广汇延保系统培训材料

广汇延保系统培训材料2013年1月15日2013年1月15日2合同出单流程03-38合同修改流程39-43合同撤销流程44-51合同退款流程52-53延保运营流程54-61目录2013年1月15日3合同出单流程-常规合同

常规客户延保合同实务操作流程常规客户延保合同操作流程：1、延保专员登录系统，开始一张新的合同报价单（即客户确认书)2、录入车辆基本信息，系统计算出保费，延保专员可根据情况修改报价，只能调高，不能调低，然后打印客户确认书3、客户签字同意后，延保专员在“处理已经存在的报价单”中查询出该记录，选择打印合同，系统提示到POS机刷卡付费4、延保专员在POS机上输入报价单号，POS机自动显示应收金额，刷卡付款5、延保专员在系统中确认已付费，系统自动打印合同6、请客户在合同上签字，将签字/盖章后的合同、客户身份证/组织机构代码证、购车发票、签字后的客户确认书、POS单等扫描后上传系统，提交审核；同时把签字版合同、客户确认书、POS单和POS单复印件快递至总部2013年1月15日42013年1月15日5第一步：登录系统延保系统网址：电信：40/insurance/index_cnc.jsp联通：12/insurance/index.jsp第二步：开始报价(1)6(1)选中“开始一张新的合同报价单，点击按钮“确定”，进入录入车辆信息的界面2013年1月15日7(2)输入车辆的信息，选择延保产品类型和期限，系统自动计算出价格店面促销：店面可决定赠送延保合同给客户，由店面刷卡付款给延保业务部，在合同上不会显示延保金额，直接显示“赠送”字样第二步：开始报价(2)2013年1月15日8录入车辆信息需要注意事项：VIN码、新车开票日期、车辆购置价、发动机号皆需与购车发票信息一致2013年1月15日报价注意事项2013年1月15日9(3)选择“输入个人/机构客户信息并打印报价单”，点击按钮“提交”，进入录入个人/机构客户的信息界面客户为个人客户为企业第二步：开始报价(3)2013年1月15日10(4)客户类型如果选择第一种方式：录入个人客户信息，选择“打印报价单”点击“提交”按钮，系统显示文件生成完毕，点击“下载文件”会弹出PDF文件下载框，打印报价单第二步：开始报价(4)2013年1月15日11(5)客户类型如果选择第二种方式：输入机构客户信息并打印报价单，选择“打印报价单”点击“提交”按钮，系统显示文件生成完毕，点击“下载文件”会弹出PDF文件，打印报价单第二步：开始报价(5)第三步：出合同(1)2013年1月15日12(1)登录系统，在首页选择“处理已经存在的报价单”，点击按钮“确定”，进入报价单查询的界面2013年1月15日13(2)贷款审批状态选择第一项“---请选择----”，点击“查询”按钮，出现已存报价单信息；选中所需报价单，点击“提交”按钮，进入车辆信息确认界面注意：默认的贷款审批状态是贷款已完成审批的报价单第三步：出合同（2）2013年1月15日14(3)进入车辆信息确认页面，选择“输入个人客户信息并打印合同”点击按钮“提交”注意：此时延保专员可以检查一遍系统中录入的车辆和客户的信息，此时如有错误可以自行修改，更正后再重新下载合同和确认书第三步：出合同（3）2013年1月15日15(4)进入个人客户信息确认页面，选择“打印合同”，点击按钮“提交”，转入告知条款的界面第三步：出合同（4）2013年1月15日16(5)勾选所有的告知条款，点击按钮“提交”，系统会弹出对话框，提示付费信息将报价序号输入到POS机上，POS机会显示应付金额。刷卡成功后，在系统中点击按钮“OK”，系统会自动生成合同第三步：出合同（5）2013年1月15日17(6)系统弹出窗口，显示打印文件已生成，点击“下载文件”会弹出PDF文件下载框，打印合同，并让客户签字第三步：出合同（6）2013年1月15日18

(1)在“上传已签署合同扫描件、逾期合同查询和查看以往记录”，点击按钮“确定”，转入“已签署合同”查询的界面第四步：上传附件并提交审核（1）2013年1月15日19

