档案管理学教案

PAGEPAGE49档案管理学教案第一章档案概论第一节档案的起源与沿革一、档案的起源关于档案的起源，主要有以下四种观点：第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。1、2条又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。3、4条又称为原始社会产物说。二、档案的沿革档案的沿革可以从以下分析：1、载体沿革档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。2、名称的沿革A、“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍”；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”B、“档案”一词，一般认为初见于清代。a、顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。b、康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。”c、杨宾《柳边纪略》(成书于1707年，康熙四十六年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”d、郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期。）档，在《康熙字典》中解释为：横木框档。案，在《说文解字》中解释为：几属。由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。复数archives[`a:kaivz],n.公文保管处、档案处、公文。第二节档案的定义列宁:“定义可能有许多，因为对象有许多方面。”下定义最常用的方法是：“属”加“种差”。采用这种方法，可以给档案下一个定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。另外再介绍《档案法》上的定义。《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这几种定义，在基本思想上是相同的，只不过表述方法不同而已。第一种定义是把“文件”作档案所属，第二种定义是把“原始记录”(历史记录)作为档案的所属，这个原始记录指的就是国内外常用的较为广义的文件。所谓广义的文件，它不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、文艺手稿以及其它各种文件材料。第三节档案定义的涵义一、档案来源从形成者看来源，有三类：机构、组织、个人。中国大陆以前不承认个人拥有档案合法性，不重视个人档案，因此许多个人保存的档案，没有集中到一个档案馆保管，相应地削弱了有些档案的利用价值。而国外有些国家则不同，一些档案管理机构承认个人拥有档案，并鼓励个人把档案存入管理机构，而管理机构只起一种代为保管的作用。但是1996年公布的《中华人民共和国档案法》规定档案有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所有。二、档案形成档案是由文书转化而来的。转化条件有三：（一）办理完毕的文件才能成为档案所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种：1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。（二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。（三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。”三、档案的形式：档案信息的记注方式很多，载体也多种多样。从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。表达方式基本有三种：文字、图像、声音；从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。四、档案内容：档案内容反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是：1、十分丰富，无所不包一个国家的全部档案记载着国家的诞生和发展，政治、经济、军事、文化等各种各样的内容；一个机关的档案记载着机关开展工作和生产活动的信息。从古到今的档案，数量浩如烟海，上至天文、下至地理、中至人事，无所不包。2、原始性档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地形成的。对于后人来说，它是第一手的资料。因此，档案具有很大的凭证作用。原始性和真实性的区别：从整体上看，档案是比较可靠的历史记录，但具体到每一份文件，大多数是真实的，部分档案并非如此，主要有两种情况：一是形成上不真实，是假造、伪造的档案；二是档案内容失真，形成是真实的，但其内容不真实；因此，我们应该辩证地看待这个问题。一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可靠性，但也不能怀疑一切。应当看到绝大部分的档案是真实的、可靠的，有部分档案是假造的、不真实的，但这些也有保存价值，不能随意销毁、涂改。第四节档案与相关事物的比较一、档案与图书的比较1、不同方面A、档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的B、数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图书往往印刷成千上万册。C、作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。D、保密性不同。少部分档案含有一定的机密，不能向社会随意开放（但并不排斥向某些人开放）；图书基本上是公开发行，不需要保密。（但并不排斥有些"内部交流"之类）。E、形式不同。档案以单份和卷宗的形式为主，并且手写体较多，而图书主要是一本本装订完好的，印刷体占绝大多数。2、相似之处A、两者目前都以文字记录为主B、都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。C、在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。（如利用一些档案资料写成图书，由于种种原因，原档案不见了，就可用所写的图书代为档案）。二、档案与情报的比较1、情报的本质属性是：A、情报的根本属性之一是知识。B、有一定利用价值的知识才具有情报价值。C、情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。