基于查重结果的图书采访与编目工作流程整合

基于查重结果的图书采访与编目工作流程整合

1馆藏藏书藏书文献著录查重系统存在的问题访谈和研究是选择文件的重要因素。编目查重是图书加工的重要环节。随着采访查重、编目查重工作量的日益增加,以及读者需求的日益个性化,这些都对图书馆的采访和编目工作提出了更严格细致的要求。目前采访查重和编目查重多利用数据采集器及批量查重系统进行查重,但是依然存在较多问题。采集器由于设备本身所限,所以在实际操作中,还是主要靠ISBN是否相同来确定复本。由于出版界的复杂,名义上具有唯一性的ISBN并不具备唯一性,加上1987年以前的图书根本就没有ISBN。所以采访查重并不只是凭ISBN(国际标准图书编号)就可解决问题。目前,由于批处理系统并未在图书馆界全面推广使用,只是局限在采访领域,而在新书的编目环节,很多待编新书在加工时,需要编目人员花费大量的时间,利用多种途径进行逐条重新查重,以保证馆藏书目数据分类标引和主题标引的一致性。所以目前由于受系统技术和工作流程的影响,分属不同工作环节的查重工作压力还是相当大。如何提高工作质量,减少重复劳动,提高工作效率是目前解决的一个重要问题。2图书馆界采用了一个新的查重方式采访查重与编目查重的比较如下表:综观下表,结合现实,我们可以从以下三个方面来分析两者整合的可行性:①流程方面。目前的采访查重与编目查重虽然分属工作流程的不同环节,但两者在目的和常用检索途径等方面,交叉重叠处相当多,具有不少共通性和重复性。尤其是在工作实践中,两者最常用的检索途径,都是ISBN号、题名和责任者。我们可以得出这样一个结论:目前的采访查重与编目查重工作,在一定程度上存在交叉重复。在当前人员紧缺、工作量日益增长的形势面前,现有的采访编目分别两次重复查重的工作流程是对人力和物力资源的极大浪费。随着社会和技术的发展,人们日益重视对有限的人力、物力资源的高效利用。图书馆领域也不应该例外。重新整合采访与编目查重的工作流程,优化人力和物力资源,提高工作效益,应是图书馆界同仁现阶段须共同思考并加以解决的一个重要问题。②技术方面。目前,采访查重比编目查重工作的自动化程度高。目前编目查重是可以利用计算机系统检索,但需要工作人员手工输入不同的检索点,逐条查看。这个环节需要花费大量的时间和精力,劳动强度大,加上比较单调乏味,容易使人疲劳。而在一些图书馆中,采访查重已实现计算机自动批量查重,即利用书商提供的待采书目数据,通过相关应用程序与馆藏书目数据进行比较,将已经拥有馆藏的记录从待采书目中剔除或给出标识,产生一个经初步处理的书目,供采访人员据此进行选购。这在一定程度上减轻了劳动强度,节约了劳动成本。如香港浸会大学图书馆系统部,早在2001年就已成功开发了计算机自动查重程序,利用Innopac图书馆管理系统的网上联机公共检索目录(OPAC)的检索技术,以全自动的方式取代耗时费力的传统人工采访查重和馆藏评价的书目核对法。大陆各高校图书馆中,也有自行开发并成功运用的采访批量查重程序,如惠州学院图书馆;也有图书馆在ilasⅡ系统下通过数据转换,利用VisualFoxpro为平台,在采访工作中实现批量查重。这些采访批处理查重系统的开发和运用,为采访编目同步查重自动化的实现奠定了基础。我们完全可以设想在此基础上进一步完善批处理查重程序,充分发挥计算机识别、筛选信息、处理速度快的优势,强化其查重功能,细化检索结果,使检索结果既可供采访利用,也可供编目利用,实现采访和编目同步自动查重。③人员方面。编目人员熟悉MARC数据格式及馆内藏书情况,善于辨别书商提供的书目数据质量,也善于根据书目数据中的各字段所含信息来判断一种图书及其相关图书的各种关系,这些有助于确定新书的分类标引和主题标引,甚至是索取号;同时,也有助于判断书商提供数据的能力,从而帮助采访部门确定合作的书商;更加有利于判断一种图书的订购价值,从而确定订购数目。所以,可将一部分编目人员整合到采访查重这一环节,使查重结果细致化并存档,以备采访编目各环节随时调用参考。如此,在发挥人才优势,保证图书采访质量的同时,还可减轻后面编目环节的压力。这种人力资源优化组合的方式,有助于顺利开展工作,提高工作质量。3查重查重整合后的采访编目的工作流程和数据流如图1所示。首先从书商处得到待采书目,通过对馆藏的中央数据库和已订购数据库自动查重,得出查重结果并存档,据此结果,采取相应的订购措施;在图书到馆进行前期加工和验收后,编目员亦可据此查重结果,利用已订购数据库和中央数据库的相关数据,采取相应的编目处理方法,快速编目后,进入后期加工。3.1图书文献数据录入书商提供的电子版数据,目前主要有TXT、EXCEL和MARC三种格式。提供的数据中必须具备ISBN、责任者、题名、出版社和出版时间等内容。取得这些数据后,就可以专有程序导入待采数据库中以供下一步使用;如果不能提供电子版数据,则可通过手工方式录入。为了便于自动批量查重的实现、建立完善的已订购数据库及减少编目时录入数据的工作量,最好提供规范的MARC数据,以便自动查重后系统不能马上判断的书目,可根据MARC数据中的相关字段,与馆藏数据进行比较,人工进行确认。3.2央藏书数据和已购买目数据的比较批查重处理系统将待采书目数据与馆藏书目数据(包括中央书目数据和已订购书目数据)进行比较,自动分别根据ISBN、责任者和题名三种途径查重。查重的结果必须保存,以备后面的工作环节利用。查重的可能结果详见表2。3.3查重确定的处理方式采访人员根据查重结果决定是否订购及订购数量。这一环节有两种处理方式:一是手工逐条确定,二是系统根据预设的相应处理措施,依据不同查重结果自动勾取,最后经人工审核确认。不同的查重结果可进行不同的处理(可参考表3)。3.4及初步加工查看图书是否完好、齐备,并贴条码、记录到书情况,为对账、付款提供依据。3.5对重复文献的处理编目人员进行图书编目时,系统可以自动根据待编图书的ISBN读出该书在采访时的查重结果,根据不同的查重结果自动进入不同的处理界面,进行相应的处理。当有重复的ISBN号的情况,会显示相同ISBN图书的题名、责任者等信息,让编目人员选取确认。主要有三种处理方式:①自动从已订数据中提取数据作为新书的书目数据,供编目人员进行人工添改;②自动提取中央馆藏相关数据生成新书的书目数据,供编目人员进行人工添改相关字段;③自动提取中央馆藏数据,供编目人员作复本追加处理。由于少了人工输入多个途径反复查重这一繁琐环节,可大大加快图书加工速度。3.6后续产品的加工主要进行贴书标、磁条,盖馆藏章等后期加工。4同步自动查重系统的意义以上只是对整合采访和编目工作流程的一些粗浅的设想。要实现同步自动查重,并将结果运用于采访编