(2)查找已生成的合同：点击按钮“查询”可以查出所有已生成的合同，选中该合同，点击“上传文件”按钮，即可出现分项上传扫描件的界面第四步：上传附件并提交审核（2）2013年1月15日20分项上传各种文件，点击按钮“浏览…”弹出文件目录，选择已扫描的文件，点击“上传文件”，勾选“提交审核”，最后点击“提交”即可注：在系统中提交附件时，在提交审核（请在完成附件上传后，勾选此选项提交到总部进行审核）前面的方框中务必打钩，再进行提交，届时总部合同审核员将会进行合同审理第四步：上传附件并提交审核（3）2013年1月15日21有关合同的文件，因为涉及到后期保险理赔，要求所有附件皆需上传原件扫描件，且务必清晰，附件上的字能够被看清楚身份证。请用身份证原件扫描上传。如客户身份证丢失，可采用临时身份证或户口本替代上传。若客户为企业，需提供企业的组织机构代码证原件，如不能提供原件，请在复印件上加盖企业公章。2.发票。请用发票的彩色联原件扫描上传，上有店面的发票专用章。3.合同。合同上的章一律为鲜章（正红色）。如因店面打印设置有问题，导致打印出来的章浮在合同上，请及时联系区域的合同管理专员。若合同为企业客户，必须在客户签名栏盖企业公章或企业合同章。4.确认书。即系统出具的报价单。5.POS单。上有显示保单号，与合同编号一致。上传附件注意事项2013年1月15日22(1)已经做好的报价单，但是因为各种原因客户没有购买，需要把报价单及时关闭报价单关闭(1)2013年1月15日23(2)选择拒绝，填写拒绝原因之后，点击“提交”按钮，报价单关闭报价单关闭（2）2013年1月15日24合同出单流程-租赁合同租赁合同和常规合同的区别：如延保款为租赁融资款，则该合同属于租赁融资延保合同，客户姓名为“新疆广汇租赁服务有限公司XX分公司”；如延保款不属于融资款，而是客户直接从POS机刷卡或转账的，则该延保合同属于常规合同，客户姓名为个人或企业名称。

注：延保系统中，如错将常规合同录进租赁合同界面，需要更正客户名称，由“新疆广汇租赁服务有限公司XX分公司”更改为客户个人姓名，合同管理专员更正后，请店面在重新下载的合同上客户资料栏填写上客户身份证号。2013年1月15日25租赁融资延保合同与常规合同的区别出具报价单注意事项：目前租赁延保系统中录入报价单时，开票日期请输入当前询价日期；VIN码不再是必填项（预计2013年1月21日上线）；租赁申请批准以后，延保专员需前往“处理已经存在的报价单”页面，系统会默认显示租赁申请批准通过的报价单；延保专员进入车辆信息确认界面

（参考P14），修改新车开票日

(如填报的新车开票日期和实际发票上的日期不一致，审核将不予以通过)。新车开票日修改后请特别注意延保价格是否发生了改变（如有变化请及时联系季清清）。届时，请注意核对VIN码，该VIN码是从租赁系统中自动传送的。延保专员提交打印合同，系统会比对合同金额和租赁系统返回的融资金额，如果延保价格<=融资金额，即可打印合同，否则，系统提示未收到完全款，无法出单。

