内审总结报告表

广州市海诚国际货运代理有限公司文件编号版本/次号A/O合同管理办法执行情况内审报告页次第页,共2页审核目的通过检查，督促工作部门及工作岗位提高受控文件执行力依据标准合同管理办法审核范围商务部及财务部审核组长黄建龙审核日期2015.8.21~24审核组员无审核情况综述审核员依据审核标准，对商务部及财务部进行了为期（3）天的现场监督审核，完成了审核计划预定的检查内容和检查要求，根据现场收集到的审核证据，得出如下结论：●商务部抽查7、8月份期间报备财务合同，包括（中物储代理协议（无合同编号）、穿梭巴士服务协议（G15074）玖龙木浆代理协议（WL-JZX-2015-047）、废纸报检代理协议（WL-JZX-2015-033）、银州废纸代理协议（WL-JZX-2015-022）、泰昌废纸代理协议（WL-JZX-2015-020）、玖龙废纸代理协议（WL-JZX-2015-034）、金洲废纸代理协议（WL-JZX-2015-021）、顺裕废纸代理协议（WL-JZX-2015-019）、金红叶运输临时协议（金红叶（储运）字2015第003号）、德龙运通代理协议（HC-KH-2015-0010），共11份。通过访谈麦景波、陈玉燕，对合同管理办法认识比较到位，能回答本审核人员提出的3、4条合同管理办法条款。做得好的方面：（1）合同管理设专职专管员一名。（2）《合同管理台账表》、《报备合同签收表》登记，核对11份合同均已登记，正本合同统一摆放。做得不好的方面：（1）审查11份合同，2份德龙运通代理协议、金红叶运输临时协议有签署日期，1份穿梭巴士服务协议无日期签署位置、其他8份签署日期空白。（2）审查11份合同，1份（德龙运通代理协议）有进行资信调查，其他10份合同签订与续签均无进行资信调查。（3）根据合同管理办法规定，商务部需组织公司内部有关合同管理知识的培训工作，审核期间访谈陈玉燕，未进行培训工作。（4）抽查介宏计费系统数据，提单号：MSCUIH272180（7月31日到港）、HX1508064（8月5日到港）、NP1508008（8月10日到港）。其中MSCUIH272180费用已录入完整。HX1508064、NP1508008换单费、EIR费、文件费、服务费、港建费缺少录入。（5）《合同正本借阅登记表》登记不到位，本审核人员8月14日借阅合同正本46份、8月21日借阅合同正本11份。两次借阅均未登记。（6）审查11份合同，中物储代理协议无合同编号，未按合同管理办法要求执行。（7）审核期间访谈陈玉燕，合同规范版本尚未建立，无审核依据。●财务部抽查7、8月份期间报备财务合同，数据如上。通过访谈陈玉莲，查阅11份合同副本均归档保存。做得好的方面：（1）审查11份合同，合同副本保存妥当。做得不好的方面：（1）了解得知，发票管理存在混乱。8月14日商务经理黄金宁整理中物储（亚太）7月份期间发票时，多次来往于财务部，期间财务人员告知无正本发票，通过查找财务账本留档、查询梁松费用登记数据找回发票正本。出现情况：.发票正本作账本留档、发票号码金蝶系统登记出错、发票交接未通知到位。建议：（1）完善合同管理办法，注明要求对签署日期的填写（2）建议定期进行培训工作，特别是相关主导人员必须定时要求培训（3）建议将合作方的主体资格审查作为会签前必备资信管理或形成《合同会签审批表》随附资料（4）建议设专员负责计费系统开发，设定时限，开发进度必须周会汇报。（5）计费系统费用登记需在费用发生后3~4工作日完成录入，对账单出具前必须录入完毕（6）对各报表登记建议归入绩效考核制度，部门负责人对登记是否到位进行考核（7）建议《合同管理台账表》删除合同金额登记，增加签订日期、台账编号、信用评级。审核结论（1）合同归口管理部门（商务部）对本合同管理办法实施不到位，存在问题多为人员执行力或监督力不足导致。（2）本次审核发现（8）个不符合项整改措施及意见年月日时召开内审总结会，公司（/部门）对上述问题进行了讨论确认，同意对上述整改项目进行限时改正，定于年月日完成整改，年月日