助理岗位职责及工作流程-

PAGE5助理岗位职责及工作流程适用范围：本岗位职责及工作流程适用于省部助理及大区助理岗位描述：是省部销售信息管理的责任人，定期向省部经理汇报，积极推动公司的销售管理制度在省部的运行，对公司销售管理体系在省部的有效运转负责。省部助理是省部的信息中心和数据中心，为省部经理和城市经理提供准确的销售数据、费用额度、费用审批及费用核销情况，同时汇总分析评估城市经理提报的城市网点、经销商进销存、销售预测、竞品信息等相关数据并上报省部经理和营管中心；统筹管理、控制财产与销售资源，控制销售成本，推动业绩健康达成。岗位职责：推动公司销售管理体系在省部有效运行；建立与营管中心、省部经理及城市经理的沟通平台，推动管理流程的良性运转，推动业绩达成，传递公司信息，收集意见反馈及市场信息等，定期向省部经理汇报；根据销售数据和相关信息分析情况提供销售管理流程执行的管理成效；对大区/省部销售台帐建立的及时性、准确性承担责任；对每周销售数据的分析及业绩达成情况的追踪承担责任；对各类报表及信息的传递及时性、准确性承担责任；对大区/省部所属人员的职务消费报销初审与传递承担责任；对客户订单的传递与管理承担责任；对大区/省部各项管理制度的规范、完善及落实承担责任；工作要求：根据公司文档管理标准，建立大区/省部标准文档，做好每日的文件、邮件、快/信件的收发登记；及时接收处理公司相关文件，并及时传递至省部销售团队和经销商；建立准确完善的终端网点资料、雅客经销商资料、各城市排名前十名经销商资料、大区/全省人员档案、应聘资料等相关资料，并每月及时更新后提报营管中心备案；按公司报表提交时间按时提交省部审核后的准确完整的相关费用规划、费用申请、费用核销以及市场费用、销售行政费用台帐，省部助理对审核、整理负全责；建立有效的业绩追踪系统，有效推动省部业绩达成；及时收集、整理、汇总分类经销商代垫费用核销资料并传递给市场主管初审，确保每月25号前将已经省部经理审核后的费用核销资料集中寄至营管中心。根据销售团队编制，处理销售代表的入职、离职及其他职务、薪酬方面的异动的申请、审批和建档，协助省部经理管控人力成本；负责对新入职员工传达到位或培训企业文化、公司制度流程、报表规范等；每月10号前审核完成销售人员职务消费报销，连同未及时寄回职务消费报销的人员名单快递至营管中心，协助省部经理管控行政费用成本；根据客户规划，及时跟进、建档及更新经销商档案，按流程处理、审核经销商设立、变更及关闭，及时提交营管中心备档确保信息对称；管理全省销售团队的日常考勤、行程计划、周报、月报、建立考勤和行程台帐，汇总出差成果报告；每天8点到九点，下午5点到6点抽查销售团队出勤情况，确保所负责区域每个人每月抽查到2次以上频率；每月1号出具上月考勤报表提交营管中心相关负责人以便核算薪资；审核城市经理提报的日常签呈及其它文件，及时提报营管中心并跟踪落实审批情况，及时反馈审批结果至相关城市经理和经销商；根据总部报表提交要求，规范和完善大区/省部各类报表管理制度并贯彻填报要求，按时收集、初审、汇总全省经销商月度库存及销售预测、省部月度会议记录、月度任务分解、经理月度工作计划、退换货申请表、出差申请及报告、月度费用申请、助销物料申请等各类报表，备档并及时提交总部相应部门，确保信息完整；负责客户及总部转发的投诉记录，及时传达城市经理并协助其妥善处理；负责大区/省部办事处日常办公、办事处财产、省部会议组织筹备等行政管理工作；负责突发事件的及时报告主管上级，并协助、配合省部、总部处理紧急事件；完成省部经理安排的其它临时性事务；工作