2013年1月15日26租赁合同出具报价单注意事项租赁客户延保合同操作流程：延保专员登录系统，开始一张新的合同报价单录入车辆基本信息，系统计算出保费，打印客户确认书，在客户签字同意后，交付给租赁专员租赁专员登录租赁系统，在该客户的租赁申请记录中输入延保报价单号，租赁系统自动获取并显示延保报价租赁合同审批通过后，自动触发延保系统生成延保合同租赁专员通知延保专员出具延保合同延保专员登录系统，在已生成的合同中查询出租赁客户延保合同，打印延保合同，并请客户签字，客户确认书和合同上都需要客户个人签名。销售人员将签字后的客户确认书、延保合同、客户身份证、购车发票等扫描后上传系统，并提交总部审核。同时，将以上原件快递至总部业务部门27与正常的延保合同操作相同租赁系统中的操作无需刷卡付款；2.除付款小票无需上传外，其他操作与正常的延保合同一致租赁客户延保合同实务操作流程2023年11月22日28第一步：登录系统第二步：报价并打印客户确认书(1)2023年11月22日29(1)选中“开始一张新的合同报价单，点击按钮“确定”，进入录入车辆信息的界面2023年11月22日30(2)输入车辆的信息，选择延保产品类型和期限，系统自动计算出价格第二步：报价并打印客户确认书(2)2023年11月22日31(3)选择“输入机构客户信息并打印报价单”，点击按钮“提交”，进入录入机构客户的信息界面第二步：报价并打印客户确认书(3)2023年11月22日32(4)输入机构客户信息，选择“打印报价单”点击按钮“提交”，客户确认书会被打印出来第二步：报价并打印客户确认书(4)线下操作步骤：将客户确认书转交给租赁专员租赁专员在租赁系统中找到该客户记录，录入延保报价单号，系统自动获取延保报价，租赁专员完成申请租赁合同审批通过后，租赁专员通知延保专员出单2023年11月22日33第三步：线下操作2023年11月22日34第四步：出合同租赁申请批准以后，店面延保专员需前往“处理已经存在的报价单”，系统会默认显示租赁申请批准通过的报价单，这时延保系统可以出具合同。查到通过的报价单，选中之后点击“提交”，选中输入机构客户信息并打印合同2023年11月22日35(1)首页上选中“上传已签署合同扫描件、逾期合同查询和查看以往记录”，点击按钮“确定”，转入“已签署合同查询”界面第五步：上传附件并提交审核（1）2023年11月22日36(2)点击“查询”按钮，可以查出所有已生成的合同第五步：上传附件并提交审核（2）2023年11月22日37(3)选中该合同，点击“上传文件”按钮，即可出现分项上传扫描件的界面。第五步：上传附件并提交审核（3）2023年11月22日38点击按钮“Browse…”弹出文件目录，选择已扫描的客户签字合同文件，点击“上传文件”，该文件将会被上传到延保系统中。租赁客户延保合同不要求上传POS小票选中“提交审核”，交予总部审核第五步：上传附件并提交审核（4）2013年1月15日39合同修改流程2013年1月15日40系统首页下载“

延保服务合同批改申请书”，信息填写完整之后，由客户，销售经理和总经理签名第一步：填写修改申请书2013年1月15日41将签字后的修改申请书+错误的合同+修改的参考文件（如需修改车架号,则请附上购车发票）,发送到延保专用邮箱:cgaew@，邮件标题格式：修改延保合同+区域+店面简称+客户姓名+合同编号，并将签字后的批改申请书扫描上传系统第二步：递交修改申请书2013年1月15日42合同管理专员在合同未通过审核的备注栏中会详细备注原因。因VIN码、发票日期、发动机号、车价、客户姓名等填错的情况，合同管理专员会参照上传的附件及时更正，店面延保专员在接到总部延保合同管理员修改完毕的邮件或电话通知后，到系统再次打印合同和确认书，并让客户进行签字确认后再次提交审核第三步：重新下载打印合同和确认书2013年1月15日43延保专员将重新签字的合同扫描件和确认书扫描件等文件，重新上传系统。直接上传后，系统会自动覆盖旧的文件如错误的合同和确认书已经寄至总部，请在正确的合同和确认书右上方用铅笔备注：合同更改过，请以此份为准，再次寄给总部负责合同保管的专员第四步：重新上传资料2013年1月15日44合同撤销流程2013年1月15日45系统首页上下载“延保合同撤销申请书”第一步：下载撤销申请书2013年1月15日46

信息填写完整之后，由客户，销售经理和总经理签名，并加盖公章

将撤销申请书的签字版扫描件+合同发送到延保专用邮箱：cgaew@

邮件标题格式：撤销延保合同+区域+店面简称+客户姓名+合同编号第二步：填写撤销申请书2013年1月15日47将签字盖章后的撤销申请书扫描上传系统第三步：递交撤销申请书2013年1月15日48审核通过后，店面延保专员将接到

总部延保合同管理员的撤销同意书邮件，同意书上显示退款金额。第四步：下载撤销同意书2013年1月15日49总部延保合同管理员同时也会将撤销同意书上传到系统中，店面可以下载打印第五步：下载撤销同意书2013年1月15日50合同撤销涉及到扣除手续费的情况，分如下几种：客户更改产品类型、延保时间，从低端换成高端，如由EW2一年换成EW8一年，无需扣手续费；从高端换成低端，如EW2两年换成EW2一年，需扣9‰手续费，封顶45元。撤销之后重新出单。因店面原因，将车型选错，撤销合同之后，需由店面承担9‰手续费，封顶45元。撤销之后重新出单。以上两种情况，合同再次出具时，如客户身份仍与撤销前一致，则延保价格按照撤销前出单日期计算延保价格客户自身原因终止合同，撤销之后，退款请参照广汇延保退款操作细则(2012年12月更新版)操作。注：合同撤销后需要及时提交退款申请。第六步：撤销合同-手续费扣除2013年1月15日51撤销合同注意事项：合同撤销之后，如10%的奖金服务费发票已经邮寄总部，请及时与负责服务费发票的专员联系；合同撤销之后，如店面已经收到延保发票，请及时与合同管理专员联系，将发票寄回总部；合同撤销之后，

