工程文件管理制度

工程文件管理制度1目的和范围1.1规范本工程施工期间工程文件的管理，是保证参建各方信息交流渠道畅通；使工程建设活动协调、有序、连续进行的必要措施。1.2本制度将为实现工程档案的形成与项目建设进程同步创造条件，从而保证工程结束时工程档案能在规定的时间内顺利移交。1.3本制度适用于本工程所有参建单位产生的工程文件。1.4本制度服从于建设单位已有的类似管理制度或规定。2职责2.1各参建单位的技术负责人应直接领导本单位的工程文件管理工作，应设立专职管理岗位，并根据本制度制定相应的内部管理制度。2.2项目监理部负责监督检查各承包商执行本制度的情况，不符合本制度的工程文件应不准其传递，并令其改正。2.3为了使各参建单位的工程档案形成与工程建设实施同步进行，建设单位应尽早向各参建单位下达在建工程文件整编、组卷、移交的具体要求。3管理要求3.1文件的产生3.1.1施工期间参建各方需要发出工程文件时，必须遵守项目监理部颁发的在建工程各项现场管理制度的规定，要经过单位内部的审批、签认、盖章过程；要使用规定的表式。3.1.23.1.33.1.4表格类文件使用的规定表式必须印制或打印，不能复印。表中各栏的内容尽可能使用计算机打印，手工填写时字迹必须工整。表中没有内容的空白栏3.1.5需要签字的文件应使用黑色或蓝黑色签字笔，必须签日期；日期应包括年、月、日；年份必须是四位数。3.1.6文件打印时要注意摆正版心。横排版心与打印纸的边距为：25mm（上）、17mm（下）、15mm（左和右）；竖排版心与打印纸的边距为：25mm（上）、20mm3.1.73.2文件的标识3.2.1各参建单位都应建立自己的工程文件编号系统，其中接收文件或内部文件的编号方法由本单位确定；发出的正式工程文件则必须统一采用本制度下面规定的编号方法。3.2.2文件编号统一规定放在文件的右上角。没有标注编号的文件，接收单位可以按非正式文件对待。3.2.3此规定本工程各参建单位在发出工程文件时统一采用四段代码制文件编号方法，其结构形式为：□□□□—★★△▲▲—

—○○○○各段代码的属性如下：□□□□：发文单位代字。由四位汉语拼音字母组成，例如“SDDJ”代表山东电建二公司；“HBDJ”代表湖北电建二公司等等。各参建单位的代字由项目监理部与参建单位协商确定，必要时可增加或减少字母个数。★★：机组编号。由两个阿拉伯数字，从“00”至“99”。1号机组为“01”，2号机组为“02”，余可类推。公共系统或与机组无关的区域或其它工程事务文件，这两位机组编号统一使用“00”。△：专业标志。此规定：·0或者1为土建（含水工结构）专业标志。·L为锅炉专业（含输煤、除灰）标志。·Q为汽机专业标志。·D为电气专业标志。·K为热控专业标志。·S为水处理及制氢装置专业标志。·G为管道安装专业标志。·H为焊接专业标志。·J为加工配置专业标志。·Z为其它类或综合类文件标志。这里需要特别指出的是：只有土建专业的单位工程编号需要占用三个代码位，而其最高位（最左一位）只能为“0”或者“1”。因此将“0”或者“1”定位土建专业的专业标志是合适的。▲▲：单位工程编号，为两位阿拉伯数字。必须使用本单位编制并经项目监理部审查、建设单位批准的施工质量检验项目划分表中的单位工程编号（土建专业的单位工程编号将专业标志位连起来使用）。不涉及某一个单位工程，或者涉及不止一个单位工程时，这两位单位工程编号标注为“00”。