流程：签呈处理流程退款申请处理流程退/换货申请处理流程合同管理流程公司制度、文件、报表、通知等文件的传递管理流程报表管理流程客诉处理流程《市场费用规划》处理流程《市场费用申请》处理流程经销商代垫费用核销处理流程职务消费初审处理流程关键业务流程：参见《关键业务流程》PP作业指导书销售人事管理流程：人力规划流程、人员招聘流程、调动升迁流程、辞职流程经销商管理流程：经销商设立流程、变更流程、合作中止流程、订单流程市场费用管理流程：费用规划流程、费用申请流程、费用核销流程

合同管理流程在年度经销商合同印刷出来前半个月，分城市统计本财年的预估客户数：上一财年的客户数及明细、新财年预开设的新客户数。上报营管中心运作助理。合同需求统计合同需求统计合同签收与寄出合同签收与寄出接收运作助理寄来的合同，按城市做好合同的寄出、签收工作，以便后期查档。合同反馈经销商合同寄出后，根据营管中心规定的时间提前3天前寄回省部，寄回要求：合同使用情况：每份寄回合同，要求同步附上本城市至今的合同领用、签署情况。合同反馈初审接收城市寄回的合同后，核对数量是否一致，合同条款的初审内容：初审1、经销商三证、收货授权书的有效性；2、保证金、合作品项、竞品条款、经营区域、目标条款、交付条款、目标返利等条款的准确性；3、双方签订人的落款：我司城市经理、客户法人签字及盖章（客户公章名称及三证名称必须保证一致）。4、合同预加款：注意是否有合同预加款，如有需要与城市经理确认。合同修改之处需合作双方签约代表签字并加盖公章，否则视合同无效领导审阅后邮寄至总部领导审阅后邮寄至总部合同审核结束，提交省部经理复审并签字确认。对于审核过的合同，需做记录以备查询（E盘—合同汇总—2007合同省部接收汇总）。每份寄回合同经审核并录入电子版。并以快件形式寄至营管中心。同时将电子档合同模板发至运作助理邮箱。反馈城市反馈城市收到总部寄回确认盖章的合同，以快件形式寄至各城市经理处。

5、公司文件的传递管理流程接收（邮件）接收（邮件）随时打开邮箱接收需公司各部门下发的文件1、命名：日期—城市—文件内容（简略）—份数文件命名、下载整理2、邮件按接收日期下载（D盘—文件夹（月份）—对应日期—文件名），下载后复制文件至E盘对应的文件目录，例如接收的是需要下发的文件则放在E盘—营管中心下发文件—月份—需转发—下发文件。文件命名、下载整理下发按文件规定下发下发全省下发（省部助理按城市邮件下发）城市下发（按要求只做个别城市下发）如：部分KA门店资料，只针对有这部分KA门店的城市下发。需要下发至经销商的，打印传真至经销商跟踪落实根据文件需要，如需在规定时间内提交至公司的报表等，电话或短信通知城市经理查收邮件并告知需上报的时间跟踪落实收集初审汇总及时收集城市经理反馈的资料，初审并汇总，按时完整准确的提报至公司对应部门收集初审汇总6、报表管理流程收集报表在规定上交时间2天前催交、收集齐报表，以便汇总和初审；收集报表未能在规定时间内上交报表者提交省部经理给以处理意见并计入绩效收集的报表按文件管理流程下载存档；初审方法：1、首先熟悉表格填写的要求和规范，单位、数量等，然后逐条对照审核；初审报表2、其次熟悉各销售数据间的逻辑关系初审报表初审内容：表格填写是否完整、是否有遗漏的栏目或内容、是否规范、数据汇总是否存在逻辑性错误、检查：表头区域、表尾签名、日期、格式、计算结果等；标示：对于特殊数据、异常数据、或需要上级特别注意的地方可用红底色、黄底色或者插入对话框的方式标示出来，以便上级审核注意。