枸杞食品公司文件和资料控制程序

PAGE1/10文件和资料控制程序1目的1.1保证质量管理体系有效运行的所有场所都使用适用文件的有效版本。1.2使文件标准化，并得到持续改进。2范围适用于公司所有文件，包括生产经营所需的内部文件和外来文件。2.1公司质量方针和质量目标。2.2标准：管理标准。2.3规范：安全操作规范、行为规范。2.4外来文件：适用的各类国家法律、法规、标准，来自上级部门、供方或顾客等同级单位的文件。2.5对外文件：红头文件、商函等对外报送的所有文字资料。3定义3.1规范：阐明要求的文件。3.2技术标准：包括采购产品标准、过程制品标准、成品标准。3.3操作规范：工艺/安全/设备操作规程、检化验操作规程、各种质量控制计划、各种检化验计划等。3.4行为规范：考勤管理、上岗证管理等员工行为管理规定。3.5管理标准：第一个PDCA（P策划、D实施、C检查、A处置）过程的详细描述。3.6外来文件：非本公司内部编制的，来自于公司以外组织的适用的文件。3.7文件评审：为确定文件主题事项达到规定目标的适宜性、充分性和有效性所进行的活动。3.8字（word）：标识文件中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。3.9行（line）：标识文件中纵向距离的长度单位。4职责4.1办公室负责文件的标准化。4.2各职能部门负责本部门职责范围内管理文件的编制。4.3办公室负责程序文件、管理文件的编制。5管理内容和方法公司内部各类文件无特殊要求一律双面打印。5.1文件格式5.1.1纸型：文件用纸统一采用A4型，其幅面尺寸为：210mm×297mm。5.1.2页面设置：5.1.2.1装订时的页边距：上2.0cm，下2.0cm，左3.0cm，右2.0cm；如设有页眉和页脚时，其高度分别为1.5cm，并将天头改设为0.5cm。5.1.2.2非装订时的页边距：上、下、左、右均设为2.5cm。5.1.3图文颜色：未作特殊说明，文件中图文颜色均为黑色。5.1.4排版规格：正文用小四号宋体字（红头文件用4号字），标准字符间距，行距为26磅固定值（红头文件为标准单倍行距），排版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心（页边距内的部分）不斜，误差不超过1mm。5.1.5页眉5.1.5.1对内行政文件：左边顶格为大小合适的“正源”标识，接着是“宁夏正源吴忠清真食品有限公司”，排列方式为左对齐。下面为一条1磅粗的黑色反线，线随字走，字无则线止，具体样式见版式1。5.1.5.2对外行政文件：左边顶格为2cm×2cm“正源”标识。第一行居中为公司中文全称，采用小二号加粗黑体，标准字符间距；第二、三行居中为公司英文大写全称，采用四号加粗倾斜宋体标准字符间距；第四行为公司英文网址，采用四号加粗倾斜宋体标准字符间距。下面为一条1磅粗的黑色反线，线长与版心同宽，具体样式见版式2。5.1.6文件标题：页眉下空一行，用小二号黑体标准字符间距，一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整、排列对称，间距恰当。空7个字；主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，只能采用同种加盖印章方式（下套式事中套式），以保证印章排列整齐，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。5.1.11.3当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文部门名称（可用简称）排在发文时间和正文之间，主办部门印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2个字标识成文时间。5.1.11.4特殊情况：当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距等措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。5.1.12附注：文件如有附注，居左空2个字用小四号（红头文用4号）宋体加圆括号标识在成文时间下一行。5.1.13红头文件的的版记5.1.13.1版记的位置：版记应置于文件最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。