采购操作指引培训手册

采购操作指引培训手册襄樊万达广场2010年8月11日介绍内容一、指引目录二、指引适用范围三、三种采购方式的适用范围四、招标工作职责划分五、招标六、直接委托七、三方比价八、合同续签九、其他一、“指引”目录

第一节概要与模式第二节工作指引第三节规范1总则2招标3直接委托4三方比价5合同续签6商务条件7经济合同编制要点8廉政合作协议格式9罚则第四节记录表格（38张表格）

二、“指引”适用范围：

本指引适用于万达商业管理有限公司工程类项目、营销企划类项目、物业管理类项目和《商管系统固定资产购置指引》内的固定资产的采购工作。1.工程类项目使用专项维修基金（专指商业地产公司批准的持有性物业年度专项维修基金）的项目；使用资本性支出维修基金（专指受托商业物业产权人批准的资本性支出维修基金）的项目；使用设施、设备维保费的项目；预算外支出项目：指从专项维修基金、资本性支出维修基金、设施设备维保费以外的款项支付的工程维修、工程改造等项目，包括但不限于（8类）。二、“指引”适用范围：2营销企划类项目开业筹备期：招商大会公关公司/执行公司的选择，开业环境美陈公司的选择，企划制作类（包括宣传资料、宣传片）公司的选择，媒体代理商（包括户外广告、报纸、影视、广播、公交、网站）的选择。开业后营运期：开业旺场庆典活动公关公司/执行公司的选择，营运期大型活动公关公司/执行公司的选择，营运期环境美陈公司的选择，营运期媒体代理商（包括户外广告、报纸、影视、广播、公交、网站）的选择，广告、LED外包商的选择。

二、“指引”适用范围：3物业管理类项目开业筹备期的清洁拓荒公司的选择；日常营运期间保洁公司的选择；日常营运期石材保养公司的选择；垃圾清运公司的选择；外墙清洗公司的选择；绿化保养公司的选择。

三、三种采购方式的适用范围：1.招标单项合同估算金额在5万元人民币（含）以上的工程类、营销企划类和物业管理类项目采购应采用招标方式完成，本指引第三节规定可采用直接委托方式采购的项目除外。

2.直接委托政府垄断的工程施工、服务外包、设备检测等；垄断经营的材料、设备采购业务；媒体自营或独家代理的报纸、电视、网络、广播、户外广告等广告业务；特急业务（不立即开展会对公司造成重大损失的应急事项，例如管线爆裂和损坏的修复等）；3.三方比价（符合下列条件之一的业务可采用）

单项合同估算金额在5万元（不含）以下工程类、营销企划类和物业管理类项目；《固定资产购置指引》内的固定资产采购；

四、招标工作职责划分1.各公司总经理是招标工作的第一责任人，负责主持制定年度招标计划和调整计划，批准招标小组成员，审批定标结果，批准金额5万元（不含）以下项目的承包单位和合同等工作；2.各公司财务负责人为招标工作的直接责任人，负责汇总公司年度招标计划和调整计划，审查供方基本信息，拟定供方信息合格单位名单和考察小组成员名单，审批入围单位，协调业务部门完成金额在20万元（不含）以下或受托组织完成金额在20万元（含）以上的招标各环节工作，收集、整理、保存招标过程资料等。对各业务部门招标工作的完成情况负有监督责任；3.各公司分管业务副总经理（或部门经理）负责编制各自业务范围的年度招标计划和调整计划，提交准确的招标内容说明，准备技术方案、图纸和工作清单等工作，组织完成各业务范围内的各类招标工作和流程上报工作，收集、整理招标过程资料，并交财务部保存备案。四、招标工作职责划分5.商管总部各业务分管副总经理负责组织或授权各地商管公司组织金额在20万元（含）以上的招标工作；6.商管总部各业务主管部门负责审查投标入围单位资格、招标内容、技术方案、图纸、招标项目和工作清单、技术标的评分要点等，审核各地商管公司上报的年度招标计划，批准项目的执行方案和实施时间。7.商管总部成本部负责指导检查各地商管公司的招标全过程，审批并监督各地公司年度招标计划的执行，负责组织商管总部项目招标。五、招标1.招标计划年度计划：专项维修基金年度招标计划（专项维修基金年度预算批准后15日内），资本性支出维修基金招标计划（产权人批准《资本性支出年度预算》后15日内），设施设备维保招标计划（每年的12月15前），年度营销企划招标计划（每年12月15日前），招商推广招标计划（新项目开业前8个月），年度物业管理招标计划（每年12月15日前）审批：业务部门负责人—招标经办人—公司财务负责人—公司总经理—商管总部业务部门总经理—商管总部业务分管副总经理—商管总部成本部总经理。单项招标计划

