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浅析高校系(部)教学秘书业务工作获奖科研报告在院校、教务部门、教学系(部)构成的教学管理体系中,教学系(部)作为教学管理工作体系中的最基本单位。其教学管理质量直接关系院校的整体教学质量,关系到院校人才培养质量。而教学秘书作为系部教学管理工作不可或缺的角色,发挥着联系教务部门与系(部)教研室、管理者与师生桥梁纽带的作用。教学秘书的业务水平和综合素养,很大程度影响着系部教学管理工作质效。本文就系部教学秘书业务工作做浅要分析。
一、教学秘书在系(部)教学管理中的职能作用
(一)教学秘书在系(部)教学管理工作中具有协助作用
教学秘书在系(部)教学管理工作中应发挥参谋助手的作用。系(部)领导在制定下发教学相关管理计划或通知时,教学秘书应根据自己的工作经验,为领导提供具有科学性和合理性的意见。同时对于在教学管理中一些纰漏,教学秘书能够及时的发现并处理,有效避免小纰漏变成大问题,使教学管理能够有效地进行。
(二)教学秘书在系(部)教学管理工作中具有组织作用
教学秘书在系(部)教学管理工作中应发挥推动工作落实的作用。在日常教学管理过程中,每天都会有繁多的工作部署和任务下达,这就需要教学秘书做好相应的组织梳理,将教学任务所涉及到的相关信息进行有效的传达,在实践中遇到各种不同类型的问题,也能够立即采取有针对性的措施进行妥善处理。尤其在涉及到师生切身利益的教学评价、考核成绩、量化绩效等工作方面,更需要教学秘书预先筹划、精心核算。
(三)教学秘书在系(部)教学管理工作中具有沟通作用
教学秘书在系(部)教学管理工作中应发挥沟通协调的作用。教学秘书在日常工作中,不仅是高校教务部门与系(部)教学单位之间的主要沟通纽带。同时也是教学管理者与被管理者(教研室、老师、学生)之间的主要沟通桥梁。整个教学管理活动在具体开展过程中会呈现出非常复杂的状态。要想保证教学任务快速有效完成,就必须要保证与上下级部门之间建立良好的协调合作关系,将教务处下达的所有指令与教研室、师生的想法和建议进行有效结合,制定出更好的教学计划,最大限度保证教学任务有效落实。
二、教学秘书在系(部)教学管理中的现状
(一)教学秘书的专业技能和业务能力偏弱
当下,大多高校的系部教学秘书的专业技能知识较为薄弱,对于教学秘书应掌握的技能知识不足,甚至很多教学秘书并非本专业,处于非在编的状态。此外,教学秘书的学历不高,博士、硕士毕业生到院校后大多会被安排到教师岗位,大多教学秘书的学历为本科或大专,并且没有经历过专业的技能知识的培训,同时在上岗之后也没有时间继续深造,业务能力普遍偏弱。
(二)教学秘书工作量较大,职业的前景惨淡
由于院校中教学工作是中心工作,作为教学管理过程中是必不可少的一环,教学秘书需亲自操作负责的业务工作量就较大。此外,教学秘书还负责院校、系部、教研室、师生之间的协调沟通,有时难免差错,因此,在工作的时候,有时会得不到大家的理解和尊重,使得很多的工作难以进行下去,也间接导致教学秘书的职业前景惨淡。
(三)因循守旧,跟不上信息化建设的步伐
大部分高校重视教学,而忽略管理,造成教学秘书在很多工作上权限不够,加上自身不注重新技能的学习,因循守旧依赖于传统的教学管理模式,在教学管理系统升级后,不愿意去探究使用,跟不上信息化建设的步伐。例如,在推行无纸化办公方面,教学秘书因电脑操作能力的缺乏,更多采用打印纸质文件的方式来落实会议、推行计划。造成大量浪費。
三、强化系(部)教学秘书组织教学管理的措施
(一)不断加强教学秘书的思想道德建设
教学秘书作为教学管理工作中不可或缺的一环,首要的是应当加强思想道德建设,培塑较高的思想觉悟,严谨的工作作风。将系部教学管理工作放在中心位置,增强服务管理意识,切实提高服务质量,能够熟练掌握各项管理程序,具有较高的责任心,要循序渐进地开展教学管理工作,能够分轻重缓急,落实好各项教学管理任务。
(二)不断加强教学秘书专业技能知识的培训
针对系部教学秘书专业技能知识较为薄弱的现象,需适时组织教学秘书进行系统性的专业技能和业务能力培训,使熟练掌握办公软件使用方法,提高办文办会业务能力,增强上传下达沟通组织能力等等。此外系部教学管理中要建立科学合理的参谋轮换机制,以确保教学秘书有时间去学习提升和创新运用,尤其在信息化条件下教学管理手段运用方面,要给与时间和空间去改变,从而提高教学管理中的工作效率。
(三)不断完善教学秘书的奖惩机制
针对高校中所存在的教学秘书的工作量大,职业前景惨淡这一现象,可以相应地完善教学秘书的奖惩机制和职业前景规划。根据教学秘书在教学管理中工作完成情况,给予相应的奖励或处罚,通过奖惩机制,激发教学秘书的工作积极性。另外高校应拓宽系部参谋的职业规划路径,让参谋辛勤工作的路上,能够看到目标和方向。
四、结语
在高校教育不断改革的大背景下,教学秘书在教学管理中具有不可替
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