货币资金的安全与管理

货币资金的安全与管理

一、货币资金内部控制资本就像企业的所有组织一样，渗透公司的所有组织，形成一条交叉的网络，以支持组织的运作。货币资金管理的好坏,是企业能否正常生产经营的必要前提。通过内部控制来确定合理的资金存量;通过集中管理、限额管理、信息化管理等措施,可以加快资金周转速度,减少资金沉淀,降低资金使用成本,提高资金使用效益。货币资金内部控制更是防范舞弊,促进企业健康发展的需要。货币资金是企业中流动性最强的资产,容易被企业非法挪用和侵吞。企业应当通过建立资金风险防范体系,健全机构、加强监督力度、堵塞漏洞、降低资金风险,从而保证资金的安全完整。二、基金内部控制失败的分析(一)需要进一步多次重调,造成库存金在自己个人账户内现金具有流动性强、使用方便的特点,经办人员或者出纳人员利用管理货币资金的便利,不按账款分管的原则行事,公款私存或贪污挪用,将公款转入自己个人账户,造成库存现金小于账面现金余额,达到侵吞、挪用公款的目的。有的企业现金余额出现红字,存在采取隐瞒收入的手段,私设“小金库”、“账外账”资金相互交错,而且由于这部分资金在收支上存在的不合理或不合法性,加上长期缺乏正常监管,因此,常常出现乱支乱花现象,这也是导致出纳工作出现差错的重要原因。(二)货币资金管理是将账上的钱花进行回收的在现实生活中,有些企业习惯收入不入账,尤其是现金不入账,以达到自身的种种目的。不少企业货币资金被挪用、贪污等,往往源于“小金库”。因为,要把账上的钱装进自己口袋难度比较大,中间还有很多关卡,但是要把账上没有的钱花出去就容易得多。所以更要盯紧货币资金的流入点。(三)出的现金据为己有经办人员利用虚列开支事由,虚构支出金额,将多支出的现金据为己有。其产生原因是经济业务从支付申请到审批报销由一人负责,失去了对经济业务的全程相互监督,造成货币资金流失,给企业经济利益带来损失。(四)保管和支付印印《企业内部控制基本规范》强调“单位应当加强银行预留印鉴的管理,财务专用章应由专人保管,个人名章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。”这是内部牵制制度原则的具体体现。然而现实工作中,有的单位总是图一时使用方便,把票据和印章都交由一人保管,埋下隐患。一旦发生遗失、被盗或因一人保管支付款项所需全部印章而引发经济违法犯罪,造成单位严重损失,则悔之已晚。(五)清欠货币资金是否及时．企业可以通过与银行、客户之间进行对账,及时发现挪用、贪污货币资金等违法行为,以评价清欠货币资金是否及时入账或货币资金还欠是否真实。无数事实表明,企业虚构经济业务、伪造往来交易,或是财务人员私自往其他账户打款,利用企业闲置资金牟取私利。(六)采用开户行为由,以本企业开户行为由,将本企业的客户转成私设的户会计人员可以利用某些银行争资金、拉客户的机会,私自利用单位印鉴章在他行开设存款账户,以本企业更换开户行为由,要求付款单位将欠款或销货收入款转至私设的户头上,从而达到截留公款的目的。甚至有些企业只管开户,不管检查和清理,导致在企业重组、兼并多年后,自己认为早已废弃的账户还在被某些人和单位使用,由此引发潜在的风险。(七)规章制度的执行随着社会的发展,财务制度也会出现不足,因此也需要及时修正;规章制度的执行情况如何,更需要财务人员及时检查监督。只有进行认真的监督检查,才能把工作落到实处,才能使制度不断得以完善。(八)员工自身原因财务工作比较繁琐,重复性较强。时间一长,财务人员都可能或多或少有些惰性,常年不“动地”易滋生懒散习气,形成小团体势力,或是责任心不到位,工作热情降低,工作粗心大意,给企业带来损失。(九)会使犯罪嫌疑人的经济利益受损出纳室负责企业货币资金流入流出,也是犯罪分子最“青睐”的场所,财务人员稍有疏忽,或是安全设备陈旧失修,都会使犯罪分子趁虚而入,从而导致经济利益的流失。三、搞好货币资金的内部控制和管理措施“9查9看”(一)公司财务部门应定期排查出库现金出纳人员应管好现金的盘存点,按照业务发生当天的现金日记账逐笔核对,做到日清月结、账证相符。同时,公司财务部门应不定期抽查保险柜内库存现金,看现金余额与账上余额是否一致,并核对现金支票存根与开票记录,看是否有白条抵库的现象。通过查看保险柜,看是否存在违规存放的现象,确保现金存放安全和保险柜的正确使用。(二)细化业务流转记录,确保资金到位通过检查《银行原始凭证传递表》、《现金原始凭证传递表》、《会计凭证传递表》、《票据及印鉴领用登记表》、《银行票据使用登记表》、《现金支票使用登记表》、《应收票据登记表》等相关业务流转时的相关记录,看登记是否齐全规范,确保财务资料完整,使用规范,明确相关人员责任。(三)严格票据审批、审批手续检查出纳付款的票据,看相关审批手续是否齐全,发票是否合规,督促出纳付款前认真审核票据,对审批程序、权限不符合要求或审批手续不全的,一律拒绝支付。按规定办理货币资金支付手续的,应及时登记现金和银行存款日记账,确保资金支付安全。(四)明确不同票据的使用权限和程序检查支票印鉴的使用保管情况,看支票印鉴是否存放于保险柜中,财务专用章和个人名章是否分开保管,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并专设登记簿进行记录,防止空白票据的遗失和被盗用,确保支票印鉴的存放和使用安全。(五)银行账户使用安全通过查看银行对账单、银行日记账及余额调节表,检查银行对账情况,看是否存在长期未达账项、违规付款和违规使用账户的现象,监控资金收支情况和账户使用情况,确保资金及银行账户使用安全。(六)立、撤销是否必须按照上级公司要求进行审批、撤销银行账户检查银行账户的相关手续是否齐全,看银行账户的开立和撤销是否按照上级公司要求进行报批,定期检查、清理银行账户的开立及使用情况,发现问题,及时处理;确保银行账户的数量及用途符合上级公司的规定。(七)健全控制制度检查企业相关制度建设和落实情况,通过对财务基础工作规范、财务规章制度落实、财务业务管理质量进行全面检查和监督,及时查错、防弊,促进资金管理的持续改进,确保资金安全使用,并针对检查发现的制度盲点及时完善相关制度,完善控制体系。(八)提高员工素质、服务质量一是要选好人,将那些政治思想好、思想素质较高、职业原则较强的财务人员选拔到货币资金相关管理岗位上来,以此来保证货币资金管理与控制的有效性。二是要搞好财务人员教育,不断提高财务人员特别是资金管理人员的职业道德与法律意识。通过不断加强财务人员的道德修养和职业素质培训,在资金风险防范过程中逐步树立起钱财等有形资源防范与人员素质等无形资源防范并重的观念。三是定期轮换岗位,可以使财会人员接触新业务、掌握新知识,并使其经验更全面,阅历更丰富,综合能力进一步得到提升。(九)铁柜成分配定期检查出纳室的“三铁一器”即铁门、铁窗、铁柜(保险柜)及报警器。看这些防范措施是否完备,存不存在漏装或年久失修的情况,确保出纳室的现金及付款票据的安全、万无一失。四、金内部控制的意义货币