2、两者的比较情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；另一方面，它始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。三、档案与文物的比较文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物。大多数文物和档案属于两种不同的事物，如古文化遗址、建筑、工艺品、墓葬、图书资料等，都是文物。有部分文物是重要的历史档案，如历代手稿，部分石刻、简牍、甲骨文、契约、古代书信等，这些事物就具有双重性，部分文物和档案具有交叉性。这些东西，明清以前的一般都保存在文博部门四、档案和文献的比较文献的范围相当广，人类历史留下的图书、档案、资料等都称为文献，档案是文献其中一部分或一种文献，因此说"档案文献"是可以的。五、档案与资料的比较资料一般具有参考性质，起着推广经验、传播知识，提供某些信息的作用。与档案有关的资料在没有档案原件的情况下，就更有参考作用。保存与馆藏有关的资料，可以辅助档案提供作用，补充档案的不足，还可以为档案馆工作人员的政治、文化、业务的学习和工作提供参考资料。第五节档案的作用一、档案的基本作用秦末，刘邦军队入咸阳，萧何取秦之典籍，这些典籍对治理关中起到非常重要的作用。明内阁大学士邱濬说档案的作用:"今世赖之以知古，后世赖之以知今者也"。郭沫若同志在1960年写下《题赠档案馆》一诗，盛赞档案作用之的重要。前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。1981年3月，最高人民法院审判林彪、江青反革命集团主犯时，先后出示和宣读档案、信件、日记、笔记、讲话记录、录音等书证和物证共651次。江青等人先是抵赖，但在证据面前，不得不供认犯罪事实。档案具有参考作用，档案被称为“未掺水的史料”。波兰起义者缴获康斯坦丁大公在华沙的一批外交档案，恩格斯认为它是揭露沙皇政府力图分裂和统治西欧各国的那些阴谋的历史的主要资料之一，至少是最可靠的资料。二、档案的主要作用1、机关工作的查考凭据档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一人政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。自古以来，如《周礼》中即不乏执掌王命典法令则，“以考政事”，“以逆邦国都鄙官府之治”之类的记载。《现代档案――原则与技术》认为档案“是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我们党和国家历来强调办事要实事求是，各种机关单位为了有效地实行管理，必须切实地掌握材料。档案可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。否则，只靠记忆处理工作则有时无以为凭，或往往有失准确，对间隔日久的事务难免被人遗忘。例如，许多机关在建立和健全工作制度、进行改革、落实各项政策和制订规则等各种活动中，大量地查考了档案，顺利地推动了工作。有的地方档案散失，“无案可查”，则给工作造成许多困难。事实证明，大至制定党和国家的方针政策，小至处理机关单位的具体事务，档案乃是行政管理的一种工具，充分发挥档案的作用有助于克服官僚主义，提高工作效率。2、生产建设的参考依据档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。比如，有的地方为了切实规划和组织农业生产，查阅了几十年作物种植面积、单产、总产、水利设施、生产建设、气象雨量、管理措施、灾情记录，综合分析研究，制订了适合地区特点、扬长避短、发挥地区优势的生产计划，促进了大幅度的增产。有些地方，查阅历年档案，汇总分析，找出了本地区发生水旱冰雹灾害的规律和防止经验，据此采取相应措施，防止或减轻了灾害，从而促进了生产，获得了丰收。与此相反，有些地方因为没有档案可考，或“有案不查”，以致生产计划不当、管理混乱、重复劳动、返工浪费、甚至发生事故，给国家和人民造成很多损失。大量的实践证明，充分利用有关的档案，对加强经济管理，促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。3、政治斗争的必要工具档案中记载了社会、阶级、经济、政治、法律等各方面的状况，这些原始材料，历来都成为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。在奴隶制和封建社会中，统治阶级把档案看作“插入鞘中的剑”，君主的“护卫”。民国时期的档案学著作中，也不断载有档案乃“政治之工具”方面的论述。我国现存的大量档案，记有国内外敌对势力在中国所进行的许多罪恶活动以及中国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实。我们党和国家，一向重视利用档案，把它作为从事政治斗争的可靠根据和锐利武器。全国人民在粉碎林彪、“四人帮”帮派体系的斗争中，有关机关从档案里查取了充分的材料，揭露他们反革命的历史面貌和各种阴谋活动。同时，通过档案也查证了许多同志的历史情况，澄清了有关事实，纠正了冤、假、错案。在国际斗争中，档案也是维护我国主权、同霸权主义进行斗争的一种有力工具。今后，政治斗争还将在一定范围内长期存在，仍须正确发挥档案的政治作用。4、科学研究的可靠资料无论是自然科学，还是社会科学、思维科学的研究，都必须详细地占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料：一方面，专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。所以，档案是科学研究的必要条件。1956年，周恩来同志在《关于知识分子问题的报告》中指出：“为了实现向科学进军的计划，我们必须为发展科学准备一切必要的条件。在这里，具有首要意义的是要使科学家得到必要的图书、档案资料、技术资料和其他工作条件。”我国水利、气象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用几百年来大量有关档案材料经过分析研究的结果。马克思在撰写《资本论》巨著的过程中，曾大量收集、研究和利用过工厂视察员报告、皇家铁道委员会记录、证词以及其他各种文件中有关工作劳动、童工、工资、生活、居住条件等大批原始的档案材料，进行了创造性的理论概括和阐发。所以人们常常比喻说，它是从事科学研究不可缺少的“食粮”。5、宣传教育的生动素材档案所以成为宣传教育的生动素材，因为它以历史性、直观性和原始性等而见长。请看下面声像档案，你有何感想？6、档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料。例如法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告与批件、书信、账本、单据、存根等等，这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系的组成，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务以及当事人具有的资历、待遇和荣誉。