：文件类型代字，由三位阿拉伯数字组成。根据本工程所发布的各项制度要求使用的文件表式，由项目监理部统一制定。施工单位使用的文件类型代字使用001至099；项目监理部使用的文件类型代字使用101至199；建设单位部使用的文件类型代字使用201至299。下表是本工程使用的文件类型代字，在工程进展中，这个表中的内容可能增加（接续），也可能调整，届时由项目监理部统一发布，各参建单位可以提出修改意见，但不可自行变动。代字所代表的文件类型001施工组织设计报审表002施工质量检验项目划分报审表003施工方案报审表004作业指导书报审表005工程开工报审表006工程质量报验单007隐蔽工程质量报验单008工程变更申请单009特殊工种、作业人员资质呈报表010主要施工机具、计量器具、检测仪表检验呈报表011主要施工机械检验呈报表012设计变更通知单013施工图纸审查意见回复单014工程联系单015监理通知单回复单016停工申请表017工程复工申请表018设备开箱申请表019设备缺陷通知单020设备处理方案报审表021设备缺陷处理报验单022紧急放行申请表023工程材料和构配件供货商资质报审表024工程材料和构配件报审表025工程控制网测量报验单026单位工程施工测量报审表027试验室资质验证单028试验设备监督检查表029费用索赔申请表030分包商资格报审表031施工进度计划报审表032月施工进度计划报审表033调整施工进度计划报审表034变更峻工工期申报表035设计文件交付计划报审表036施工中间交付验收交接表037安装交付调试中间验收交接表038工程款支付申请表039施工用电申请表040停电申请表041施工用水申请表042临时断水申请表043临时断（封）路申请表044工程质量事故报告单045工程质量事故处理方案报审表046工程质量事故处理结果报验表047新设备分部试运申请单……………………101监理大纲102监理规划103监理实施细则104施工图会检纪要105工程暂停令106监理工程师通知单107监理工作联系单108监理主持的工程协调例会会议纪要109监理主持的质量例会会议纪要109监理主持的专题会会议纪要110监理主持的安全会议纪要111安全例会纪要112监理月报113质量评估报告等专题报告114监理工作总结115质量缺陷与事故处理文件116旁站监理记录117监理平行检验记录118监理巡视记录119监理周报120监理日志121监理大事记……………………○○○○：同类文件的流水号，由四位阿拉伯数字组成，从“0001”开始。3.2.3文件编号举例：例一：编号：SDDJ-01001-007-0003意义：山东电建二公司（SDDJ），1号机组，土建专业001号单位工程（主厂房地下结构），第3份隐蔽工程质量报验单。例二：编号：SDDJ-00014-001-0001意义：山东电建二公司（SDDJ），公共建筑，土建专业014号单位工程（烟囱），第1份施工组织设计报审表。例三：编号：AHDJ-02L意义：安徽电建二公司（AHDJ），2号机组，锅炉专业07号单位工程（脱硫设备安装），第24份工程质量报验单。例四：编号：AHDJ-02K03-009-0004意义：安徽电建二公司（AHDJ），2号机组，热控专业03号单位工程（汽轮发电机组热控安装），第4份特殊工种、作业人员资质呈报表。例五：编号：GXPC-00101-024-0004意义：广西电建公司（GXPC），公共区域，土建专业101号单位工程（厂区道路），第4份工程材料和构配件报审表。例六：编号：HNEJ-00Z00-014-0012意义：河南二建（HNEJ），其它工程事务，工程联系单，第12份。注1：例中的施工单位和代字都是假设的。注2：例三和例四中的单位工程编号和名称出自《电力建设施工质量验收及评价规程》（DL/T5210.2～8—2009）3.2.4施工单位提出的各层次施工项目质量检验和评定文件所附带（作为附件）的验收记录表格上方，都应标注工程项目编号，该编号必须与本单位编制并且经过监理单位和建设单位审核批准的施工质量检验项目划分表中的项目编号一致。3.3文件的传递3.3.1各参建单位均应有专职资料员，传递文件是资料员的岗位职责之一，一个单位只能有一个工程文件出入口。3.3.2资料员在接收文件时，要检查文件的格式、标识和打印质量是否符合本制度的要求，不符合要求的可拒绝接收，3.3.3各单位的资料员都应建立收、发文登记簿，收文单位的资料员应在发文单位的登记簿上签字，并且必须同时签注收文的日期和时间。3.3.4发文单位发出文件的份数，除应考虑每个接收单位都需要留存至少一份之外，还应考虑在工程结束时需要归档、移交的份数。3.3.5文件的接收单位如果需要文件的电子版，发文单位应当无条件予以提供。3.4文件的处理3.4.1收文单位应及时处理收到的工程文件，杜绝文件在内部传递时长时间滞留在个别人手中的现象。3.4.2在处理收到的工程文件时，必须使用碳素墨水书写工具签署意见，不许涂抹或使用小刀刮改。所签署的意见要简单明了，要有实质性内容。3.4.3需要回复或审批的文件如果在规定的时限内没有反馈信息，发文单位有权按照自己的想法处理有关事务，如果因此造成损失，则应由延误文件处理时间的责任单位或责任人负全部责任。3.4.4各单位的资料员，应每日检查发出文件的回复情况和收到文件的内部传递情况，对可能延误规定时限的文件，应及时催促、提醒有关单位或人员。因文件处理延误造成损失时，资料员应负有责任。3.5文件的存储3.5.1参建各单位都应当指定专人负责工程文件的保管，建立借阅制度，不要让工程文件滞留在个人手中。3.5.2工程文件应当按科学的分类方法有序存放，要做到既可满足工程项目实施过程中查阅、求证的需要，又方便工程文件的组卷、归档和移交。3.5.3各施工单位发出工程文件的电子版应当在指定的微机中建立与纸介质文件分类方法相对应的文件夹分类存放，要建立定期备份和磁介质机外保存的制度。3.5.4要采取有效的措施确保纸介质工程文件的安全保管，避免水、火、霉、蚀。3.5.5发文底稿应妥善保管，电子版应定期备份。3.6文件的作废与更新3.6.1文件需作废时，应以书面形式通知有关单位，资料员应在作废文件上加盖“作废”标识。作废的文件在工程竣工之前不得销毁或丢弃，应另行放置，防止误用。3.6.2文件需要更新时，应在新文件中说明作废文件的名称及编号；作废的文件应按上一条的规定予以处理。3.7文件的归档3.7.1工程档案的质量是工程竣工验收项目之一，为了使在建工程结束时能够及时、顺利地通过竣工验收，并为工程评优创造条件，各参建单位应在工程建设实施的同时，同步进行工程档案的整编组卷工作。3.7.2工程文件的组卷、编目应符合《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001和《火电企业档案分类表6～9类》的要求。3.7.3项目监理部除负责自身工程文件的组卷、归档工作以外，还应督促、检查承包商的整编、组卷工作，并对各承包商准备移交的案卷进行审查，合格的案卷才能准许移交建设单位。3.7.4在纸介质的工