万科物业管理系统

万科物业治理系统使用指导手册万科企业股份有限公司物业管理部目 录1、系统功能模块分类 32、各模块使用要求总表 33、房产治理模块 44、客户治理模块 55、收费治理块 56、车位治理模块 67、入住治理模块 88、综合效劳模块 89、调度系统模块 910、出入证治理模块 1011、安全治理模块 1112、环境治理模块 1213、设备治理模块 1314、会所治理模块 1415、社区文化模块 1416、租赁中介模块 1517、仓库治理模块 1518、产治理模块 16万科物业治理系统软件功能分类万科物业治理系统客户效劳类业务治理类 增值效劳类内部治理类1、房产治理1、安全治理 1、社区文化1、仓库治理2、客户治理2、环境治理 2、会所治理2、资产治理3、收费治理3、设备治理 3、租赁治理4、收费治理5、车位治理6、入住治理7、综合效劳8、出入证治理9、综合查询万科物业治理系统各模块使用要求总表模块名称应用要求模块名称应用要求房产治理要求使用安全治理要求使用客户治理要求使用环境治理要求使用收费治理要求使用设备治理要求使用车位治理入住治理要求使用选择使用社区文化要求使用综合效劳要求使用会所治理选择使用调度系统10要求使用选择使用出入证治理选择使用综合查询要求使用资产治理要求使用仓库治理选择使用房产治理模块使用指导：“大楼”名目使用物业给定的编号：房号下：中可以看到车位的房产名目。使用要求:1、建小区入伙前一个月，应制定生疏状况的专业录入人或导入房产资料；2、在房产根本资料中，应当将已经收集到的资料全部录入，其中必需填写的工程包括：房间代码、房间名称、建筑面积、收费面积、户型、朝向等资料；3、房屋交付时，房屋检查验收的记录应当记录在“房产验收”记录中，保持房屋原始资料的可追溯性。客户治理模块使用指导：资料可以直接从地产公司销售软件中导入，也可以逐户录入；填写业主资料前必需选中房号，填写租户户主后还需要对租户的家庭成员进展登记。使用要求：4、业主信息尽量完整填写，其中客户名称、客户类型、性别、证件号码、证件名称、户口写一种；5、租户资料登记的信息尽量具体，其中必填包括客户名称、客户类型、性别、证件号码、填写一种；6、业主和租户的家庭成员的信息尽量具体，其中必需包括：姓名、性别、与业主关系、证件名称、证件号码；7、在治理效劳过程中收集到的业主资料或业主家庭成员资料需要准时在系统里更；8更。收费治理模块使用指导：〔季度〕记录每个物业单位〔房间〕的各项收费，对拖欠款进展催交等业务处理、对预收款、银行托收、现金等多方面收款方式供给平台；〔政效劳费等；主。能够编辑打印出相关的财报表；都要在系统中表达；建议尽可能引导业主通过银行托收的方式进展费用的收款中表达：一个收费周期完毕后，要进展月结，进入下一个收费周期。使用要求：9、能够使用软件完成成为顾客供给收费单据并实施收费治理的工作；10、在系统内可以查询到物业治理收费状况的真实数据。车位治理模块使用指导：楼”名目下登记车位，车位是独立车库的，在房产登记中建立独立的车库名目，再在车库名目下登记车位。全部红线范围内的车位都必需进展准确登记。使用要求：11、一个小区必需使用统一的车位号编制方法，在软件里登记的车位号必需和现场车位号相全都；12、生成车位号以后，需要对车位资料进展具体登记，其中必需登记的工程包括：车位类型、车位号、车位位置、车位名称、车位权属；13、对于车位产权属于业主的，必需在“车位效劳合同”记录表格中登记房间代码。客户名称、车位号、车位收费单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性处必需打钩；14、对于产权属于全体业主或产权属于万科地产的，必需在”车位租赁合同“记录表格登记房间代号、客户名称、车位号、车位租金单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性、提前提示天数；15、和车位有关的特别大事要求登记在”车位记录“表格中。