在这些方面发生疑问、争执或纠纷时，档案最能有力地说明权益的归属，成为权威性的法律证书，并有一定的物证作用。长期以来，为了证实国家、机关单位和个人的合法权益，档案发挥了广泛的作用。许多单位和个人以档案为证据，解决了债务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题。三、档案发挥作用的规律性1、档案对机关的作用和社会作用的双重性2、档案机密性的递减律3、档案科学文化作用的递增律4、实现档案价值的条件A、受社会发展水平的限制B、受公众对档案认识水平的限制C、受档案管理水平的限制第六节国家档案全宗国家档案全宗是指国家所有的全部档案的总和。按时期结合性质，它可以分类如下：先以1949年10月1日为界，分为建国前档案和建国后档案，建国前档案按政治性质分为革命政权档案和旧政权档案。革命政权档案，又称为“革命历史档案”，是指“五四”运动至建国期间中国共产党领导的新民主主义革命的档案，旧政权档案是指国民党政府、伪满政权、北洋政府以及历朝历代封建制政权、奴隶制政权的档案。第二章档案工作概论第一节档案工作内容和性质一、档案工作的内容档案工作的内容有广义和狭义两种解释。1、广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。2、狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。二、档案业务工作内容档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。1、六环节之说档案业务工作内容可分为：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。2、档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。三、档案工作的性质1、档案工作是一项管理性的工作A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作B、是某种管理工作的组成部分C、是专门管理档案的科学性工作2、是一项服务性的工作3、是一项政治性的工作除此之外，还有"条件性、科学性"等提法。档案工作的基本原则1996年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本内容。旧书上采用的是1950年4月16日国务院颁布的《关于加强国家档案工作的决定》中规定：档案工作的基本原则是“集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”。我们采用比较新的提法。它由三个部分组成：统一领导、分级管理维护档案的完整与安全便于社会各方面的利用_一、统一领导、分级管理1、所谓统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。2、所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。各地方档案事业管理机关，要按照国家有关档案工作，统一规定和要求，结合本地区情况，制定本地区的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本地区档案工作。3、所谓分专业管理，是指中央和地方专业主管机关，可按照国家关于档案工作统一规定和要求，结合本专业系统情况，制定本专业的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本系统各单位的档案工作。4、实行党政档案和党政档案工作统一管理,关于党政档案统一管理，这是中国档案工作的特点，全世界仅此一家。前苏联也是党政档案分开管理。1959年以前，我国的档案工作也是党政档案分开管理，后来才高度集中在一起。其内容是：a、一个机关党政、工、团档案，由机关档案室集中管理；b、各级党政机关形成具有长远保存价值的档案由中央档案馆和地方综合性档案馆集中管理；c、党的系统、政府系统的档案工作，由档案事业管理机关统一进行指导、监督和检查。党政档案工作统一管理的优点是：党政档案都是在贯彻党的路线、方针、政策中产生的，有着密切的联系，统一管理便于利用，党和政府的档案工作在管理原则、制度和方法上没有多大差别，统一管理，力量集中，指导统一，党政档案工作统一设置机构，符合精简原则。二、维护档案的完整与安全这是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。维护档案的完整，有两方面的含义：完整包括：1、从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。2、另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。安全包括：1、力求档案本身不受损坏，质量延长档案寿命，即保证档案管理物质安全。2、要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。三、便于社会各方面对档案的利用根本目的。1、便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件；2、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。作为一个系统，它的目的性必须明确。3、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，不能脱离系统总目标。4、便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的关系。A、统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理就不能维护档案的安全与完整和全社会各方面的利用；B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。我国档案工作基本原则把复杂的档案工作现象，高度概括为三句话，文字简明，但内涵丰富，揭示了档案工作的客观规律。它不仅对指导我国档案工作实践具有重要意义，对档案工作理论与实践的发展有很大的贡献。第三节档案机构一、档案室与机关档案工作１、关于机关档案工作的性质，历来有不同提法。第一个提法：机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构，机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。另一种的提法：机关档案工作是一项机要工作或专门工作。