园林绿化工程有限公司采购部管理制度

文件编号XX园林绿化工程采购部管理制度徐启珍审核：分发号：2013年1月通讯地址：采购部管理制度采购制度严格按照公司的质量体系文件要求。采购过程简化、程序可循，做到有据可查、防范风险、降低本钱。本制度主要包含以下六点：一、采购方案负责公司全部采购方案，接到采购方案报总经理批准后，组织实施，确保各项采购任务完成。其中包括工程采购、物资采购和工具采购等。工程采购：1.1建立工程采购档案：将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理。每一年的工程合同与工程清单统一管理；工程询价单、直接采购清单、设备报价单统一管理；供给商合同根据具体工程统一管理；直接采购局部根据具体采购人直接管理。1.2采购方案下达：公司工程工程采购方案由具体工程工程经理下工程《请购单》，经总经理批准后，统一下到达采购部。1.3采购方案变更：非该工程经理下达的采购方案概不采购。《请购单》中应标明：工程名称、产品名称、数量、型号、及相关技术参数、备〔推〕选厂家等。采购部接到采购方案后，将采购方案与工程合同进行核对，如有更改之处，需经工程经理签字才予采购〔其中包括数量增减、型号更改、增减工程等〕。如工程经理出差，可请示总经理代签或发电子文档打印备案。1.4采购时效管理：所有的采购方案根据具体工程情况，确定哪些材料先到位，那些材料订货周期长，力争做到材料不耽误工程的前提下，材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款。所有下达的采购方案在供给商供货期没有变更的情况下按采购方案规定时间完成任务，做到及时采购及时跟踪及时发货及时反响现场收货情况及材料使用情况。2、机械物资采购获得用户采购方案后，经初步调查确认。可行的采购由采购部报经理批准后，进行采购，统一管理备案。2.1对于物资采购产品根据市场行情进行合理报价。2.2对所报价产品进行及时的沟通，说明价格涨落的原因以及供货周期，对于用户指定的、而市场面临淘汰的产品，应推荐新产品，假设对方坚持应说明存在的质量问题以及保修问题，并尽可能有文字依据。2.3按具体的发货通知单进行物资采购。如有更改之处经用户核准前方可采购，到货必需有收货、验货记录。3、工具、内耗物资的采购：工具采购，由使用部门下《申购单》，经批准后进行采购，入库领料后由具体使用人保管；内耗物资采购，谁申请，谁下《申购单》，采购部见批复后的《申购单》组织采购并入库、出库。4、采购手续流程4.1采购单下达收到具体经批准的采购方案即确认为采购任务的下达。采购部具体负责人根据采购任务单填写采购单经签字批准即为采购单下达。采购单须包含以下信息：产品名称、规格型号、单价、金额、税金情况、及供给商厂家、具体联系人、联系〔紧急情况联系〕等信息。4.2审批程序确定采购的产品由采购负责人正确填写采购单后，由公司经理签字，确定同意采购的厂家以及价格和合同方式，同意付款采购。《请购单》、《申购单》见附件1、2二、采购〔比价〕平时多熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地等，浏览相关网站。按时按量按质完成采购供给方案指标，积极开拓货源市场，做到货比三家，控制、降低采购本钱。如出现所采产品与采购方案不符，那么其损失由具体采购负责人承当。对特殊产品采购、按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。采购活动具体实施分以询价、比价、议价、供给商管理等四个方面：1、询价：询价可以通过多种方式，包括网络查询，面对直接供给商，供给商自我推销，展会等多种渠道。确定局部适合长期合作的合作伙伴的同时，也要不断开拓新供给商，寻找新产品，可采用少量进货的原那么不断改良。2、比价：对供给商所报的产品价格进行有效的核对〔对具有可比性的厂家产品进行比价〕。对单项产品做到至少比价三家，以正规比价格式存于计算机或手工纪录文字资料。在比价同时做出价格分析。3、议价：在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽量降低采购本钱，可通过多种方式进行压价〔通常可以以公司中标价格低，要求降低采购本钱为由;以多家公司比拟后相对竞争为由;以拖延时间，给供给商产生我们要更改采购意向为由;也可以与销售推心置腹，为对方能给予支持和帮助等等〕，具体问题需具体分析。4、供给商管理：通过寻找新货源拓展供给商范围，加强老供给商管理。每年对供给商进行一次评定〔其中以质量、售前/后效劳、交货期、付款及价格等方面考核〕，对不合格供给商及时进行调整。合格、长期供给商要进行年度复核〔查看生产能力、供给能力、资质证书〔执照年审〕、产品证书等〕《比价表》、《合格供方评定表》附件3、4三、合同管理负责与客户签订采购合同，催促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项。