国家标准《文件管理》部分解读

国家标准《文件管理》部分解读

经过三年的国际标准化研究和论证，第一个关于文件管理的国际标准于2001年9月15日宣布。该标准编号为ISO15489，由国际标准化组织的信息与文献技术委员会（ISO/TC46）下设的档案/文件管理分委员会（SC11）起草。该标准草案的初稿于1997年发布，定稿于2000年5月发布。经所有成员团体对该标准定稿及其技术报告的投票表决，该标准于2001年9月作为国际标准正式发布。该标准由两部分组成：通用原则ISO15489-1和技术报告ISO/TR15489-2。ISO15489-1是对文件最优化管理的原则和要求的描述，可以为所有国家所接受；ISO/TR15489-2则是文件管理原则的应用指南，它列出了符合该标准的可供选择的最优化文件管理程序和管理方法，各个国家和机构可以根据实际情况有针对性地选用。标准物质的主要内容通用原则ISO15489-1由11个部分构成，其内容简要介绍如下：1规范文件管理该标准适用于任何公共机构或私人机构或个人在进行活动过程中形成或收到的所有格式和/或载体的文件的管理。标准为机构确定文件的管理职责、管理方针、管理程序、管理系统和管理流程提供指导；支持质量管理框架，提供符合ISO9000和ISO14000的文件管理指导；为文件系统的设计和实施提供指导。2iso15499-ss1cISO15489同已有的标准保持了高度的一致性，如ISO9000系列质量管理标准以及ISO14000系列环境管理标准。同时ISO15489还引用了下列标准中的一些条款：ISO5127，信息与文献———词汇；ISO9001，质量管理体系———要求；ISO14001，环境管理体系———使用说明。3第二声术语的范围该部分对一些常用术语进行了定义，大致包括21条术语，所列出的术语不是很详尽。因为不同国家对同一术语的定义及解释存在较大差异，而且很难达成一致，为了能为世界上的100多个国家所接受，该标准收录了那些被大多数国家认可的术语。4信息价值和价值该部分着重介绍了机构内文件管理的内容及其对机构的重要意义。强调了文件对机构的重要证据价值和信息价值。文件对机构的意义可以从行政管理、财务活动、业务活动、法律活动和社会活动等对文件的需求体现出来，根据ISO15489的要求制定的文件管理规划可以在以下一些方面显示出优势：提供服务、制定政策、管理决策、诉讼支持和风险管理以及维护机构的记忆。5国家和地方法规规章制度环境体系不仅包括与机构及其业务有关的国家法律、条例和规章，国际条例和规则、行业准则、国家或地方标准及机构内部规定；而且还包括与文件、档案、利用、隐私、证据、电子商务、数据保护和信息相关的法律和法规。文件管理应保证文件的捕获和保管能有足够的证据证明机构的活动遵守了有关规章制度的要求并实现了其承诺。6关于责任分工及承诺方针制定的目标是形成并保存真实、可靠和可用的文件，以便在整个文件保管期限内能对业务职能和活动提供支持。方针的贯彻实施涉及机构上下各层次各类人员的文件管理职责分工及承诺。文件管理职责应该由机构内所有员工分担，而不仅仅由文件管理人员负责，各类人员均有各自的文件管理职责和任务。7文件管理规划这部分是该标准中很重要的一部分，主要规定了文件管理规划的内容以及文件管理对文件特点的要求。解释了文件的真实性、可靠性、完整性和可利用性含义并阐明了它们对文件管理的要求。8系统设计方案的确定文件系统应该具备五个方面的特点：可靠性、完整性、一致性、全面性和系统性。文件系统的建立实施涉及对文件事务的记录、物理存储载体及其保护、分布式管理、转移和迁移、存取、检索和利用、保管和处置等文件管理业务。文件系统设计与实施的方法，总共有8个步骤：初步调查，业务活动分析，确定文件要求，对现存系统进行评估，确定符合文件要求的战略，设计文件系统，实施文件系统，检查运行情况。技术报告中提供了进一步的详尽的实施步骤。9文件的整体要求⑴确定文件捕获范围：判断哪些记录应该进入到文件系统。