采购控制程序文件

采购控制程序文献1.目的对采购物资的全过程进行管理控制，以确保其符合公司采购流程及规定规定。2.范畴合用于原材料、外购物料及服务等物资采购的控制。3．职责3.1采购部负责组织对供应商的评价工作，并提供《合格供应商一览表》，负责对各部门提出采购申请程序进行把控。3.2项目部或申请部门负责提供采购需求阐明或技术性文献。3.3采购部收集汇总编制《月采购计划报表》，于次月1日前提交月采购计划，每月5日前（含5日）提交上月采购报表。以上表格分公司采购人员制作后、提交至集团采购部各区域负责人处进行审核，待审核通过后，方可采购。3.4收货部门及使用部门负责采购物料的检查、验证。3.5仓库负责按公司规定对采购物资进行管理（如配有仓库此条有效）。4.采购工作程序4.1采购需求文献及采购计划4.1.1项目部负责编制采购需求文献，普通涉及：名称、数量、质量规定、标记办法、交货方式及交货期等；4.1.2采购申请文献分为三种：月度采购计划申请、采购签报申请、临时物料采购申请。月度采购计划：由需求部门申请后，发送至采购员处汇总，采购编制好月度采购计划汇总表后，需由分公司财务、总经理签字后，另发送至集团采购部进行申批，集团采购部审核通过后方可进行采购配送。签报申请：即在公司内网OA系统由申请部门发起需求，经由部门负责人、集团采购、财务、总经理、集团办公室、董事长同意后方可采购。签报申请普通用于固定资产、临时采购超出元原则时使用。临时采购申请：即在月度计划外采购（如：临时进场、垦荒、特殊规定等），且采购金额未超出元的，需由申请或使用部门填写临时材料申请单，再由部门经理、分公司总经理签字后方可执行采购。具体操作请参考“采购流程图”。4.2采购具体操作流程及规定4.2.1新进场采购操作流程4.2.1.1新项目成立，分公司采购人员到岗后首先按项目需求，拟定申请文献模式，项目的作业车辆采购，如：洒水车、洗扫车等，这些车辆采购普通需要供货周期，拟定好需求可直接走公司内网OA签报进行申请，部门领导审批，再发至集团车辆管理部有关人员、财务、集团办公室、董事长依次批复后由集团车辆管理部人员负责车辆采购事宜。4.2.1.2新项目办公家具及小型设备采购人员需进行询价比对，最少货比三家，家具询价内容需提供图片及材质等信息；小型设备需提供有关参数；电脑、打印机等办公设备需提供品牌及配备、保修条款等，京东采购是比对价格之一，以上询价比对后，需走公司内网ＯＡ签报进行申请，分公司采购在乎见栏内需阐明询价状况、付款方式及采购意见，报请集团采购部审批，按流程审批完毕后方可进行采购，付款方式需采用月结对公转账，除网购外，其它均需签定采购合同。4.2.1.3新项目常规物料采购普通在本地进行采购配送，选择供应商应按《供应商管理程序》文献进行操作，初次采购需在本地进行最少三家比对询价（都市规模大最佳五家），询价内容涉及：单价、与否含税（专票或是普票，专票需注明抵扣税点）、支付方式等。询价完毕后需走内网ＯＡ进行签报申请并报集团采购部进行审核，依次批复后方可进行合作，并与供应商签定框架合同。4.2.1.4新项目费用支付如房屋租金、油卡充值费用等，均需走采购签报申请。4.2.4.5采购人员根据采购计划，应以合同订货、对公账务往来为主，市场零星采购为辅原则，在《合格供应商一览表》内选择供应商进行采购。4.2.2常规采购、物控具体操作流程4.2.2.1订单：采购人员收到物料申请单后（需有部门经理及分公司总经理签字），首先进入ERP系统录入订单（具体操作参考《采购ERP操作手册》），订单打印后给直属部门经理签字，签字后传真或扫描给供应商(原件采购按月装订存档备查)，供应商收到订单后打印两份，一份盖章确认与当月送货单一起送交我公司采购员，采购员登记采购合同台账，支付付款时需作为附件一并附在付款申请单中，另一份供应商存档备查。4.2.2.2送货单：供应商需提供一式三联的送货单需盖章（打印件最佳），如果送货直接到项目上，由项目接受人核算物料无误后在送货单上签字，签字后的送货单一份留存项目，另一份随订单配送或邮寄给分公司物控或财务部会计处；送货到仓库则仓管人员核对无误后在送货单上签字，签字后一份留存仓管人员，另一份与订单一起配送（或邮寄）到分公司物控或财务部会计处，送货单是财务入库及付款的根据，支付货款时需作为附件一并附在付款申请单中。4.2.2.3入库单：物控或财务部会计到供应商提供我司项目或是仓管人员签字后的送货单后，需与订单核对与否有误，如果数量有误需做订单变更（后期订单变更或因特殊状况可无需盖章），也能够在订单未关闭状况下找集团采购做反审核解决，特殊状况也能够手动制作入库单（具体操作可参考《采购ERP操作手册》）；如果订单与送货单核对无误，物控或财务部会计在ERP系统将此张订单下推成入库单（具体操作参考《采购ERP操作手册》），生成入库单打印一式三份，物控（或采购）与仓管（如果有）与部门经理签字后，财务留一联（兰色）用于核对应付入账、物控（或仓管）一联（白色）按月装钉存档，采购一联（黄色）做为支付货款附件附在付款申请单中。4.2.2.4出库单：材料入库后，物控（或采购）将送到现场项目入库材料出库至各项目（出库单能够用入库单下推，也可手动制作出库单，具体操作参考《采购ERP操作手册》）；送货到仓库需要领用物料，则需打印出库单一式三联，领料人签字后，物控留存一联按月装钉存档备查，交财务一联做成本核算，领料人一联提交至仓管进行出库。