、职业健康安全管理体系所涉及的多有部门3、相关文件A、《文件控制程序》B、《记录控制程序》4、术语和定义无5、职责A、综合部负责与认证机构、环保部门、卫生防疫部门、废弃物处理者等进行信息交流B、生产部/技质部负责与供方、外包方等进行信息交流C、供销部负责与客户之间进行信息资料D、各部门负责将收集到的法律法规信息与综合部进行传递6、工作程序6.1信息6.1.1外部信息外部信息包括：A、地方质监局、环保局、监测站、职业健康监督检查部门、认证机构等检测或检查的结果及反馈的信息B、政策、法律法规、标准类信息，如产品标准、环境法律法规、职业健康管理条例等C、相关方的要求、期望、评价、投诉、抱怨等信息，相关方指顾客、公司机关及工程项目所处地域居民、合同方、供应方等；D、企业以外单位、团体或个人的来电、来信、来函、通报及各种媒体报道等E、其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息6.1.2内部信息内部信息包括：A、正常信息，如管理体系方针、目标、指标、检测检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正产运行时的其他记录等B、不符合信息（含潜在的），如管理体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等C、紧急信息，如突然环境、安全事故、火灾等情况下的信息记录D、其他内部信息，如培训记录、职工建议、领导对管理体系的各项批示等6.2信息的沟通方式A、职工代表大会、工作会议总经理办公室会、工程例会等会议形式B、文件形式C、公司管理体系运行情况汇报、交流会等专题会议D、调查表、征集建议书等E、公司各部门、各单位与相关方的沟通F、公司组织的各种相关活动6.3信息的沟通6.3.1外部信息沟通A、综合部负责地方质量技术监督局、环保局、监测站、职业健康监督检查部门、认证机构、废物收购方等检测、检查结果及反馈信息的收集，并及时传递到公司有关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正措施控制程序》和《预防措施控制程序》处理B、政策、法律法规类信息，由各相关部门负责收集、更新、整理，综合部负责汇总登记、存档，具体按《法律法规和其他控制程序》、《文件控制程序》执行C、技质部、供销部负责与外包方、物资供应商、客户等进行沟通，对产品质施工环境、职业健康安全要求施加影响，详见《相关方施加影响管理程序》。供销部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求。对来自上述相关方的投诉按照《纠正措施控制程序》和《预防措施控制程序》处理，当对方由要求时，应在一周内给予解决或答复，上述相关方反馈的其他信息，可由对应部门以《外来信息联系单》的形式传递给相关部门处理D、各部门直接从外部获取的其他类信息。如质量安全环境技术、管理信息等，在一周内以《外来信息联系单》的形式反馈到综合部，由其负责分类、整理，建立《外来信息台账》，根据需要传递到相关部门6.3.2内部信息沟通A、正常信息的处理；各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，综合部按照相应的程序文件规定传递管理体系方针、目标、指标、管理方案、内部审核结果、管理评审结果，按照相应程序更新法律法规等信息C、不符合信息的交流详见《纠正和预防措施控制程序》D、紧急的质量、环境、安全方面的信息，由发现部门迅速传递给公司安全部组织处理，可采用电话、传真等方式，详见《应急准备和响应控制程序》6.4各部门要由专人分管信息沟通工作，对信息的接受、传递、处理情况进行记录。综合部每季度汇总一次各部门的《信息记录单》，不定期按照《记录控制程序》抽查信息交流情况6.5信息交流的效果评价A、沟通交流的信息要依据充分、精准可靠B、沟通交流的信息要具有时效性，符合各阶段的工作进度要求和相关文件的规定C、各部门信息交流承办人员，对应信息接收、传递和处理情况进行记录6.6改进与反馈6.6.1当接受信息涉及责任部门主管业务缺陷时，责任部门要认真识别信息是符合性并制定措施，积极改进，改进的具体效果要纳入管理评审输入信息。6.6.2当信息提供者要求答复时，责任者应在规定时限内予以答复。6.7协商6.7.1员工代表应参与环境管理方针和职业健康安全管理方面重要相关文件的制定和评审6.7.2综合部通过职工代表大会、座谈会、恳谈会、合理化建议征集和企务公开的形式，征求职工在管理体系运行、职业健康安全包括影响作业场所的改善等方面的要求和意见