文件编制规范和文件编写规范

文件编写规范V1.0四川XX市XX生化实业有限公司SICHUANSHIFANGSANGAOBIOCHEMICALINDUSTRIALCO.,LTD文件编制规范受控状态：文件编号：SG/ZL-GL-00-01修订状态：00分发号：20**-06-01发布20**-07-01实施编制：审核：批准：日期：日期：日期：会签与修订页：会签页:部门签名日期备注会签行政部会签质量部会签研发部会签生产部会签采购部会签财务部会签市场部会签设动部会签环安办会签修订记录:修订状态修订日期生效日期更改内容修订人1目的对公司质量管理体系文件的编号（除技术性文件）及编写格式加以规定，使其规范化。2适用范围编号适用于除了技术性文件外的其他文件的编写，文件格式适用于所有文件的编写。3职责3.1管理部负责除技术性文件外其他文件的编号管理及所有文件格式的审核。3.2各文件编制部门的负责人负责对本部门所编制文件的内容进行审核或批准。4工作程序4.1文件编号管理4.1.1部门代码及分发号说明(部门代码是部门名称两个汉字拼音的简写)部门名称代码分发号总经理GM01行政部XZ02生产部SC03供应部GY04质量部ZL05财务部CW06研发部YF07市场部YX08设动部SD09环安办HA10以上部门代码只适用于常州恒立流体技术有限公司。4.1.2文件类别代号说明层级文件类型文件代码层级文件类型文件代码一级质量手册QMS三级外来文件WL公文内部公文GW二级程序文件CX传真文件CZ三级管理性作业文件ZY会议纪要HY岗位职责说明书GZ四级记录JL注：公文是指公司正式印发的各类请示、通知、通报、决定、函、传真、会议纪要等文件，请示、通知、通报统一用内部公文格式，决定和函不作要求。4.1.3文件编号规则4.1.3.1文件编号禁止使用字母O和I，以免造成辨识上的困难。4.1.3.2QMS管理手册编号：SG/QMS-AA-YYYY发布年号修订状态（即版本号和修订次数，如A0）质量手册代码四川什邡三高代码如：HL/QMS–A0-2016表示2016年发布的质量手册。4.1.3.3程序文件编号：SG/CX-AA-BB-YYYY发布年号修订状态（即版本号和修订次数，如A0）文件号，用两位数字表示，从“01”开始四川什邡三高程序文件代码如：SG/CX-01-A0-2016表示2016年发布的01号程序文件，版本号为A0。4.1.3.4管理性作业文件、岗位职责说明书及外来文件编号：SG/AA-BB-YY-ZZ文件号，用两位数字表示，从“01”开始修订状态（即版本号和修订次数，如A0）部门代码文件类型代码（ZY：管理作业文件；GZ：岗位职责说明书；WL：外来文件）如：SG/ZY-GL-A0-01表示管理部编写的A0版作业文件，顺序号为01。4.1.3.5公文编号SG/AA-BB-YYYYMMDDXX当日发布的文件流水号，用两位数字表示，从“01”开始表示年月日，如20160623表示2016年6月23日部门代码文件类型代码（GW：内部公文；CZ：传真；HY：会议纪要）如：SG/GW-GY-2016051002表示供应部2016年5月10日发布的第2个公文文件。