业务部门负责人编制，报各公司总经理批准五、招标2.招标小组各公司总经理负责组织成立招标小组并担任招标小组组长。招标小组成员人数必须为奇数，且不少于7人，其中担任商务标评委不少于2人。财务负责人作为商务标评委成员。

五、招标3.推荐投标单位商管总部业务主管部门、各公司业务部门、各公司所有员工均可推荐投标单位，填写《投标单位推荐表》（表6）

推荐的投标单位须符合以下标准：具有有效的独立法人资格；在行业内规模较大、有一定的知名度（除工程零星维修项目），且管理规范、市场口碑良好的企业；具有完成与招标项目同样规模、同样性质的业绩的企业；具有承接招标项目所必需的资质证书；满足业务部门提出的其他资格条件。

推荐单位的数量原则上不少于7家。五、招标4.确定拟入围单位

在投标单位推荐完成后，向同意参加投标的单位发放《供方基本信息调查表》（表7）,并告知招标项目名称、联系人及联系方式、调查表送回时间及送回地址；随附相关证明文件，包括但不限于：有效的营业执照（副本）复印件，有效的企业资质等级证书复印件，企业安全生产许可证（如有）复印件，质量、环境及职业健康安全认证证书（如有）复印件，近两年内所承揽的类似项目业绩清单，并附主要项目合同复印件。各公司财务负责人负责审查供方基本信息，并拟定拟入围单位名单。

五、招标5.现场考察考察小组成员由各公司财务负责人拟定、招标小组组长批准。参加考察人员不应少于两部门三人，其中一名人员行政职位应在副经理（含）以上。制定拟入围单位现场考察评分标准编制现场考察计划不用考察的条件：是商业地产公司或集团公司品牌库内的合格供方；是商管总部合格供方（需取得合格供方证明）；是商业地产公司所属项目公司的合格供方（需取得合格供方证明）；曾考察合格的供方。五、招标6.入围单位评定与审批现场考察评分表在60分以上的单位可入围。入围单位名单由招标小组全体成员会签，招标小组组长批准。7.招标文件审批（原“招标立项申请”取消）招标文件审批由招标经办人至少在定标前30天上报，上报前须完成入围单位审批、投标承诺函接收、招标文件编制等工作。审批流程为：招标经办人—业务部门负责人—公司财务负责人—公司总经理—商管总部业务部门总经理—商管总部分管业务副总经理—商管总部成本部总经理—商管总部分管成本副总经理。五、招标8.发标、答疑招标文件发放时，应要求每个投标单位单独填写《招标文件领取确认书》，由领取人签字，经办人员妥善保存。原则上不统一组织现场踏勘和答疑会。书面答疑（澄清）文件必须经招标小组会签后发给所有投标单位。五、招标9.开标接收投标文件，投标单位填写《回标登记表》。开标会至少有两部门三人参加，且必须是招标小组成员；投标单位代表也应出席开标会。开标程序1)宣布在投标截止时间前递交投标文件的投标单位名称；2)核验出席开标会的投标单位代表的身份；3)检查投标文件的密封情况；4)确定并宣布投标文件拆封顺序（按照后到先开的顺序）；5)按照宣布的顺序当众拆封投标文件，宣读投标单位名称、投标报价、工期等内容，并填写《开标记录表》；6)投标单位代表在《开标记录表》上签字确认，出席开标会的招标小组成员也应签字确认。