5.1.13.2签发：左空1个字用四号宋体标识“签发”，后标全角冒号，词目用四号宋体标准字符间距排布。5.1.13.3主题词：在签发下一行，左空1个字用四号宋体标识“主题词”，后标全角冒号，词目用四号宋体字标准字符间距排布，词目之间空一个字。5.1.13.4抄送：文件如有抄送，在主题词下一行，左空1个字用四号宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，抄送部门间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送部门对齐，在最后一个抄送部门后标句号。5.1.13.5主办单位：抄送的下一行，左空1个字用四号宋体字标识。5.1.13.6印发时间：与抄送同一行，右空一个字用四号宋体字，印发时间以文件付印日期为准，用阿拉伯数码标识。5.1.13.7版记中的反线：版记中各要素之下均加一条1磅的黑色反线，宽度同版心。5.1.14文件份数：在印发时间下一行，右空一个字，在圆括号内用小四号宋体标准字符间距标注，红头文件的具体西式见版式3。5.1.15页脚：页脚的内容字号及字体及排版等不限制，文件编制者可根据实际自行确定。但如文件多页需标页码时，则用小四号阿拉伯数字采用外侧对齐方式标识，数码左右各放一条小四号“一”或“·”，单页码居右空1个字，双页码居左空1个字。5.1.16文件中的表格：文件如需附表，对横排纸A4型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。5.2文件编、审、批除行政文件外，如需要，文件编制部门在编制文件前，应向文件管理部索取文件编号，严格按文件要求的格式进行编制。文件规定内容应与实际运作保持一致，并随着质量管理体系的变化及公司质量方针和质量目标的变化，及时修订质量管理体系文件，定期评审，确保文件的有效性、充分性和适宜性。5.2.1文件编号方法Q/JLG×××××-××××用四位数表标准年号用三位数表示标准顺序号用两个字母表示标准类别宁夏正源吴忠清真食品有限公司代码企业标准代码5.2.1.1标准类别代码表示方法：管理标准—MS；工作标准—WS；技术标准—JS。5.2.1.2标准顺序号按标准的类别分别编排，每个类别的标准单独排序。5.2.2行政文件、行为规范由办公室草拟，经主管领导批准后定稿。5.2.3管理标准由各职能部门草拟，经主管领导批准后定稿。因一个过程往往需要几个部门相互配合才能完成，所以一个管理标准一般会涉及不只一个部门，标准草拟部门需将草案传递相关部门及其主管领导审阅后定稿。5.2.4安全操作规范由安全环保人员组织维护部共同起草，经主管领导审批后定稿。5.2.5技术标准5.2.5.1采购产品技术标准5.2.5.1.1由产品的使用部门草拟，明确产品的感官指标、理化指标、特性指标等技术要求，规定产品标识、包装、运输和贮存要求、产品入厂检验频次等到。5.2.5.1.2标准草案经草拟部门主管领导审批后，由草拟部门传递质量管理部、采购部及其主管领导审阅后定稿。必要时传递办公室审阅后定稿5.2.5.2过程制品及成品技术标准5.2.5.2.1由产品生产部门草拟，明确产品的感官指标、理化指标、特性指标等技术要求，规定产品标识、包装、运输和贮存要求及产品出厂检验频次。5.2.5.2.2标准草案经草拟部门主管领导审批后，由草拟部门传递质量管理部、销售部及其主管领导审阅后定稿。必要时传递办公室审阅后定稿。5.2.6检化验操作规范由质量管理部草拟，经主管领导审批后报办公室后定稿。5.2.7安全操作规范由生产部起草，经主管领导审批报总经理办公室后定稿。5.3标准化文件的备案5.3.1行政文件定稿后，由编制部门以电子版送办公室备案。5.3.2其他文件定稿后，由编制部门以电子版送办公室备案，经办公室检查格式合格后，编制部门方可下发。5.4文件收发5.4.1发文红头文件统一由办公室下发。其他文件由编制部门下发。5.4.1.1文件下发前，由编制部门填写“文件审批汇签单”，体现文件名称、文件编号、审阅部门、审阅人意见、审阅日期、批准人意见及日期等内容。5.4.1.2文件下发部门应进行发文记录，体现文件名称、文件编号、顺序号、下发日期、收文部门、签收人、下发份数、收回日期、收回人等内容。5.4.1.3发给公司内部各相关部门以及认证机构的质量管理体系文件都是受控文件，下发时在文件封面上应有文件顺序号作为受控标识，并加盖“有效版本”印章。