第三种提法：A、是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业辅助机构。B、党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一，具有机要部门性质。C、从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。第四种提法：A、档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。B、档案室又是国家档案事业组织体系基层组织，是档案馆工作的基础。档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。２、基本任务（1）对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。（机关档案室不直接参加立卷工作，而由文书部门进行，同时也有根据具体情况而具体分析的。）（2）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。（3）在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。a、传达和贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等。b、制定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等。c、对本专业体系所属单位和本单位的档案人员进行专业培训。（4）按规定向档案馆移交应该进馆的档案。（5）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。3、档案室的类型（1）机关档案室，也称为普通档案室、文书档案室。（2）科技档案室（3）音像档案室（4）人事档案室（5）综合档案室（6）联合档案室，有些类似于档案服务中心、文件中心。二、档案馆（一） 档案馆的性质根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。档案馆所保存的档案，有些是有机密性的。档案馆又具有机要性。（二） 档案馆的基本职责和具体任务档案馆的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。档案馆的具体任务，主要有三个方面：1、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；2、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；3、参与编修史志工作。（三） 档案馆的种类1、按地区可分为：A、中央级档案馆，如：中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等；B、地方档案馆，又有省（自治区、直辖市）、地区（市、自治州）、县级档案馆，如：北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。2、按专业可分为：A、综合性档案馆，如中央档案馆、四川省档案馆等。B、专业档案馆，如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。3、按地区结合专业可分为：中央级综合档案馆（如：中央档案馆）、中央级专业档案（如：中国照片档案馆）、地方综合性档案馆（如：天津市档案馆）、地方专业性档案馆（如：包头市城市建设档案馆）。三、档案行政管理机构1、档案行政管理机构的性质是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构，也是政府机构。2、档案行政管理机构的基本任务为：A、制定方针、法规性文件、规章制度。B、对档案工作进行指导、监督和检查。C、制定发展规划，筹建档案馆。D、提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题，监督销毁。E、组织并指导理论和技术研究，提出方案。F、召开会议，研究问题，交流经验。G、发展档案专业教育，评定职称。H、组织档案的利用工作I、党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。四、档案机构之间的关系各级档案机构之间的关系是：上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系；档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系；各级档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。第三章收集工作第一节收集工作概述一、收集工作的内容和意义（一）收集工作的内容有1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。3、对历史档案的接收和征集工作。（二）收集工作的意义是1、、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。2、收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。3、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。4、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。二、应该注意的问题１、丰富馆（室）藏，（１）我国档案的平均值是相当少的从国外比较来看，我国档案数量是很少的，原因在于：很多机关保留有数量庞大的档案，没有归档或没有向档案馆移交，另外，很多二级单位的档案长期没有归宿，有些档案馆的馆藏结构不合理，非常单一。（注意过去文书档案和关于方针政策方面的档案，忽略了收集各种专业档案及历史档案)（２） 丰富馆藏的方法a、扩大收集范围，档案馆不仅要接收一级单位的档案，同时还应接收二级单位的档案，如县档案馆就应注意接收乡级档案，还应接收一些有代表性的生产村、生产组的档案。b、注意接收机关的全部档案，既要接收文书档案，又要接收科技的、专门的档案，既要接收有关党组的档案，又要接收人事、保卫、财会和其他一些专门档案。馆藏结构要全面、齐全。c、加强个人档案的收集个人档案与人事档案有区别又有联系，档案的个人所有权已经被确认，从人事档案看，对省级以上的干部的收集有一些工作。但总体来说重视不够，人事档案只局限于高、中级干部的档案，而对于学者、名人的档案则没有意识地接收。应重视个人档案的接收，如民间的验方，本单位著名人物的书信、手稿等。d、要注意接收和档案有关的资料，包括丛刊、旧著、文物、其他一些实物（主要指印章、锦旗、锦标、证件、样品、标本等）。２、收集工作必须抓住重点：重点应是：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的档案。