高校图书馆外语图书订餐信息平台的开发与应用

高校图书馆外语图书订餐信息平台的开发与应用

“从大学引进专业社会科学书籍的专项资金”（以下简称“专业学科基金”）是国家支持大学哲学和社会科学发展的特别财政支出。1982年成立之初，基金每年增加200万美元，2002年开始每年增加300万美元，并根据计划分发给70所综合和科学领域的大学。2008年开始增至年度400万美元。文科专款项目的宗旨是逐步建立起完整的文科外文图书文献信息保障体系,为高校哲学社会科学的教学和科研服务,为提高高校哲学社会科学高层次人才培养能力和科研水平服务。专款在使用上要求体现“相对集中,提高效益”的精神,在资源和服务体系建设上要实现“共建、共知、共享”。其使用额度的分配是本着整体规划、统筹安排、保证重点、兼顾一般的原则,结合重点学科和重点研究基地的需要,综合考虑高校哲学社会科学学科优势、文献资源优势、服务条件优势以及中国高校人文社会科学文献中心(CASHL)建设等因素。图书引进业务由教育部社科司依据合同委托中国教育图书进出口公司承办。专款的设立改变了以往高校外文图书来源主要依靠交换赠送的局面,对提高高校人文社科外文图书建设质量和保障水平、支撑教学科研文献需求起到非常重要的作用然而由于缺乏全国性的学科统筹和有力协调各校对可使用额度的学科比例分配和学科收藏重点都自行决定,一方面导致重复采购,另一方面导致某些学科缺藏和年代缺藏,各学科图书保障水平参差不齐,难以达到均衡发展,严重影响了专款的合理使用,无法形成真正意义上的全国联合保障局面。面对这一困境,为更好地统筹专款的使用,加强整体调控,CASHL于2008年提出了新的《“高校文科图书引进专款”项目建设方案》,确立了“联合机制、协调学科、全面收藏、最终保障”的资源建设方针,即:围绕人文社会科学学科研究和建设需求,建立国家层面上的多馆联合保障和学科协调机制,以1950-1990年间外文图书的回溯补藏为重点,同时分学科进行当前文献的全面收藏。为实现以上目标,CASHL管理中心联合中国教育图书进出口公司,提出开发“高校文科图书引进专款”图书订购信息平台(以下简称文专平台)系统需求,围绕书目数据库建设、选书流程、订单审核与管理及专款按学科分配使用等进行了全面规划与设计,委托CALIS管理中心负责开发和数据库建设。2009年9月,文专平台正式投入使用。首批用户包括北京大学、清华大学、复旦大学、武汉大学等全国17所重点高校图书馆。2011年1月,推广到了全国70所文科专款项目院校。借助国内首个多馆联合采购系统平台,CASHL成功组织实施了全国高校范围内按学科分工的人文社科外文图书协调采购。1系统总体框架设计文专平台的开发重点需要解决以下几个方面的问题:(1)整合多样化信息来源,构建基础书目数据库。决定图书选购的因素固然有很多,但建设并拥有一个数据量庞大、学术质量高的可供选书目数据库无疑是至关重要的因素之一。文专平台基础书目数据库需要整合来自国外高校图书馆编目数据、国内高校图书馆编目数据(来自CALIS联合目录)、教图公司汇总的在版书目和可供现货的绝版书目数据、来自BLACKWELL等国外出版社的报导书目数据。多途径来源的书目数据存在格式不一和书目重复的问题,在入库时需要经过统一格式处理和查重、去重处理。(2)实现工作流程一体化,订单管理自动化。系统模拟采访馆员日常工作流程,使书目检索与查询、订单创建与提交、订单处理及查询、订单审核与撤销、订单发订与确认、用户管理、经费额度管理、统计查询等全部通过系统平台操作。(3)经费多层次调控,学科多馆际协调,共同形成全国联合保障局面。经费分为协调采购、自主采购和大型特藏文献采购三个层次。自主采购以新书为主,无需查重;协调采购由CASHL各中心馆按学科分工,查重后订购,以经典和重要图书回溯补藏为主。大部头、多卷册历史档案等特藏文献被公认为是极具科研价值与收藏价值的珍贵文献,但受其价格昂贵的限制,诸多高校图书馆无力购买收藏。CASHL从2008年开始,每年从“高校文科图书引进专款”新增经费中预留一定比例经费,组织高校有计划、分批次购入大型文科特藏文献。该笔经费由CASHL17家中心馆共同使用。(4)支持多角色、不同身份用户共同使用所购文献。文专平台不仅需要支持图书馆采访馆员选书、订书,还需要考虑以下不同角色的利用:(1)最终用户作为学科专家需登录平台选书、荐书;(2)CASHL管理中心审核员对订单进行审核;(3)高校文科图书馆藏发展小组对大额订单和大型特藏进行审核;(4)教育部社科司指定的内容审读员登录平台可远程对订单内容进行政治性审读;(5)中国教育图书进出口公司工作人员作为订单操作员登录后进行发订等一系列操作。不同角色拥有不同级别的权限,不同用户身份登录后使用不同的功能模块。