万科物业社区文化活动组织工作指引

万科企业股份有限公司编号VKWG08-36-1名称万科物业社区文化活动组织工作指引版本A/0第4页共6页编制姜浩、牟红艳更改审核何曙华批准向云生效期2004年6月22日目的为各地物业公司社区文化活动组织工作提供指引。

范围本指引适用于集团下属各地物业公司。

职责集团物业管理部负责本指引的编写、修改、发布；各地物业公司负责在本指引的基础上根据当地情况制定社区文化活动的相关制度和规范，各项目管理处负责社区文化活动的组织实施。方法和过程控制4.1社区文化活动的组织分为活动策划、活动准备、活动实施、活动效果评估四个阶段。4.2社区文化活动策划阶段4.2.1社区文化活动策划方案的编制各公司需在充分了解业主需求和自身资源的基础上，结合公司社区文化目标提前（中小型社区文化活动应至少提前一个月，大型社区文化活动至少提前2个月）制定具体活动方案。策划方案需要体现整个活动的构思与安排，使人清晰的了解整个活动的内容和设想。方案内容应包括以下要点：活动目的：明确组织活动的目的，以及预期希望达到的效果和目标。活动时间和地点：明确活动开展的具体时间和地点。活动主题：中、小型活动只确定一个主题，大型活动可以在一个大的主题背景下拟定系列小主题。主题要求精简、时尚、特色鲜明，能准确体现活动特点，朗朗上口，易于传播。活动主办方、承办方：明确整个活动的组织责任人及分工。活动参与对象及规模：明晰活动的参与对象，可以以年龄、文化层次、性别等为依据划分。活动内容及开展形式：需简要阐述具体活动的内容以及开展形式、流程，涉及比赛项目要具体列出比赛规则、奖项设置等内容。协作机构：包括此次活动的所有协助联合单位，如政府、街道、商家、学校等。活动宣传计划：分为前期宣传、中期宣传和后期宣传。分别确定宣传的责任人、宣传时间（阶段）、宣传手段、规模、预期效果等。活动责任人：确定活动总负责人及项目负责人。费用预算：预算出活动实施涉及的全部费用，包括物资费用、宣传费用、接待费用、奖品奖金等，以便于领导决策审批。经费来源：确定活动经费的来源，可积极通过地产营销活动赞助、商业赞助、活动冠名权等形式吸引社会资源的支持。具体活动的安排：如晚会的节目单；运动会的日程表等。4.2.2社区文化活动策划阶段注意事项充分了解业主需求，调动业主参与积极性；各类活动大中小相结合，面对不同的受众全体。高度整合、协调社区文化活动资源，实现资源利用最大化；跨部门的大型活动要成立活动组委会，负责统筹活动全过程；配合地产营销的社区文化活动要在物业和地产目标一致、优势互补、各取所需的基础上进行，将销售和文化活动有机结合，达到双赢的效果。4.3社区文化活动准备阶段4.3.1优化活动方案，制定详细活动方案实施细则及时对活动方案进行调整、优化，尽量消除活动的不利因素，制定相应的活动实施细则，确保活动达到预期效果。实施细则内容包括：工作进度安排（推行计划）、工作人员职责分工表、工作准备清单、物资准备清单、（报名组织、活动场地及环境安排、车辆安排、现场服务方案、奖项设置等），确保整个活动顺利举办，对工作进程进行监督控制。4.3.2按照活动方案开始实施前期宣传计划：活动的前期宣传是整个活动能否达到预期效果的关键。正式评估：专题活动回访（电话或走访）、发放回收活动调查表、总结座谈会、网络调查等，参与活动组织实施的工作人员座谈；非正式评估：个别回访、面谈交流；4.5.3活动总结：资料（文档、照片、录象）整理、归档：活动现场的情况描述、效果总结、评估及组织工作评估。不足之处及改进措施的总结。4.5.4后期宣传：后期宣传侧重与对活动整体效果的宣传、品牌的宣传，可以扩大活动影响力，延续活动效果。宣传方式：通过媒体、小区刊物、网络、成果展、活动光碟、帽子、纪念衫、纪念册等对活动进行宣传，进一步扩大活动影响。4.5.4社区文化活动效果评估阶段注意事项应注意完整收集、保存相关活动文字、图片资料，存档备案；要力求实事求是，对活动情况和效果进行真实反映；注重对不足之处的总结，并提出改进措施，为今后工作提供借鉴。4.6社区文化活动组织难点及建议业主参与性难以控制建议：关注业主需求，多做调研。根据社区业主的品味爱好、年龄有针对性地组织活动；注重活动创意，增强吸引力，扩大参与面。活动场地有限。建议：积极寻找外部资源，尽量协调时间和场地，充分利用社区内、社区间和社会资源。活动经费缺乏。建议：从物业管理费中提前预算此块费用，同时积极寻找社会资源，争取开发商、社区商铺、专业机构、社会商家赞助；另外，可以尝试开展部分收费性活动。宣传渠道不足，难以扩大活动的影响面。建议：充分运用各种宣传渠道，加强对活动过程的跟进，加大宣传力度，及时反馈活动效果。活动遭遇不可控事件（自然因素、停水停电、安全事件等）建议：提前制定紧急事件处理预案；为参与户外活动的业主购买