这类档案不是以上级来文为主。如会议纪录、总结报告等。一定要避免只保存上级来件而不保存本机关文件。要注意保存收集原稿原件。３、推行入馆档案的标准化1987年底颁发了文书档案案卷格式标准，对于卡片、案卷目录、卷皮都有具体规定。４、保持全宗和全宗群的不可分散性全宗群这个概念只在档案馆使用：档案馆经过挑选。按性质不同，把全宗分成若干全宗群进行管理。５、要注意处理局部与整体、当前和长远的关系档案的保存时间应较准确，时间过长，有害于档案的保护。按规定，省级以上的机关应将永久保管的档案在本机关保存２０年左右，省辖市、州、盟和县级以下的机关应将永久保存和长期保存的档案在本机关保存１０年左右，连同案卷目录一式三份和有关的检索工具、参考资料一并向有关的档案馆移交。第二节档案室的收集工作一、归档制度1、归档制度把档案向档案室移交，称为归档。在我国归档成为一种制度，称为归档制度。2、归档时间第二年六月份以前。也可灵活处理。3、归档范围：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年12月18日公布，在这一文件中有详细规定。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。该归档范围规定如下：第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。第八条定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第九条机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第十条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。第十二条各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。第十三条在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。第十四条本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。第十五条本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。4、归档案卷的质量要求（１）归档案卷的质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。（２）具体要求有：A、归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整B、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。D、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。E、卷内文件应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。F、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。G、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。H、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。J、卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料的修裱。K、归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。案卷标题，如：关于＊＊＊＊＊＊等中央领导人的重要讲话关于＊＊＊＊＊＊等地区粮食问题的报告"等"字表示省略，"等"作为一个模糊的概念输入计算机,利用查找不便，可以尽量把名字罗列出来，计算机才能显示出来。另外，"本机关"、"我校"中的"本"、"我"也是模糊概念，同样是不确定的，不要使用。（a）三种保管期限的案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录。（b）对于文件题名不要随意更改和简化，标题不符内容的，需要重写，如无标题，就应加上。（c）如果文件无责任者（文件撰稿者、承办者等）以及年月日的，要考证清楚并填入有关项目。（d）会议纪录应当填写时间、主要内容。（e）声像材料应当用文字标明声像或录相的时间、对象、中心内容以及责任者（谁录制、拍摄的）。（f）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件要进行托裱。（３）归档中应注意的问题Ａ、电话答复重要问题、会议纪录、一些高级领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者（责任者）、时间、地点、办理情况等。这种情况在全国很多地方都做得不够好。Ｂ、注意基层单位的收集工作，一般收集会议纪录、决议、请示和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务簿、单位的简史等。Ｃ、要求归档制度的标准化，即用于档案管理的各种图表的外形尺寸、大小、用纸应当统一。需要注意的是，国家档案行业标准<<归档文件整理规则>>已经颁布，从2001年1月1月起施行。该规则如下：归档文件整理规则（DA/T22-2000）中华人民共和国档案行业标准DA/T22-20002000年12月6日国家档案局发布，2001年1月1日起施行—————————————————————————————————————————1.范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2.定义本标准采用下列定义。2.1归档文件档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。3.整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.质量要求4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5.整理方法5.1装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制在后；转发文在前，被转发在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.2分类归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。5.2.3按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A1。图中*号栏内选择项，不选用时无须设置。以下同）5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。