需要避免的错误：单位要统一：金额单位一般为万元，数据汇总时未填对的及时纠正；严重错误报表打回重报电子表格技术性错误：如汇总求和数据出错、粘贴出错、行列错位；严重错误报表打回重报数据逻辑性错误：如进销存逻辑、各比率基数、对公司固定格式的报表不允许擅自更改格式、颜色；严重错误报表打回：对于填写严重错误助理无法修改、审核的报表一律予以打回并在限定的时间内重新提报，一般限时为3个小时到1天；汇总、统计打回重报的报表依然要进行初审，仍然严重错误者继续打回，直到填写符合要求为止；如出现打回报表原样交回者提交上级重罚；汇总、统计汇总要求：电子表格：把全省汇总统计表放第一张，其它各城市依次放于同一张电子表格的后面，然后该电子表格命名：日期—省部—文件内容（简略）—份数；Word文件或其它格式：按命名格式“日期—省部—文件内容（简略）—份数”建一个文件夹，然后把全省汇总统计表放第一个文件，然后其它的上交文件依次放于该文件夹内；省部审核省部审核：省部经理对本省的各类数据汇总统计结果承担审核责任，特别是市场普查、竞品信息、库存、销售预测、销售费用等数据。省部审核省部经理审核签名即视为对报表数据的真实性、准确性、逻辑性负责。凡未经省部经理审核签名的报表不得提交总部，因此延误了报表提交时间者由省部经理或助理承担相应责任。提交根据文件需要，在规定时间内提交至公司对口收件邮箱；提交重要的文件或报表，同时电话或短信通知相关人员查收邮件以免错漏。

7、客诉处理流程：耐心倾听、仔细记录耐心倾听、仔细记录1、所投诉产品的品名，规格，生产日期，批号，所购买门店的名称。2、顾客的姓名，联系电话。所投诉产品原因询问细节、安抚情绪询问细节、安抚情绪态度原则：无论什么投诉一律先以最好的姿态倾听，然后再辨真伪、友好沟通；对情绪激动的客户要进行安抚。取证原则：物证、人证、手续必须齐全，否则总部有权视为无效；客诉处理必须的手续及要求：购物小票或发票；即时反馈至城市经理及报备公司总经办投诉人身份证复印件；即时反馈至城市经理及报备公司总经办赔偿品/款的收条；如有造成身体伤害，需附医院证明；《客户投诉表》填写完整，当事人、经办人、省部经理签字确认；投诉产品实物原样或取样/抽样样本；客诉处理要求：城市经理现场查证城市经理接到客户/消费者投诉电话后，因在最短时间或24小时内赶到现场查证情况，辨别投诉的真伪，如因出差无法赶到者则应及时与事主取得联系约定面谈时间，确保迅速实地了解情况不因延误造成更大影响。城市经理现场查证根据总经办或总助指导进行客户处理查证时注意仔细辨别、沟通询问，以便排除恶意敲诈、非正当竞争、仓储问题造成的客诉；根据总经办或总助指导进行客户处理现场查证情况第一时间报告总经办。将有完整手续的资料在处理完毕客诉后48小时内寄往省部→省部经理签字确认→将客户投诉表原件及客诉产品一起寄至公司总经办。客诉处理注意事项：客户处理结果报告资料邮寄总经办了解糖果产品储存条件、公司生产工艺、设备等，接到投诉时懂得询问并排除因客户仓储不当导致的产品问题投诉；客户处理结果报告资料邮寄总经办重大产品缺陷，应避免投诉人通告媒体进行恶意炒作敲诈，客诉发生时可先与消协取得联系，进行公关并取得调解支持；注意竞品的不正当竞争手段，必要时采取法律武器；重大的产品投诉应及时通报公司总经办，在处理过程中应经常与总经办保持联系