文专平台在技术上以Linux作为服务器端操作系统,采用RichClient/Server富客户端桌面应用程序方式,其总体框架如图1所示。客户端方式可保证书目数据在批量导入、导出和发送检索请求时系统可快速做出响应完成检测数据在传输时也避免了方式对于网络传输速度的依赖性。2订单自动查重系统平台在操作流程上实现了采访工作流程的一体化,对协调采购、自主采购、大型特藏文献采购模式采用了不同的管理方式。如协调采购要求达到“零复本”率,为此系统设计了订单自动查重功能。针对协调采购按学科分配的要求,系统增加了多步人工审核的环节。用户使用文专平台进行自主采购和协调采购的流程如图2所示。文专平台功能模块主要由选购图书、订购图书、图书管理、订购管理和系统管理五部分组成,这些功能模块可为用户提供的应用服务可概括为以下6个方面。2.1图书荐购系统用户登录文专平台后,即可见左侧导航条中有“我的信息”栏目。栏目下的内容包括“我的个人信息”、“我的收藏夹”、“我的图书推荐”和“我的缺书登记”。“我的个人信息”允许用户查看和编辑个人基本信息。“我的收藏夹”用于管理个人收藏的图书,根据需要执行包括检索收藏夹中的图书、查看图书详细信息、将图书加入购物车、导出所选图书的信息、推荐图书、导入图书到收藏夹和删除图书等操作。“导入图书到收藏夹”功能允许用户将在平台外事先选择好的不同来源的书单“一键式”导入到平台中,然后在平台发订。该功能极大地方便了采访馆员的订购工作。“我的图书推荐”可查看、检索与浏览个人推荐过的图书,根据需要执行如检索推荐图书、查看图书详细信息、导出所选图书的信息和删除推荐图书等操作。“我的缺书登记”可以添加和查看缺书,能执行的操作包括检索缺书登记中的图书、查看登记缺书的详细信息、导出所选图书的信息、新建缺书记录、删除缺书记录和将登记的缺书加入购物车。2.2文专图书订单打印用户通过“我的订购”栏目,可查看“我的购物车”、“协调采购待打印订单”、“自主采购待打印订单”、“大型特藏文献待打印订单”、“教图反馈需确认订单”、“我的所有订单”、“我的重复提交订单”和“本单位所有订单”,通过对不同订购类型订单的归类,方便用户查看各类订单的情况。“我的购物车”用于管理加入购物车的图书,可执行的操作包括:检索购物车中的图书、查看图书详细信息、导出所选图书的信息、将选中的图书生成订单、导出MARC数据、导入图书到购物车、书目数据初查重和转本馆查重等操作。其中“书目数据初查重”是将购物车中拟订购的书单与平台基础书目库和平台已有订单的查重,“转本馆查重”是将拟订购书单与本馆OPAC中的书目进行查重。通过这两项功能,采访馆员可有效保证文专图书协调订购的“零复本”率。根据教育部社科司下发的《高校文科图书引进专款使用管理办法(2006年11月修订)》的规定,每批文科专款图书订单应附有主管馆长签字和单位盖章的“订购图书申请表”。由各项目院校随打印出的纸本订单一同寄到中国教育图书进出口公司图书进口部订单科以便存档备查为此平台特别提供了协调采购、自主采购、大型特藏文献等不同订购类型的订单打印功能,执行“订单打印”操作后,该批订单即可通过平台直接发送到教图公司进行订购。教图公司如果发现用户订单有涨价、绝版、换版次或其他原因需要与用户沟通时,会通过文专平台反馈相关信息,要求用户重新对订单进行确认。用户通过查看“教图反馈需确认订单”,即可查看订单详细信息、进行继续订购或撤订等操作。当用户并不打算继续订购或撤订时,也可以在用户确认意见文本框中填写处理意见,然后点击“见处理意见”按钮,将处理意见反馈给教图工作人员。用户在“我的所有订单”下可分时间段查看或检索个人所有的订单,包括查看订单详细信息、撤销订单、将重复提交的订单转成自主采购或导出订单。2.3特藏订单审核体文专平台提供“订单处理”管理功能,帮助实现对各订购类型订单的不同级别的审核和管理,具体包括“协调订单审核”、“协调订单复审”、“特藏订单审核”、“特藏订单评估”、“特藏订单平衡审查”、“最终审核”、“订单检索下载”、“订单统计下载”、“查看反馈确认”和“撤订审核”。每一次操作都会在系统中自动记录,方便用户查询的同时也保证了订单处理操作的规范化。2.4机关会报到当教图公司工作人员在文专平台对订单进行信息反馈需要采访馆员重新确认时,系统会自动发送邮件给采访馆员,提醒馆员及时登录平台进行应答和处理。审核员在对订单审核时如有疑问,也可以通过文专平台的“发送邮件”功能与采访馆员进行及时的沟通交流。文专订购信息平台已与教图公司管理信息系统实现了无缝对接,订单在发送给外商订购过程中的每一处理状态均可自动实时更新到文专平台。2.5图书的付费情况文专平台允许用户按照学科分类时间出版社、语种分别统计图书的订购率和订到率。选定统计条件后,系统可按学校统计订购金额、订购数量和撤订率等,并自动生成EXCEL格式的统计报表,用户选择所需携带的输出项后可导出。