文件控制程序

,,,,,,,,,,,,,,"文件编号：LNKC-QP-01

Filenumber",,,

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"文件控制程序

Documentcontrolprocedure",,,,,,,,,,,,,,"版本号：A0

Versionnumber",,,

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Page",,,"日期：

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一、目的：,,,,,,,,,,,,,,,,,

确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使所有与质量管理体系有关的文件、图样及技术资料的流通、应用、处理得到有效控制。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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二、适用范围：,,,,,,,,,,,,,,,,,

本程序适用于质量管理体系所涉及到的产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验、仓储、包装到交付各阶段作业的文件、图样与技术资料，以及顾客、供应商提供的相关文件，国际/国家政府、安全和环保法规有关的相关外部文件与资料的控制。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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三、引用文件：,,,,,,,,,,,,,,,,,

3.1.《记录控制程序》,,,,,,,,,,,,,,,,,

四、职责和权限：,,,,,,,,,,,,,,,,,

4.1.文件的编制、审核、批准。,,,,,,,,,,,,,,,,,

4.1.1.一层文件：品质管理部组织编制，管理者代表审核，总经理批准。,,,,,,,,,,,,,,,,,

4.1.2.二层文件：各相关部门编制，各部门经理审核，管理者代表批准。,,,,,,,,,,,,,,,,,

4.1.3.三层文件：各相关部门编制，各部门主管审核，部门经理批准。,,,,,,,,,,,,,,,,,

4.1.4.四层文件：各相关部门编制，各部门主管审核，部门经理批准。,,,,,,,,,,,,,,,,,

4.2.文件的发放、回收、销毁：品质管理部、各相关部门负责。,,,,,,,,,,,,,,,,,

4.3.外来文件与资料由各相关部门接收、记录并分发至各需要部门，若需要转换为公司内部文件，按照二、三、四层文件编制、审核、批准的规定执行,,,,,,,,,,,,,,,,,

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五、术语和定义：,,,,,,,,,,,,,,,,,

体系管理文件：一层文件、二层文件、三层文件和四层文件。,,,,,,,,,,,,,,,,,

一层文件：质量手册；,,,,,,,,,,,,,,,,,

二层文件：程序文件；,,,,,,,,,,,,,,,,,

三层文件：操作说明书、检验标准/检验规程、操作标准/操作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料等；,,,,,,,,,,,,,,,,,

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四层文件：记录表单；,,,,,,,,,,,,,,,,,

技术文件：指本公司内部编制和顾客提供的作业规范、作业标准、检查基准、图样、包装标准、工艺技术文件、协议；公司与供应商签订的协议等。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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外来文件：顾客或供应商所提供的图样、资料、书籍文件（政府、安全与环保法规及国际/国家标准）等；,,,,,,,,,,,,,,,,,

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六、流程内容：,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.1.文件的分类,,,,,,,,,,,,,,,,,

体系文件、技术文件、外部文件。,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.2.文件编号和和状态标识,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.2.1文件编号,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.2.1.1.一层文件质量手册的编号：LNKC-QM；,,,,,,,,,,,,,,,,,

LNKC为天津陆耐酷车科技有限公司的简称，QM为质量手册简称。,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.2.1.2.二层文件程序文件的编号：LNKC-QP-序列号（01-99）；,,,,,,,,,,,,,,,,,

LNKC为天津陆耐酷车科技有限公司的简称，QP为程序文件简称。,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.2.1.3.三层文件的编号：LNKC/文件类别-部门代号-序列号（01-99）；,,,,,,,,,,,,,,,,,

"LNKC为天津陆耐酷车科技有限公司的简称；文件格式类别（WI-作业指导书，FLW-流程，RNC-规范文件管理规章制度）；部门代号（董事长-CB，总经理室-GM，副经理室-VGM，技术中心-TC，研发中心-RD,改装中心-MC，营销中心-MC，综合管理中心-IMC，财务管理中心-FD）。",,,,,,,,,,,,,,,,,

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6.2.1.4.四层文件的编号：LNKC/F-部门代号-序列号（01-99）；,,,,,,,,,,,,,,,,,

