企业行政管理制度

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为了提高公司办事效率，节省办公经费，保证通讯联络，结合公司实际，特制定本规定：

一、公司电话主要用于办公业务。使用电话通话要言简意赅，禁止在电话中闲聊，严禁拨打声讯和信息电话。

二、各处室、部门使用管理插卡电话，经理办公室使用加锁电话。

三、电话卡由办公室负责刷卡。每次刷卡标准，处长30元，部门经理和管理人员20元，其他员工10元，综治办带班组长每人15元。使用完话费后，到办公室刷卡，并进行登记。

四、安装管理插卡电话后，不允许私接电话机通话，否则，将追究其直接责任人或部门负责人的责任，并依法追缴相应的电话费。

五、各处室负责人及员工要切实负起责任，以仆人翁的'看法管好、用好电话。员工因公或特别状况需要拨打长途电话者，统一到办公室登记后，方可拨打。

六、由办公室定期到电信局对各处室及部门电话使用状况进行查询监督，并予以公布。

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依据有关规定并结合公司实际状况，现就非质量、环境体系文件收发、传阅管理方法规定如下：

一、公文撰写

1、公文草拟。依据需要和领导指示初步拟定文稿。公司发文由综合处草拟，涉及各处室职责，需要由公司统一行文的，由各处室、部门草拟文稿。

2、公文审核。指对草拟文稿的审核，由综合处负责。审核的主要内容是：看是否确实需由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规章和拟制公文的有关要求等。不需由公司统一行文的'公文，由各处室、部门自行发文。

3、公文复核。指公文正式印制前对文稿的校对、核稿，重点是看：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

4、公文签发。将经审核的文稿交领导签字，批准发文。公司级公文由总经理签发，各处室、部门或某特定业务范围的行文，由处室、部门负责人签发。

5、公文的印刷、用印。经审核无误后的公文的即可印刷与装订。如需加盖公章的按《印章管理方法》加盖公章。

二、公文发放

指将公文发放到相关部门。确定发文后，综合处发文人员要在《高新物业发文表》上编制发文编号，登记公文名称、发文日期、数量、发放部门等。对内发放文件须有各处室、部门相关人员签收。公司级文件发放时只发处处室及相关部门，处室、部门内部的传达由各处室、部门自行管理。各处室、部门收到文件后要签字确认。

三、公文的传阅

接收的文件需由多部门阅看时，经综合到处长、总经理在《文件批阅卡》上审批后，原文件附《文件批阅卡》交由相关处室、部门阅看，阅看人员签字确认。

四、公文归档

公司发文由综合处准时归档，填写《文件归档登记表》。各处室、部室自行发放的文件，如有必要应准时报送综合处归档。

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为进一步开源节流，规范办公用品管理，特做如下规定：

一、职责及范围

〔一〕本制度所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品，本制度规定了办公用品打算、选购、发放、使用、保管等方面的职责和管理要求。

〔二〕办公用品的选购、保管及发放归口综合处管理。各处室、部门办公用品打算、领取、使用、保管等由各处室、部门负责人或指定专人负责。

二、办公用品打算、选购、保管及发放管理方法

〔一〕每月15日以前，各处室、部门自行统计本处或部门的办公用品需求状况，并列出具体打算，分类〔日常办公用品、印刷品、其它〕填写《用料打算单》，打算本着“节约、有用、必需”的原则，经处室、部门负责人审批后统一提交综合处。

〔二〕综合处选购人员依据实际状况赐予审核并制定选购打算及预算，报经综合到处长审核，总经理批准后进行选购，并于每月25日至30日发放。

〔三〕公司新到工作人员的办公用品，综合处依据各处室、部门负责人供应的名单和用品清单，负责为其配备必要的办公用品，以保证新到人员的正常工作。

〔四〕除正常配给的办公用品外，若还需用其它日常办公用品的，由使用部门填写书面《办公用品申请单》，须经综合到处长批准方可领用。

〔五〕选购人员要以做到办公用品齐全、质优价廉、库存合理、开支适当为原则，并要建立帐目，依据《物资的`验收、出入库及保管制度》办好入库、出库手续。

〔六〕办公用品管理肯定要做到文明、清洁、留意平安、防火、防盗、严格根据规章制度办事，非工作人员不得随便进入库房。

〔七〕各部门物品领用人应本着勤俭节省的原则使用办公用品，适合以旧换新的用品要以旧换新，综合处有权对各部门的领用状况予以审核与监督。

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第一条、总则

1、为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

2、本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

其次条、档案管理

1、归档范围：公司的规划、年度打算、统计资料、科学技术、财务审计、劳开工资、经营状况、人事档案、会议记录、决议、确定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

2、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完好，密级档案必需保证平安。

3、档案的借阅与索取

〔1〕总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

〔2〕公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。借阅档案必需爱惜，保持干净，严禁涂改，留意平安和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案经总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

4、档案的销毁

〔1〕任何组织或个人非经允许无权随便销毁公司档案材料。

〔2〕若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

〔3〕经批准销毁的公司档案。档案人员要仔细填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

第三条、印鉴管理

1、公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

2、公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字答应后管理印鉴人方可盖章，如违背此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

3、公司全部需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

4、公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特别状况确需开具时，必需经主管副总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必需向公司汇报其介绍信的用处，未使用的必需交回。

5、盖章后消失的意外状况由批准人负责。

第四条、公文打印管理

1、公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

2、各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。3、公司各部、室全部打印公文、文件，必需一式三份，交总经理办公室留底存档。

第五条、办公及劳保用品的管理

1、办公用品的购发

〔1〕每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定打算提交总经理办公室。

〔2〕总经理办公室指定专人制定每月办公用品打算及预算，经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，依据实际工作需要有打算地分发给各个部、室，由部、室主任签字领回。

〔3〕除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用。

〔4〕公司新聘工作人员的办公用品，办公室依据部、室负责人供应的.名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。

〔5〕负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。

〔6〕负责购发办公用品的人员要建立账本，办好入库、出库手续。出库肯定要由领取人员签字。

〔7〕办公室用品管理肯定要做到文明、清洁、留意平安、防火、防盗、严格根据规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

2、劳保用品的购发

劳保用品的配给，由总经理办公室依据各部、室的实际工作需要统一购置、统一发放。

第六条、库房管理

1、库房物资的存放必需按分类、品种、规格、型号分别建立账卡。

2、选购人员购入的物品必需附有合格证及入库单，收货时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发觉短缺或损坏，应马上拆包清点数目，如发觉实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

3、物资入库后，应当日填写账卡。

4、严格执行出入库手续，物资出库必需填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。

5、库房物资一般不行外借，特别状况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

6、严格管理账单资料，全部账册、账单要填写干净、清晰、计算精确，不得随便涂改。

7、库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必需配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

第七条、报刊及邮发管理

1、报刊管理人员每半年根据公司的要求作出订阅报刊打算及预算，负责办理有关订阅手续。

2、报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。

3、任何人不得随便将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。

第八条、附则

1、公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件