5.4.4件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编伯号按进馆要求标注。5.4.5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。5.5编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。5.5.1.1件号：填写室编件号。5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.1.3文号：文件的发文字号。5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。5.5.1.6页数：每件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。5.6装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。5.6.1档案盒5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等（见图A4a）。5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A4b、图A4c）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。5.6.2备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。5.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。5.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。5.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。5.6.2.4日期：归档文件整理完毕的日期。第三节档案馆的收集工作一、档案馆收集档案的范围和期限１、范围（１）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。（２）属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案（３）属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案（４）档案馆之间交接档案２、保管期限（１）省级以上档案馆接收立档档案单位保管20年左右的永久保存的档案。（２）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。二、现行机关和撤销机关档案的接收（一）现行机关档案的接收１、对现行机关档案的形成要进行预测，包括内容、形成特点、档案现状、数量、整理质量、保管条件、利用情况。我国在这方面做得不够，这是应当注意的。２、移交前的业务指导要统一内容，各种做法要标准化和规范化。３、交接双方必须根据移交目标清点核对，并且在交接文据上签名、盖章，有关资料也应要向档案馆移交，但资料移交这项工作做得不够好。曾经有一个趋势：追求案卷的厚度200-300页。这种作法，不可取，主要应根据案卷内容来立卷。４、实事求是地灵活掌握入馆时间除了１０年、２０年的原则要求外，还有例外。（１）在非和平环境、动乱（文革）期间的档案，边远地区保管条件恶劣的档案可以提前接收。（２）一些专门档案可以在机关多保存一些时间，如国防档案、外交档案、公安档案、法院诉讼档案，人民银行的财会档案。（二）撤销机关档案的接收机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真清理，妥善保管，不得分散，并依照规定进行移交和适当的处理。1、 由撤销机关组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。2、 撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得随之分散，仍作为原机关档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个机关完整地代管。一个机关交入另一个机关，或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料仍按原全宗为单位向有关档案馆移交，或由新机关代管。一个机关内一部分业务或者一一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得由原全宗中抽走而带入接收机关；如果接收机关需要利用，可按手续借阅或者复制。3、 机关撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，移交应受理这些文件的新机关继续处理，并作为新机关的档案加以保存。三、各级国家档案馆收集档案范围的规定1986年2月7日国家档案局发布的第２号文件《各级档案馆收集档案范围的规定》中规定：第三条：各级综合性国家档案馆收集现行档案的范围1、本级中共委员会的、顾问委员会的、纪检委的、人大及其常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的档案。经协商同意，接收或代存同级民主党派机构形成的档案。县级档案馆同时接收乡、镇党委和政府及其工作部门形成的档案。2、本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案，一般作为派出单位全宗的组成部分。3、本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企、事业单位。如水利工程局、种植公司、文化馆、剧团、专门学校、专科医院、生产地方传统名优产品或者具体生产特种工艺的工厂等形成的单位。一般工厂、普通中小学校、商店以及村委会等单位可以选收其中若干代表性的单位形成的档案。4、属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。5、经协商同意、收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档案和本级管理权限内著名人物形成的档案。6、撤销单位的档案。7、中国人民解放军档案馆收集和保管解放前中共领导的红军、八路军、新四军等军事机关、部队、院校形成的革命档案。8、地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本地方革命历史档案及旧政权机关和其他单位形成的档案。第三节历史档案的接收与征集一、历史档案的概念习惯所称的历史档案，是指在中华人民共和国成立以前的档案。包括革命历史档案，以及民国时期档案和历代王朝的档案。