LNKC为天津陆耐酷车科技有限公司的简称；部门代号同上；F为记录表单的简称。,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.2.1.5.外来文件编号：外来文件若有编号，则采用其编号，若无编号，则采用：FD-类别-外来文件日期-序列水号；FD外来文件的英文缩写类别（TN-技术标准类，AM-行政管理类，CM-客户资料类，OT-其他类资料）；外来文件日期（1707年份后两位+月份），序列号（01-99）。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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6.2.1.6.技术文件编号：按三层文件编号规定执行。,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.2.2.文件版本号：最新编制文件版本为A0，未修改为‘A0’，修改1次为‘A1’，修改2次为‘A2’，以此类推。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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6.2.3.文件状态标识,,,,,,,,,,,,,,,,,

文件状态分为“受控”和“非受控”两种，其中，一层、二层、三层、技术文件都属于受控文件，若要发放至各部门时，须加盖“受控文件”章印进行区别。各部门文件管理员应确保在使用处可获得适用文件的最新有效版本，同时各部门应确保所发放的所有文件保持清新和易于识别。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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6.3.文件的发放、回收、销毁和保管,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.3.1.文件发放,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.3.1.1.体系文件发放：一层、二层文件原则使用电子版本，必须打印时由品质管理部加盖“受控文件”章，领用人在《文件收、发记录表》签字后发放。三层、四层文件由领用人在《文件收、发记录表》签字后发放，三层文件加盖“受控文件”章。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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6.3.1.2.技术文件发放：技术文件发放时，领用人在《文件收、发记录表》签字后发放，由品质管理部加盖“受控文件”章。同时要求使用部门对所发放的技术文件保持清晰和易于识别。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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6.3.2.文件回收：体系文件/技术文件更改后，发放的同时收回旧的或作废的体系文件/技术文件，领用人在《文件收、发记录表》、《文件销毁申请表》签字确认，所收回的文件加盖“作废”章,,,,,,,,,,,,,,,,,

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6.3.3.文件的销毁,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.3.3.1.对失效或作废文件由相关部门文件负责人及时从所有的发放或适用场所收回，确保防止作废文件的非预期使用，各相关部门将销毁文件统计在《销毁文件清单》并发送至品质管理部汇总。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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6.3.3.2.对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请表》，管理者代表批准后，由品质管理部授权相关部门进行销毁。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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6.3.4.文件的保管：一层、二层文件由品质管理部负责保管；三层、四层文件由使用部门负责保管，技术文件由使用部门负责保管。各部门将本部门所使用的受控文件填写至《受控文件清单》中，并发送至品质管理部备案。品质管理部每年会对各部门文件的使用情况进行审查。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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6.4.文件借阅、复制,,,,,,,,,,,,,,,,,

借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须有资料管理人登记。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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6.5.文件的更改,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.5.1.质量手册更改由品质管理部组织更改，填写《文件更改申请表》交由管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由品质管理部负责发放，品质管理部应保留文件更改内容的记录。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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6.5.2.其他文件更改由各部门填写《文件更改申请表》，经部门领导审批，再由各部门指定人员进行更改、发放、处理。,,,,,,,,,,,,,,,,,

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6.5.3.所有被更改的文件由各主管部门负责收回，以确保有效文件的唯一性。,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.6.外来文件管理,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.6.1.收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.6.2.若需要将外来文件转换为内部文件按照6.2/6.3管理规定执行。,,,,,,,,,,,,,,,,,

6.7.作为记录的文件应执行《记录控制程序》。,,,,,,,,,,,,,,,,,

七、使用表单：,,,,,,,,,,,,,,,,,

7.1.LNKC/F-TC-01《受控文件清单》,,,,,,,,,,,,,,,,,

7.2.LNKC/F-TC-02《文件收、发记录表》,,,,,,,,,,,,,,,,,

7.3.LNKC/F-TC-03《文件销毁申请表》,,,,,,,,,,,,,,,,,

7.4.LNKC/F-TC-04《文件借阅、复制记录表》,,,,,,,,,,,,,,,,,

7.5.LNKC/F-TC-05《文件更改申请表》,,,,,,,,,,,,,,,,,

7.6.LNKC/F-TC-06《销毁文件清单》,,,,,,,,,,,,,,,,,

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