1、合同签订：统一制定标准合同样本，主要表达产品明细及价格、质保、主要技术参数、运输方式、到货时间、质保期等几个大的方面。如大型设备尽可能的争取扣留质保金。2、合同管理那么按具体工程工程细分，直接采购局部按人头细分，跟踪供货周期长的产品执行情况〔型号、数量、货期、运输等〕。3、工程合同管理：采购依据工程合同，工程合同归财务室统一管理。四、验货负责物资到货验收，所有采购的物资到货后必须详细查看、清点，做到发票与实物的数量、规格、单价一致。如因清点不详造成公司一切损失由采购员个人承当。如有必要，将填写《进货验证纪录》。直接由厂方发货到用户的需保存有厂家发货记录清单。六、联动责任1、负责与财务协调做好合同管理、出入库工作、发票清理和结款工作。2、及时与技术部、工程部，了解工程进行情况和紧急情况变动。3、售后效劳，由专人负责返修产品明细，其中包括产品、厂家、使用用户、返修时间、及联系方式等。由具体采购负责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短的时间内返还到工程现场。4、做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠物品上缴公司，如发现以上情况，根据情节轻重，扣除1-3个月工资。5、做好各部门及本部门内的工作协调。6、树立公司形象，不断学习，不断进步，表达自我价值，为公司创造更多效益。7、以上采购标准超出2000元以上的报公司，有公司采购部统一安排采购，2000元以下由工程部现场自行采购方法。附：岗位责任制采购岗位责任制在部门经理领导下，采购负责公司所有采购范围内的工作，其中包括设备、设备备件、材料等。采购应严格遵守采购程序，有效地进行采购，包括：采购申请单的审查、询价、比价、正式订单的审查、合同审查、合同签定和跟踪货物等不断开辟建立新的物资供给渠道，寻找物美价廉的物资，提高供给商的效劳质量，减少采购费用，节省开支，降低本钱，获得充分的物资供给。采购合同的起草及审核、其中包括物资、设备、采购合同、零部件加工改制合同、维修效劳以及其它相关合同的谈判、起草、和审定。提高工作效率、缩短采购周期、提高经济效益。对国内物资采购工作要及时提出对企业经营管理意见，以及相关采购的战略措施，按实际需要，与供给厂商进行商务谈判，遵照技术先进可靠、质量好、价格低，效劳优良、交货期有利的原那么，对大型设备的采购提出建设性意见。在任职期间，严格履行本岗位的职责，廉洁自律定期向经理汇报本部门的月、季、年的统计工作，并提出好的意见和建议。附件一：安徽世纪瑞林园林绿化工程请购单工程名称：编号：CGB-7.4-04序号物品名称型号规格数量单位单价实购数量到货日期备注合同编号:请购人：日期：采购员：日期：主管：日期：附件二：安徽世纪瑞林园林绿化工程设施配置申请单编号：GCB-6.2-01设施名称购置数量型号〔规格〕单价预算使用部门到厂时间主要技术参数：用途说明：预定的订购厂家及对厂家质量控制能力的评价〔必要时附各种证明资料〕申请人：〔总工〕〔总经理〕日期：日期：日期：附件三：安徽世纪瑞林园林绿化工程设备比价记录单编号：CGB-02序号采购工程供给商设备主要参数、性能价格交货期售前、售后反响速度付款方式备注附件四：安徽世纪瑞林园林绿化工程供方评定记录表编号：CGB-7.4-02序号：供方名称地址/联系人采购的产品:质量保证能力〔包括营业执照、体系、设备、人员、检测能力〕：进货检验结果〔附检测报告编号〕：信誉及售后效劳：评定结论〔是否列入合格供方名录〕主管：日期：年度业绩复评记录：年度是否继续列入合格供方名录批准时间年度是否继续列入合格供方名录批准时间年度是否继续列入合格供方名录批准时间安徽世纪瑞林园林绿化工程供方业绩评定表编号：CGB-7.4-03供方名称：地址：：联系人：供给产品及类别进货物资质量控制方式〔在○内标注√〕进货检验○；进货外观验证○；本厂到供方现场验证○；顾客到供方现场验证○；顾客到本厂现场验证○；质量得分〔占60%〕；〔合格批次/到货总批次〕×60质量评分：记录人/日期：按期交货得分〔占20%〕；〔按时到货批次/到货总批次〕×20交货期评分：记录人/日期：其他情况〔占20%〕；如包装质量、售后效劳、配合度等。其他评分：记录人/日期：总评分及处理建议：供给部经理签名：日期：总经理意见〔总分100，低于60分，或质量得分低于48分时填此栏〕。总经理：日期：博世谷〔北京〕系统工程技术合格供方名录编号：CGB-7.4-01序号供方名称供给的产品名称及类别首次列入日期评定表序号年度复评结果日期：审核/日期：附件五：安徽世纪瑞林园林绿化工程进货验证记录编号：JSB-7.5-01产品名称型号规格供给单位进货日期进货数量验证数量合同编号验证方式验证工程标准要求验证结果验证结论验证结论：合格〔〕不合格〔〕检验员：日期：不合格品处置：退货〔〕让步接收〔〕拣用〔〕报废〔〕批准人：日期：附件六：安徽世纪瑞林园林绿化工程发货清单领〔收〕料部门：编号:GCB-7.5-03序号材料