作为资料和信息对外（咨询机构、顾客及上级主管部门）发放的文件为非受控文件，由管理者代表或其授权人审批后编号发放。5.4.1.4“受控”、“作废”、“供参考”、“有效版本”等印章由办公室保存和管理。5.4.2收文5.4.2.1外来行政文件的收处：外来行政文件由办公室签收。5.4.2.1.1行政专员负责上级及外业文件的接收，对上级来文核对后，附“文件处理单”，并分类登记在“收文登记本”上，编号保管。5.4.2.1.2阅批与分转：正式外来公文需办公室主任根据文件内容和性质阅签（吉林龙谷物流有限公司的文件由总经理阅）后，由行政专员分送至承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完毕，紧急文件即阅即办。如关系到两个以上部门阅办的，应按批示次序依次传阅办，需要转发的按公司发文程序处理。5.4.2.1.4阅处与催办：承办部门接到文件后应马上指定专人办理，不得将文件积压，阅毕签字后送回行政专员处，不得横传。如需备查，应按有关保密规定，并征得办公室主任同意后，可以重印和摘抄，原件及时归档。行政专员对所传文件负有催办、检查和督促责任。5.4.2.2其他与体系有关的外来文件，办公室负责签收、登记和存档。5.4.2.3来自顾客的文件：销售部负责信息库建立、更新及动态管理。5.4.2.4来自供方的文件：采购部负责信息库的建立、更新及动态管理。5.4.2.5适用的国家标准：总经办负责信息库的建立、更新及动态管理。5.4.2.6适用法律、法规：总经办负责信息库的建立、更新及动态管理。5.2.4.7内部收文：文件接收部门应进行收文记录，体现发文部门、文件名称、文件编号、顺序号、接收日期、接收人数、签收人、收回日期、收回人等内容。5.5文件的评审、修改、销毁5.5.1文件在使用过程中，如发现不能达到预期的要求或不能有效指导过程的运作、对过程进行控制时，发现部门应向文件编制部门提出文件修改报告，报告中详细说明提出修改的理由，修改前后的内容。5.5.2文件编制部门按5.2条款传递修改报告，请相关部门审阅后，传递办公室（附修改内容电子版）备案。5.5.3文件修改由文件下发部门完成，并形成文件修改一览表，体现修改文件名称、文件编号、修改内容、修改时间、修改人等信息。5.5.4文件修改完成即表示修改前内容作废，修改后内容生效。5.5.5文件的修改一般采用划改、换页或换版的形式。5.5.5.1划改：修改内容很少或应急性修改可采用“划改”的方法，在原文字上划双删除线，在其附近添写修改后的内容关签字。5.5.5.2换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，文件累计划改面积不得大于该页有效面积的1/4，划改次数不得超过4次，否则作换页处理。文件下发部门在进行换页时，将作废页收回，统一销毁。5.5.5.3换版：文件的重要内容修改或重新排版时需要换版，文件换版的编、审、批、标准化、收发、评审、修改、销毁按5.2～5.5条款规定进行。5.5.6文件评审由文件编制部门进行，自文件下发之日起，至少每年进行一次。5.6文件使用、保管文件保管环境适宜，做好防火、防盗、防潮等工作。5.6.1部门指定专人负责文件的收发、建档和存档文件的保管等工作，形成本部门文件一览表（包括所有在用有效文件），体现文件名称、文件编号、发文部门、收文日期、收文人、保管人，并对文件一览表进行动态管理，同时保持文件的连续性、完整性。5.6.2各部门在生产经营管理中，严格遵照现行有效文件执行，公司以此为依据进行各项工作考核。5.6.3文件保管人换岗或离岗，应由离岗人原在部门负责收回或监督交接双方移交文件，并在文件收发记录上做记录，文件接受人应及时熟悉文件，以便工作的顺利开展，确保本部门与质量管理有关活动的有效进行。5.6.4当公司机构调整或变更时，由文件下发部门协调处理文件交接工作并做好记录。5.6.5如文件严重破损或丢失，使用部门可到文件下发部门办理更换或补发手续，如更换则仍使用原发文顺序号为文件。5.7文件的查、借阅5.7.1文件下发部门必须备有“查、借阅文件表”，表中体现文件名称、用途、查借阅人、数量、期限、批准人、提供人等内容。文件查、借阅需经文件下发（不包括二级以下的转发）部门领导批准。5.7.2查、借阅人员应爱护文件，不准私自修改或损毁文件，保持文件的完整和清洁，并按期归还出借部门。归还的文件由文件出借部门检查其完好情况，如发现损坏，有权追究查、借阅者的责任。5.7.3特殊情况5.7.3.1第三方质量管理体系审核