会计电算化后会计档案的管理问题研究

会计电算化后会计档案的管理问题研究

随着信息技术的快速发展和会计制度改革的深入，会计差错已成为会计活动的发展方向，是促进会计基础工作规范化和现代化的重要手段。会计电算化大大减轻了财务人员的劳动强度,提高了工作效率,实现了从凭证到账簿到报表的一体化过程。而会计档案作为会计信息的重要来源和载体,对于提高会计工作质量,促进会计工作的制度化、规范化有着十分重要的意义。因此,准确把握电算化会计档案的特点,加强会计档案的管理就显得尤为重要。一、会计记录在会计系统中的应用电算化会计档案是指存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和经过计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指包括记账凭证、会计账簿、会计报表(含报表格式和计算公式)等在内的数据,以及会计软件系统开发运行过程中编制的各种文档程序和其他会计资料。通常电算化会计档案管理的主要任务是监督和保证按要求生成各种档案,确保各种会计档案的安全和保密,保证各种会计档案得到有效合理的利用,并安全保存。计算机内会计数据的打印输出以及保存是替代手工记账单位的重要工作。采用计算机打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报表要求符合国家统一会计制度的要求,必须采用中文或中外文对照,而且字迹要清晰,保存期限则按照《会计档案管理办法》的规定来执行。二、会计档案的存储及保管条件和安全性要求更高众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。随着会计电算化事业的不断发展,各单位在实行电算化以后,产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据和文件,财务人员的日常工作也需要在计算机上来完成,从而给会计档案赋予了许多新的特点。与传统的会计档案相比,电算化会计档案一般具有四个特点。第一,电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿和会计报表外,主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。第二,电算化会计档案除了较传统会计档案有更多的存储形式外对存放条件也要求更高。电算化会计档案一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在;另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在,包括存储在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存储在软盘、光盘等存储介质上作为备份使用的档案资料。后者受存储介质质量、存放环境和存储有效期等因素的影响很大,如果保存不当很容易遭到破坏。第三,会计档案的保管安全性要求更高。由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上,因此在技术上对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹。一旦被修改,就很难辨别出经济业务的“原貌”;再加上会计数据的高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企事业单位重要的数据。计算机犯罪具有很强的隐蔽性和危害性,相对于手工会计系统而言,利用计算机舞弊和犯罪的发现难度则更大,它所造成的危害和损失也更大。电算化会计档案又受载体的质量和存放环境、存储信息的有效期等条件的影响。因此,对档案的安全性要求也就更高,在保密性和安全性等方面都应该建立相应的内部控制制度。第四,电算化会计档案必须借助于一定的计算机硬件和软件系统环境才能再现在使用者的面前,而且使用时方便、快捷、直观,容易产生一些分析结果。可以对管理和决策提供较好的支持。三、目前，电子邮件管理中存在的主要问题信息获取技术能力偏低电算化会计档案管理人员自身能力及素质不高造成难以按要求有效的保管电算化会计档案。其主要表现在:文化程度偏低,知识老化,掌握不了信息处理技术和网络技术;存在知识局限性,双学位、多学位人才的比例低,拥有理工科知识的人才缺少文科方面的相关知识,而拥有档案专业基本知识的专业人才又缺少电子计算机技术以及信息处理技术方面的知识。会计档案资源不完整,缺乏对会计数据、会计软件的使用经验对电算化会计档案认识不到位,造成档案管理内容不完整。虽然各级财政部门和有关行业主管部门已实行预决算报表汇总电算化,许多企事业单位也已实行了会计电算化,但总体上来看,实施的时间并不长。许多会计档案人员和主管单位财务的领导对电算化会计档案的组成内容并不是很清楚,或缺乏对电算化会计档案的管理经验,从而导致工作中带有一定的盲目性,往往对存有会计数据、会计软件的磁性介质、光盘和其他会计文档资料等不能进行及时的归档,致使档案管理内容不全。尤其是在当今软件技术发展迅速的时代,为了适应现实财务工作的变化,大部分软件都会定期和不定期地进行版本更新和替换。许多企事业单位的财务部门虽然对会计软件进行了升级和更换,但对原有相关的会计软件和文档资料未进行整理归档,从而导致电算化会计档案出现不完整的现象。会计档案的人为破坏和自然损坏由于电算化会计档案被非法修改可做到不留痕迹,因此在没有及时修订单位会计档案管理制度、没有制定相应的会计电算化档案保管人员职责的情况下,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。