五、招标9.开标开标时的废标条件：1)投标文件逾期送达的或者未送达指定地点的；2)投标文件未按招标文件要求密封的。五、招标10.评标评标程序1)符合性与完整性评审；2)技术标讲评或方案讲评（如有）；3)技术标评审；4)商务标评审；5)汇总评审结果；6)推荐中标候选人；7)编写评标报告。五、招标10.评标评标办法1)工程类和营销企划类项目的评标采用“综合评分法”；技术标评分权重如下：工程类项目的技术标评分权重不得超过20%；营销企划类项目的技术标评分权重不得超过40%。2)物业管理类项目的评标采用“合理低价法”。特别注意：投标单位在开标后提交的让利承诺或修改报价不能作为商务标的评标价。五、招标10.评标评标时的废标条件1）投标单位报价高于招标文件中规定的上限（如有规定）；2）投标文件中的投标函未加盖投标单位的公章，或者企业法定代表人委托代理人没有合法、有效的委托书；3）投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认；4）投标单位未按照招标文件要求的金额和形式提供投标担保；5）未实质性响应招标文件的要求。五、招标11.定标

评标结果由招标小组成员会签；定标后3日内，上报审批流程；定标审批流程（根据审批权限选择最终审批人）：招标经办人—业务部门负责人—公司财务负责人—公司总经理—区域公司财务负责人—区域公司总经理—商管总部业务部门总经理—商管总部分管业务副总经理—商管总部成本部总经理—法务专员—商管总部分管成本副总经理-商管总部总经理-商业地产公司分管商管副总裁随流程上报的文件：六、直接委托1.适用范围符合下列条件之一的工程类、营销企划类和物业管理类项目可采用直接委托方式进行采购：政府垄断的工程施工、服务外包、设备检测等；垄断经营的材料、设备采购业务；媒体自营或独家代理的报纸、电视、网络、广播、户外广告等广告业务；特急业务（不立即开展会对公司造成重大损失的应急事项，例如管线爆裂和损坏的修复等）；六、直接委托2.审批流程符合制度合同额30万元以下经办人—业务部门负责人—公司财务负责人—公司总经理—商管总部业务部门总经理—商管总部分管业务副总经理—商管总部成本部总经理—商管总部分管成本副总经理—法务专员—商管总部总经理30万元以上，还需报商业地产公司成本控制部总经理批准。六、直接委托2.审批流程不符合制度合同额30万元以下，报商管总部总经理批准；30万元（含）以上，需报商业地产公司分管商管业务副总裁审批，报商业地产公司成本控制部总经理批准；100万元（含）以上，报商业地产公司分管成本副总裁批准；500万元（含）以上，报商业地产公司总裁批准。

六、直接委托3.随流程上报的文件符合（不符合）制度的直接委托审批会签表，（对确定为直接委托的业务，由经办部门说明直接委托原因、供方的条件和要求，以及选择该单位的原因）；拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文件；拟委托方认可或接受价格、工期（供货期）、合同条款等内容的书面文件；合同。七、三方比价1.适用范围单项合同估算金额在5万元（不含）以下；固定资产购置指引》内的固定资产采购；

2.审批流程经办人—业务部门负责人（行政人事部经理）—公司财务负责人—公司总经理七、三方比价3.其他对实行区域管理的公司，单项金额在人民币1000元（含）以上的采购由区域公司组织完成，或由区域公司委托各公司完成。经办人应收集、整理相关资料，交各公司财务部保存备查。八、合同续签1.续签合同的条件只有在履约评估合格、合同主要条款（价格和服务标准）没有变化的前提下，才允许与原承包单位续签合同，且合同续签期限不得超过原合同期限。对不具备上述条件的，应按照本指引第二