行政工作操作手册

行政部工作操作手册行政部门的重要工作内容:执行办公室设备，日常公共设施的日常管理和维护。办公用品的集中采购登记及分发。执行固定资产及低值易耗品的管理。解决各项费用的缴纳及报销。执行后勤保障及卫生整洁的维护。执行公司车辆管理。公司安全管理及安全意识普及。执行宿舍的卫生及安全检查工作。执行上级交办及其它紧急事务。具体工作流一，办公室设备及公共设施1.1办公室的设备检查登记：办公室设备（传真机，饮水机，电扇等）做好登记，维护，保养工作，对惯用设备进行日常的检测，。方便确保正常的工作运作。公共设施的（门窗，栏杆，天花，电灯等）要常检常修。若发现办公设备及公共设施损坏或存在安全隐患，及时上报并做好警示标志。1.2维护及更换：若办公设备需要检修和更换，需让使用部门在oa上写维修申请，维修和更换先由电工进行核算及操作，若电工无法维修及更换的，再视具体状况解决。1.3涉及到公共设施大面积安全隐患的，需及时联系物业进行沟通协商解决。在涉及安全隐患的地方设立安全警示标志。二，办公用品采购管理1.1办公用品采购每月第一周集中登记各部门所需的办公用品，以oa上的流程为准，并核对单价。统计完毕，提交办公用品采购审批。审批流程走完，及时让供应商送货。货到验收登记，核对订单。并及时告知各部门及时签字领取。保存好送货单和收据，及时做好付款。1.2员工所需办公用品若供应商无货，采用网购或其它方式购置，金额较大的及时申请借款，超出预算较大的，需及时上报解决。三，固定资产管理及低值易耗品管理1.1固定资产登记对固定资产盘点登记，登记信息涉及不限于物品名称，规格，大小，颜色，购置日期，价格，这就方式，使用状态，使用部门，负责人等，登记入册。1.2固定资产转移调拨、报废、新购固定资产的调拨：接受到固定资产申请的oa流程，流程上需有物品具体的调拨信息，调入调出部门，时间，接受人，负责人。并告知调出部门及时发货。调出部门需检查物品与否有损坏，能否正常工作。需物流第三方托运的，物品在包装前后需拍照留存，并将物流运单号及时告知接受人。对于报废的固定资产，需登记入册，并写明报废因素，申请人写明物品的信息，解决日期，解决方式，若变卖需写明变卖金额，并对物品拍照留存。需要重新购置的，首先查询仓库有无存货，其它部门有无闲置。并要做好价格查询，在市场上进行比价。确认无误后登记入册。入册的信息写明，购置金额，商家地址，电话，物品的名称，规格，保修期限。同样拍照留存。2.1低值易耗品低值易耗品，需有节省及环保意识，能不使用一次性用品的尽量不使用，能循环运用的果断不浪费。列（水杯，垃圾袋，一次性手套等）。每月末检查库存，及时提前购置，避免日惯用品缺失影响正常的工作。有大型组织活动可申请增量购置。四，费用缴纳及报销。1.1费用缴纳每月月初需要付款的项目有：1.1.1东莞电信费用的缴纳，需与客户经理核对电信费用，核对闲置号码及将要到期的号码，核对无误让其打印账单盖章后扫描或拍照传给我方。按照单上的话费进行统计各部门消费的金额。将与东莞电信订立的合同一起附在付款申请的oa上，纸质单与oa流程同时操作。（每月6日出上个月的账单。15号之前打款。）备注：深圳和东莞电信的账单出来后做好员工个人费用的核算扣费，对话费补贴的员工做好登记解决。1.1.2办公室租耗费用，每月收到供应商的收据之后，写付款申请，收据和合同需要扫描，附在oa流程上,纸质和oa同时。（每月付上个月的款，1500元）。1.1.3坂田办公室饮水费：每月收到供应商的收据，核对上面的数量与否与登记的符合。核对无误后，收据和订立的合同需扫描附在oa上。纸质与oa同时（每月付上个月的款）1.1.4坂田办公室租金及水电费：每月从物业管理处拿发票和账单，核对发票上的金额与否与合同的相符。核对无误后，发票和订立的合同需扫描附在oa上。纸质与oa同时（租金每月付本月的款，水电费是付前个月份款）1.1.5坂田宿舍租金及水电费：每月从物业管理处拿账单，核对房间的数目以及水电抄表数字，核对无误后写付款申请，账单和订立的合同需扫描附在oa上。纸质单与oa同时。同时做好各宿舍水电费分担的登记，以备后续补扣的工作留底。（租金付本月的款，水电费付上个月的款）1.1.6横岗宿舍管理费及水电费：横岗宿舍管理费（每月付元），在oa附上合同及补充合同，尚有收款人的身份证及账号信息。电费在收到收据的状况下申请，普通都同时写付款申请。纸质和oa同时。（管理费付本月的款，电费付上个月的款）。水费需自行到村委缴纳，付款收拿发票回公司冲账。1.1.7加油卡充值：每月查询公司油卡的余额统计，物流的两部车辆(粤BN062N粤BK6108)每月所需金额3000元左右。董事长跑车（粤B833N）每月保持元以上的余额。董事长商务车（粤BS2E80）每月保持1500元以上的余额。行政部两辆商务车（粤SG246Q粤BS0C17）每月保持1000元左右即可，行政部中巴（粤SA4427）每月保持1000元左右，每月根据余额向财务申请借款充值，然后拿发票报销冲账。