SG/CZ-YX-2016061201表示市场部2016年6月会议纪要统一编号为HL/HY-GM-001；会议签到表统一编号为HL/HY-GM-002。4.1.3.6记录编号：HL/AA-BB-YY-JLZZZ记录顺序号，用三位数字表示，从“001”开始对应三级文件序号部门代码文件类型代码（ZY：管理作业文件；GZ：岗位职责说明书；WL：外来文件）说明：记录表单用于支持某个文件，因此记录表单从属于这个文件，编号时前面为文件标识（此处省略修订状态和发布年号，即为支持这个文件的有效版本，避免因文件的变动而导致的诸多记录编号的变更），后面为支持这个文件的记录顺序号，程序文件下的记录省略部门代码。如：SG/ZY-ZL-01-JL001表示质量部编写的01号作业文件下的记录，顺序号为001；SG/CX-01-JL002表示01号程序文件下的记录，顺序号为002。4.1.3.7记录流水号（当同一编号的记录表格数≥2时，部门可使用流水号加以控制）：AA-YYYYMMDDBB每日记录流水号，用两位数字表示，从“01”开始年月日，如20100506表示2010部门代码4.1.3.8技术性作业文件编号按《技术标准的编号规则》执行。4.1.3.9产品图纸编号按《产品图纸图号编制管理规定》执行。4.1.3.10物料编号按《ERP系统编码规则》执行。4.2文件编写规定4.2.1程序文件和管理性文件正文中须有目的、适用范围、职责、工作程序、相关文件、相关记录、附录等项目。4.2.2文件格式4.2.2.1文件主要中文字号、字体：页眉文件名称：三号黑体；页眉右上角部分：五号宋体；封面文件名称：小初号宋体加粗；封面中心：小二号宋体；公司名称：三号宋体加粗；正文：小四号宋体；章节名称小四号宋体加粗；其他见范本。4.2.2.2英文：公司名称：四号TimesNewRoman；正文内容：TimesNewRoman。4.2.2.3字符间距：标准。4.2.2.4段落行距：1.5倍行距。4.2.2.5页边距：上下边距1.8厘米，左边距2.2厘米，右边距2厘米。4.2.2.6纸张大小：A4。4.2.2.7公司Logo按照正比例缩放，以防变形。4.2.3各类文件编制格式公司所有文件格式均按照以下格式执行：a)程序文件和一般管理性文件格式见《通用文件格式》；b)内部公文格式见《内部公文格式》；c)传真文件格式见《传真格式》；d)记录格式见《记录格式（Word、Excel）》；e)会议纪要格式见《会议纪要》；f)会议签到表格式见《会议签到表》；g)报告/汇报格式见《报告/汇报格式》；h)红头文件格式见《红头文件格式》4.3文件管理文件管理规定按《文件控制程序》和《记录控制程序》执行，内部公文及传真文件务必存档，以作为编制、修改文件的依据。5相关文件5.1文件控制程序5.2记录控制程序6相关记录无7附录7.1通用文件格式7.2内部公文格式7.3传真格式7.4记录格式7.5会议纪要7.6会议签到表7.7报告/汇报格式7.8红头文件格式文件编写规范文档编号：版本号：V1.0分册名称：第1册/共1册文件编写规范xxx科技有限公司编制：生效日期：审核：批准：

