管理信息系统案例分析

ERP与财务系统有机集成——烟台汽车制造厂当代公司管理信息系统自1995年11月起，烟台汽车制造厂与浪潮集团山东通用软件有限公司联合开发烟台汽车制造厂的“当代公司管理信息系统（下列简称‘本系统’）”。试运行一年来，基本上实现了“信息集成、过程集成、功效集成”；实现了“一张原始凭证（销货发票、购货发票、入库单、领料单等）一次录入；业务核算、统计核算、会计核算全部自动完毕”；“原则成本控制与责任成本考核相结合”实现了由成本核算向成本控制质的飞跃；攻克了信息集成的核心技术——原始凭证自动编制会计凭证。由于本系统设计的创新和独特的管理功效，已在2我公司管理的各个方面发挥了重要作用。方便、实用特性得到前来参观的上海、武汉、沈阳、大连、山东等各界同行的赞誉。系统的重要特点本系统以财务管理为中心，以成本控制为重点，在“国强财务软件”的基础上，开发了产品基础数据子系统、材料采购子系统、库存管理子系统、生产计划子系统、车间管理子系统和销售子系统，各子系统用财务系统将其紧密地联系在一起，遵照产、销、存一体化的新思路，实施信息的高度集成。使公司各方面的人力资源，物力资源实现最有效地运用，使信息流、物流和资金流得到合理配备，增强了公司的整体实力。各子系统都能直接输入原始单据（公司自制的原始凭证如：销货发票，出、入库单等）由微机自动编制会计凭证、自动登记各有关帐户，实现一张入库单、一张发票的一次录入，车间、仓库、全厂各业务部门会计帐、总帐、明细帐、业务台帐都由计算机一次完毕。这从根本上解决了长久以来始终困扰我们的帐务串户、错帐问题，解决了部门与财务、仓库与财务、仓库与车间、车间与财务帐帐不符、帐证不符的问题。实现了数据共享和信息的有机集成。“原则成本控制与责任成本考核相结合”实现了由成本核算向成本控制质的飞跃。现在市场合流行的财务软件和管理软件多数在“模拟手工”和“提高运算速度，替代手工操作”上下工夫，在计算机广泛应用的今天，“模拟手工”、“复制现有的管理模式”已经落后，是不可取的。烟台汽车制造厂广泛采用当代管理办法：在采购子系统中采用“最佳经济批量法”；在仓储管理子系统中采用“ABC”分类重点管理法；在成本核算子系统中采用“原则成本法和责任成本法”。本系统重视对经济责任制的考核；对销售公司和业务人员的业绩考核；对车间责任成本的考核；对采购部门和采购员采购成本减少率的考核；对工人出勤率、出工率、工作效率、废品率的考核。本系统不仅重视经济业务的事后核算和事后经济责任的考核，更重视事前控制。设计成本瞀功效对新产品的开发投入做到心中有数；生产计划子系统的限额领料单实现了成本的事前控制；原则成本的计算、原则成本差别的计算，将成本核算、成本分析、成本控制紧密结合在一起。本系统在成本控制、经济责任考核方面给公司带来了巨大经济效益。“原始凭证自动编制会计凭证”解决了信息集成的核心技术。浪潮集团山东通用软件有限公司集中力量开发的“自动编制会计凭证”模块（他们称之为‘数据中心子系统’），功效强大、适应范畴广，公司能够根据自己的销售、采购、仓储、成本核算等项业务的不同业务分类定义不同的会计凭证类型，会计凭证能够“一借一贷、一借多贷、多借多贷”，能够将一类若干原始凭证制作一张会计凭证（一借多贷），也能够将几类若干原始凭证制作一张会计凭证（多借多贷）。凭证摘要由变量构成，能够具体地阐明业务内容，这是手工凭证或摘要库凭证所无法比拟的。一天几百张原始凭证，计算机只需在几分钟就将上百张会计凭证制作完毕。“原始凭证自动编制会计凭证”问题的解决，解决了现在信息集成的核心问题，其意义和作用是巨大的。系统的重要内容及运行状况1.销售子系统销售会计负责销售发票的录入和打印，发票中的客户信息由往来户编码库提供，与应收帐款的客户单相一致，产品的型号、名称、价格由产品编码库提供，与产成品、发出商品、销售明细账的产品编码相一致。按照客户的不同规定打印增值税发票或普通发票。财务收款后的发票作为记账的根据，将发票按照规范化整顿计入中心数据库，自动登记财务的产品销售帐、发出商品帐、应收帐款帐、应交税金帐、实现销售发票一次录入，会计凭证的制作、打印、各明细账、总帐的登记由计算机一次完毕。销售子系统的运行使公司应收帐款帐户的精确率达成99%以上，公司能够精确掌握的库存产成品、市场发出商品的型号、数量、底盘号码、发动机号码和寄存时间。能够精确地统计销售部门、销售人员的工作业绩并计算销售人员的工资及奖金。2.采购、仓储系统材料一经入库即由仓库微机操作员将材料的编码、型号、规格、名称，从产品设计BOM中读出，输入实收数量，经检查人员确认合格后，财务部门据以登记材料采购明细账和原材料明细账；仓库据此登记材料明细账；供应商据此开具发票。收到供应商附有入库单的发票后，由材料会计将发票的日期，供应商信息、材料规格、数量、货价、税额价税累计、运费等信息录入微机，供应商的单位名称、税务号等信息与应付帐款客户单相一致，对于进货价高于合同价格的发票微机自动提示，回绝录入。