⑵确定文件的保管期限。⑶文件捕获：将文件捕获到文件系统中的目的是为了确定形成文件的业务背景，并与其他文件建立联系。捕获文件的方法如下：分类和标引、对文件进行实体或逻辑上的整理、登记、元数据控制。⑷登记：登记的主要目的是为了证明文件已经形成并进入到文件系统中，登记的另一主要益处是便于检索。⑸分类：对业务活动中形成的文件进行分类，同时也包括分类体系的制定，进行词汇控制、标引、数字及代码的配置。⑹存储和保管：应该确保文件在保管期限内的可利用、可靠、真实，在文件的整个生命周期中都存在维护、保管和存储的问题。⑺利用：由于文件中可能含有个人、商业或业务方面的敏感信息，因此机构应该对利用权限和利用条件做出正式规定。在一些情况下，利用时不允许公开元数据或关于文件的信息。同时还规定要保证加密文件在需要或授权情况下是可以阅读的。⑻跟踪：跟踪既包括行动跟踪也包括存放跟踪。行动跟踪是对业务的执行时间加以限制并监控行动的过程。存放跟踪是为了确保在需要时，能够查到所需文件。⑼处置：对文件的处置是指在日常业务活动中从操作系统中删除文件的工作，只有在下列条件下，才能实施处置行为：不再需要文件或需要文件作为证据的工作已完成，法律诉讼已结束。⑽对文件管理过程的记录：文件管理的立法、标准、方针制定及决策过程都应记录下来，作为文件管理的依据，便于实施、评估，审核和测试有关管理方法和要求。10对热压进行承诺监控为了确保文件系统的程序和运行过程符合机构的方针和要求，达到预期效果，要定期对文件系统进行承诺监控。要根据文件管理的不同环节的预期效果定期对文件程序运行的有效性进行审核。11标准的技术报告部分为通用原则的实施提供指导和方法，有待进一步优化遵循本国际标准的机构应该建立培训规划，基础标准中没有详细涉及培训内容，技术报告对培训进行了详尽的阐述。标准的技术报告部分为通用原则的实施提供了应用指导和具体方法，它的篇幅几乎相当于通用原则的两倍。在制定具体的文件管理规划时，要考虑国家标准、国家法律以及其他一些相关因素。技术报告主要是配合通用原则而制定的，因此在基本条款的编写上与通用原则相同，只是没有引用标准和术语及定义两部分。文件管理责任及要求1．该标准为文件的管理提供了一种最优化管理的模式和文件管理的行业规范。体现在三个方面：管理的结果是提供真实、可靠、完整和可用的文件；文件的管理过程是高效率和高效益；管理的服务是保证文件系统的可靠性、完整性、一致性、全面性和系统性，使用户满意。2．该标准中文件管理的工作环境是文件的形成机构而非档案馆或档案行政机关。3．该标准中文件管理的主要针对对象是电子文件，虽然标准旨在适用于一切文件。4．该标准中文件管理过程的控制应用了文件连续体管理思想、以用户为核心的服务战略、全面质量管理、知识管理、文件管理规划、档案化管理、全程控制、前端控制、文件管理承诺、文件管理合同制、文件管理外包制等最优化管理理念与方法。5．该标准中文件管理的责任者不仅包括文件管理人员而且还包括机构的业务管理人员、信息管理人员、技术管理人员以及其他形成和保管文件及信息的一切人员。文件管理责任的分工与实施采用了供应链、工作流程与跨职能部门团队合作和伙伴参与等先进的管理方式。6．该标准强调文件管理的用户满意在于文件服务对机构的职能、活动和事务的需求满足，为业务提供证据和信息，支持机构的法律、规章制度执行与承诺，满足业务要求和责任要求及减少机构风险。7．该标准中元数据的概念有了更为准确的解释，元数据是描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。新的元数据定义及管理要求有力地维护了文件真实性、可靠性、完整性和可用性。8．该标准支持ISO9000系列标准和法律规章制度环境，同信息与文献的国际标准兼容。其突出贡献是使文件的管理过程及控制方法系统化、制度化、规范化与常规化，使文件管理过程始终处于受控状态。9．该标准强调文件管理是机构管理、规划及业务活动的有机组成，文件管理对机构的可持续发展具有不可忽略重要