文件更改摘要日期版本号修订说明修订人审核人批准人

目录1. 目的和范围 42. 目标 43. 术语表 44. 文档编号规则 55. 文档命名规范 56. 文件结构规定 67. 封面 78. 修订页 89. 正文内容格式 810. 文件版本号和文件命名规定 910.1. 文件版本号规定 910.2. 文件命名规定 9

目的和范围背景说明：本文件作为公司内部文档管理文件，所有公司内编写的文档，均应遵守本规定，作为公司的所有文档编写统一要求。范围：所有的CMMI执行过程中产生的文档，均应当执行本文件要求作为基础的要求，如果该部分的体系文件存在明确的要求的，按照体系文件要求执行，没有的则按照本文件执行。目标规范和统一公司管理体系中所有相关文件的风格和样式，指导公司程序文件、模版文件以及各种记录文件的编写。术语表文件标识：文件的属性标志，包括文件名称、文件编号、版本、生效日期、审批状态、密级等。程序文件：描述为完成管理体系中所有主要活动提供方法和指导，分配具体的职责和任务而定义的文件。模版文件：为了使管理体系有效运行，组织统一设计的一些实用的表格和给出活动结果的报告，规范记录组织的管理体系运行情况。记录文件：简称记录，是组织根据设计的模版和体系要求，填写的表格或者给出活动结果的报告，作为管理体系运行的证据。修订页：记录文件的修订历史，所有程序文件、除了表格以外的模版和记录都需要有变更履历，一般位于程序文件的第二页。文档密级：指本文档的保密程度，共分绝密、机密、秘密、内部公开、公开五级制度。绝密：涉及公司与客户或上游供应商，下游分销商所签订相关的文档资料。仅限于公司最高管理层及各资料所涉及的经过相应管理人员授权的相关人员查阅。机密：公司内部所相关的规章制度及技术规范，开发手册等；还有各项目开发文档、管理文档及软件产品等仅供相关部门高级领导以及经过授权后相关人员查阅。秘密：需交付用户或与客户进行交流的文档与产品，可供相关项目客户查阅。内部公开：内部不限制，公司内部任何可以任何形式获得文档的信息并阅读、保存、修改后自用等等，但是不允许向外传播的文件。公开：项目组开发过程中的自用文档或面向售前工作的部分项目介绍材料等。版本标识：作为文档的版本区分。所有发布版本之前不得大于1.0，发布版本作为1.0，而其后只有重大修改可以调整小数点前的版本号，局部修改调整小数点后版本号，并在修定记录表中保留记录。文档编号规则过程域与英文标识对应表：（SSP：标准过程集）SSP过程类别SSP定义的过程域英文标识过程管理组织过程聚焦OPF组织过程定义OPD组织培训OT项目管理立项PIM集成项目管理IPM项目策划PP项目监督和控制PMC风险管理RSKM结项PCM采购SAM项目研发需求开发与管理RD系统设计编码SD产品集成PI测试TS评审TR产品发布PRDI产品实施PA项目实施与维护PAM过程支持配置管理CM过程和产品质量保证PPQA测量与分析MA决策分析和决定DAR文档类型与英文标识对应表：序号文档类型文档标识1过程Proc2规程、规范、指南Regu3模版、记录表格、工具Temp文档编号编写规则：规则XXXX-过程域标识-文档类型标识-文档英文简称说明XXXX为xxx科技有限公司英文缩写。文档简称：为英文缩写。文档英文简称不可重复。举例组织过程定义过程,属于组织过程定义的过程文件，过程域标识为OPD，文档类型标识为Proc，简称OPDP，则该过程文档编号为：XXXX–OPD-Proc-OPDP,如有多个在后面加-1、-2区别文档命名规范公司所有项目及项目内所有技术文档应按照以下规范进行统一命名。一、项目及项目编号的命名规范为（合同开发类项目、合同维护类项目）：项目命名规则项目产品举例城市应急救援指挥系统项目编号规则客户英文简称(或汉语拼音简称)-产品英文简称举例RFPreview说明客户英文简称(或汉语拼音简称)及产品英文简称应避免重名 二、项目文档的命名规范为：文档命名规则项目命名-过程模板文档名对可能重名的文档如项目周报，命名如下：项目编号-过程模板文档名-（文档编者）注：（文档编者）在不导致文档名称重复的情况下可以省略。举例RFPreview-立项申请表文档编号规则项目编号-过程域-英文编号对可能重复的文档编号，命名如下：项目编号-过程域-英文编号，如有多个在后面加-1、-2区别举例RFPreview-PIM-IAPR说明项目编号及标准文档模板编号应避免重名文件结构规定所有记录中除表格之外的文件，在编制过程中应按照相关编制规范编写。文件通常包括：封面、修订页、目录、页眉、页脚和正文。页码：页码由第1章首页开始，显示在页脚，页脚左侧为公司全称,右侧为页码.格式第X页共Y页(其中X,Y均为阿拉伯)；页眉：页眉内容为本文档的文件名称+版本号；右侧对齐。页面设置：除个别特殊需要以外，纸型设为纵向A4，页边距采用默认值（上下均为2.54cm，左右均为3.17cm）。

封面密级：文档编号：版本号：V1.0分册名称：第1册/共1册文件名称xxx科技有限公司编制：生效日期：审核：批准：修订页修订页内容建议包括：版本号、修改日期、作者（修改人）、修订要点等，如下表所示，可以根据实际情况添加内容。注意，在由模板文件生成实际组织或项目文件后，修订页中的原修订记录必须清除，改为实际文件的修订记录。修订页中的版本和作者要与封面的版本