8、市场费用规划处理流程接收（邮件）接收（邮件）★每天早、中、晚三次（或不定期）打开邮箱查收所负责省部的邮件。文件命名、下载整理命名：日期—城市—文件内容（简略）—份数文件命名、下载整理邮件按接收日期下载（D盘—文件夹（月份）—对应日期—文件名），下载后复制文件至E盘—费用申请—月份—待处理—文件。初审（退回文件）初审（退回文件）TP：省份、城市、执行月份填写是否正确。核对经销商数据：编号、名称、法人代表；门店网点：核对网点表，不在普查表中的门店一概不予审批（新开业门店可以费用申请前提前备案）；申请内容：门店是否有重复入码，申请条码应注明具体的规格、口味；陈列项目应写明规格尺寸（DM换取的免费陈列直接在陈列项目中体现，金额为0）。银台时间为当月1-30日，如有合同从月中签定则按实际天数提报，并在说明栏在注明具体执行时间。数据的真实性：同类别门店的费用标准，同一门店历史申请金额、数量及规格；核对费用累计使用情况、费用额度对于长期申请的陈列费用，如中断需要城市经理或客户落实，避免当月漏报，事后补报的现象。检查助销物料（如免品申请）是否单独提报，说明栏中是否注明申请的门店陈列信息及是否有临时促销。检查推广品项是否有填写。费用合计是否正确。严禁不同月份、不同经销商在同一张表中提报。审核当月经销商费用是否提报完整，尽量避免出现同一经销商当月数次提报。（特殊情况除外，如新签陈列）。CP：是否聚集规划之列，查看历史申请数据，同类别门店费用标准及门店销量。★退回文件：不符合以上处理方式，一律邮件退回，同步在原下载文件中修改文件名（标注：退回）领导审批签字、上传批复后及时存档★初审结束后，及时排版提交省部经理审批。领导审批签字、上传批复后及时存档省部经理审批签字后，进行费用申请表的汇总，以省部为单位发至营管中心，同时将文件存放至E盘—费用申请—月份—待批—文件台帐录入★已批复回传文件：电子档存放至E盘—费用申请—已批—月份—城市—TP/CP——文件名，并将电子档按审批件修改后转发各城市经理备档。同步在待批文件夹中删除原文件。并及时将已批复传真件转发至各负责区域城市经理。台帐录入审批件归档审批件归档★费用申请表回传后，需分城市、分客户建立费用台帐（E盘—费用台帐—月份—TP/CP）费用录入台帐及回传后，审批件分财年、分城市、分客户归档。

9、市场费用申请处理流程接收（邮件）接收（邮件）★每天早、中、晚三次（或不定期）打开邮箱查收所负责省部的邮件。文件命名、下载整理命名：日期—城市—文件内容（简略）—份数文件命名、下载整理邮件按接收日期下载（D盘—文件夹（月份）—对应日期—文件名），下载后复制文件至E盘—费用申请—月份—待处理—文件。初审（退回文件）★初审（退回文件）TP：省份、城市、执行月份填写是否正确。核对经销商数据：编号、名称、法人代表；门店网点：核对网点表，不在普查表中的门店一概不予审批（新开业门店可以费用申请前提前备案）；申请内容：门店是否有重复入码，申请条码应注明具体的规格、口味；陈列项目应写明规格尺寸（DM换取的免费陈列直接在陈列项目中体现，金额为0）。银台时间为当月1-30日，如有合同从月中签定则按实际天数提报，并在说明栏在注明具体执行时间。数据的真实性：同类别门店的费用标准，同一门店历史申请金额、数量及规格；核对费用累计使用情况、费用额度；对于长期申请的陈列费用，如中断需要城市经理或客户落实，避免当月漏报，事后补报的现象。检查助销物料（如免品申请）是否单独提报，说明栏中是否注明申请的门店陈列信息及是否有临时促销。检查推广品项是否有填写。费用合计是否正确。严禁不同月份、不同经销商在同一张表中提报。审核当月经销商费用是否提报完整，尽量避免出现同一经销商当月数次提报。（特殊情况除外，如新签陈列）。CP：是否聚集规划之列，查看历史申请数据，同类别门店费用标准及门店销量。