借款人需本人OA提申请。若有重大活动需车辆使用较频繁的，能够提前申请借款充值。以确保车辆正常的工作。2.1费用报销：办公用品费用报销需附上办公用品申请流程和办公用品采购审批流程，附上收据或者发票，其它物品报销需要办公用品采购审批流程（快递文献费用除外），走非商品非入库的流程。填写好报销人的收款信息，报销人收到款项后，若报销款含有其它同事款项，则及时转交，并做好登记。（备注：物品不入开元系统的都为非入库。所申请的报销费的金额原则不超出申请的金额，若在实际购置时超出，特别是金额较大时，需提前向上级报告，本人不得私自购置。）五，后勤保障及卫生后勤保障：行政部要保障公司的后勤供应，平时保障的物品有：茶叶，纸杯，饮用水，厕纸。董事长佛堂的祭祀用品（每天检查，若有自然损耗或其它因素，及时更换）。药箱物品的检查，有过期或缺失的，及时补充更换。2.卫生整洁：行政部清洁人员每天工作内容2.1清洁后门的垃圾桶，更换新的垃圾袋。2.2清洁茶水间的台面，柜子，冰箱，保持干净无污迹。2.3清洁卫生间，更换垃圾篓，清洗洗手台面，保持干净无异味。上午，下午各一次。2.4清洁办公室公共区域，前台大厅沙发桌椅，公共走廊，闲置办公区域。门窗，及其它公共的办公设备。2.5董事长总经理办公室每天定时清洁，不定时检查。总监办公室两天清洁一次。做到整洁干净无污迹，无异味。2.6雨季时节，办公室公共区域，要多次清洁，保持干净无积水，避免发生事故的发生。2.7公司不定时要进行除“四害”活动，以确保整体环境的舒适。清洁卫生执行7s原则（清扫，清洁，整顿，整顿，安全，节省，素养。）保持主动的工作态度和责任心。六、车辆管理1.1公司车辆派出：行政部车辆派出，申请人需要有填写派车单，写明申请部门，申请人，申请时间，用车时间，随车人员，目的地，用车因素，申请人部门领导签字。行政部负责填写车号，车辆驾驶人，出车前里程数，油表刻度，并检查车辆与否能正常安全行驶。权责主管审核完毕签字并交付车辆钥匙。1.2车辆偿还：车辆偿还时，申请人填写各项费用，行车路线。行政人员负责填写回公司时间，行驶公里数，油表刻度，车辆停放位置，检查车辆与否锁好门窗，关闭车灯，与否有其它异常。有异常及时上报，无异常签字确认并收回钥匙妥善保管。1.3车辆维护与保养：公司车辆在平时需常检修与保养，长久停放要不定时检修，大型活动用车前，需做较全方面的检查，特别是安全性能。要到有专业资质的地方进行维护与保养。七，公司安全管理及安全知识普及安全管理1.1公司行政人员在每天早上准时开门窗，并检查昨晚与否有未关闭的空调，电器以及其它设备，避免存在浪费的状况。1.2行政人员不定时检查公司的消防器材与否过期，灭火器抽检与否合格。应急灯与否能正常工作，消防批示牌有无悬挂有无脱落，公共走廊与否由杂物堆放的状况。电子延误警报器，消防水闸，火警铃能够邀请物业进行测试。各公共电气设备与否存在安全隐患，列（饮水机与否漏水，漏水就有漏电的可能。其它办公设备的电源线与否有破损外露。电灯工作有无异常。天花板有无脱落现象的存在）。发现异常及时上报解决。1.3严禁任何人携带易燃易爆有毒等物品进入公司，发现陌生人来访，要做好登记和询问。原则上是让被访的公司员工到门口将到访人员接进办公区域。外卖、快递、推销等其它与工作无关的人员，或对公司办公场合秩序有影响的一律不准进入办公区域。备注：公司员工不得携带宠物上班。1.4行政部管理的手机及其它贵重的办公设备都要上锁，员工交回的手机要登记入册，妥善保管钥匙，避免丢失。公司员工携带公司的物品离开公司，需开具放行条，写明所携带的物品，数量，离开办公区域的时间，携带人部门负责人的签名同意才能够放行。特殊状况下可电话或当面对其负责人确认。1.5行政部人员在下午五点半下班时，关闭管辖内的空调及设备。最后一位行政人员下班时，关闭公司全部公共区域的空调和无员工值班区域的灯光。关闭饮水机的电源。查看与否有未关闭的办公设备设施。最后将大门钥匙交付于加班的同事，并提示其锁好门窗。2.安全知识普及2.1行政人员时时刻刻心里都要有安全防备意识，防火防盗，安全使用各类办公设备。2.2行政人员需掌握一定的消防安全技能，纯熟的使用灭火器材，熟悉安全消防通道，熟悉公司各个电源开关所在的位置。2.3行政部人员不定时的对公司的员工进行安全知识教育。涉及对的的安全的使用办公设备，消防安全演习，让员工有能力解决小的安全意外事故以及当火灾，地震发生时，紧张有序的撤离到安全的区域。八、宿舍的卫生及安全检查工作宿舍卫生与安全1.1公司提供员工住宿的宿舍，行政人员不定时要检查卫生，宿舍应安排卫生值班制度，共同承当宿舍的卫生工作。干净整洁的环境有助于保障员工获得良好的休息。1.2员工宿舍的安全行政人员每月也不定时的检查。检查有无私自安接电线，有无使用大功率电器，有无存易燃易爆物品等状况。发现违规的立刻规定员工整治。也要注意宿舍的门窗有无损坏，电灯，电扇