登记的范围包括突发大事、车位特别状况等；16、但凡与小区签订了车位治理协议和车位租赁协议的车辆都应当在”车辆治理“表格中进展记录，车辆记录必需填写的内容有：车牌号码、汽车型号、汽车颜色、车主，有对应固定车位的应当填写“对应车位号并在软件中进展记录，记录表中必需填写：房间代码、客户名称、车位号、车位收费单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性；18、承受不固定车位治理模式的小区，与车主签订了车位租赁协议的，也应当在软件中进展记录，记录表中必需填写房间代号、客户名称、车位号、车位租金单价、合同起始日期、合同终止期、合同有效性、提前提示天数；19、与车辆有关的突发大事。特别状况应当记录在“车辆治理”功能模块的“车辆记录”表格中。入住治理模块使用指导：入住治理模块使用于顾客集中入伙状况下录入顾客资料，已经导入了客户资料的状况下，集中入伙时可以不使用入住治理模块；证件名称、证件号码、客户类型。房间代号。入住方式。入伙起租日期、收费截至日期、建筑面积、收费面积是必需填工程，家庭和手机两种联系方式至少填写一种；录入资料保存后可进入其次步“收费初始化选择，代收水电、煤气费的，需要在走表费用中进展正确设置。收取了预缴费用的，需要在“预交收款”登记表中进展登录；在第三步“划款协议录入”阶段，必需正确选择银行划款方案并正确填写以下资料：开户人，银行账号、银行名称、划款协议号码、客户名称。综合效劳模块使用指导：综合效劳模块有四个功能块：装修治理、室内修理、家政效劳、投诉访谈、其中装修治理功能块必需使用，家庭修理、家政效劳、客户投诉功能块是否使用依据“调度系统”的使用状况确定。对于小工程，认为没有必要使用“调度系统”的，必需使用“综合效劳”模块对室内修理状况。家政效劳状况、客户投诉状况进展记录、使用了调度系统的状况下效劳模块的上述三块功能可以不使用。使用要求：20、装修治理功能模块的登记表格需要记录工程的包括：房间代码〔按房间选择会自动弹出、业主姓名、装修工程、装修公司、装修起始日期、验证时间、验证结果、验收人、业主保证金是否可退、装修公司保证金是否可退等，假设有违章记录需要登记在“违章记录”栏目中；21、室内修理功能模块用于效劳过程完毕后进展事后记录，在记录表格中：客户名称〔按房间选择会自动弹出、修理工程。开工时间、完工时间、修理人员、效劳费用工程必需填写，其他工程依据需要选择填写。室内修理工程无论收钱与否，无论收钱多少，都应当照实填写。以便对顾客需求进展准确分析；22、家政效劳功能块用于家政效劳完毕后进展事后记录，在记录表格中:效劳工程。客户名称〔按房间选择会自动弹出、效劳日期、数量、单位、单价、应收款、回访人、回访时间等工程必需填写，其他工程选择填写：23、客户投诉功能块用于对投诉处理结果进展简洁记录，表格中：类别、内容、客户名称、房间代码〔按房间选择会自动弹出、处理人、回访人、回访时间等工程必需填写，其他项目选择填写。投诉大事假设演化成突发大事，可以在“是否是突发大事”处打钩；24、与装修治理、室内修理、家政效劳、客户投诉相关的文件必需保存到综合效劳模块的“文档治理”中相应的文件夹里。调度系统模块使用指导：大工程必需使用调度系统记录和治理效劳供给过程进展记录和调度，并对回访结果进展记录。内部大事不要求使用调度系统进展治理。实际状况确定。对本部门主管和任务发送者进展状况说明。主管人员和任务发送者要求说明的状况进展记完成效果的回访。使用要求：25、顾客提出的效劳需求〔包括室内修理、家政效劳、投诉等〕都要在“接待中心”进展对顾客需求的记录和调度。、“接待中心”的记录表格带红星号的工程都是需要填写的以选择其中之一进展填写的时间正确填写。27、大事责任人填写完工反响时，除系统自动生成的信息外还要选定完工状态、完成时间、简单的室内修理效劳和比较特别的家政效劳应当在“内容”栏进展简要描述。28、效劳回访人员对顾客实施回访时，除系统默认的信息外还需要对回访时间、顾客满足下，将其意见记录在“顾客意见”栏内。出入证治理模块使用指导：部门，可以不使用本模块；使用要求：、对于有出入证治理业务的部门打勾。假设有补卡也应当在相应的工程打勾。30、出入证办理退卡的，应当在“退卡标志”工程打勾，并正确填写“退卡时间31、在出入证治理模块登记的出入证是否有效、卡号、领卡人姓名、有效期等资料必需与记录进展更。