4.2.3分公司采购大型施工、大型设备超出100万元需走招投标或竟争性谈判方式进行。首先填写“招标需求申请表”，按表上所需内容进行审批，提供招标所需文献上报集团采购部按招标流程进行采购。如100万元下列采购，则视具体状况在分公司本地进行招标采购或是邀标进行“竞争性谈判”，采购人员需提供“招标计划表”“招标邀请函”“招标文献”等报备集团采购部审核，招标成果出来需上报集团采购部，意见达成一致后需走内网ＯＡ签报审批进行采购实施。4.2.4采购合同签定4.2.4.1采购合同是按《采购控制程序》对采购全部物料及服务进行管理，各公司采购设备、工衣、施工劳务和临时采购金额超出五万元或有质保金及售后服务条款的物品，必须订立采购合同。合同内容涉及单价（专票抵扣点）、供货周期、付款方式（与否有质保金）、售后条件等。4.2.4.2，经集团确认常规物料采购合格的供应商，分公司采购人员需与之签定长久合作框架合同，合同内容需包含：服务承诺、付款条件、供货规定等细节，具体可参考“集团公司框架合同模版”。4.2.4.3采购合同审批程序按规定需签定采购合同的随采购签报一起将合同提交审批。采购签报之后订立合同的要在盖章前将合同提交至集团采购和法务审核。4.2.5采购物资的验收及检查4.2.5.1采购物资、服务等验收及检查，应实施与采购职责相分离的原则。既采购人员不允许单独验收，应由使用部门或仓管员进行验收或检查。4.2.5.2当物资检查合格后，由项目部或仓库保管员在送货单上签收，据此单清点入库；4.2.5.3经验收及或检查不合格的物料，项目部或是仓管应做好标记，由采购部负责与供应商联系办理退、换货等有关手续。4.2.5.4大型机器设备及施工服务验收，需项目需用部门、采购人员联合验收，验收合格，各部门在接受单上确认签字；如有问题需及时规定供应商整治，至使验收合格确认。4.2.6采购价格稳定性及变动的有关阐明4.2.6.1各分、子公司应与选定合作供应商签定合同，合同一年一签，合同中应规定供应商报价在合同使用期内、价格不予变动。4.2.6.2对通过招标、竞争性谈判、单一来源及询价采购方式拟定的供应商，通过双方最后谈判后，价格方面不予变动（采购部参加的议价过程应当有有关统计文献）。4.2.6.3对于市场上受整体行业影响因素而造成物品或物料在一定时期价格波动不稳定，且价格起落较大的（如：电瓶、轮胎等）、价格不应进行锁死，采购部应根据市场行情及时理解掌握与收集市场信息并对价格进行复核，以确保所需采购的物品或物料价格在特殊状况下不高于市场供应价格。4.2.6.4双方供需合作期间，供应商单方提出的调价申请、供应商需要向采购方提出书面申请函并加盖公章。采购部在接到供应商的调价申请函后，应在本地市场进行价格复核并形成书面报告呈报上级领导逐级审批意见。待最后审批通过后，方可回复供应商调价事宜（供应商申请调价函及采购部市场核价调查意见及建议报告需存档备案）。4.2.6.5价格遇市场阶段性波动时，经采购部核价后，浮动后的价格不应高于当时市场的供应价格。采购部需定时进行市场价格情行调查，以保障物品或物料价格始终处在平稳，以充足保障公司利益。4.3供应商的评定4.3.1供应商评价内容4.3.1.1评价供应商的生产能力、技术水平、服务能力；4.3.1.2对供应商定时进行评定（一年二次），对其过往产品质量、交货准时度、价格、服务态度等几个方面来评定打分，并填写《供应商业绩评价表》，80分下列为不合格供应商。4.3.1.3定时审核供应商提供的材料与否过期、变更等，需及时更新。4.3.2供应商的选择4.3.2.1采购部负责供应商的提名，摸底、调查初选工作，对供应商的组织状况、经营范畴、生产状况等进行审查，并填写《供应商评鉴表》；《供应商能力考察评价表》；4.3.2.2联合管理部、品管部或项目部对其质保能力进行现场查看评审。4.3.3初选供应商的检查评定。4.3.3.1采购部对批量产品采购物料按采购技术规定，初选供应商采购样品；并填写《供应商审查表》；4.3.3.2采购部对采购的样品，按管理部及品质部申请需求，做出结论并将结论作为评价根据，经鉴定合格方可纳入初选名单；4.3.3.3若需要样品试制，样品试制工作由采购部牵头管理部确认，样品的数量视具体状况拟定。4.3.3．4批量产品与零星产品常规物资采购以供应商提供质保书与合格证为准；4.3.4供应商的拟定4.3.4.1评价后符合规定的供应商经管理部承认，总经理同意，集团采购部审核后，拟定为合格供应商；4.3.4.2采购部建立《合格供应商一览表》存档，并且录入供应链系统；4.3.4.3采购部负责对供应商评价过程质量统计、资料的整顿、保存，并建立合格供应商档案。4.3.5对供应商的动态质量控制。4.3.5.1为确保供应商能长久，稳定地提供合格产品，采购部应组织有关部门每年对其进行一次复审；4.3.5.2对供货质量下降的供应商，采购部规定限期整治。对不重视质量或质量问题无明显改善的供应商，采购部以内网邮件形式报备集团采购部，通过审批后取消其合格供应商资格，从《合格供应商一览表》中去除，并告知有关职能部门。4.4对于同种采购物资尽量选择两家或两家以上的供应商，以使所采购物料的质量、价格、