2.6中心服务器登录文专平台系统服务器部署在CASHL管理中心,各馆采访馆员无论身在何处,只要在本人计算机下载安装客户端软件,即可使用用户名/密码方式登录中心服务器提交订单。文专平台正式投入使用后,CASHL积极听取用户意见,在CALIS管理中心配合下,平台已完成三次大的系统升级改造(见表1),各项功能更趋完善。3应用效果评估文专平台于2009年9月正式投入使用,2011年1月,推广到了全国70所文科专款项目院校,应用后取得了预期的效果。3.1藏书推荐查询与推荐整合来自国外高校、CALIS、教图公司和BLACK-WELL等多途径信息来源,经过统一格式和去重处理后,建成包含330万条书目的供选书目数据库。用户可按照图书ISBN、书名、作者、出版年、出版社、所属学科、语种、数据来源和内部编号等进行检索,或按学科、教图公司纸本月度报导书目、回溯书目、最近更新时间和按题名字顺浏览书目。查询到符合自己需要的图书后,可以对图书进行放入收藏夹、推荐给其他馆或加入购物车等操作。基础书目数据库由采访馆员、CALIS管理中心、教图公司共同进行数据更新与维护。3.2通过数据关联性检索,为藏书购买选择合适的背景,为图书销多途径信息来源、数据量庞大的基础书目数据库为各馆采访馆员选书提供了极大便利,有效解决了以往外文图书书目信息来源分散、不易搜求的难题。此外,采访馆员通过检索书目数据库可查看一本书被其他高校订购的情况,为其决定是否订购提供参考。通过Z39.50接口协议,文专平台实现了预订单与各馆馆藏书目数据库的“一键式”查重,保证了各馆外文图书订购的“零复本”,助力各图书馆馆藏发展。3.3文专平台的实践由于文科专款是以图书实际到货来与外商进行付款结算,所以为保证图书订到率和当年经费使用率,文专平台配置的各馆可发订额度为实际经费的150%。截止到2011年12月31日,70所高校通过文专平台联合订购外文图书共计发送订单111655笔,其中学科协调订单数量46566笔,自主订单数量65089笔(见表2)。文专平台2009年、2010年和2011年三年间外文图书协调采购按学科和学校分布情况如表3和表4所示。各高校图书馆通过平台选书发订,实现了经费按学科分配、多所高校联合采购、共同保障的原始需求目标。通过文专平台,管理中心还可有效调控协调经费按比例订购回溯图书。2009年协调采购订单中补藏2000年以前(含2000年)出版的图书6349种,占当年订购额度的55.35%;2010年回溯7452种,占当年额度的.%,;年回溯补藏种,占当年订购额度的50.87%。三年合计补藏回溯图书22990种,有效弥补了高校对于早期出版的人文社科经典图书的缺藏。3.4文专平台的建设内容CASHL大型特藏文献的采购标准包括:(1)学科集中,有相对完整的专题;(2)在国内(至少是高校范围内)具备相对唯一性;(3)系统性和完整性,需要在一个地方收藏的、无法拆分的文献;(4)平时经费很难采购的文献;(5)能够成为文科专款外文图书建设的标志性收藏;(6)能够揭示、报道并为全国服务;(7)综合性原始文献优先。自2008年开始,CASHL每年从文科专款经费中预留一定比例,组织高校有计划、分批次购入大型文科特藏文献。截至目前已订购共计48种特藏,有效弥补了高校图书馆在原始档案等第一手资料收藏上的空白。大型特藏文献订单因涉及金额较大,需要经过特藏订单审核、特藏订单评估、特藏订单平衡审查、内容政治性最终审核四步审核后,才能最终决定是否购买。以上审核过程均可在文专平台进行。此外,特藏经费不按照学科分配,采用先到先得的原则,由17家中心馆共同使用。文专平台为大型特藏定制的功能保证了CASHL大型特藏的协调建设和科学发展。4通过合理的分工合作,保证了学科的持续发展文专平台从“高校文科图书引进专款”外文图书订购的实际需要出发,成为国内高校第一个成功开发并应用的多馆际协调外文图书订购信息平台。其信息来源的多样化、工作流程的一体化、订单管理的自动化、经费多层次调控为外文图书多校联合采购提供了极大的便利。文专平台首次实现了高校范围内按学科分工的协调资源建设,它在国家人文社科外文资源最终保障方面必将发挥重要作用文专平台的使用,帮助管理者在经费使用和资源建设方面,做到了整体规划、联合保障,改变了以往经费分散使用时的重复引进和学科、年代文献缺失的状态,实现了有重点、按学科、按年代收藏和补藏。其经费在平台按学科分配、对于当年未用完的经费在12月1日放开给其他学科共同使用的原则形成了有效的激励机制,使有限的经费发挥出最大的作用,保证了外文文科重要学术性、经典性图书的全面收藏,使得人文社科外文图书在中国高校至少有一个品种。其次,通过宏观调控和联合采购提高了外文图书的收藏量,将逐步改变我国人文社会科学