安全治理模块使用指导：安全治理模块是为了安全主管人员供给的工作平台，也是为了经理人员供给的治理平台。安全模块有四个功能块：安全突发大事、安全文档、消防及保安器材、月度评估、每个功能模块都要求有效应用：“每月评估”表格中的治安防范、消防治理、停车场治理以及内部掌握欲团队建设状况进展回忆和总结；“改善措施”是填写对上述工作进展回忆和总结之后制定的改进措施状况”填写改进措施的落实和后续跟进结果。使用要求：32、“安全突发大事”记录表格要求对突发大事的状况进展纤细记录，关于大事发生的情况记录在“大事描述”工程内，大事的初步处理状况记录在“处理方法”工程内，对大事的成状况”工程内，对大事处理状况的最终验证状况记录在“验证结果”工程内。33、要求安全主管将安防工作方案、安全岗位职责、岗位布置图、安全年度工作打算。保的形式保存在“安全文档”的相应文件夹中；34、要求安全主管对本部门掌握的消防及保安器材登记在“消防及保安器材”表格中，以便加强治理；35、要求安全主管人员对每月的安全治理工作状况进展评估，并记录在“每月评估”表格中；环境治理模块使用指导：环境治理模块用于主管人员每月对清洁、绿化人员有效应用本模块。工程内环境分区域治理或工程内有一家以上效劳供给方供给效劳的，要分区域进展评估，乜有以上状况的可以一个工程填写一份评估表。措施完成状况是指对改进措施实施后的总结与跟进。使用要求：36、”突发大事“记录表格要求对突发大事的状况进展具体记录，关于大事发生的状况记录在”大事描述“工程内，大事的初步处理状况巨鹿在”处理方法“工程内，对大事的后续况“工程内，对大事处理状况的最终验证状况记录在”验证结果“工程内。37措施完成状况“栏目，环境治理主管人员必需每月对环境治理的三项业务进展评估；38、要求环境治理主管人员将保洁人员岗位职责、保洁岗位分布状况、年度工作状况、年度工作打算、月工作打算、消杀工作打算、专项工作打算保存在”环境文档“相应的文件夹内。设备治理模块使用指导：设备治理模块是治理设备档案盒治理设备维护保养工作的平台有设备治理方面的人员将设备、设施、房屋本体”具体资料“”子设备档案“在设备治理模修理“表格中。设备、设施、房屋本体依据类型建立名目，在名目下建立设备清单，设备对应的表格中录入设备”具体资料“。使用要求：39、录入设备、设施、房屋本体资料尽可能完整，其中必需录入设备编号、设备名称、购买时间、安装单位、安装单位、安装单位联系人、安装地点、型号、供给商的资料。40、子设备档案要求录入设备名称、安装位置、规格、供给商厂家地址、联系方式等资料。41、故障修理功能块用于记录设备设施的大中修状况，记录表格中故障简短描述、故障出现时间、修理时间、修理效果、修理配件、故障修理人、修理费用、故障缘由等工程必需填写。42〔包括材料费〕超过1000元的，在本体修理工程完毕后，由修理工单位的资质、作业水平、违章记录等状况可以记录在备注栏。43、要求设备治理主管人员将设备、设施维护岗位分工，年度、月工作打算，设备、设施、本体保养〔改造〕打算，每月设备、设施检查状况等文档保存到”设备文档“相应的文件夹里，以便查阅。会所治理模块使用指导：会所治理模块主要用于对小区会所的设施状况、估量状况、使用及消费状况进展登记，需要使用软件系统对会所效劳进展治理的部门，是可以选择使用的模块。社区文化模块使用要求：44、”社区活动“功能块的表格要求简要填写，其中必需填写的工程有：活动名称、活动类型、负责人、活动起始日期、活动完毕日期、活动经费；45、”社区活动“的参与记录必需填写，住户有活动成绩和活动荣誉的需要正确填写；46、”社区治理“的表格需要填写的工程有：社团名称、成立日期、活动地点、社团介绍，获得荣誉的需要填写”曾获得荣誉“。47、对与社区相关的公共关系〔保密的除外〕需要记录在”公共关系“表格中，公共关系表格必需填写的工程有：关系单位名称、关系单位说明、联系人、联系方式、。48、社区文化治理员需要将社区文化活动的申请、社区文化活动年度打算、社区文化活动保存在”文档治理“内。租赁中介模块使用指导：