请将合同相关的POS单+2份合同原件+客户确认书+Pos单复印件+撤销申请书+撤销同意书共7份文件邮寄给总部负责合同保管的专员。第七步：合同撤销后-后续处理事宜2013年1月15日52合同退款流程2013年1月15日53退款流程请先仔细阅读《广汇延保退款操作细则(12月更新版)》,关注退款手续操作事宜；请填写《

广汇延保退款申请书》，信息填写完整之后，由客户，销售经理和财务部经理签名。扫描并发送邮件，附加《广汇延保退款申请书》、POS签购单、广汇延保合同，已开发票的需要提供发票扫描件等，发送到总部运营延保专用邮箱：

cgaew@。邮件标题格式：延保退款申请+区域+店面简称+客户姓名+合同编号。总部收到邮件审核通过之后，会在每月15日和每月最后1天汇总好退款之后递交财务处理，财务处理周期大约1—2周退款可以退还到刷卡人账上，新疆广汇租赁客户退款到租赁总部账户。2013年1月15日54延保运营流程2023年11月22日55总部每月5号前下发给区域前一个月的奖励款明细区域区域在收到邮件后下发至各店面区域运营部/财务部与各店面进行数据核对店面核对延保单数，金额如有问题反馈至区域/总部确认无误后开具发票，并将发票快递至总部总部总部收到发票并确认无误后，向总部财务请款总部财务审核完成后，划款到店面账户店面奖励款-确认及划款流程2023年11月22日56店面奖励款-核对注意事项核对注意项：时间：表中的时间是指系统出单时间，不是POS机刷卡的时间区域店面奖金=ROUND(延保价格*0.0944,0)区域店面考核利润=ROUND((价格-高卖)*(1-0.056)*0.4+高卖*(1-0.056)*0.9,0)2023年11月22日57计算发票金额发票金额=∑ROUND(单笔延保价格*0.0944)发票金额必须是整数！必须是单笔金额四舍五入后再求和！开票抬头：广汇汽车服务股份公司项目：服务费金额：务必核对正确租赁和非租赁发票需要分开开具盖发票专用章填写清单模板如下邮件请将服务费清单发送邮件给总部运营部

陈

荣邮件内容：延保服务费发票清单Excel表格+服务费发票电子扫描件电子邮件标题：快递发票+区域+店面

名称[不要发压缩文件]快递每月15号前各店面财务开具服务费发票快递到总部运营部服务费发票与清单一并快递到总部务必在快递单上备注“发票”字样服务费发票-操作流程及注意事项2023年11月22日58财务开票总部财务确认延保款到账之后，开具发票至总部延保，周期约为1-2周总部延保总部延保将会在收到发票后的一周内将发票整理寄出需要加急的发票需填写加急发票申请单并签字，详见附件需要机打的发票需填写机打发票申请单并签字，详见附件快递发票发票直接快递到指定的片区（店面），如快递地址有误请及时上报!发票寄出后总部将发送邮件（含快递编号）给区域负责人，区域负责人收到发票后请回复确认收到的邮件总部快递发票-操作流程及注意事项2023年11月22日59归档资料刷POS机的合同需要：1.Pos小票,

2.合同原件,3.客户确认书,4.Pos小票复印件租赁融资合同需要：1.合同原件，2.客户确认书转账合同需要：1.合同原件，2.客户确认书，3.银行转帐的电子回单资料整理按顺序用钉书机订在一起，不要用小钉子或回形针租赁合同：合同右上角用铅笔写“总部租赁转账”；转账合同：合同右上角用铅笔写“银行转账”。有修改的合同：在合同右上角标注“原合同错误+错误原因”客户确认书中确认项需要打钩！如附件所示付款证明（pos单，银行转账单）的复印件一律用一整张A4纸复印资料邮寄填写“快递清单模板”并与相对应的所需归档资料一起快递到总部。模板详见附件务必在快递单上备注“合同“字样如合同和发票必须一同快递的（由于数量较少），则在快递单上备注：“发票+合同”字样合同归档-操作流程及注意事项2023年11月22日60姓名职务座机手机邮箱王咏帆总经理