★退回文件：不符合以上处理方式，一律邮件退回，同步在原下载文件中修改文件名（标注：退回）★初审结束后，及时排版提交省部经理审批。领导审批签字、上传批复后及时存档领导审批签字、上传批复后及时存档省部经理审批签字后，进行费用申请表的汇总，以省部为单位发至营管中心，同时将文件存放至E盘—费用申请—月份—待批—文件★已批复回传文件：电子档存放至E盘—费用申请—已批—月份—城市—TP/CP——文件名，并将电子档按审批件修改后转发各城市经理备档。同步在待批文件夹中删除原文件。并及时将已批复传真件转发至各负责区域城市经理。台帐录入台帐录入★费用申请表回传后，需分城市、分客户建立费用台帐（E盘—费用台帐—月份—TP/CP）审批件归档审批件归档费用录入台帐及回传后，审批件分财年、分城市、分客户归档。10、经销商代垫费用核销流程制作经销商代垫费用核销电子档★每月5日前，省部销售助理根据总部审批的费用进行逐项登记，将电子版市场费用核销明细汇总表发各城市经理邮箱按时甄别整理市场费用核销资料；制作经销商代垫费用核销电子档★费用核销资料整理、初审内容：检查城市经理/销售代表是否在票据及照片背面签字；所有的费用核销都需有活动审批件；无审批的费用票据或虚假、数额不符的费用票据一律不得上报；整理、初审严格按月份整理核销，严禁不同月份混报同一月份分多次提报现象；整理、初审若发票、协议签定为季度或年度费用的，需在复印件后背书，注明发票或协议原件第一次已寄总部或最后一次寄总部；发票真实不能涂改；发票抬头为福建雅客食品有限公司，非经销商公司名称；发票项目不能填写雅客糖果；照片为每个银台、端架、地堆、挂网、挂条各一张；如签订一年或季度协议，照片需每月提供，不可一张照重复使用。要求照片清晰，未曝光，能清楚的看出雅客产品。照片拍摄时候选全景拍摄，必须能看到陈列产品的门店背景信息，不能仅有银台或堆头端架的局部。同一门店内有多个银台落地架或挂网，可以选取远景将全部银台拍摄进来，再选取一至二张清晰的近景的单独银台或挂网照片，如能够清晰看见陈列数量及陈列情况，可以不必每个银台一张照片，否则每个银台需提报清晰照片一张；促销员工资核销：销售日报表；身份证复印件；联系电话；临时促销员需有活动照片；经销商盖章的工资签收单；费用申请批复件。市场费用评估核销、市场费用核销明细汇总表是否为经销商盖章原件；城市经理是否签字确认；终端特价、捆绑、免费品尝等终端促销：须提供活动照片、销量与赠品汇总表（附客户名、联系人、联系电话）、产品赠品的出库签收单（原件，不可弄虚作假）；当月不能提供费用核销资料，需在说明栏中注明原因；渠道促销：须提供活动告知、销量与赠品（折扣）汇总表（附客户名、联系人、联系电话）、产品赠品的出库签收单（原件，不可弄虚作假）；陈列协议：陈列协议签订时间须与汇总表中填写的活动执行时间需一致，协议须有双方签订人公章和签名，并附有签订人联系电话；整理后的资料传递给市场主管初审整理后的资料传递给市场主管初审签字★助理将整理审核过的经销商代垫费用核销资料及报销单据传递给市场主管初审并签字；★市场主管根据要求初审，标示出问题费用和问题票据以便上级审核注意。省部经理省部经理审核签字★市场主管将审核过的经销商代垫费用核销资料及报销单据寄出回执提交省部经理签字确认；整理邮寄整理邮寄追踪回执★将确认的资料分城市装订，同时将市场费用核销明细汇总表复印一份备档，在规定时间内以快件形式邮寄至营管中心；修改后的汇总表电子档邮件发营管中心运作助理。追踪回执★寄出核销票据等资料3~4天内及时追踪邮寄收件情况，避免丢失。

11、职务消费初审处理流程：每月5号之前各省部，各城市陆续将上月报销单