定期备份在实施会计电算化后,会计电算化法规中曾明确规定:实现会计电算化的单位应坚持每天备份,而且要进行双重备份,并分处分人保管。但在实际工作中情况却不是这样有序地进行,部分单位不能坚持每天做好必要的备份工作,致使计算机或其他的有关输入输出设备、机器一旦出现问题就没有相应的补救措施,从而导致重要数据的流失。实行电算化,加强会计档案与财务软件的沟通计算机技术日新月异,电脑操作系统不断更新换代,财务管理和会计电算化应用软件也在不断升级,实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数就越多。一些单位没有将不同版本的会计软件保存好,导致在电算化软件升级后,不同版本的会计档案无法调阅,从而影响了电算化会计档案的正常使用。四、电算化档案使用的其他注意事项为了更加有效的做好电算化会计档案工作,针对电算化档案管理工作中出现的会计信息安全利用、管理疏漏等方面的问题,结合电算化会计档案的新特点,笔者认为应做好四个方面的工作。(一)知识背景的要求电算化档案管理人员工作虽然细微但其责任重大,所以对于档案管理人员的选拔以及任用工作就必须跟上时代发展的脉搏,确保管理人员不仅要具有良好的思想品德、高度的责任感、积极的工作态度,更要具备广博的知识、较全面的档案管理专业基础知识、相关专业知识和综合性学科的基本知识,并具有一定的外语交际能力,以及现代信息技术方面的知识。在实践中将理论与实际工作有机地结合起来,培养电算化管理人员较强的处理问题、解决问题的能力和娴熟的专业技能,培养管理人员开拓进取、勇于创新的精神和本领,并具备现代化设备操作的能力。(二)完善书面会计账簿管理的不同制度1.会计档案的分离要求会计人员在一定的时间间隔内(如:一个会计年度),及时把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,形成脱离于原计算机系统的会计档案。生成的财务数据的备份文件财务部门应保存好,保证计算机硬件系统损坏后能够在最短的时间内、最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。2.预防会计档案丢失根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度:按照分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明对应的时间和文件内容。制作档案管理文件卡片,档案应保存在远离磁场的位置,注意防磁、防火、防潮、防尘、防虫蛀等。对采用磁性介质保存的档案,还要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而导致会计档案丢失,造成无法挽回的损失。除此以外,还应该注意电算化会计档案与对应的财务软件版本之间的一致性,因为不同版本软件下所形成的会计档案数据的结构有可能会不同,这样的话,就可能导致会计档案产生某些预料之外的错误。因此,笔者认为在保存电算化档案的同时保存对应版本的电算化软件系统版本也是非常必要的。3.办理借贷手续查阅会计档案时,必须经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定来办理借阅手续;如果外单位查阅本部门会计档案,首先必须要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准才可以查看。4.确保所需人员在特定领域的数据共享必须加强对档案管理的权限控制,并通过操作日志进行监控。普通数据可以在较大范围内共享;一些涉及单位机密的数据,则仅供一定需要的人员使用;而对于涉计原程序文件、数据结构文件等相关文件,则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这些设置,尽量保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能。(三)加强电算化会计档案的管理计算机会计数据磁盘的备份和恢复是保证会计数据安全、准确、真实的重要措施。电算化会计档案管理人员应当定期将相应的会计数据备份到磁性介质上,并采用“AB备份法”进行数据的备份。而且,每份备份上要注明形成档案的时间与操作者的姓名;同时设立备份登记簿,认真登记备份的时间、备份人员、备份数量及保管方式等内容。由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些电算化会计档案进行定期检查、复制,以防止由于磁性介质的损坏而使电算化会计档案丢失,造成无法挽回的损失。一般情况下,单位每一至两年应对电算化会计档案进行一次大规模的清理,发现纸质档案有损坏的要进行修补,而对磁性介质档案每两年应进行一次复制,以防止损坏。实际上,目前的光盘技术能够较好地解决这个问题。在每年年终决算后,将会计信息(为解决软件升级带来的不兼容问题,最好包含应用软件系统)刻录在一次性刻写光盘上。(四)加强会计档案系统的安全防护功能选用符合本单位业务情况的电算化财务软件,增加计算机专业人员,在软件设计开发阶段分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。强化系统的安全防护功能,注意进行定期的维护,避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密或人为恶意修