二、收集的历史档案意义1、收集历史档案是保护我们伟大祖国历史文化遗产，维护党和国家历史面貌的重要措施。2、收集历史档案是党和国家当前与长远利用的需要。3、收集历史档案带有抢救历史文化遗产的性质。三、征集途径档案征集的途径有：1、向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料2、向兄弟档案馆征集3、向图书馆、博物馆、纪念馆征集4、向古旧书店、废品收购部门征集5、向寺庙、古迹保管部门征集6、向个人征集7、少数民族地区历史档案的征集第四章档案整理工作第一节整理工作概述一、整理工作的意义档案整理的质量直接关系到档案的利用。档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。二、整理的内容和步骤（一）内容包括：区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。（二）步骤可分为：１、了解情况，拟订方案主要应了解立档单位的情况（其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记），还应了解全宗的数量，所属年代（形成时间），主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。２、区分全宗和分类３、细分和组卷、草拟案卷标题４、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。５、全面审查修改标题。６、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变动。三、整理工作的原则是(一）充分利用原有基础1、充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。2、在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。（二）保持文件之间的历史联系文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。1、 文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。2、文件在时间方面的联系。形成档案的机关和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系。3、 文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。 4、文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理。四、便于保管和利用保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。第二节全宗和立档单位的划分一、全宗概念及含义（一）全宗定义全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。全宗解放初称为“芬特”。1955年改为"全宗"。（二）全宗的含义1、全宗是一个有机整体同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。2、全宗是在一定历史活动中形成的全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。3、 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。二、为什么要按全宗整理档案？（一）这种方法符合档案的形成规律和特点。同一个全宗教的档案不能任意分散，不同国家的档案不能随意混杂，科学理解文件的历史联系。档案都是围绕一个机关或个人的活动而形成的。此方法还便于保管利用。（二）全宗是组成国家全部档案的基本单位。一个机关的活动体现着一定的职能，执行一定的任务，发挥一定的功能。１、在我国，全部国家所有的档案为国家档案全宗，这是由于许多小全宗组成。另外，全宗也是档案馆的统计单位。２、全宗，也是一个相对的概念，据苏联理论，它包括全宗、档案馆全宗、国家档案全宗三个概念，我国一般取第一、三个概念，第二个概念则很少提。一个档案馆收集的若干全宗数为档案馆全宗，我国则称馆藏。并且苏联的提法是若干档案馆全宗形成国家档案全宗。（三）全宗在档案整理上占有重要地位，是保证整理工作质量的重要条件。区分全宗是整理工作的第一步。（四）全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。如果全宗划分准确，全宗档案完整齐全，就会为利用带来方便，准确研究每个机关的活动情况和历史面貌。（五）全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。它不仅是一个单位和整理档案的方法问题，而且是一个原则理论，苏联更把它称为一种思想。三、立档单位及其构成条件立档单位也称为"全宗构成者"。它的构成条件是：A、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；C、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。三个条件中，第一条最重要。判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的，而是以第一个条件来判定。四、立档单位的变化和全宗划分。（一）政权的变化和立档单位的划分１、政权发生了变化，同时社会性质也发生了根本变化，就要另立全宗。（但在西藏，这方面分得不是很清楚）２、政权发生了变化，社会性质没有发生根本变化。如明、清朝更替、北洋军阀和国民政府的更替等，虽然根本性质没有发生变化。但由于政权各自的领导人不同，历史时期不同，历史时期不同，具体的阶段内容不同。因此也应当另立全宗。各党派、人民团体、宗教团体的全宗，只要其主旨和组织成分的基本构成没有发生根本性的变化，它们的档案，无论在何时何地形成，应构成一个全宗；地方割据政权的更替也不影响全宗的划分。（二）生产关系的改变和全宗的划分这个方面主要是针对企、事业单位，如工厂、商店、学校、银行等一个解放前后都存在的企事业单位，其性质确有根本不同，但它们的档案在工作生活中是有连续性的，其任务没有根本变化，它们在各个时期形成的档案是不可分割的整体，从而能较完整地体现此单位的变化发展，也更有利于查考利用。（三）基本职能方面考虑在立档单位的政治性质无根本变化的情况下，主要是分析它的基本职能是否有根本变化。1、 凡是新成立的并具有一定独立性的机关，就是新的立档单位，它的档案构成新的全宗。2、 凡属下列情形，均非机关基本职能的根本变化；机关职能与工作范围的扩大或缩小，机关内部组织机构的调，机关工作地点的变更，领导关系的改变以及由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作等。