发票录入后选出对应的入库单，微机自动做上注销标记并编制记账凭证，登记材料采购明细账，应付帐款明细账；材料成本差别明细账；登记应交税金明细帐。库存材料的出库，通过库存管理系统进行解决，由领料部门录入领料单，仓库保管确认后，自动编制记账凭证，据此登记仓库材料明细账和车间、部门费用帐。系统能够按采购部门、仓库、品种统计采购成本减少额和减少率，计算各部门材料采购节省奖。材料超储藏占用微机可自动报警。采购、仓储系统的运行为我厂考核减少材料采购成本，提供了精确的汇总资料和明细资料。能够很方便地掌握发票尚未达成的入库单的具体资料。系统瞬间计算出各产成品的实际成本和计划成本，为公司的价格决策提供根据。3.车间核算子系统车间核算子系统涉及统计核算、会计核算两部分。统计核算通过录入车间工人的出勤状况和完毕的零部件名称数量计算出班组个人出勤率、工时运用率、设备运用率、工作效率；按工序统计多个零部件的完毕数量。为生产计划的完毕状况提供基础数据。通过对领料单、入库单的录入，建立车间在帛品统计台帐。通过设计BOM将整机或总成拆分成零部件计入零部件控制台帐，解决了总成、整机组装车间按零部件设帐按整机入库手工无法解决的问题。车间主任能随时掌握各工序的产量完毕状况、生产计划执行状况、在制品、零部件控制状况、计算材料运用率等各项技术经济指标，为减少产品生产成本奠定了基础。4.成本核算子系统本系统能够完毕产品或零部件原则成本的制订，计算入库产成品或自制半成品的原则成本和原则成本差别，能够从价格成本差别和用量成本差别方面进行控制，为公司分析生产成本提高或减少的因素提供了具体资料。责任成本法是在原则成本法的基础上，扣除不可控因素，拟定其目的成本。作为对车间考核的根据，由于剔除了不可控因素，使厂部对车间生产成本考核的可操作性大大增强，将成本控制真正贯彻到车间、班组和个人，使经济责任制考核的深度和广度又向前迈出了一大步。5.生产计划子系统生产计划系统涉及生产计划的编制、生产进度的检查并根据生产计划进行人力资源、核心设备能力的平衡，使生产计划更切合实际。根据生产计划和上月末实际库存状况，根据毛需求形成限额领料单；根据净需求和安全库存、采用最佳经济批量的科学办法形成材料采购计划并可对生产计划的完毕状况进行动态监控。6.产品基础数据子系统产品基础数据子系统是本系统的基础，它涉及设计物料和其它物料的维护。产品设计BOM，为工艺BOM提供产品构造信息、工艺BOM，为生产计划系统提供工艺过程信息，为成本控制提供工时定额、材料消耗定额、设备消耗定额等原则信息。7.财务管理子系统财务管理子系统除含有其它财务软件所共有的功效外，解决了各子系统与财务子系统的衔接、计算机自动编制凭证等技术难题，使ERP与财务系统有机地结合起来。架起了财务信息与物流管理信息的桥梁。为实现公司的当代化管理起到了重要作用。重要经验和教训与大公司合作能得到优质服务是该项目成功的重要经验。软件开发早期，操作系统是Windows3.2，网络操作系统是WindowsNT3.51，数据库是Sybase9，开发平台是PB4.0，财务系统是V4.0；而现在使用的操作系统是Windows98，网络操作系统是WindowsNT4.0，数据库是Sybase10/11，开发平台是PB5.0，财务系统是V5.1。这些软件的升级都是浪潮集团山东通用软件有限公司免费提供的。通软公司的顾客服务系统，不仅有良好的服务态度，尚有完善的服务机构和远程维护系统。“全方面规划、总体设计”是成功的必要条件。没有对各子系统需求的深刻理解，没有解决系统信息集成的有效方案，是无法完毕公司MIS系统的具体设计。由于从一开始我们就重视了总体设计，因此，各子系统之间，系统开发的阶段之间都作到了较好的衔接。领导重视是成功的核心因素。本系统的特点就在于含有较强的数据唯一性和信息共享性。系统的应用，牵扯全厂上下方方面面。初始时有大量的基础资料需要维护，大量的基础数据要录入；财务、技术、销售、仓储、供应、车间也都有许多工作要做，哪一种五一节跟不上都会影响整个系统的正常运行。我厂厂长赵志胜同志对应用本系统极为重视，碰到问题亲自主持会议，组织与协调。在厂长的全力支持下，各部门能够亲密配合。培养自己的软、硬件技术队伍，是系统有运行的必要条件。大型的网络环境，环环相扣，任何一种环节出了问题都会影响整个系统的正常运行。必须下决心培养自己的软件、硬件的技术骨干。以确保信息系统地正常运行。系统优化是软件开发始终要注意的问题。软件开发始终要做好统一的系统规划，合理设计数据库的数据构造，减少数据的冗余，实现数据共享，提高运行速度。网络设计与硬件投资应采用“全方面规划，分步实施”。硬件设备应根据需要逐步投入。尽量减少由于计算机更新换代所带来的损失。讨论：我们对ERP的见解中国的ERP应用，现在还处在示范阶段，软、硬件都有核心技术需要攻克，同时，工程项目投资较大，加上公司的基础不同，因此，公司不顾自己的