管理制度编写规范

管理制度编写规范Q/XX-BG01-2013第7页共7页管理制度编写规范目的为了统一管理文件、制度的编写，特制定本规定。范围各部门管理文件、制度及流程的编制。职责分工3.1质量部负责审查是否符合程序文件的要求.3.2办公室负责审查是否符合本规范要求。结构层次表1层次及其编号示例层次编号示例章2条2.1条2.1.1段无编号列项列项符号：字母编号a）、b）和下一层次的数字编号1）、2）附件附件1章章是标准而容划分的基本单元。应使用阿拉伯数字从1开始编号。每一章应有章标题，并置于编号之后。条条是章的细分。应使用阿拉伯数字对条编号。第一层次的条（如2.1、2.2等）可分为第二层次的条（如2.1.1、2.1.2等），需要时一直可分到第四层次（如2.1.1.1.1、2.1.1.1.2、2.1.1.1.3等）。一个层次中有两个或两个以上的条时才可设条，如第2章中，若没有2.2，就不应设2.1。应避免对无标题条再分条。第一层次的条宜给出标题，并应置于编号之后。第二层次的条可同样处理。某一章或条中有无标题应统一，如第2章的下一层次2.1有标题，则2.2、2.3等也应有标题。段段是章或条的细分，段不编号。为了不再引用时产生混淆，应避免在章标题或条标题与下层次条之间设段（称为“悬置段”）。示例：不正确正确标记××××××××}×××××××××}悬置段×××××××}×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××3报告2标记2.1总则×××××××××××××××××××2.2××××××××××××××2.3×××××××××××××××××××××××××××××××3报告列项列项应由一段后跟冒号的文字引出（见以下示例）。列项中的项如果需要识别，应使用字母编号（后待半圆括号的小写拉丁字母）在各项之前进行标示。在子母编号的列项中如果需要对某一项进一步细分成需要识别的若干分项，则应使用数字编号（后带半圆括号的阿拉伯数字）在各分项之前进行标示。示例：图形标志遇见箭头的位置关系遵守以下规则：图形标志与箭头采用横向排列：箭头指左向（含左上、左下）时，图形标志应位于右侧；箭头指右向（含右上、右下）时，图形标志应位于左侧。b）图形标志与箭头采用横向排列：箭头指下向（含左下、右下）时，图形标志应位于上方；其他情况，图形标志宜位于下方。附件每个附件均应在正文或前言的相关条文明确提及。附件的顺序应按在条文中提及它的先后次序编排。每个附件均应有编号。附件编号有“附件”和随后表明顺序的阿拉伯数字组成，数字从“1”开始，如：附件1、附件2等。只有一个附件时，只表明“附件”。每个附件中的章、图、表和数学公式的编号均应重新从1开始。制度中涉及到的记录表格要以附件形式体现。涉及多部门接口的流程性制度必须附流程图。图如果用图提供信息更有利于标准的理解，则宜使用图。每幅图在条文中应明确提及。每幅图均应编号。图的编号由“图”和从1开始的阿拉伯数字组成。如：“图1”、“图2”等。只有一幅图时，不予编号“图”。图的编号从章开始一直连续到附件之前，并与章、条和表的编号无关。图题即图的名称。每幅图都应有图题。图注应区别于条文的注。图注应置于图题之上，图的脚注之前。每幅图的图注应单独编号。表表的用法、编号、表题、表注等与图一致。不允许表中有表，也不允许将表再分为次级表。编排格式页面设置纸张为A4幅面，页边距上、下、左、右均为2.5cm。封面字型：页眉注明公司名称为三号仿宋，标题名称为小一黑体，落款及日期为三号黑体。排版：文字一律从左向右横排，标准字间距空白行与上一行字体相同，封面页眉、标题、落款等居中。目次目次中所列章、条、附件等均顶格起排。章、条的目次应给出编号，后跟完整的标题。各类标题与页码间均用“……”连接。页码不加括号。字体及行间距除下表规定和有特殊要求外，正文所有字体均为宋体，四号字。正文中需强调的部分可用字体加粗表示。正文中的标点符号为半角字符的中文标点。行间距除表2规定外为1.5倍行距或固定值28磅。表2文件中的字号和字体页别位置文字内容字号和字体行间距封面页眉居中公司名称三号仿宋第五行标题名称小一黑体倒数第二行落款三号黑体倒数第一行日期三号黑体目次第一行居中目次二号黑体目次内容小四号宋体正文首页第一行居中文件名称三号黑体标题最后一行段后13磅各页章四号黑体段前段后8磅第一、二条四号黑体第三、四条四号宋体列项四号宋体图、表的标题小四号黑体图、表中文字小四号宋体图注、表注的标题五号黑体图注、表注中文字五号宋体附件附件四号黑体附件标题四号黑体附件内容四号宋体页眉页脚页眉距天头1.5cm，页眉写明文件名称及编号，文件名称居右顶格，编号居左顶格，页眉中文字、数字均为五号宋体，数字全部为阿拉伯数字。页脚写明“共页第页”，居中，五号宋体。编号格式如下：Q/XX-□□××-2014年份顺序号部门代号企业标准代号部门代号为其汉语拼音首个字母大写组合：SC-生产部，JS-技术部，ZL-质量部，SCH-市场部，CW-财务部，BG-办公室。正文格式章、条、段正文中章、条标题的编号顶格编排。章的编号与其后的标题，条的编号与其后的标题或文字之间无标点符号，空一字符。段的文字首行缩进两字符，回行时顶格编排。列项每一项之前的字母编号均应空两字符起排，与其后的文字之间空两字符，回行后文字应与首行文字对齐（回行文字距版心五字符）。字母编号的下一层次列项的数字编号均应空四字符起排，其后的与其后的文字之间空两字符，回行后文字应与首行文字对齐（回行文字距版心七字符）。图和表每幅图与其前面的条文，每个表与其后面的条文均空一行。图题和表题均应置于其编号之后，与编号之间空一字符。表的外框线、表头的下框线均应为1磅粗实线。审签文件的审签为宋体，四号字，在正文尾页底端，即附件（流程图、表格等）前页底端。格式如下：编制：审核：批准：附件“附件1…”为四号黑体，后不加冒号。位于页面第一行左顶格。附件标题下一行居中，四号黑体。页脚同5.5条规定。内容6.1管理制度编制前，编制人需检查是否存在已有的重复规定。6.2管理制度第一项为目的，说明该项管理制度的目的。6.3管理制度第二项为范围，说明该项管理制度涵盖的范围。如有需要可对制度中涉及的名词做解释。6.4管理制度第三项为职责分工，说明该项管理制度涉及的各部门、各岗位的职责和分工。6.5制度应涵盖实施的整个过程，包括流程中每个环节，从开始发生提出申请，到事情结束记录归档。6.6每个环节都要有具体的组织、实施部门、时间限制、如何实施、确定结果的程度和标准、由谁监督、如何控制，并在附件中附上相关记录表格。6.7文件内容中避免出现人名，用岗位或职务代替。6.8管理制度文件的最末条款应写明负责部门，包括解释、编制和修订。6.9文件编制后，部门主任需检查文件中是否存在与其他制度相冲突