erp环境下出版单位软件实施流程的改革

erp环境下出版单位软件实施流程的改革

随着中国文化市场的蓬勃发展，读者的文化需求变得多样化、个性化，市场竞争更加激烈。出版社能否在市场上赢得竞争,能否具备持续发展的能力,关键在于现代化管理。为了打造市场竞争优势,出版社应当借助信息化管理系统,优化出版业务流程,实现生产经营过程中物流、信息流、资金流和工作流的集成,充分利用和挖掘企业资源,提高生产和工作效率,缩短出版周期,降低经营成本,以求在激烈的文化市场竞争中得到持续发展。因此,提高出版行业综合管理水平和市场应变能力,是出版行业的当务之急。这就需要一套全面的ERP系统来帮助出版社实现这一管理目标。ERP所代表的不仅局限于一种软件产品,它在深层次上更体现了一种管理理念,一种现代化企业管理思想。它给出版社带来的是整体实力的增强。然而,由于出版行业的生产经营及财务活动纷繁复杂,经营活动贯穿于出版企业编辑、印刷、发行诸环节的行业特殊性决定了在ERP软件实施过程中应该考虑如下问题:一、软件选择(一)厂商的创造力一套ERP软件,是要选择一个长久的合作伙伴,所以在选择软件厂商时要考虑对方的可持续发展能力,考虑选择的厂商的生命力是否长于或等于自己企业的生命力。当然这其中最主要的是厂商的后续服务能力和服务质量。软件厂商如果在项目实施后能成为企业的顾问,那么这套软件将会给企业带来更大的附加值。(二)软件的稳定性社的业务流程,技术是否先进,是否具备灵活性和适应性,是否能够满足出版社的个性化需求。软件是否成熟和稳定。软件厂商对此项产品的重视程度,以避免使用此软件后,厂商产品方向转型给出版单位带来无后续服务的麻烦。此产品是否在出版行业有成功案例等。二、出版单位管理观念的转变,为数据采集企业提供了一个好的基础，则它ERP应用实施联系密切的关键在于以下几方面:出版单位管理观念的转变、管理水平的提高、数据操作人员的熟练程度、软件厂商的技术支持以及后续服务等方面。具体实施流程如下:(一)做好账账和基础数据的录入工作这应该分为两种情况:第一种情况是正处于手工核算的单位:应在项目实施前先进行库存的盘点,核对财务账目。出版社的库存基本为分两部分:一部分是产成品库存,一部分是材料库存。要多次分门别类的详细盘点。做到账账相符,账实相符。因为库存准确是ERP进行系统运算的前提。它是确保出版系统和财务系统提取正确数据的关键。第二种情况是出版社各部门如:总编办、出版部、发行部以及财务部等部门已经在使用不同版本的单系统软件进行核算。应在实施ERP前做好各部门的协调工作,理清一些如批销单位,供应商,出版物等基础共享数据的类别,范围。确定基础数据的录入归属部门等问题。并要求ERP厂商做出接口以接收旧系统整理输出的基础数据。提示:此步骤的数据接口是非常关键的问题。第一,它会提高基础数据较之手工录入的准确程度;第二,它会省去大量的人力、物力及录入时间。(二)信息管理人员要任命一名熟悉出版行业工作流程并有一定软件维护基础且有较强沟通能力的专职人员负责此项目的实施维护工作。该信息管理员在此项工作中将起到非常重要的作用。他即是出版社与厂商的沟通纽带,又是确保整个系统正常使用后得已流畅运行的基础,名分系统在实施过程中所出现并能够解决问题的一个终点站。此管理员的正确选择会避免软件实施及日常使用中出现问题时无专人负责而导致多部门插手,头绪繁乱又互相推诿扯皮的现象发生。(三)划分和访问权限要求1.复合部关系审核内容包括具体操作人员姓名、权限、范围、岗位责任等,经ERP信息管理员审核通过后,报相关负责人批准,经批准签字后再由ERP信息管理员授权执行。2.使用ep时，每个部门的操作人员都必须使用自己的账户名称登录陆,并对自己的账户名称设定登录密码,不得使用他人账户进行操作,操作结束后应立即退出。3.及时录入基础数据业常识,明确本部门以及本人在ERP系统的操作、查询范围、责任和具体要求,各操作人员应按时录入基础数据并及时上报,确保系统数据链的准确、完整。4.输入数据时，格式应该是规范的，格式应该是前后的。它不允许随意修改编码规则。对于基本数据库件，必须严格遵守输入规则5.建立先进的核算管理体系,规范信息录入ERP项目的实施是一个复杂而艰巨的系统工程,它的运用成功与否,不仅涉及到各部门业务人员对操作的熟悉程度,更重要的是在运用ERP过程中各部门之间的协调沟通。要本着以财务管理为核心,以总编办,出版,发行为外延的管理方针,通过ERP管理系统建立统一的计算机网络平台,变多级核算为一级核算,一张原始凭证(如:图书立项单、图书印制单、成本结算单、图书入库单、图书批销单、销货