3、 临时机构一般不单独建立全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理，但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。4、如果两个机关合署办公，而文件是分别处理的，它们所形成的档案，应该分别构成全宗。而合署办公前后各形成的档案，一般应属于一个全宗。五、人物全宗人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。注意两点：1、不得收入官方档案原件2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。人物全宗的收集问题：个人全宗与公共全宗的关系问题。因为许多个人档案都是在公务活动中形成的。个人在公务活动中形成的文件，原件应放在立档单位全宗中，复印件或附件可归入个人全宗；另外，个人在他非公务活动中形成的文件，原件应归入个人全宗。六、全宗的补充形式（一）联合全宗就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。1、密切继承关系的机关，文件彼此混杂;2、职能互有密切联系的机关，合署办公，"一套机构两块牌子"。如手工业局**省联合全宗手工业联社（二）全宗汇集是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。1、从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗2、残缺不全的一些全宗****时期**地区工矿企业全宗汇集_联合全宗和全宗汇集的区别：１、它们的构成不同联合全宗的档案之间有着密切的联系，档案难以区分，其组建的客观依据较强；全宗汇集不一定富有联系，而只是把数量少的小全宗汇集在一起，便于保管和统计，人为性相对地较大。２、它们的性质不同联合全宗是永久性的单位，整理之后再变动，而全宗汇集是暂时性的其中其个全宗增加了大量的档案，就可从中分出去，另立全宗。七、判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者――立档单位。要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。（1）A、对内部文件和发文，"档案的形成者"就是"文件的作者"。B、对收文，"档案的形成者"是"文件的实际收受者"。（2）判定的对象是案卷时，要注意，卷皮上往往都标明了立档单位。（3）没有标明作者或收文者的，要分析和考证。（4）经几个立档单位办理，归入最后承办完毕的立档单位的全宗。八、全宗群全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。如：党群、行政工业交通系统农林水利系统财粮商业贸易系统科学文化教育卫生系统如：**地区政法系统全宗群解放战争时期党政机关全宗群第三节分类一、分类的意义全宗内档案的分类，对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的档案管理，都有重要的意义。首先，档案经过区分全宗之后，如不经过分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能提示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。其次，就整个整理工作的程序而言，只有经过分类，其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。全宗内档案分类的优化，可为档案的全面管理创造有利条件。_二、分类的要求有１、分类方法要从档案的形成特点和规律出发，符合文件的历史状况，保持它们之间的历史联系。２、分类应当具体科学性、思想性、统一性、排斥性、伸缩性（１）科学性：分类时，要按档案本身的内在联系来进行，项目（类目）的设制力求合理，层次分明，层次一般分一层，大型机关可分到二层三层（层次不宜过多）（２）思想性：分类时注意政治思想性，体现有关的方针、政策，反对纯客观主义倾向和忽视政治内容思想的倾向，对历史档案更要注意思想性、政治性和科学性。三、分类的一般方法有1、时间分类法Ａ、年度分类法Ｂ、时期分类法2、来源分类A、组织机构分类法B、作者分类法C、通讯者分类法3、内容分类法A、问题分类法B、实物分类法C、地理分类法4、形式分类法A、按文件种类分类B、按载体形态分类C、按形状规格分类四、常用分类方法：分类方法很多，常用的主要有三种：（一） 年度分类法（二） 组织机构分类法（三） 问题分类法五、复式分类法的选择和分类方案的编制（一） 年度--组织机构分类法适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。（二）组织机构--年度分类法适用于撤销机关档案。（三）年度--问题分类法多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。（四） 问题--年度分类法多适用于撤销机关档案和历史档案。第四节立卷立卷工作内容包括：组成案卷单位拟写案卷标题卷内文件的排列与编号填写卷内文件目录与备考表案卷封面的编目与案卷的装订(或“装盒”）一、立卷的方法文件六特征立卷法：按作者立卷按时间立卷按问题立卷按地区立卷按文件名称立卷按收发文机关立卷二、案卷标题的拟制及封面编目（一）要求：1、历史观点和政治上的正确性。2、文字简练，表达准确。3、题名基本结构力求完整。题名的基本结构包括文件的责任者（作者）、内容（问题）和名称（文种）三部分。必要时须标明地区、收发文机关和时间。（二）历史档案案卷封面的要求1、机关名称。历史上曾经存在的过的某一个机关，是历史事实的反映，不能随意改动，应保留原来的名称。2、人物职务、称号。不宜改成现代的称呼。3、历法和纪元。在案卷封面的编目中，应以公历和公元为标准。如果文件上使用的是其它历法年号，则在公历和公元年份日期之后用括号注明。4、文种。历史上的文种，如奏、咨、指令、训令等应保留原貌。5、地名。应照原文标写地名，酌情在括号内注明现地名或相当于现在地理范围的地名。6、文件的内容和其他用语。对统治阶级诬蔑人民的一些内容和词语，不能机械地照搬。对非政治性的名词、术语，应照原文沿用。如将薪俸改为工资，地籍整理法改为土地法令，是不必要的。需要说明的是：随着档案工作的发展，计算机技术的发展，立卷工作逐步由手工操作，向计算机辅助立卷发展。电子档案是否要“立卷”，学术界有争议。请参考有关文献。中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》“GD2000档案管理系统”简介第五节卷内文件目录、案卷目录与档号一、卷内文件目录1、卷内文件排列时间、重要程度、作者、问题、地区、文件名称2、卷内目录及备考表二、案卷目录案卷目录就是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序排列的一览表。三、档号